Sprechstundenbedarf abrechnen als Fachhändler: vom Muster-16-Rezept bis zur Absetzung

Geöffnete Kartons mit Verbandmaterial, ausgefüllte Formulare und ein Bildschirm mit Liste auf einem Packtisch, mit Schriftzug „Sprechstundenbedarf Abrechnung“, KI-generiert

Bild: KI-generiert (gemini-2.5-flash-image), bearbeitet von PARITY Software.

Wie läuft die Sprechstundenbedarf-Abrechnung für Fachhändler?

Die Sprechstundenbedarf-Abrechnung beginnt mit dem Rezept: Die Praxis stellt ein Muster 16 mit Kennzeichen 9 auf die SSB-abwickelnde Stelle ihrer KV-Region aus. Du lieferst, reichst das Rezept nach § 300 SGB V selbst oder über ein Abrechnungszentrum bei dieser Stelle ein und bearbeitest danach die Absetzungen. Die Regeln dafür setzt jede KV selbst.

Die meisten Texte zum Sprechstundenbedarf erklären, was eine Praxis verordnen darf. Dieser Beitrag geht den Weg aus Sicht des Fachhandels Medizinprodukte: Was muss auf dem Rezept stehen, bevor du lieferst? Wie kommt es zur Kasse? Und was tust du, wenn Wochen später eine Position abgesetzt wird? Alle Rechtsangaben haben den Stand vom 28.10.2026.

Welche Rolle hat der Fachhändler zwischen Praxis, KV und Kasse?

Sprechstundenbedarf sind Mittel, die eine Praxis bei mehreren Patienten einsetzt und die nicht einem einzelnen Versicherten zugeordnet werden: Verbandstoffe, Kanülen, Desinfektionsmittel, Notfallarzneimittel. Was dazugehört, regelt keine bundesweite Liste. Jede Kassenärztliche Vereinigung schließt mit den Landesverbänden der Krankenkassen eine eigene Sprechstundenbedarfsvereinbarung, meist mit einer Anlage 1, die die zulässigen Mittel aufzählt.

Du bist nicht Vertragspartner dieser Vereinbarung, aber dein Geld hängt an ihr. Die Vereinbarungen sehen den Direktbezug beim Fachhandel ausdrücklich vor: Nicht apothekenpflichtige Mittel wie Verbandmittel, Infusionsbestecke oder Nahtmaterial „sollen direkt vom Hersteller oder Großhandel bezogen werden", wenn das bei der benötigten Menge wirtschaftlich ist (§ 5 Abs. 4 der Hamburger SSB-Vereinbarung, Lesefassung Stand 01.04.2026; ähnlich § 4 Abs. 11 in Baden-Württemberg).

Die Wirtschaftlichkeitsprüfung trifft den Arzt, nicht dich. Hält die Prüfungsstelle eine Verordnung für unwirtschaftlich oder unzulässig, setzt sie nach § 106 SGB V einen Regress gegen die Praxis fest. Für dich hat das trotzdem Folgen: Eine Praxis mit einem SSB-Regress bestellt danach vorsichtiger, fragt öfter nach und erwartet, dass ihr Lieferant die Regeln ihrer KV kennt.

Was regelt die SSB-Vereinbarung deiner KV? Zwei Beispiele

Wie verschieden die Regeln sind, zeigt ein Vergleich von Hamburg und Baden-Württemberg. Beide Vereinbarungen sind aktuell und öffentlich abrufbar.

Hamburg Baden-Württemberg
Fassung Vereinbarung ab 01.04.2025, Anlage 1 Version 1.04 gültig ab 01.10.2026 Vereinbarung gültig ab 01.01.2014 in der Fassung vom 01.10.2025
Abwickelnde Stelle Rezeptprüfstelle Duderstadt (RPD), „Sprechstundenbedarf Hamburg", Kassennummer 02 900 AOK Baden-Württemberg für alle beteiligten Kassen
Kostenträger auf dem Rezept eine Kennung für ganz Hamburg vier IK je nach Bezirk, abgeleitet aus der BSNR
Quartalszuordnung Rezept bis zum 14. des ersten Folgemonats zählt zum Vorquartal (§ 2 Abs. 2) grundsätzlich einmal je Quartal verordnen (§ 1 Abs. 9)
Artikel je Rezept höchstens drei (§ 2 Abs. 4) keine Obergrenze in der Vereinbarung
Rezept und Lieferung Pflichtangaben trägt allein die Praxis ein, nicht der Lieferant (§ 2 Abs. 4) Rezept spätestens bei Lieferung, nachträglich ausgestellte Rezepte muss die Kasse nicht bezahlen (§ 5 Abs. 2 Nr. 2.3)

Quellen: KV Hamburg, Seite Sprechstundenbedarf und Ausfüllanleitung April 2025; SSB-Vereinbarung Baden-Württemberg, Fassung 01.10.2025 und Ausfüllhilfe Muster 16, Juni 2022.

Für Baden-Württemberg nennt die Ausfüllhilfe die vier Kostenträgerkennungen: Freiburg IK 108095249 (BSNR beginnt mit 57, 58 oder 59), Karlsruhe IK 107018414 (52, 53, 54 oder 56), Reutlingen IK 107815807 (62) und Stuttgart IK 107815727 (61). Belieferst du Praxen in mehreren Bezirken, landen deren Rezepte bei unterschiedlichen Kennungen. Eine Sammelabrechnung „für Baden-Württemberg" mit nur einer Kennung geht an der Regel vorbei.

Gemeinsam ist beiden: Eine Depotlagerung beim Lieferanten ist unzulässig (Hamburg § 2 Abs. 8, Baden-Württemberg § 1 Abs. 10). Die Praxis bestellt als Ersatz für verbrauchte Mittel; in Baden-Württemberg muss sie die verordnete Menge zudem sofort vollständig beziehen (§ 1 Abs. 10). Lieferst du in mehrere KV-Regionen, brauchst du für jede die gültige Vereinbarung samt Anlage 1. Die Anlagen ändern sich oft; Hamburg hat seit April 2025 fünf Fassungen veröffentlicht.

Welche Angaben braucht ein Muster-16-Rezept für Sprechstundenbedarf?

Sprechstundenbedarf wird auf dem normalen Arzneiverordnungsblatt verordnet, dem Muster 16. Was es zum SSB-Rezept macht, ist das Kennzeichen 9 im Status- bzw. Markierungsfeld. Die Hamburger Vereinbarung zählt die Pflichtangaben in § 2 Abs. 4 auf, die Ausfüllhilfe der KV Baden-Württemberg nennt dieselben Felder:

Prüf das Rezept, bevor die Ware das Haus verlässt. Ein falsches IK, eine fehlende LANR oder ein Artikel, der in dieser KV nicht SSB-fähig ist, fällt sonst erst bei der Abrechnung auf. Dann ist die Ware geliefert und das Geld offen. In Hamburg darfst du fehlende Angaben nicht selbst ergänzen; das Rezept geht zurück an die Praxis. Hamburg schreibt außerdem vor, SSB-Artikel und Impfstoffe nicht auf demselben Rezept zu verordnen.

Wie kommt das Rezept zur Kasse: § 300 SGB V, Zentrum oder direkt?

Rechtsgrundlage ist § 300 SGB V. Abs. 1 verpflichtet „die Apotheken und weitere Anbieter von Arzneimitteln", die Verordnungsblätter an die Krankenkassen weiterzuleiten und die vereinbarten Abrechnungsdaten zu übermitteln. Als Fachhändler, der SSB direkt an Praxen liefert, bist du in dieser Rolle. Abs. 2 erlaubt ausdrücklich, dafür ein Rechenzentrum einzuschalten.

Das Datenformat für die Abrechnung nach § 300 SGB V ist in der Technischen Anlage 1 festgelegt, die der GKV-Datenaustausch veröffentlicht; das Hauptdokument liegt in Version 39 vom 03.07.2026 vor. Welche Vorgaben für dich als Lieferant konkret gelten, also Format, Übermittlungsweg und Lieferschein, sagt dir die abwickelnde Stelle oder dein Abrechnungszentrum. Das Grundlagenwissen zur GKV-Abrechnung nach § 300 SGB V haben wir in einem eigenen Leitfaden zusammengefasst.

Für den Abrechnungsweg gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Über ein Abrechnungszentrum. Du schickst die Rezepte im Original ein, das Zentrum scannt, erzeugt die Daten im Datenträgeraustausch und reicht ein. Das kostet eine Gebühr, nimmt dir aber Formatpflege und Zertifikate ab. Welche Modelle es gibt, zeigt unser Überblick zu Abrechnungszentren.
  2. Direkt mit der abwickelnden Stelle. Dafür brauchst du ein eigenes Institutionskennzeichen, die technische Anbindung und jemanden im Haus, der die Vorgaben pflegt. In Baden-Württemberg ist diese Direktabrechnung zwischen Lieferant und AOK Baden-Württemberg in § 5 Abs. 1 der Vereinbarung ausdrücklich genannt.

Der Preis, den du ansetzt, ist dein SSB-Preis je KV-Region. Viele Händler leiten ihn aus dem ABDATA-Apothekeneinkaufspreis ab; einige KVen veröffentlichen zusätzlich Höchstpreise oder Festbeträge. Baden-Württemberg übernimmt Arzneimittel mit Festbetrag nur bis zu dessen Höhe (§ 4 Abs. 7). Ob die Kasse deinen Preis anerkennt, zeigt sich verlässlich erst in den Absetzungen.

Welche Absetzungsgründe treffen Händler bei der Sprechstundenbedarf-Abrechnung?

Eine Absetzung heißt: Die abwickelnde Stelle zahlt eine Rezeptposition nicht oder nur teilweise. Im Handel sagt man oft auch Retaxation, der Begriff stammt aus der Apothekenabrechnung. Eine Vollabsetzung streicht die ganze Position, eine Teilabsetzung kürzt Preis oder Menge.

Die folgenden Gründe ergeben sich unmittelbar aus den Vereinbarungen und Ausfüllanleitungen. Eine bundesweite Statistik, welcher am häufigsten vorkommt, gibt es nicht.

Wie bearbeitest du eine Absetzung und legst Einspruch ein?

Erfass jede Absetzung einzeln: Rezept, Position, Grund, abgerechneter und anerkannter Betrag. Erst dann siehst du Muster, etwa dass eine Kasse denselben Artikel immer um denselben Betrag kürzt. Das ist meistens ein Preisthema und kein Einzelfall. Formfehler dagegen verteilen sich oft auf wenige Praxen; dort hilft ein Gespräch mehr als jeder Einspruch.

Für den Einspruch brauchst du das Rezept. Hast du das Original zur Abrechnung eingeschickt, ist ein archivierter Rezept-Scan dein Beleg im Haus. Frist und Form des Einspruchs regeln die Abrechnungsbedingungen oder der Liefervertrag mit der abwickelnden Stelle bzw. der Vertrag mit deinem Abrechnungszentrum; die KV-Vereinbarung sagt dazu nichts. Lies sie nach, bevor die erste Absetzung kommt, und trag die Frist fest in den Kalender ein.

Verwechsle das nicht mit dem Widerspruch gegen einen Regress. Die Fristen in § 6 der baden-württembergischen Vereinbarung (Prüfantrag binnen 12 Monaten nach Quartalsende, Widerspruch binnen eines Monats) betreffen die Wirtschaftlichkeitsprüfung beim Arzt. Für deine Absetzung gelten sie nicht. Wie das im Einzelfall umzusetzen ist, klärst du mit deiner Rechtsberatung oder deinem Abrechnungszentrum.

In PARITY.med zeigt der Hilfeartikel Absetzungen erfassen, wie du Absetzungen je Position festhältst und in einer Prüfliste je KV-Region, Kasse und Artikel auswertest.

Wie hältst du fehlende SSB-Rezepte nach?

Die sauberste Regel ist die aus Baden-Württemberg: Das Rezept liegt spätestens bei der Lieferung vor. Wer vorher liefert, trägt das Risiko, denn ein später ausgestelltes Rezept muss die Kasse dort nicht bezahlen. § 1 Abs. 10 der Vereinbarung geht noch weiter: Eine nachträgliche Ausstellung von Verordnungen für Lieferanten zum Zweck der Abrechnung ist nicht zulässig. Prüf für jede KV, die du belieferst, wie ihre Vereinbarung das regelt.

Im Alltag gibt es trotzdem Lücken. Die Praxis hat das Rezept ausgestellt, aber es liegt noch auf dem Empfangstresen. Oder die Praxis hat telefonisch bestellt und wollte das Rezept „mitgeben". Für diese Fälle brauchst du eine Liste aller gelieferten SSB-Positionen ohne Rezept, die jemand im Innendienst jede Woche durchgeht. Wie das in PARITY.med aussieht, beschreibt der Hilfeartikel fehlende Rezepte nachhaken.

Kommt kein gültiges Rezept, rechnest du die Ware als Praxisbedarf direkt mit der Praxis ab, zum Preis für Praxisbedarf wie bei jeder anderen Rechnung an die Praxis. Das ist ärgerlich, aber billiger als eine Position, die erst Monate später abgesetzt wird.

Was PARITY.med bei der Sprechstundenbedarf-Abrechnung heute übernimmt

PARITY.med erkennt beim Erfassen des Auftrags, ob eine Kombination aus Kunde und Artikel Sprechstundenbedarf ist, nimmt den SSB-Preis der KV-Region zum Ausstellungsdatum des Rezepts und hält Positionen ohne Rezept in einer eigenen Liste. Den Kostenträger je KV-Region legst du einmal fest, in Baden-Württemberg je Bezirk aus der BSNR. Absetzungen erfasst du je Position, Rezept-Scans hängen am Rezept. Was es noch nicht gibt: Die § 300-Datei entsteht heute als Vorformat und ist bei der Kasse nicht einreichbar; die Übergabe an Abrechnungsdienstleister ist geplant, aber noch nicht gebaut. Den ganzen Weg zeigt das Video vom Rezept bis zur Absetzung.

30 Minuten Bildschirmtermin mit einem echten SSB-Fall: Bring einen typischen Vorgang mit, gern einen mit Absetzung oder fehlendem Rezept. Wir gehen ihn in PARITY.med durch, vom Auftrag bis zur erfassten Absetzung, und sagen dir, wo der Weg heute endet. Rechnest du über ein Abrechnungszentrum ab, hörst du in diesen 30 Minuten, was das für dich bedeutet. Danach entscheidest du, ob es weitergeht; ein Nein ist ein sauberes Ergebnis. Alles Weitere zum Ablauf steht auf der Seite Sprechstundenbedarf in PARITY.med.

Demo-Termin anfragen: Du schlägst einen Termin vor, wir melden uns mit einer Bestätigung.

Lieber erst selbst klicken? Kostenlos 30 Tage testen: unverbindlich, ohne Installation, im Browser. Den SSB-Fall von oben kannst du dort selbst durchspielen und danach immer noch den Termin buchen.

FAQ

Wer bezahlt den Sprechstundenbedarf, den ich an eine Praxis liefere?

Die gesetzlichen Krankenkassen der KV-Region gemeinsam, abgewickelt über eine Stelle, die die SSB-Vereinbarung festlegt. In Hamburg ist das die Rezeptprüfstelle Duderstadt, in Baden-Württemberg die AOK Baden-Württemberg mit vier Kostenträgerkennungen je nach Bezirk der Praxis. Welche Stelle für deine Kunden gilt, steht auf dem Rezept und in der Vereinbarung der jeweiligen KV.

Darf ich als Händler fehlende Angaben auf dem SSB-Rezept ergänzen?

Nein, jedenfalls nicht in Hamburg: § 2 Abs. 4 der dortigen SSB-Vereinbarung verbietet ausdrücklich, die Pflichtangaben ganz oder teilweise durch den SSB-Lieferanten eintragen zu lassen. Fehlt etwas, geht das Rezept an die Praxis zurück. Andere KVen formulieren es anders; die Praxis bleibt aber in jedem Fall für das Ausfüllen verantwortlich.

Welchem Quartal wird ein SSB-Rezept zugeordnet?

Maßgeblich ist das Ausstellungsdatum. In Hamburg zählt ein Rezept, das bis zum 14. des ersten Monats im Folgequartal ausgestellt ist, noch zum Vorquartal; ab dem 15. gehört es zum laufenden Quartal (§ 2 Abs. 2 der Hamburger Vereinbarung). Andere KVen haben eigene Stichtage oder keine.

Was ist der Unterschied zwischen Absetzung, Retaxation und Regress?

Absetzung und Retaxation meinen dasselbe: Die abrechnende Stelle zahlt eine Rezeptposition ganz oder teilweise nicht. Das trifft dich als Lieferanten. Ein Regress dagegen richtet sich gegen den Arzt; er entsteht in der Wirtschaftlichkeitsprüfung nach § 106 SGB V, wenn die Prüfungsstelle eine Verordnung für unwirtschaftlich oder unzulässig hält.

Brauche ich ein Abrechnungszentrum für die SSB-Abrechnung?

Nein. § 300 Abs. 2 SGB V erlaubt, ein Rechenzentrum einzuschalten, verpflichtet aber nicht dazu. Ein Zentrum übernimmt Scannen, Datenformat und Übermittlung gegen Gebühr; wer selbst abrechnet, braucht ein eigenes Institutionskennzeichen, die technische Anbindung und die Vorgaben der abwickelnden Stelle.

Darf eine Praxis Sprechstundenbedarf auf Vorrat bestellen und beim Händler lagern lassen?

Nein. Hamburg (§ 2 Abs. 8) und Baden-Württemberg (§ 1 Abs. 10) schließen eine Depotlagerung beim Lieferanten ausdrücklich aus. Sprechstundenbedarf ist quartalsweiser Ersatz für verbrauchte Mittel; in Baden-Württemberg wird die verordnete Menge sofort vollständig bezogen.

Was passiert, wenn das Rezept erst nach der Lieferung kommt?

Dann wird es riskant. In Baden-Württemberg muss die Praxis das Rezept spätestens bei der Lieferung übergeben; für nachträglich ausgestellte Rezepte sind die Kassen nicht zur Zahlung verpflichtet (§ 5 Abs. 2 Nr. 2.3). Bleibt das Rezept aus, rechnest du die Ware als Praxisbedarf mit der Praxis ab.

Quellen

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Verbindlich ist die jeweils gültige Fassung der Vereinbarung deiner KV.

Letzte Aktualisierung: 28.10.2026

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