Wie erstelle ich eine Rechnung?

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Schritt für Schritt

1. Rechnungs-Übersicht öffnen — im Suite-Portal unter Verkauf → Rechnungen. Klicke oben rechts auf „Neue Rechnung".
2. Kunden wählen — im Feld Kunde den Rechnungsempfänger auswählen. Zahlungsziel und Zahlart werden aus den Kundenstammdaten vorbelegt (bei aktivem SEPA-Mandat automatisch auf SEPA-Lastschrift).
3. Positionen erfassen — pro Zeile entweder:
   • Artikel-Zeile: Artikel auswählen — Einzelpreis und Steuersatz werden automatisch berechnet (inkl. hinterlegter Sonderpreise/Konditionen). Menge und Rabatt sind anpassbar.
   • Freitext-Zeile: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz frei eintragen — für Leistungen ohne Artikelstamm.
4. Zahlungsziel prüfen (Tage) und optional einen Vermerk ergänzen.
5. Speichern — die Rechnung ist jetzt ein Entwurf und unter Rechnungen auffindbar. Eine Rechnungsnummer hat sie noch nicht; sie ist frei änderbar.
6. Ausstellen — über „Ausstellen" machst Du den Entwurf verbindlich: Das System vergibt die nächste fortlaufende Rechnungsnummer, setzt Beleg- und Fälligkeitsdatum und macht aus dem Entwurf einen offenen Posten.

wie-erstelle-ich-eine-rechnung-01-neue-rechnung.png — Dialog „Neue Rechnung": Kundenauswahl oben, darunter die Positionstabelle mit einer Artikel- und einer Freitext-Zeile, rechts Zahlungsziel und Rechnungsnummer (nur lesbar).

Überblick

Eine Rechnung entsteht in zwei Schritten: Zuerst legst Du sie als Entwurf an (Kunde, Positionen, Zahlungsziel), der noch frei änderbar ist und nicht als offener Posten zählt. Beim Ausstellen vergibt das System die fortlaufende Rechnungsnummer, setzt Beleg- und Fälligkeitsdatum und macht aus dem Entwurf einen verbindlichen offenen Posten.

Voraussetzungen

• Aktives Modul Handel.
• Zum Anlegen das Recht „Rechnung anlegen", zum Ausstellen das Recht „Rechnung ausstellen". Zum reinen Ansehen genügt das Leserecht „Rechnungen anzeigen".

Wie wird aus dem Entwurf eine gültige Rechnung?

Ein Entwurf ist noch frei änderbar und zählt nicht als offener Posten. Mit „Ausstellen" machst Du ihn verbindlich:

• Das System vergibt die nächste fortlaufende Rechnungsnummer im Format R-00000001 (eigene Sequenz je Mandant — siehe Wie konfiguriere ich Nummernkreise?).
• Belegdatum und Fälligkeitsdatum (aus dem Zahlungsziel) werden gesetzt.
• Der Status wechselt von Entwurf auf Ausgestellt — ab jetzt ist die Rechnung ein offener Posten und wird in den Auswertungen geführt.

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht mehr gelöscht oder inhaltlich überschrieben. Korrekturen laufen über eine Storno-Rechnung (Gutschrift), damit die Belegnummernfolge lückenlos und revisionssicher bleibt.

Welche Status durchläuft eine Rechnung?

• Entwurf: angelegt, editierbar, keine Belegnummer, kein offener Posten.
• Ausgestellt: Belegnummer + Fälligkeit vergeben, offener Posten.
• Teilbezahlt / Bezahlt: ergibt sich aus den erfassten Zahlungseingängen; Bezahlt, sobald der offene Betrag null ist.
• Überfällig: Fälligkeitsdatum überschritten und noch offen — wird automatisch gesetzt und ist die Grundlage für den Mahnlauf.
• Storniert: über eine Storno-Rechnung neutralisiert.

Der typische Weg ist: Entwurf → (Ausstellen) → Ausgestellt → (Zahlung) → Teilbezahlt → Bezahlt. Eine ausgestellte Rechnung kann zusätzlich überfällig werden (Fälligkeit überschritten) oder per Storno storniert werden.

Wie versende ich die Rechnung an den Kunden?

Über „Versenden" in der Rechnung stehen drei Wege bereit:

1. Per E-Mail: PARITY.med erstellt das PDF und versendet es als Anhang über den Mail-Versandweg des Mandanten (eigener Brevo-Versandweg, falls eingerichtet — siehe Eigenen Versandweg einrichten).
2. PDF herunterladen + selbst versenden: Du lädst das PDF herunter und nutzt einen vorbereiteten Mail-Link.
3. Nur als versendet markieren: ohne tatsächlichen Mailversand — für den Fall, dass die Rechnung außerhalb des Systems zugestellt wurde.

Der Versand braucht zusätzlich das Recht „Beleg rendern". Mehrere Rechnungen lassen sich aus der Liste heraus auch im Sammelversand verschicken.

wie-erstelle-ich-eine-rechnung-02-versenden.png — Dialog „Rechnung versenden" mit den drei Optionen (Per E-Mail · PDF herunterladen · Nur als versendet markieren) und vorausgefüllter Empfängeradresse.

Wie korrigiere oder storniere ich eine Rechnung?

Eine bereits ausgestellte Rechnung korrigierst Du nicht direkt, sondern über „Stornieren": PARITY.med erzeugt eine Storno-Rechnung mit umgekehrten Vorzeichen, stellt sie sofort aus und markiert die Originalrechnung als Storniert. Beide Belege teilen sich dieselbe Nummernsequenz, sodass die Buchhaltung den Vorgang lückenlos nachvollziehen kann. Danach legst Du bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung an. Dafür ist das Recht „Rechnung stornieren" nötig.

FAQ

F: Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern?

A: Nein. Inhaltlich änderbar ist nur der Entwurf. Nach dem Ausstellen ist die Rechnung fixiert; eine fehlerhafte ausgestellte Rechnung wird per Storno neutralisiert und durch eine neue Rechnung ersetzt.

F: Woher kommt die Rechnungsnummer?

A: Aus einer fortlaufenden Sequenz je Mandant (Format R-00000001). Sie wird erst beim Ausstellen vergeben — ein Entwurf hat noch keine verbindliche Nummer. Das Format steuerst Du über die Nummernkreise.

F: Muss ich für jede Rechnung erst einen Auftrag anlegen?

A: Nein. Du kannst eine Rechnung direkt mit „Neue Rechnung" anlegen — mit Artikel- und/oder Freitext-Positionen. (Hinweis: Die direkte Schaltfläche „In Rechnung wandeln" aus einem Auftrag heraus folgt noch; aktuell legst Du die Rechnung über den Rechnungsdialog an.)

F: Wie wird eine Rechnung „bezahlt"?

A: Über die Erfassung von Zahlungseingängen an der Rechnung. Sobald der offene Betrag null erreicht, wechselt der Status automatisch auf Bezahlt; davor auf Teilbezahlt.

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Letzte Aktualisierung: 2026-06-26