Wie erstelle ich eine Sammelrechnung für mehrere Aufträge?
Wie erstelle ich eine Sammelrechnung für mehrere Aufträge?
Schritt für Schritt
- Kunden öffnen — im Suite-Portal den Geschäftspartner mit Kundenrolle aufrufen (Kundenliste → Kunde anklicken). Der Kunde ist der Ausgangspunkt: eine Sammelrechnung bündelt immer die Aufträge eines Kunden.
- „Sammelrechnung erstellen" wählen — oben rechts im Aktionsbereich der Kunden-Detailseite steht neben „Auftrag erstellen" das Menü „⋯" (Weitere Aktionen); dort findest Du „Sammelrechnung erstellen".
- Aufträge auswählen — der Dialog listet alle offenen, noch nicht fakturierten Aufträge des Kunden mit Auftragsnummer, Datum, Anzahl Positionen und Summe. Hake die gewünschten Aufträge an (oder „Alle auswählen"). Die Auswahl-Gesamtsumme wird unten laufend angezeigt.
- „Sammelrechnung erstellen" — es entsteht eine Rechnung im Status „Entwurf", die die Positionen aller gewählten Aufträge enthält. Du landest direkt auf der neuen Rechnung.
- Prüfen und festschreiben — die Sammelrechnung durchläuft denselben Weg wie jede andere Rechnung: prüfen, festschreiben (Status „Ausgestellt"), versenden. Erst mit dem Festschreiben wird sie zum verbindlichen Beleg.
Überblick
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Aufträge eines Kunden in einem Beleg zusammen — statt für jeden Auftrag eine eigene Rechnung zu schreiben. Das ist typisch für Kunden, die über einen Zeitraum regelmäßig beliefert werden und einmal gebündelt abgerechnet werden möchten.
Übernommen werden ganze Aufträge, die bestätigt und noch nicht fakturiert sind. Ist die Regel „Rechnungen erst nach Lieferung" aktiv (Standard), kommen nur Aufträge in Frage, die vollständig geliefert sind. Jede Rechnungsposition merkt sich ihren Ursprungs-Auftrag; die einzelne Rechnung aus einem Auftrag (Wie erstelle ich eine Rechnung?) bleibt davon unberührt.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht „Rechnung anlegen". Fehlt der Button „Sammelrechnung erstellen", fehlt Dir dieses Recht — es steckt standardmäßig in den Rollen Administrator, Manager und Vertrieb.
Außerdem muss der Kunde mindestens einen bestätigten, noch nicht fakturierten Auftrag haben. Aufträge im Entwurf oder bereits (teil-)fakturierte Aufträge erscheinen nicht in der Auswahl.
Warum erscheint ein Auftrag nicht in der Auswahl?
Der Dialog zeigt nur Aufträge, die fakturierbar sind. Ein Auftrag fehlt, wenn er
- noch im Entwurf ist (erst bestätigen),
- bereits ganz oder teilweise fakturiert wurde,
- noch nicht vollständig geliefert ist (nur bei aktiver Regel „Rechnungen erst nach Lieferung" — für Teillieferungen nutzt du im Auftrag Teilrechnung erstellen),
- storniert wurde oder
- zu einem anderen Kunden gehört.
Wie storniere ich eine Sammelrechnung?
Der Storno läuft wie bei jeder Rechnung über eine Storno-Rechnung. Bei einer Sammelrechnung werden dabei alle enthaltenen Aufträge wieder auf „nicht fakturiert" zurückgesetzt — sie stehen danach erneut für eine Fakturierung (einzeln oder in einer neuen Sammelrechnung) zur Verfügung.
Was nennt die E-Rechnung einer Sammelrechnung?
Die E-Rechnung nennt die ausgestellten Lieferscheine der gebündelten Aufträge: einen einzelnen als Lieferschein-Referenz, mehrere als Verweise mit Nummer und Lieferdatum. Die Bestellnummer des Kunden bleibt vorbelegt leer, denn die Sammelrechnung stammt aus mehreren Kundenbestellungen. Trägst du am Entwurf eine ein, steht sie in der E-Rechnung. Welche Angaben die E-Rechnung sonst enthält, steht unter Wie stelle ich ein, ob ein Kunde eine ZUGFeRD- oder eine XRechnung bekommt?.
Öffentliche Auftraggeber nehmen eine Rechnung über mehrere Aufträge teils nicht an. Die Bundesverwaltung schließt sie in ihrer FAQ aus. Frag den Auftraggeber, bevor du für einen Kunden mit Leitweg-ID eine Sammelrechnung ausstellst.
Verwandte Themen
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- Rechnungen erst nach Lieferung einstellen — wann Aufträge für die Rechnung bereitstehen.
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Letzte Aktualisierung: 2. Oktober 2026