Wie lege ich einen Dauerauftrag für wiederkehrende Lieferungen an?

Wie lege ich einen Dauerauftrag für wiederkehrende Lieferungen an?

Schritt für Schritt

1. Daueraufträge öffnen — wähle im Menü Verkauf → Daueraufträge. Du siehst alle Daueraufträge mit Rhythmus, Status und nächstem Termin; Spalten und Filter funktionieren wie bei den Aufträgen. Aus der Kundenakte (Reiter Belege → Daueraufträge) kommst du mit Dauerauftrag anlegen direkt zur Anlage, der Kunde ist dann schon gewählt.
2. Dauerauftrag anlegen — klick oben rechts auf Dauerauftrag anlegen, wähl den Kunden und gib eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Verbandstoffe Praxis Dr. Meier“.
3. Rhythmus festlegen — stell unter Alle ein, wie oft geliefert wird: alle 1 bis 366 Tage, Wochen oder Monate. Trag den Ersten Termin ein und, wenn der Dauerauftrag enden soll, den Letzten Termin. Ohne Enddatum läuft er unbefristet.
4. Vorlauf wählen — unter Auftrag anlegen … Tage vor dem Termin bestimmst du, wie früh der Entwurf entsteht. 0 heißt: am Liefertag. Ein Vorlauf gibt dir Zeit, Verfügbarkeit und Preise zu prüfen.
5. Praxis informieren (optional) — schalte Praxis vorab per E-Mail informieren ein, wenn die Praxis vor jedem Termin eine Mail mit der Möglichkeit zum Überspringen bekommen soll. Ohne diesen Schalter bekommt sie keine Mail.
6. Anlegen — klick auf Anlegen (oder drück Strg+Enter). Wie bei einem Auftrag legst du zuerst den Kopf an. Der Dauerauftrag bekommt eine Nummer im Format DA-00000001 und du landest auf seiner Seite, mit dem Belegfluss Dauerauftrag → Auftrag → Lieferung → Rechnung oben. Er hat zunächst den Status Entwurf: er läuft noch nicht und erscheint nicht in der Kundenakte des Portals.
7. Positionen erfassen — die Positionserfassung ist dieselbe wie im Auftrag: such in der Schnell-Zeile den Artikel, gib die Menge ein und drück Enter. Du kannst Textzeilen, Positionsgruppen und Seitenumbrüche einfügen, Bilder und Einheit stehen in der Tabelle, und die Spalten stellst du wie im Auftrag selbst ein. Jede Änderung wird sofort gespeichert. Einen Hinweis je Position trägst du im Positions-Freitext ein. Einen Preis erfasst du nicht: er kommt bei jedem Termin neu aus der Preisfindung.
8. Lieferanschrift prüfen — in den Kopfdaten (Ändern) gilt, solange der Schalter Abweichende Anschrift aus ist, für jede Lieferung die Anschrift aus dem Kundenstamm. Schalte ihn ein, wenn die Lieferung an einen anderen Standort gehen soll. Die Kopfdaten lassen sich wie im Auftrag einklappen.
9. Bestätigen — klick auf Bestätigen (oder drück Strg+Enter in der Positionserfassung). Erst jetzt ist der Dauerauftrag aktiv: Er bekommt seinen nächsten Termin und legt ab dann zu jedem Termin einen Auftrag im Entwurf an. Bestätigen geht erst, wenn mindestens eine Artikelposition erfasst ist. Einen Entwurf, den du nicht brauchst, verwirfst du über Entwurf verwerfen.

Überblick

Ein Dauerauftrag beschreibt eine Lieferung, die sich in festem Rhythmus wiederholt. Zu jedem Termin legt PARITY.med einen Auftrag im Status Entwurf an. Den Entwurf prüfst und bestätigst du wie jeden anderen Auftrag; automatisch bestätigt wird nie etwas.

Der Lauf startet täglich ab 5 Uhr deutscher Zeit. Er legt den Entwurf an, sobald der Tag erreicht ist, der um den Vorlauf vor dem Termin liegt. Der Termin steht im Auftrag als Wunsch-Liefertermin, das Auftragsdatum ist der Tag, an dem der Entwurf entsteht.

Monatstermine rechnet PARITY.med vom ersten Termin aus: ein Dauerauftrag, der am 31. beginnt, liefert im Februar zum Monatsletzten und im März wieder am 31.

Ein Dauerauftrag ist kein Vertrag. Ein Vertrag hält einen fest vereinbarten Betrag fest und wird später abgerechnet; ein Dauerauftrag liefert Ware, und der Preis kommt bei jedem Termin neu aus der Preisfindung. Ein Preiswechsel zwischen zwei Lieferungen gilt deshalb ab dem nächsten Entwurf.

Voraussetzungen

• Dein Mandant hat das Modul Handel lizenziert.
• Du brauchst die Rechte „Daueraufträge anzeigen“ und „Daueraufträge anlegen“.
• Zum Anhalten, Fortsetzen, Beenden und Überspringen brauchst du „Daueraufträge bearbeiten (anhalten, fortsetzen, beenden, Termin überspringen)“, zum Löschen „Daueraufträge löschen“.
• Ein Artikel in der Position muss für den Verkauf freigegeben und einzeln verkäuflich sein, sonst entsteht zu diesem Termin kein Auftrag (siehe unten).

Was passiert, wenn der Entwurf entsteht?

Nach dem Lauf bekommen alle Benutzer mit dem Recht „Daueraufträge anzeigen“ eine Meldung im Postfach: Dauerauftrag DA-… : Auftrag … im Entwurf angelegt. Sie führt direkt in den Auftrag.

Prüf im Entwurf, was du bei jedem Auftrag prüfst: Verfügbarkeit, Preise und, wenn der Kunde Rezepte braucht, die Rezeptpflicht. Die Rezeptpflicht hängt am Kunden und greift beim Bestätigen des Auftrags, nicht schon beim Anlegen des Entwurfs.

Klappt die Anlage nicht, entsteht kein Auftrag. Der Termin steht dann im Protokoll des Dauerauftrags als Fehlgeschlagen, mit dem Grund, und du bekommst dieselbe Meldung im Postfach. Der nächste Termin läuft trotzdem wie geplant. Typische Gründe sind ein Artikel, der nicht mehr existiert oder nicht mehr für den Verkauf freigegeben ist.

Das Protokoll öffnest du, indem du in der Liste die Nummer des Dauerauftrags anklickst. Es zeigt je Termin, ob ein Auftrag angelegt, der Termin übersprungen oder die Anlage fehlgeschlagen ist.

Wie halte ich einen Dauerauftrag an, überspringe einen Termin oder beende ihn?

• Anhalten: klick in der Zeile auf Anhalten. Bis zum Fortsetzen entstehen keine Aufträge. Beim Fortsetzen gilt der erste Termin ab heute; verpasste Termine der Pause laufen nicht nach. Wer vier Wochen pausiert, will danach keine vier Lieferungen auf einmal.
• Einen Termin überspringen: öffne das Menü … und wähle Termin … überspringen. Nur dieser eine Termin entfällt, der nächste läuft wie geplant. Das Überspringen steht im Protokoll.
• Bearbeiten: über das Menü … → Bearbeiten änderst du Rhythmus, Positionen, Anschrift und Notizen. Ändert sich der Rhythmus, bestimmt PARITY.med den nächsten Termin ab heute neu; ein Termin, der schon im Protokoll steht, kommt nie wieder.
• Beenden: über das Menü … → Beenden. Das ist endgültig. Für neue Lieferungen legst du einen neuen Dauerauftrag an. Bereits angelegte Aufträge bleiben bestehen. Ist der letzte Termin vor dem Enddatum erreicht, endet der Dauerauftrag von selbst.
• Löschen: nur ein angehaltener oder beendeter Dauerauftrag, zu dem noch kein Auftrag angelegt wurde. Ein Dauerauftrag mit angelegten Aufträgen bleibt als Nachweis erhalten; beende ihn stattdessen.

Wie funktioniert die Vorab-Mail an die Praxis?

Bei eingeschaltetem Praxis vorab per E-Mail informieren schreibt PARITY.med die Praxis drei Tage vor dem Tag an, an dem der Entwurf entsteht. Die Mail nennt den Termin und die Positionen und enthält einen Link Diese Lieferung überspringen.

Wenn die Praxis den Link öffnet, sieht sie zuerst nur eine Bestätigungsseite. Erst der Klick auf „Lieferung überspringen“ überspringt den Termin, nicht schon das Öffnen des Links. Mailprogramme prüfen Links vorab, ohne dass die Praxis etwas getan hat; das löst deshalb nichts aus.

Der Link gilt für genau einen Termin und genau einmal. Er wird ungültig, sobald der Entwurf angelegt ist, der Termin im Büro übersprungen wurde oder der Dauerauftrag angehalten oder beendet ist. In diesen Fällen zeigt die Seite nur, dass der Link nicht mehr verfügbar ist.

Tut die Praxis nichts, wird wie geplant geliefert. Ein von der Praxis übersprungener Termin steht im Protokoll mit dem Vermerk, dass die Praxis ihn über den Link der Mail übersprungen hat.

PARITY.med schreibt an die E-Mail-Adresse, die beim Kunden für Lieferungen hinterlegt ist; fehlt sie, an die für Aufträge, danach an die allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden. Findet es keine Adresse, geht keine Mail raus und der Termin läuft wie geplant.

Was sieht der Kunde im Kundenportal?

Im Kundenportal steht unter Daueraufträge eine Übersicht der laufenden und angehaltenen Daueraufträge: Rhythmus, nächster Termin, Positionen, Lieferanschrift und ein eventuelles Ende. Der Kunde kann dort nur lesen. Anlegen, Anhalten und Beenden bleiben bei dir; einen einzelnen Termin überspringt er über den Link der Vorab-Mail.

Interne Notizen, das Protokoll mit seinen Fehlermeldungen und beendete Daueraufträge sieht der Kunde nicht. Ein angehaltener Dauerauftrag zeigt im Portal keinen nächsten Termin, weil er nicht liefert.

FAQ

F: Wird der Auftrag automatisch bestätigt und geliefert?

A: Nein. Der Lauf legt immer nur einen Entwurf an. Du prüfst und bestätigst ihn wie jeden Auftrag; erst dann reserviert PARITY.med Ware und löst die Lieferung aus.

F: Welcher Preis gilt im Entwurf?

A: Der Preis, der am Tag des Anlegens für diesen Kunden gilt, also Sonderpreis, Staffel oder Listenpreis zu diesem Zeitpunkt. Am Dauerauftrag selbst steht kein Preis.

F: Was passiert, wenn der Lauf einmal ausgefallen ist?

A: Nach einem Ausfall holt der nächste Lauf versäumte Termine nach, höchstens zwölf je Dauerauftrag. Das gilt nur für einen Ausfall des Systems, nicht für eine Pause: Termine einer Pause laufen nach dem Fortsetzen nicht nach.

F: Kann ich für denselben Kunden mehrere Daueraufträge anlegen?

A: Ja, zum Beispiel einen je Standort mit eigener Lieferanschrift oder einen je Warengruppe. Jeder Dauerauftrag legt seinen eigenen Entwurf an; ein gemeinsamer Auftrag für mehrere Daueraufträge am selben Tag ist nicht vorgesehen.

F: Die Praxis hat die Mail nicht bekommen. Woran kann das liegen?

A: Meist fehlt dem Kunden eine E-Mail-Adresse für Lieferungen oder Aufträge, oder der Schalter Praxis vorab per E-Mail informieren ist aus. Prüf außerdem, ob der Dauerauftrag aktiv ist und der Termin noch vor dem Tag liegt, an dem der Entwurf entsteht: am Tag des Entwurfs und danach schreibt PARITY.med nicht mehr.

F: Wie unterscheidet sich ein Dauerauftrag von einem Vertrag?

A: Ein Dauerauftrag erzeugt wiederkehrend Aufträge mit Ware, deren Preis bei jedem Termin neu aus der Preisfindung kommt. Ein Vertrag (Wartung, Prüfung, Service, Miete) hält einen fest vereinbarten Betrag je Abrechnungsintervall fest. Die wiederkehrende Rechnung aus einem Vertrag gibt es noch nicht.

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-20