Wie erstelle ich eine Rechnung?

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Schritt für Schritt

  1. Rechnungs-Übersicht öffnen — im Suite-Portal unter Verkauf → Rechnungen. Klicke oben rechts auf „Neue Rechnung".
  2. Kunden wählen — im Feld Kunde den Rechnungsempfänger auswählen. Zahlungsziel und Zahlart werden aus den Kundenstammdaten vorbelegt (bei aktivem SEPA-Mandat automatisch auf SEPA-Lastschrift).
  3. Positionen erfassen — pro Zeile entweder:
    • Artikel-Zeile: Artikel auswählen — Einzelpreis und Steuersatz werden automatisch berechnet (inkl. hinterlegter Sonderpreise/Konditionen). Menge und Rabatt sind anpassbar.
    • Freitext-Zeile: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz frei eintragen — für Leistungen ohne Artikelstamm.
  4. Zahlungsziel prüfen (Tage) und optional einen Vermerk ergänzen.
  5. Speichern — die Rechnung ist jetzt ein Entwurf und unter Rechnungen auffindbar. Eine Rechnungsnummer hat sie noch nicht; sie ist frei änderbar.
  6. Ausstellen — über „Ausstellen" machst Du den Entwurf verbindlich: Das System vergibt die nächste fortlaufende Rechnungsnummer, setzt Beleg- und Fälligkeitsdatum und macht aus dem Entwurf einen offenen Posten. Eine Rechnung braucht dafür ein Liefer- oder Leistungsdatum: Gibt es einen ausgestellten Lieferschein, übernimmt PARITY.med dessen Lieferdatum. Sonst fragt ein Dialog das Leistungsdatum ab.

wie-erstelle-ich-eine-rechnung-01-neue-rechnung.png — Dialog „Neue Rechnung": Kundenauswahl oben, darunter die Positionstabelle mit einer Artikel- und einer Freitext-Zeile, rechts Zahlungsziel und Rechnungsnummer (nur lesbar).

Überblick

Eine Rechnung entsteht in zwei Schritten: Zuerst legst Du sie als Entwurf an (Kunde, Positionen, Zahlungsziel), der noch frei änderbar ist und nicht als offener Posten zählt. Beim Ausstellen vergibt das System die fortlaufende Rechnungsnummer, setzt Beleg- und Fälligkeitsdatum und macht aus dem Entwurf einen verbindlichen offenen Posten.

Voraussetzungen

Wie wird aus dem Entwurf eine gültige Rechnung?

Ein Entwurf ist noch frei änderbar und zählt nicht als offener Posten. Mit „Ausstellen" machst Du ihn verbindlich:

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht mehr gelöscht oder inhaltlich überschrieben. Korrekturen laufen über eine Storno-Rechnung (Gutschrift), damit die Belegnummernfolge lückenlos und revisionssicher bleibt.

Warum verlangt PARITY.med beim Ausstellen ein Leistungsdatum?

Eine Rechnung ohne Liefer- und Leistungsdatum ist nicht korrekt (§ 14 Umsatzsteuergesetz). Deshalb stellt PARITY.med keine Rechnung aus, die dieses Datum nicht trägt. Das Datum bestimmt außerdem den Steuersatz der Positionen: Bei einem Steuersatzwechsel zählt der Tag der Lieferung oder Leistung, nicht der Tag der Rechnung.

So kommt das Datum an die Rechnung:

  1. Aus dem Lieferschein: Gibt es zur Rechnung einen ausgestellten Lieferschein, übernimmt PARITY.med dessen Lieferdatum beim Ausstellen. Liegen die Lieferungen an verschiedenen Tagen (Sammel- oder Teillieferung), entsteht daraus ein Leistungszeitraum von der ersten bis zur letzten Lieferung.
  2. Von Dir eingetragen: Gibt es keinen Lieferschein, öffnet sich beim Klick auf „Ausstellen" der Dialog „Leistungsdatum angeben". Trage das Datum ein, an dem geliefert oder geleistet wurde, und bestätige mit „Ausstellen". Für einen Zeitraum (Miete, Wartung) trägst Du ihn vorher im Rechnungskopf ein. Das Leistungsdatum kannst Du im Entwurf jederzeit im Rechnungskopf pflegen.
  3. Rechnung vor der Lieferung: Auch das geht. Trage das geplante Lieferdatum ein. Ein Datum in der Zukunft ist zulässig.

Bei einer Stornorechnung fragt PARITY.med nicht nach: Sie übernimmt das Leistungsdatum bzw. den Leistungszeitraum der Originalrechnung, weil sie dieselbe Leistung aufhebt.

Welche Status durchläuft eine Rechnung?

Der typische Weg ist: Entwurf → (Ausstellen) → Ausgestellt → (Zahlung) → Teilbezahlt → Bezahlt. Eine ausgestellte Rechnung kann zusätzlich überfällig werden (Fälligkeit überschritten) oder per Storno storniert werden.

Wie versende ich die Rechnung an den Kunden?

Über „Versenden" in der Rechnung stehen drei Wege bereit:

  1. Per E-Mail: PARITY.med erstellt das PDF und versendet es als Anhang über den Mail-Versandweg des Mandanten (eigener Brevo-Versandweg, falls eingerichtet — siehe Eigenen Versandweg einrichten). Hat die Rechnung eine E-Rechnung, hängt PARITY.med sie selbst an: das ZUGFeRD-PDF statt des einfachen PDFs, bei einer XRechnung zusätzlich die XML-Datei. Fehlt die E-Rechnung, hält PARITY.med den Versand an und fragt, ob du bewusst ohne E-Rechnung senden willst; Details in Wie versende ich eine Rechnung als E-Rechnung per E-Mail?.
  2. PDF herunterladen + selbst versenden: Du lädst das PDF herunter und nutzt einen vorbereiteten Mail-Link. Das ist das einfache Rechnungs-PDF ohne E-Rechnung. Für den eigenen Versand einer E-Rechnung lädst du die Datei aus der Ansicht E-Rechnung der Rechnung herunter.
  3. Nur als versendet markieren: ohne tatsächlichen Mailversand — für den Fall, dass die Rechnung außerhalb des Systems zugestellt wurde.

Der Versand braucht zusätzlich das Recht „Belege als PDF rendern". Mehrere Rechnungen lassen sich aus der Liste heraus auch im Sammelversand verschicken.

wie-erstelle-ich-eine-rechnung-02-versenden.png — Dialog „Rechnung versenden" mit den drei Optionen (Per E-Mail · PDF herunterladen · Nur als versendet markieren) und vorausgefüllter Empfängeradresse.

Wie schicke ich eine Rechnung noch einmal?

Die Praxis ruft an und bittet um die Rechnung? Du kannst jede ausgestellte, teilbezahlte, überfällige oder bezahlte Rechnung beliebig oft erneut versenden. Nur eine Rechnung, die durch Storno oder Gutschrift vollständig gegengebucht ist, verschickt PARITY.med nicht mehr. Es gibt drei Einstiege:

  1. Aus der Kundenakte: Öffne den Kunden und wechsle in den Reiter „Rechnungen". Klicke in der Zeile der Rechnung auf das Brief-Symbol („Rechnung erneut senden"). Die Spalte „Versendet" zeigt Dir, wann sie zuletzt rausging.
  2. Aus der Rechnungsliste: Unter Verkauf → Rechnungen öffnest Du in der Zeile das Menü „…" und wählst „Rechnung erneut senden".
  3. In der Rechnung selbst: Der Knopf heißt nach dem ersten Versand „Erneut versenden".

Alle drei öffnen denselben Versanddialog. Die Empfängeradresse ist wie beim ersten Versand vorbelegt: die Rechnungs-E-Mail aus dem Kundenstamm, sonst die allgemeine E-Mail des Kunden. Bei Rechnungen mit Sprechstundenbedarf nimmt PARITY.med die SSB-Adresse. Du kannst die Adresse vor dem Senden ändern, etwa wenn die Praxis eine andere Mailadresse nennt. Der Sammelversand aus der Liste verschickt dagegen nur Rechnungen, die noch nie versendet wurden.

Wie korrigiere oder storniere ich eine Rechnung?

Eine bereits ausgestellte Rechnung korrigierst du nicht direkt, sondern über „Stornieren": PARITY.med erzeugt eine Storno-Rechnung mit umgekehrten Vorzeichen, stellt sie sofort aus und markiert die Originalrechnung als Storniert. Beide Belege teilen sich dieselbe Nummernsequenz, sodass die Buchhaltung den Vorgang lückenlos nachvollziehen kann. Die Storno-Rechnung bekommt wie die Originalrechnung eine E-Rechnung; darin ist sie eine Gutschrift mit Verweis auf die Originalnummer. Danach legst du bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung an. Dafür ist das Recht „Rechnung stornieren" nötig.

FAQ

F: Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern?

A: Nein. Inhaltlich änderbar ist nur der Entwurf. Nach dem Ausstellen ist die Rechnung fixiert; eine fehlerhafte ausgestellte Rechnung wird per Storno neutralisiert und durch eine neue Rechnung ersetzt.

F: Kann ich eine Rechnung ein zweites Mal verschicken?

A: Ja. Über das Brief-Symbol im Reiter „Rechnungen" der Kundenakte, über „Rechnung erneut senden" in der Rechnungsliste oder über „Erneut versenden" in der Rechnung. Das geht für ausgestellte, teilbezahlte, überfällige und bezahlte Rechnungen, etwa wenn die Buchhaltung der Praxis eine Kopie braucht. Ausgenommen sind Rechnungen, die durch Storno oder Gutschrift vollständig gegengebucht sind. Der Inhalt der Rechnung bleibt dabei unverändert.

F: Kann ich eine Rechnung vor der Lieferung ausstellen?

A: Ja, wenn Du ein gültiges Leistungsdatum angeben kannst — bei einer Vorab-Rechnung das geplante Lieferdatum. Ohne Lieferschein und ohne Leistungsdatum lehnt PARITY.med das Ausstellen ab und fragt das Datum im Dialog „Leistungsdatum angeben" ab.

F: Erscheint das Leistungsdatum auf dem Rechnungs-PDF?

A: Ja. Bei Rechnungen ist die Option „Leistungsdatum anzeigen" in der Belegkonfiguration standardmäßig an, weil das Liefer- oder Leistungsdatum eine Pflichtangabe auf der Rechnung ist. Es steht in den Kopfdaten neben Belegdatum und Fälligkeit, in der Sprache der Rechnung. Liegt ein Zeitraum vor (zum Beispiel bei einer Sammelrechnung über Lieferscheine mehrerer Tage), steht dort „Leistungszeitraum" mit Beginn und Ende. Hast Du die Option für Rechnungen ausgeschaltet, bleibt sie aus. Eine Rechnung, die PARITY.med bereits ausgegeben hat, ändert sich beim Nachdruck nicht, denn PARITY.med druckt sie mit der Konfiguration vom ersten Ausgeben. Das gilt für Rechnungen, die seit September 2026 ausgegeben wurden; ältere Rechnungen folgen beim Nachdruck der heutigen Konfiguration. In der E-Rechnung steht das Datum bei jeder neu ausgestellten Rechnung.

F: Stehen die Lieferscheine auf dem Rechnungs-PDF?

A: Ja. Bei Rechnungen ist die Option „Lieferscheine anzeigen" in der Belegkonfiguration standardmäßig an. In den Kopfdaten steht dann „Lieferschein:" mit Nummer und Lieferdatum, bei mehreren Lieferscheinen „Lieferscheine:" mit allen, sortiert nach Lieferdatum. Gehören mehrere Lieferscheine zur Rechnung, nennt zusätzlich jede Position unter ihrer Bezeichnung den Lieferschein, aus dem sie stammt, sodass dein Kunde Ware und Rechnung Position für Position abgleichen kann. Eine Position bekommt diese Zeile nur, wenn die Zuordnung eindeutig ist. Freie Positionen und Positionen, deren berechnete Menge sich nicht sicher einem Lieferschein zuordnen lässt, bleiben ohne Zeile; der Kopf nennt trotzdem alle Lieferscheine. Es zählen nur ausgegebene Lieferscheine. Hast du die Option für Rechnungen ausgeschaltet, bleibt sie aus. Rechnungen, die PARITY.med seit September 2026 ausgegeben hat, zeigen beim Nachdruck keine Lieferscheine zusätzlich, denn sie behalten die Konfiguration vom ersten Ausgeben. In der E-Rechnung stehen die Lieferscheine ebenfalls im Kopf, nicht je Position.

F: Steht die Auftragsnummer auf dem Rechnungs-PDF?

A: Ja. Bei Rechnungen ist die Option „Auftrag und Retoure anzeigen" in der Belegkonfiguration standardmäßig an. In den Kopfdaten steht dann „Auftrags-Nr.:" mit dem Auftrag, aus dem die Rechnung entstanden ist, bei einer Sammelrechnung mit allen Aufträgen. Eine Gutschrift aus einer Retoure nennt zusätzlich die „Retouren-Nr.:" (siehe Wie erstelle ich eine Gutschrift für eine Retoure?). Eine frei angelegte Rechnung hat keinen Auftrag und bekommt keine Zeile. Hast du die Option für Rechnungen ausgeschaltet, bleibt sie aus. Rechnungen, die PARITY.med seit September 2026 ausgegeben hat, zeigen beim Nachdruck keine Auftragsnummer zusätzlich, denn sie behalten die Konfiguration vom ersten Ausgeben. In der E-Rechnung steht weiterhin die Bestellnummer deines Kunden, nicht die Auftragsnummer.

F: Woher kommt die Rechnungsnummer?

A: Aus einer fortlaufenden Sequenz je Mandant (Format R-00000001). Sie wird erst beim Ausstellen vergeben — ein Entwurf hat noch keine verbindliche Nummer. Das Format steuerst Du über die Nummernkreise.

F: Muss ich für jede Rechnung erst einen Auftrag anlegen?

A: Nein. Du kannst eine Rechnung direkt mit „Neue Rechnung" anlegen — mit Artikel- und/oder Freitext-Positionen. Der übliche Weg führt aber über den Auftrag: Dort erstellst du die Rechnung mit Rechnung erstellen, Teilrechnung erstellen oder Endrechnung erstellen. Kunde, Positionen und Preise kommen aus dem Auftrag, berechnet wird nur, was geliefert und noch nicht berechnet ist (siehe Wie läuft der Weg vom Angebot bis zur Rechnung ab?).

F: Warum fehlt „Rechnung erstellen" an meinem Auftrag?

A: Der Auftrag ist bestätigt, aber noch nichts ist geliefert. Standardmäßig entstehen Rechnungen erst nach der Lieferung: Gib den Lieferschein aus, dann erscheint die Schaltfläche. Arbeitest du mit Vorkasse, schaltest du die Regel unter Einstellungen → Rechnungsregeln aus (siehe Rechnungen erst nach Lieferung einstellen).

F: Wie rechne ich eine Teillieferung ab?

A: Klicke im Auftrag auf Teilrechnung erstellen. Ein Hinweisfenster zeigt, welche Positionen mit welchem Lieferdatum jetzt berechnet werden und welche offen bleiben. Nach der letzten Lieferung heißt die Schaltfläche Endrechnung erstellen.

F: Woran erkenne ich Teil- und Endrechnung auf dem Beleg?

A: Eine Rechnung, die nur einen Teil eines Auftrags berechnet, heißt auf dem PDF Teilrechnung. Die Rechnung, die nach früheren Teilrechnungen den Rest berechnet, heißt Endrechnung. Wer im Hinweisfenster eine Position abwählt, legt eine Teilrechnung an. Eine Rechnung über den ganzen Auftrag heißt wie bisher Rechnung. Die E-Rechnung nennt die Art im Rechnungshinweis; ihr Typ bleibt eine gewöhnliche Rechnung. Der Titel wird beim Anlegen festgehalten: ein Nachdruck zeigt immer denselben Titel wie der Beleg, den dein Kunde bekommen hat. Rechnungen aus der Zeit davor heißen weiter „Rechnung“.

F: Wie wird eine Rechnung „bezahlt"?

A: Über die Erfassung von Zahlungseingängen an der Rechnung. Sobald der offene Betrag null erreicht, wechselt der Status automatisch auf Bezahlt; davor auf Teilbezahlt.

Verwandte Themen

Letzte Aktualisierung: 2026-10-07

Zur Wissensdatenbank