Wie versende ich eine Rechnung als E-Rechnung per E-Mail?

Wie versende ich eine Rechnung als E-Rechnung per E-Mail?

Schritt für Schritt

  1. Rechnung ausstellen: Stell die Rechnung unter Verkauf → Rechnungen aus. Fehlt für die E-Rechnung eine Pflichtangabe, zeigt der Entwurf schon vorher unter seinen Hinweisen E-Rechnung voraussichtlich nicht erzeugbar mit dem Grund. Ausstellen kannst du trotzdem; behebe die Ursache aber am besten vorher. Die E-Rechnung entsteht beim Ausstellen automatisch und ist nach wenigen Sekunden da.
  2. E-Rechnung kontrollieren: Öffne in der Rechnung unter ⋯ Weitere Aktionen den Eintrag E-Rechnung · ZUGFeRD (bei einem öffentlichen Auftraggeber mit Leitweg-ID E-Rechnung · XRechnung). Die Ansicht zeigt Verkäufer, Käufer, Positionen und Summen so, wie sie in der Datei stehen. Prüf vor allem Empfänger und Beträge.
  3. Versanddialog öffnen: Klick in der Rechnung auf Versenden. Es öffnet sich der Dialog „Rechnung <Rechnungsnummer> versenden" mit der Vorschau des PDF.
  4. Empfänger prüfen: PARITY.med belegt die Rechnungs-E-Mail des Kunden vor, bei Sprechstundenbedarf die SSB-Adresse. Ändere die Adresse, wenn die Praxis eine andere nennt, und ergänze bei Bedarf Betreff und Anschreiben.
  5. Senden: Klick im Dialog auf Per E-Mail senden. PARITY.med hängt die E-Rechnung selbst an: bei ZUGFeRD genau ein PDF mit dem Namen Rechnung-<Rechnungsnummer>.pdf, bei XRechnung das PDF und zusätzlich die Datei <Rechnungsnummer>-xrechnung.xml.
  6. Versand prüfen: Der Knopf in der Rechnung heißt jetzt Erneut versenden, und im Kopf der Rechnung steht, wann sie versendet wurde. In der Kundenakte (Reiter Rechnungen) zeigt die Spalte Versendet dasselbe.

Überblick

Der Versand per E-Mail aus dem Versanddialog ist der Weg, bei dem PARITY.med die E-Rechnung für dich anhängt. Du musst keine Datei suchen, umbenennen oder zusammenstecken. Das Plain-PDF geht nicht zusätzlich raus, wenn die Rechnung ZUGFeRD ist, denn das ZUGFeRD-PDF ist dieselbe Rechnung mit eingebettetem XML. Bei einer XRechnung bekommt der Kunde das lesbare PDF und die XML-Datei, die der öffentliche Auftraggeber verarbeitet.

Rechtlich ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung das eingebettete XML die Rechnung, das PDF ist die Ansicht dazu. Deshalb muss die Datei unverändert beim Kunden ankommen. Speichert jemand das PDF in einem PDF-Programm neu ab, geht das XML häufig verloren.

Voraussetzungen

Was passiert, wenn keine gültige E-Rechnung vorliegt?

PARITY.med schickt eine ausgestellte Rechnung ohne E-Rechnung nicht stillschweigend als einfaches PDF. Klickst du auf Per E-Mail senden, öffnet sich stattdessen der Dialog Keine E-Rechnung vorhanden (oder E-Rechnung wird noch erzeugt, wenn die Erzeugung gerade läuft) mit dem Grund, zum Beispiel das nicht gespeicherte Belegabsender-Profil oder eine unvollständige Kundenanschrift. Dasselbe gilt für „Rechnung erneut senden". Der Sammelversand aus der Liste fragt nicht nach: Eine Rechnung ohne E-Rechnung verschickt er nicht und zählt sie als fehlgeschlagen.

Im Dialog kannst du abbrechen oder bewusst Ohne E-Rechnung senden wählen. Dann geht das einfache PDF raus, und der Verlauf der Rechnung hält fest, dass sie ohne E-Rechnung verschickt wurde. Das ist für Empfänger gedacht, für die keine E-Rechnungspflicht gilt, etwa Privatkunden. Zwischen inländischen Unternehmern ist ein einfaches PDF ab der Ausstellungspflicht keine gültige Rechnung mehr.

So kommst du weiter:

  1. Öffne die Rechnung. In der Hinweisleiste steht E-Rechnung nicht erzeugt mit dem Grund.
  2. Behebe die Ursache in den Stammdaten, wie in Warum wurde für meine Rechnung keine E-Rechnung erzeugt? beschrieben.
  3. Klick am Hinweis auf E-Rechnung neu erzeugen. Dafür brauchst du das Recht „Rechnungen ausstellen". Ist die E-Rechnung erzeugt, verschwindet der Hinweis, und der Versand geht mit E-Rechnung.

Wie versende ich die E-Rechnung ohne den Versand aus PARITY.med?

Wer die Rechnung aus dem eigenen Mailprogramm schickt, lädt die E-Rechnung aus ihrer Ansicht herunter: unter ⋯ Weitere Aktionen → E-Rechnung den Knopf ZUGFeRD-PDF herunterladen (bei einer XRechnung XML herunterladen) und hängt diese Datei an.

Nimm dafür nicht PDF herunterladen / selbst senden im Versanddialog. Dieser Weg liefert das einfache Rechnungs-PDF ohne eingebettetes XML. Das ist keine E-Rechnung, und eine Rechnung, die nur so beim Kunden ankommt, erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht. Auch Nur als versendet markieren hält lediglich fest, dass du die Rechnung selbst zugestellt hast.

Was ändert sich bei einer Stornorechnung?

Eine Stornorechnung ist ebenfalls eine E-Rechnung. Sie hat dasselbe Format wie die Originalrechnung und ist darin eine Korrekturrechnung (Rechnungsart 384), die auf Rechnungsnummer und Datum der Originalrechnung verweist. Das PDF und die E-Rechnung zeigen die Mengen und Beträge mit dem umgekehrten Vorzeichen der Originalrechnung, bei einer üblichen Rechnung also negativ. Das gilt auch für eine Teil-Gutschrift aus einer Retoure. Der Versand läuft wie oben beschrieben; die Regeln zur Sperre gelten für sie genauso.

FAQ

F: Warum kommt beim Kunden nur ein PDF an?

A: Weil eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF ist. Das XML steckt darin und wird erst von einer Software ausgelesen, die E-Rechnungen versteht. Ob es drin ist, siehst du in einem PDF-Programm unter „Anhänge" oder „Dateianlagen": dort steht factur-x.xml.

F: Bekommen auch Privatkunden eine E-Rechnung?

A: Ja. PARITY.med erzeugt für jede Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung, nur öffentliche Auftraggeber bekommen eine XRechnung. Das gilt auch für Privatkunden und für Rechnungen mit Bruttopreisen. Für den Kunden ändert sich nichts: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein gewöhnliches PDF, das sich wie jedes andere öffnen lässt. Die Bruttopreise rechnet PARITY.med für das XML in Nettobeträge je Position um, einen Rest von wenigen Cent weist die E-Rechnung als Rundungsbetrag aus.

Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Fehlt die E-Rechnung, etwa weil eine Angabe in den Stammdaten fehlt, kannst du im Versanddialog bewusst Ohne E-Rechnung senden wählen. Eine automatische Ausnahme für Privatkunden gibt es nicht, weil PARITY.med Privat- und Firmenkunden in den Stammdaten nicht sicher unterscheiden kann.

F: Ändert sich die E-Rechnung, wenn ich mehrere Exemplare drucken lasse?

A: Nein. Die E-Rechnung enthält immer genau ein Exemplar der Rechnung, auch wenn in der Belegkonfiguration mehrere Exemplare eingestellt sind. Der Ausdruck behält diese Einstellung.

F: Kann ich eine E-Rechnung nachträglich ändern?

A: Nein. Eine ausgestellte Rechnung und ihre E-Rechnung bleiben unverändert. Eine Korrektur läuft über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung, wie in Wie erstelle ich eine Gutschrift? beschrieben.

F: Mein Kunde sagt, er habe keine Rechnung bekommen. Wie sehe ich, was rausging?

A: Im Kopf der Rechnung und in der Spalte Versendet im Reiter Rechnungen der Kundenakte steht, wann die Rechnung rausging. Über Erneut versenden schickst du dieselbe E-Rechnung noch einmal, an die alte oder an eine geänderte Adresse; der Inhalt bleibt dabei unverändert.

Verwandte Themen

Letzte Aktualisierung: 2026-10-10

Zur Wissensdatenbank