GKV-Abrechnung nach § 300 SGB V — ein Leitfaden für den Praxisbedarf-Großhandel

Was du nach diesem Leitfaden weißt — und was nicht

Wenn du als Praxisbedarf-Großhändler Arztpraxen direkt mit Sprechstundenbedarf belieferst, dann hast du eine Rolle, die viele unterschätzen: Du rechnest selbst nach § 300 SGB V mit den gesetzlichen Krankenkassen ab. Nicht die Apotheke. Du.

Die Apotheke ist im Sprechstundenbedarf längst nicht mehr der zentrale Knotenpunkt, den viele Leitfäden suggerieren. Für nicht-apothekenpflichtige Artikel — und das ist der überwiegende Teil des Praxisbedarf-Sortiments — gilt: Der Direktbezug beim Großhandel oder Hersteller ist ausdrücklich gewünscht, sobald er wirtschaftlich ist. In Niedersachsen ist die Apotheke für SSB seit dem 11. Februar 2026 sogar ganz raus.

Dieser Leitfaden soll dir keine Compliance-Beratung ersetzen. Er soll dir helfen:

• den tatsächlichen Direktbelieferungs-Workflow sauber zu verstehen — von der Verordnung bis zur Bezahlung durch die Krankenkasse,
• die fünf häufigsten Retaxations-Gründe zu kennen, bevor sie dein Working Capital binden,
• die für 2026 relevanten Sonderbewegungen (Niedersachsen, neue Vereinbarung seit 01.04.2026, ITSG-Zertifikats-Umstellung) auf dem Schirm zu haben,
• ein ehrliches Bild davon zu bekommen, was PARITY.med heute löst — und was du selbst entscheiden musst.

Wenn dich am Ende der Eindruck beschleicht, dass das Thema mehr Disziplin braucht als gedacht — sehr gut. Genau dann hast du etwas mitgenommen. Wir verkaufen dir hier keine Panik und keine Wunder-Software. Wir zeigen dir, worauf es ankommt, damit du selbst entscheiden kannst, ob dich PARITY.med im Alltag entlastet.

Wo es im Alltag wirklich wehtut

Stell dir den klassischen Fall vor: Eine Hausarztpraxis bestellt bei dir SSB für das laufende Quartal. Du lieferst pünktlich, lässt dir den Empfang auf der Verordnung mit Unterschrift, Praxisstempel und Datum quittieren, fakturierst, schickst die § 300-DTA-Datei an die Annahmestelle der Krankenkasse. Sechs Wochen später kommt die Rückmeldung: Retax.

Der Grund ist meistens einer von zwei:

• Im harmlosen Fall stimmt der abgerechnete Vertragspreis nicht mit dem aktuellen Vertragspreis der Kasse überein. Du widersprichst, weist die Vereinbarung nach, bekommst nachträglich vergütet. Dauer: 4–8 Wochen, Zinsverlust übernimmst du.
• Im harten Fall liegt das Lieferdatum mehr als einen Monat nach dem Verordnungsdatum — § 3 Abs. 6 der Abrechnungsbedingungen lässt das nicht durchgehen. Die Position wird komplett abgesetzt, du bekommst nichts. Schaden: voller Warenwert plus Logistik plus Steuerberater-Aufwand.

Halten wir das so fest: Im Direktbelieferungs-Geschäft hängt deine Liquidität an der Disziplin deiner Verordnungs-Prozesse. Jede Retax, die du dir holst, ist Geld aus dem Cashflow. Und der zentrale Hebel ist nicht die Fakturierung selbst — er ist die Verordnungs-Hygiene bei der Lieferung.

Wer rechnet eigentlich nach § 300 SGB V ab?

Der Paragraph regelt die Abrechnung der Apotheken und weiterer Stellen mit den gesetzlichen Krankenkassen. „Weitere Stellen" — das bist du, sobald du Sprechstundenbedarf oder vergleichbare Leistungen direkt an die Verordnungsempfänger lieferst und gegenüber der GKV abrechnest.

Klassisch betroffen sind im SSB-Direktbelieferungs-Modell:

• Praxisbedarf-Fachhandel und Großhandel — wer SSB direkt an Arztpraxen liefert (Verbandmittel, Diagnostika, Sprechstundenbedarf-Sortiment, Kontrastmittel, Praxis-Verbrauchsmaterial).
• Hersteller mit Direktvertrieb — wenn sie SSB direkt liefern.
• Apotheken — als alternativer Weg für apothekenpflichtige Ware. Für nicht-apothekenpflichtigen SSB ist der Direktbezug beim Großhandel laut allen aktuellen Vereinbarungen die wirtschaftlich vorgesehene Wahl. In Niedersachsen entfällt die Apotheken-Schiene für SSB seit dem 11. Februar 2026 vollständig.

Du als Großhändler bist dabei kein „Leistungserbringer" im sozialversicherungsrechtlichen Sinn (das wurde 2021 in der Rechtsprechung explizit bestätigt). Das hat zwei wichtige Konsequenzen:

• Das Wirtschaftlichkeitsgebot richtet sich an den verordnenden Arzt, nicht an dich. Du kannst grundsätzlich auch dann liefern und abrechnen, wenn ein Ausschreibungs-Rabattvertrag mit anderen Lieferanten besteht — solange die Verordnung formal korrekt ist.
• Die Kasse muss bei vertragskonformer Lieferung bezahlen — und kann dich nicht über Wirtschaftlichkeitsprüfungen sanktionieren wie einen Vertragsarzt.

§ 300 oder § 302 — der häufigste Verwechslungs-Punkt

Bei Artikeln, die zwischen Praxisbedarf-Welt und Sanitätshaus-Welt grenzwertig sind, taucht früher oder später diese Frage auf:

Faustregel: Was über das Praxis-SSB-Formular verordnet und an die Praxis geliefert wird, läuft über § 300 SGB V mit PZN. Was über eine Hilfsmittelverordnung an den Versicherten geht, läuft über § 302 SGB V mit HMV-Nummer. Im Praxisbedarf-Großhandel ist § 300 der Standard — § 302 wird nur dann relevant, wenn dein Kundenkreis auch Sanitätshäuser oder Hilfsmittelversorger umfasst.

Der Direktbelieferungs-Workflow im Detail

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Ablauf, an dem sich entscheidet, ob du retaxationsfrei bist oder nicht. Jeder Schritt ist eine potenzielle Retax-Falle.

1. Arzt verordnet SSB auf dem Praxis-Rezeptformular (kassenspezifisches SSB-Rezept oder reguläres Muster 16 mit SSB-Kennzeichnung — das ist KV-spezifisch). Pflicht: Datum, Praxisstempel, Unterschrift, klare Artikel- und Mengenangabe.

2. Praxis übergibt die Verordnung an dich spätestens zum Lieferzeitpunkt. Nachträgliches Einreichen der Verordnung ist nicht zulässig — das ist ein hartes Retax-Kriterium der Krankenkassen.

   Zur Sicherstellung dieses Prozesses haben wir die Rezeptdruck-Lösung entwickelt.

   Anfrage Rezeptdruck

3. Du lieferst den verordneten SSB an die Praxis. Vorrätige Sammelbestellungen mit überschießender Vorratshaltung wird bei Prüfungen gerne moniert — Mengen sollen dem Quartalsbedarf entsprechen.

4. Empfangsbestätigung durch Arzt oder MFA: Unterschrift, Praxisstempel, Lieferdatum. Diese Dokumentation muss du archivieren — sie ist im Streitfall dein einziger Nachweis. Wichtig: Die Belegqualität entscheidet vor dem Übermittlungsweg. Egal ob du in Schritt 5 selbst sendest oder ein Abrechnungszentrum beauftragst — geprüft werden dieselben Dokumente.

5. Du reichst die Abrechnung ein — entweder selbst als § 300-DTA-Datei an die Annahmestelle der Krankenkasse (verschlüsselt mit ITSG-Zertifikat), oder über ein Abrechnungszentrum (opta data, NOVENTI azh, Optica u.a.). Welcher Weg für dich passt, vergleicht der Leitfaden Abrechnungszentrum oder direkt? mit Kostenmodellen und drei Faustregeln.

6. Krankenkasse prüft — typischerweise zwischen 4 und 10 Wochen.

7. Zahlung kommt direkt von der Krankenkasse zu dir. Keine Apotheke dazwischen.

Drei Disziplinen, die diesen Ablauf retaxationsfest machen:

• 1-Monats-Frist zwischen Verordnungs- und Lieferdatum nicht reißen.
• Empfangsbestätigung beim Liefertermin einholen — nicht nachträglich nachfordern.
• PZN, Charge, Vertragspreis zum Lieferdatum dokumentieren — damit du bei einer Retax 4 Wochen später noch sauber widersprechen kannst.

Wie funktioniert die § 300-Abrechnung technisch?

Bevor wir in die Bauteile einsteigen: Die direkte Übermittlung an die Annahmestelle ist nur einer von zwei gangbaren Wegen. Geschätzt 80-90 % der Fachhändler Medizinprodukte rechnen heute nicht selbst direkt mit den Krankenkassen ab, sondern über ein spezialisiertes Abrechnungszentrum (opta data, NOVENTI azh, Optica u.a.). Beides ist erlaubt — die Entscheidung ist betriebswirtschaftlich. Vergleich beider Wege, Anbieter-Profile, Kostenmodelle und drei Faustregeln, wann sich welcher Weg lohnt, findest du im Leitfaden Abrechnungszentrum oder direkt?.

In diesem Abschnitt geht es um die direkte Variante: was du selbst aufstellen musst, wenn du den vollen Direktversand wählst.

Wenn du als Direktlieferant aufgesetzt bist, landest du beim GKV-Datenaustausch als zentraler Spielregel-Stelle. Drei Bauteile musst du selbst aufstellen und pflegen:

1. Technische Anlage 1 (TA 1) — das DTA-Datenformat für Abrechnungen nach § 300 SGB V. Aktuelle Version 039 vom 31. März 2025. Sie regelt PZN-Felder, Sonderkennzeichen, Belegnummern, Datensatz-Aufbau.
2. Technische Anlage 3 (TA 3) — die jüngere Anlage für erweiterte Verfahren. Version 44 vom 20.04.2026, anzuwenden ab Abrechnungsmonat Juli 2026. Wenn deine Annahmestelle ab Juli 2026 neue Datenfelder erwartet, kommt das aus der TA 3.
3. Institutionskennzeichen (IK) — deine 9-stellige Identifizierung als Abrechner. Vergeben kostenlos von der ARGE IK (DGUV), pro Standort und Leistungsart eines. Bearbeitungsdauer mehrere Wochen — also rechtzeitig planen, wenn du in den SSB-Direktvertrieb einsteigen oder einen neuen Standort eröffnen willst.

Die Datenübermittlung muss verschlüsselt erfolgen, mit einem Zertifikat aus dem ITSG-TrustCenter. Hier kommt 2026 ein Stolperstein dazu.

Der ITSG-Zertifikats-Stolperstein 2026

Bis Ende 2025 wurden ITSG-Zertifikate für drei Jahre ausgestellt. Ab dem 02.01.2026 nur noch für ein Jahr — Hintergrund ist die Migration auf Post-Quanten-Kryptographie bis 2030.

Praktische Konsequenzen für dich als § 300-Abrechner:

• Du musst dein Zertifikat ab 2026 jährlich erneuern statt alle drei Jahre — neuer Kalender-Eintrag.
• Wenn das Zertifikat abläuft, wird deine DTA-Datei nicht entschlüsselbar und von der Annahmestelle abgewiesen. Erst auffallen tut das, wenn die Zahlung ausbleibt — also Wochen später.
• Wenn du mehrere Standorte mit eigenen IKs hast: jedes IK braucht ein eigenes Zertifikat.

Ein typisches Übersehen: Das Zertifikat liegt traditionell beim Mitarbeiter, der „die Abrechnung macht". Wenn der wechselt oder ausfällt und niemand die jährliche Erneuerung im Kalender hat, kommen die ersten Hinweise erst aus dem unbezahlten Forderungsbestand.

Du willst diese Bauteile lieber nicht selbst betreiben? Dann ist ein Abrechnungszentrum die Alternative. Im Leitfaden Abrechnungszentrum oder direkt? findest du Anbieter-Profile (opta data, NOVENTI azh, Optica), Gebührenmodelle (typisch 1-3 % vom Volumen mit Vorfinanzierung in 24-48 h) und drei Faustregeln, ab welchem Volumen sich Direktabrechnung gegenüber dem Outsourcing wirtschaftlich rechnet.

Wo retaxieren die Krankenkassen am häufigsten?

Aus den öffentlich diskutierten Daten der Abrechnungszentren und der Rechtsprechung kristallisieren sich fünf Hauptursachen für Retaxationen im SSB-Direktbelieferungs-Geschäft:

1. 1-Monats-Frist gerissen. Verordnungsdatum und Lieferdatum liegen mehr als einen Monat auseinander. Das ist § 3 Abs. 6 der Abrechnungsbedingungen — eine harte Regel ohne Kulanz. Häufigster Vollabsetzungsgrund.
2. Vertragspreis weicht ab. Der abgerechnete Preis stimmt nicht mit dem aktuellen Vertragspreis der Kasse überein. Ursache oft: veraltete Preisliste in deinem ERP oder fehlende Vertragspreis-Pflege. Führt meist zu Preiskürzung, nicht Vollabsetzung.
3. Verordnung formal mangelhaft. Fehlende Unterschrift, fehlender Praxisstempel, fehlendes Lieferdatum auf der Empfangsbestätigung, falsche Verordnungs-Form (kein SSB-Vermerk, falsches Statusfeld). Nach Korrektur durch die Praxis ist Heilung manchmal möglich, manchmal nicht.
4. Falsche oder veraltete PZN. Der Hersteller hat die PZN gewechselt (Nachfolge-PZN), die Verordnung lautet auf die alte. Ohne Nachfolge-PZN-Pflege wird das schnell teuer.
5. Korrekturverfahren nicht eingehalten. Wer eine retaxierte Rechnung mit „Storno + Neu" repariert, kassiert eine zweite Absetzung. Seit dem 01.07.2020 gibt es für den § 302-Bereich strenge Korrekturregeln; § 300 verlangt vergleichbare Sauberkeit.

Zusätzlich greift § 303 Abs. 3 SGB V: Wer nicht maschinell verwertbar abrechnet — also Papier statt elektronischem Datenträgeraustausch — bekommt von der Krankenkasse bis zu 5 % des Rechnungsbetrags pauschal abgezogen. Bei einem Praxisbedarf-Direktlieferanten mit 200.000 € Quartals-SSB-Volumen sind das 10.000 € pro Quartal, nur weil eine ITSG-/IK-Anbindung fehlt.

Was bewegt sich 2026?

Drei aktuelle Entwicklungen, die du auf dem Schirm haben solltest:

• Niedersachsen, seit dem 11. Februar 2026 — Apotheken in Niedersachsen können Sprechstundenbedarf nicht mehr beliefern und nicht mehr abrechnen. Wer bisher die Apotheken-Schiene mitgenutzt hat, muss spätestens jetzt vollständig auf Direktbelieferung umstellen. Wer schon Direktlieferant ist, kann mit dem Wegfall der Apotheken-Konkurrenz Marktanteile holen — wenn er den eigenen § 300-Prozess sauber im Griff hat.
• Neue Vereinbarung gilt seit 01.04.2026 — die Anlage 1 zur Sprechstundenbedarfs-Vereinbarung wurde überarbeitet und ist seit dem Quartalswechsel verbindlich. Inhaltlich: angepasste SSB-Listen, präzisierte Belegpflichten, neue Klassifizierungs-Tabellen. Welche KV bei dir aktiv ist, entscheidet über die genauen Auswirkungen — die Kataloge sind weiter KV-spezifisch.
• TA 3 Version 44 wird ab Abrechnungsmonat Juli 2026 verbindlich (Stand: 20.04.2026). Wenn deine Annahmestelle ab Juli neue Felder erwartet, weißt du, woher das kommt.

Was ändert sich mit der elektronischen Verordnung?

Hier ist die Lage ehrlich gesagt unübersichtlich, und das ist keine Marketing-Aussage:

• Das E-Rezept für Arzneimittel ist seit 2024 verbindlich.
• Die E-Verordnung für Hilfsmittel war ursprünglich ab Q3/2026 geplant. Im März 2026 hat das Bundesgesundheitsministerium bestätigt, dass eine Verschiebung der Pflicht auf den 01.07.2030 diskutiert wird.
• Die TI-Anschlusspflicht für Hilfsmittelleistungserbringer (ab 01.01.2026) ist davon getrennt — sie betrifft die technische Anbindung, nicht die Pflicht zur elektronischen Verordnung.
• Parallel läuft Ende 2025 die Migration der Verschlüsselungstechnik von RSA 2048 auf elliptische Kurven (ECC), was bei Praxen und ihren Lesegeräten echte Update-Wellen auslöst.

Was bedeutet das für dich? Sehr nüchtern: Mache jetzt keine teuren Investitionen in eine spezifische E-Verordnungs-Variante für SSB, die im Sommer wieder verschoben werden kann. Was aber sicher ist: Saubere Stammdaten — PZN, GTIN, Charge, Vertragspreis, Lieferdatum, Empfangsbestätigung — wirst du in jedem Szenario brauchen. Da lohnen sich Investitionen jetzt.

Wie du heute konkret weiterkommst — fünf Fragen

Statt einer langen To-do-Liste fünf einfache Selbstchecks, an denen du in 20 Minuten den Reifegrad deines § 300-Direktbelieferungs-Prozesses messen kannst:

1. Hast du dein eigenes IK? Pro Standort und Leistungsart eines, ARGE IK, kostenlos — aber mehrere Wochen Bearbeitung.
2. Ist dein ITSG-Zertifikat im 2026er-Erneuerungs-Kalender drin? Mit Verantwortlichem-Backup, damit kein Ausfall die DTA-Übermittlung blockiert?
3. Kannst du auf Knopfdruck pro Lieferung Verordnungsdatum, Lieferdatum, Empfangsbestätigung und Vertragspreis nachweisen? Mit Bild der Verordnung, nicht nur als Erinnerung des Mitarbeiters?
4. Wie hoch ist deine Retax-Quote pro Quartal — und ist die Hauptursache identifiziert? Wenn du sie nicht in einem Satz benennen kannst, hast du sie nicht im Griff.
5. Hast du für jede der bei dir aktiven KVen die aktuelle SSB-Vereinbarung (Anlage 1 seit 01.04.2026)? Und wer in deinem Unternehmen prüft die quartalsweise auf Änderungen?

Wenn du auf mindestens drei Fragen ein klares „Ja" hast, bist du solide aufgestellt. Wenn nicht, weißt du, wo es im nächsten Quartal hingeht.

Was PARITY.med dafür heute mitbringt — und wo wir ehrlich noch arbeiten

Wir wollen dir nicht erzählen, dass PARITY.med den kompletten § 300-DTA-Versand heute schon erledigt — das tut sie noch nicht vollständig. Was sie heute löst: die Daten-, Beleg- und Nachweis-Vorstufe so sauber, dass deine § 300-Abrechnung — egal ob du sie selbst sendest oder ein spezialisiertes Abrechnungs-Tool nutzt — retaxationsfest gefüttert wird.

Konkret heute schon im System:

• Artikelstamm mit dedizierten Feldern für PZN, GTIN, Hilfsmittelpositionsnummer — eingeführt aus dem ERP-Vorbild, anpassbar pro Mandant. Inkl. Nachfolge-PZN-Pflege.
• Charge und Verfallsdatum durchgängig — vom Wareneingang über Lager bis zur Auslieferung an die Praxis.
• Empfangsbestätigung am Lieferschein — Unterschriften-Erfassung digital, mit Lieferdatum als Pflichtfeld; gescanntes Original wird als PDF zur Lieferung archiviert.
• MDR-Operative-Retention mit RetentionUntilUtc-Pflichtfeld pro Beleg (ADR 0033) — schützt vor versehentlicher Löschung vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
• Rezeptdruck-App unter — separate App für die Rezeptaufstellung mit HMV-Validierung.
• Mandantengetrennte Stammdaten mit Row-Level-Security (ADR 0003).
• CSV-/XLSX-Export für Stammdaten — der ganze Vertragspreis-Stand mit Datum-Historie auf Knopfdruck.

Auf der Roadmap, noch nicht produktiv (Stand 2026-Q2):

• IK-Nummer als First-Class-Feld im Geschäftspartner-Stamm und Mandanten-Profil — kommt mit dem nächsten MasterData-Slice.
• TA 1/TA 3-konformer DTA-Generator für § 300-Direktabrechnung — geplant für Sprint nach Pilot 2026-Q3. Bis dahin Schnittstelle zu spezialisierten Abrechnungs-Tools (azh, Optica, eigene Lösungen) per CSV-/XLSX-Bridge.
• 1-Monats-Frist-Warnung bei Lieferschein-Anlage, wenn das Verordnungsdatum kritisch alt ist — Roadmap-Punkt.
• Korrektur-Workflow nach § 302 Abs. 4 SGB V-Logik für retaxierte § 300-Positionen.
• TI-Anbindung für direkte E-Verordnungs-Verarbeitung — abhängig vom verbindlichen Datum der E-Verordnungs-Pflicht.

Was du daraus ableiten solltest: PARITY.med löst heute die Beleg- und Nachweis-Vorstufe der § 300-Abrechnung sauber. Der DTA-Versand selbst geht heute (Stand 2026-Q2) noch über eine spezialisierte Abrechnungssoftware deiner Wahl, die wir per Export anbinden. Wir reden offen darüber, welche Stufen wir wann selbst übernehmen — und welche du heute schon entspannt outsourcen kannst.

Hinweise zur Anwendung dieses Leitfadens

Dieser Text ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die konkrete Auslegung von § 300 SGB V, der Sprechstundenbedarfs-Vereinbarungen und der Technischen Anlagen ist im Zweifel mit der zuständigen KV, einem auf das Sozialrecht spezialisierten Berater oder deiner Branchen-Verbandsstelle zu klären. Alle Angaben sind nach bestem Wissen recherchiert und mit den am Ende des Artikels genannten öffentlichen Quellen abgeglichen. Wenn du eine Stelle findest, an der wir aus deiner Praxis-Sicht ungenau sind: schreib uns. Wir korrigieren das gerne.