Wie läuft der Weg vom Angebot bis zur Rechnung ab?
Wie läuft der Weg vom Angebot bis zur Rechnung ab?
Der Weg hat vier Schritte: Angebot → Auftrag → Lieferung → Rechnung. Kann aber auch erst mit dem Auftrag starten, wenn beispielsweise am Telefon der Auftrag gleich gewünscht wird. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf, und PARITY.med führt die Beträge, Mengen und Termine von Beleg zu Beleg mit. Berechnet wird nur, was geliefert ist, und jede Position höchstens einmal. Das Liefer- und Leistungsdatum der Rechnung stammt aus dem Lieferschein.
Der Ablauf auf einen Blick
| Schritt | Beleg und Status | Haupt-Aktion | Was dabei passiert |
|---|---|---|---|
| 1 Angebot | Entwurf → Versendet → Angenommen (oder Teilweise angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen) → In Auftrag gewandelt | Versenden, danach In Auftrag wandeln | Preise, Alternativen und Annahme (auch online durch den Kunden) |
| 2 Auftrag | Entwurf → Bestätigt | Bestätigen, danach Packzettel | Bestandsdeckung wird geprüft, die Ware reserviert, die Auftragsbestätigung geht raus |
| 3 Lieferung | Auftrag: Teilgeliefert → Geliefert; Lieferschein: Entwurf → Ausgegeben | Ausliefern → Lieferschein anlegen → Ausgeben | Der Bestand wird gebucht; je Position stehen Liefermenge und Lieferdatum fest |
| 4 Rechnung | Auftrag: Teilfakturiert → Fakturiert; Rechnung: Entwurf → Ausgestellt → Bezahlt | Rechnung, Teilrechnung oder Endrechnung erstellen → Ausstellen → Versenden | Berechnet wird nur Geliefertes, nur einmal; der Rest bleibt offen |
Wo steht der Vorgang?
Oben auf Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung zeigt die Prozessleiste dieselben vier Schritte: Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung. Ein Haken heißt erledigt. Der doppelt umrandete Schritt ist der, an dem der Vorgang gerade steht. Gestrichelt ist ein Schritt, der noch nicht oder erst teilweise begonnen ist, etwa eine Rechnung, obwohl noch nicht alles geliefert ist. Unter jedem Schritt steht der Stand, zum Beispiel „2 von 3 Positionen geliefert“ oder „0 von 3 Positionen berechnet“.
An dem Schritt, dessen Beleg du gerade geöffnet hast, steht „Du bist hier“, bei mehreren Belegen einer Art mit der Nummer, etwa „Lieferschein 2 von 3“. Die anderen Schritte sind Links zu den Nachbarbelegen: Ein Klick auf „Rechnung“ springt von einem Lieferschein direkt zur Rechnung, ohne Umweg über den Auftrag. Gibt es mehrere Lieferscheine oder Rechnungen, öffnet sich eine Auswahl. Einen Link gibt es nur, wenn der Beleg existiert und du ihn lesen darfst.
Unter der Leiste steht „Nächster Schritt“. Der Satz nennt, was als Nächstes ansteht, und bietet genau die Aktion an, die auch oben als Hauptaktion der Seite steht, etwa „Ausliefern“ oder „Teilrechnung erstellen“. Fehlt dir dafür das Recht oder ist die Aktion gesperrt, steht nur der Satz ohne Knopf. Auf Lieferschein und Rechnung führt „Zum Auftrag“ dorthin, wo die Aktion passiert. Ein Angebot, aus dem noch kein Auftrag entstanden ist, zeigt den Anfang des Vorgangs.
Keine Leiste gibt es bei stornierten und zurückgegebenen Aufträgen, bei einer freien Rechnung ohne Auftrag und bei einem Angebot, aus dem mehrere Aufträge entstanden sind.
Wie blende ich den Belegfluss aus?
Unter der Leiste steht „Belegfluss ausblenden“. Danach bleibt eine schmale Zeile mit dem aktuellen Stand und dem Knopf „Belegfluss einblenden“. Die Einstellung gilt für alle Belegarten und wird in deinem Browser gespeichert, nicht für andere Kolleginnen und Kollegen. Ohne gespeicherte Einstellung ist die Leiste sichtbar.
Welche Regeln gelten auf dem Weg?
- Die Rechnung folgt der Lieferung. Aus einem Auftrag lässt sich nur das berechnen, was geliefert ist. Bei einem Auftrag im Status Bestätigt, aus dem noch nichts geliefert wurde, fehlt die Schaltfläche „Rechnung erstellen". Mandanten mit Vorkasse schalten die Regel ab (siehe Rechnungen erst nach Lieferung einstellen).
- Jede Position wird höchstens einmal berechnet. Eine Teilrechnung zieht die berechnete Menge von der noch berechenbaren ab. Mehr als bestellt wird nie berechnet.
- Das Leistungsdatum kommt vom Lieferschein. Jede Teilrechnung trägt die Lieferdaten genau der Lieferungen, die sie abrechnet. Die zweite Teilrechnung zeigt also nicht das Datum der ersten Lieferung.
- Eine Sammelrechnung nimmt ganze, vollständig gelieferte Aufträge. Aufträge mit offener Lieferung erscheinen nicht in der Auswahl.
- Eine Retoure verringert die berechenbare Menge. Zurückgenommene Ware wird nicht berechnet. Erst ein Storno der Rechnung macht die Menge wieder berechenbar.
Was zeigt die Schaltfläche am Auftrag?
Die Schaltfläche richtet sich nach dem Lieferstand, nicht nach dem Statuswort des Auftrags:
| Stand des Auftrags | Schaltfläche |
|---|---|
| Bestätigt, noch nichts geliefert | ausgeblendet |
| Teilgeliefert, noch nichts berechnet | Teilrechnung erstellen |
| Geliefert, noch nichts berechnet | Rechnung erstellen |
| Teilfakturiert, neu geliefert, danach bliebe noch Offenes | Teilrechnung erstellen |
| Teilfakturiert, neu geliefert, danach ist alles berechnet | Endrechnung erstellen |
| Teilfakturiert, seit der letzten Rechnung nichts Neues geliefert | Teilrechnung erstellen, ausgegraut, mit Erklärung beim Darüberfahren |
| Fakturiert, Storniert, Entwurf | ausgeblendet |
Nach dem Klick öffnet sich ein Hinweisfenster. Es listet unter „Jetzt berechenbar (geliefert)" die Positionen mit Menge und Lieferdatum, die in dieser Rechnung landen. Unter „Noch nicht geliefert" stehen die Positionen, die offen bleiben. Erst mit „Teilrechnung anlegen" (bzw. „Endrechnung anlegen") entsteht der Rechnungsentwurf.
Im Fenster kannst du einzelne Positionen oder Mengen abwählen. Vorgewählt ist alles, was berechenbar ist. Haken bei einer Position wegnehmen oder eine kleinere Menge eintragen: Dann wird aus der Rechnung eine Teilrechnung, auch wenn alles geliefert ist, und der Rest bleibt für die nächste Rechnung. Mehr als berechenbar lässt sich nicht eintragen. Eine Versandpauschale hat keinen eigenen Haken: Sie läuft mit, sobald mindestens eine Position gewählt ist. Ohne gewählte Position bleibt „Anlegen" gesperrt.
Wie finde ich mich als b-med-Umsteiger zurecht?
Die Logik ist dieselbe, die Begriffe heißen anders:
| In b-med | In PARITY.med |
|---|---|
| Position „noch nicht geliefert" | Spalte Offen im Auftrag, Auftrag Teilgeliefert |
| „Offene Rechnungspositionen" | Hinweisfenster „Jetzt berechenbar (geliefert)" nach Klick auf „Teilrechnung erstellen" |
| Position „noch nicht berechnet" | Menge, die nach den Teilrechnungen noch berechenbar ist |
| Lieferdatum als Leistungsdatum | Leistungsdatum der Rechnung aus dem Lieferschein |
| Rechnung aus gelieferten Positionen | Teilrechnung oder Endrechnung |
Wer in b-med gelieferte Positionen abgerechnet hat, rechnet in PARITY.med genauso ab. Neu ist, dass das Hinweisfenster vorab zeigt, was berechnet wird, und dass eine Position nicht versehentlich zweimal berechnet werden kann.
Hinweis für Umsteiger: Hat b-med einen Auftrag bereits teilweise berechnet, kennt PARITY.med diese Teilrechnung nach dem Import nicht als Positionsbezug. Prüfe solche Aufträge vor der ersten Rechnung in PARITY.med, damit nichts doppelt berechnet wird.
FAQ
F: Kann ich bei Vorkasse weiterhin vor der Lieferung berechnen?
A: Ja. Dafür schaltest du unter Einstellungen → Rechnungsregeln den Schalter „Rechnungen erst nach Lieferung" aus. Dann steht die Rechnung ab „Bestätigt" zur Verfügung. Mehr als bestellt wird auch dann nie berechnet.
F: Warum ist „Teilrechnung erstellen" ausgegraut?
A: Seit der letzten Rechnung wurde nichts Neues geliefert. Lege den nächsten Lieferschein an und gib ihn aus, dann wird die Schaltfläche wieder aktiv.
F: Was ist der Unterschied zwischen Teilrechnung und Endrechnung?
A: Eine Teilrechnung berechnet einen Teil des Auftrags; danach bleibt noch Ware offen. Die Endrechnung berechnet den Rest, danach ist der Auftrag vollständig berechnet und steht auf Fakturiert. Eine Abzugsrechnung mit Anrechnung früherer Teilrechnungen gibt es dabei nicht: Die Endrechnung enthält nur die restlichen Positionen.
F: Wo steht „Teilbestätigt"?
A: Einen eigenen Status „Teilbestätigt" gibt es nicht. Gemeint ist Teilgeliefert: Ein Teil der Ware ist geliefert, der Rest steht aus.
F: Was passiert, wenn ich einen Rechnungsentwurf lösche?
A: Der Auftrag wird zurückgesetzt, die Positionen sind wieder berechenbar. Du kannst sofort eine neue Teilrechnung anlegen.
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Letzte Aktualisierung: 03.10.2026