Wie stelle ich ein, ob ein Kunde eine ZUGFeRD- oder eine XRechnung bekommt?
Wie stelle ich ein, ob ein Kunde eine ZUGFeRD- oder eine XRechnung bekommt?
Schritt für Schritt
- Kunden öffnen: Wähle im Suite-Portal Kunden und öffne den Kunden, an den die Rechnung geht. Hat der Auftrag einen abweichenden Rechnungsempfänger (zum Beispiel ein Abrechnungszentrum), öffne diesen. Für das Format zählt der Empfänger, der auf der Rechnung steht.
- Leitweg-ID eintragen, wenn der Kunde ein öffentlicher Auftraggeber ist: Trag im Abschnitt Steuer und Compliance im Feld XRechnung-Leitweg-ID die Nummer ein, die dir der Auftraggeber genannt hat. Mit Leitweg-ID bekommt dieser Kunde eine XRechnung. Bleibt das Feld leer, bekommt er eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931.
- Anschrift vervollständigen: Für eine XRechnung braucht der Empfänger eine Anschrift mit PLZ und Ort. Ergänze beides im Kundenstamm oder, solange der Auftrag noch ein Entwurf ist, in dessen Rechnungsanschrift.
- Strukturierten Incoterm nur bei Bedarf aktivieren: Setz das Häkchen Incoterm strukturiert in E-Rechnung (ZUGFeRD EXTENDED) nur, wenn der Kunde die Lieferbedingung maschinenlesbar verlangt. Ohne diesen Wunsch lass es aus; dann steht die Lieferbedingung als Freitext in der Rechnung.
- Speichern: Klick auf Speichern. Die Form der Leitweg-ID prüft PARITY.med erst beim Erzeugen der E-Rechnung: Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern), optional Feinadressierung (bis 30 Buchstaben oder Ziffern) und eine zweistellige Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche, zum Beispiel
991-12345-67. Passt die Form nicht, entsteht keine XRechnung, und die Rechnung nennt den Grund. Korrigiere dann die Leitweg-ID im Kundenstamm und erzeuge die E-Rechnung in der Rechnung neu. - Ergebnis kontrollieren: Stell die nächste Rechnung für diesen Kunden aus. Nach wenigen Sekunden steht in der Rechnung unter ⋯ Weitere Aktionen der Eintrag E-Rechnung · XRechnung oder E-Rechnung · ZUGFeRD. Er öffnet die Ansicht der erzeugten Datei, wie sie in Wie sehe ich, was in meiner E-Rechnung steht? beschrieben ist.
Überblick
PARITY.med kennt zwei Formate, und der Empfänger entscheidet, welches entsteht. Die Auswahl erfolgt automatisch beim Ausstellen der Rechnung; ein globaler Schalter „immer XRechnung" oder „immer ZUGFeRD" existiert nicht, weil nicht der Absender, sondern der Empfänger bestimmt, was er verarbeiten kann.
| Empfänger | Einstellung am Kunden | Format | Was der Kunde bekommt |
|---|---|---|---|
| Öffentlicher Auftraggeber (Behörde, Klinik in öffentlicher Hand) | XRechnung-Leitweg-ID eingetragen | XRechnung 3.0 (UBL) | eine XML-Datei, zusätzlich zum PDF |
| Alle anderen Unternehmen (Arztpraxis, MVZ, Labor, Pflegeeinrichtung) | Leitweg-ID leer | ZUGFeRD, Profil EN 16931 | ein einzelnes PDF mit eingebettetem XML |
| Kunde, der die Lieferbedingung strukturiert braucht | Häkchen „Incoterm strukturiert" gesetzt | ZUGFeRD, Profil EXTENDED | wie oben, mit zusätzlichen Lieferfeldern |
ZUGFeRD ist ein PDF, das die Rechnungsdaten als XML in sich trägt. Der Kunde öffnet es wie jedes PDF; eine Software mit E-Rechnungs-Funktion liest zusätzlich die Daten. Das Profil EN 16931 legt fest, welche Angaben das XML mindestens enthält, und ist der Standard von PARITY.med. XRechnung ist eine reine XML-Datei für Behörden und andere öffentliche Auftraggeber; sie braucht die Leitweg-ID, die das Postfach des Empfängers bezeichnet.
Welche Bestell- und Lieferscheinangaben stehen in der E-Rechnung?
In beiden Formaten, ohne dass du etwas einstellst:
| Angabe | Wo sie herkommt | Was im XML steht |
|---|---|---|
| Bestellnummer des Kunden | Feld Bestellnummer des Kunden am Beleg | die Nummer als Bestellreferenz (BT-13) |
| Ein Lieferschein | die ausgestellten Lieferscheine zur Rechnung; bei einer Teilrechnung nur die, deren Ware sie berechnet | die Lieferschein-Nummer (BT-16) |
| Mehrere Lieferscheine (zum Beispiel bei einer Sammelrechnung) | dieselben | je Lieferschein ein Verweis mit Nummer und Lieferdatum (BG-24) |
Die Angaben gehören zur europäischen Norm EN 16931 und lösen keinen Profilwechsel aus. Bei einer Sammelrechnung ist das Feld leer vorbelegt, weil sie aus mehreren Kundenbestellungen stammt; trägst du am Entwurf eine Nummer ein, steht sie in der E-Rechnung. Eine Stornorechnung nennt die aufgehobene Rechnung und trägt keine Lieferscheine. Eine Zuordnung je Position, also welche Position zu welchem Lieferschein oder welcher Bestellung gehört, gibt es in der E-Rechnung nicht.
Voraussetzungen
- Das Belegabsender-Profil ist gespeichert. Ohne Verkäuferdaten entsteht keine E-Rechnung, egal welches Format der Kunde bekäme.
- Du brauchst das Recht „Geschäftspartner bearbeiten".
- Das Modul Handel ist aktiv.
Was gilt bei abweichendem Rechnungsempfänger?
Leitweg-ID, E-Mail-Adresse und Format kommen vom Rechnungsempfänger, nicht vom Auftragskunden. Die Leitweg-ID bezeichnet das Postfach, in dem die Rechnung ankommen soll, und das ist das des Empfängers auf der Rechnung. Hat nur der Auftragskunde eine Leitweg-ID, bekommt der Rechnungsempfänger trotzdem eine ZUGFeRD-Rechnung.
Wann gilt die Einstellung für eine Rechnung?
Das Format legt PARITY.med beim Ausstellen fest. Änderst du die Leitweg-ID danach, gilt die neue Einstellung für Rechnungen, die du ab jetzt ausstellst. Eine bereits ausgestellte Rechnung behält ihr Format. Ist beim Ausstellen keine E-Rechnung entstanden, siehe Warum wurde für meine Rechnung keine E-Rechnung erzeugt?.
Warum bietet PARITY.med nicht alle ZUGFeRD-Profile an?
ZUGFeRD kennt die Profile MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und gelten nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. PARITY.med erzeugt sie deshalb nicht. Als Standard setzt PARITY.med das Profil EN 16931, weil es die vollständigen Angaben der europäischen Norm trägt und der Käufer es nach der Einordnung des FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) verarbeiten können muss. EXTENDED gilt ebenfalls als E-Rechnung, ein Empfänger muss es nach dem FeRD aber nur nach Absprache verarbeiten, und manche Eingangsprüfungen lehnen es ab. EXTENDED kommt deshalb nur zum Einsatz, wenn du es für einen Kunden über den strukturierten Incoterm einschaltest.
FAQ
F: Wie stelle ich XRechnung statt ZUGFeRD ein?
A: Trag beim Rechnungsempfänger die XRechnung-Leitweg-ID ein. Mit Leitweg-ID entsteht eine XRechnung, ohne eine ZUGFeRD-Rechnung. Eine zweite Einstellung gibt es nicht.
F: Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
A: Vom öffentlichen Auftraggeber. Sie steht in der Regel in der Bestellung, im Auftrag oder in den Rechnungsvorgaben des Auftraggebers. Frag im Zweifel dort nach. PARITY.med prüft beim Erzeugen der E-Rechnung nur die Form der Nummer; ob die Prüfziffer stimmt und ob die Nummer bei einer Behörde existiert, prüft es nicht.
F: Mein Kunde ist kein öffentlicher Auftraggeber, verlangt aber eine XRechnung. Geht das?
A: Als Einstellung ist das nicht vorgesehen: PARITY.med erzeugt eine XRechnung nur für Empfänger mit Leitweg-ID. Klär mit dem Kunden, ob eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 genügt; die meisten Systeme verarbeiten sie. Verlangt der Kunde ausdrücklich eine XRechnung, melde dich bei uns.
F: Kann ich pro Kunde das ZUGFeRD-Profil wählen?
A: Nein. Standard ist EN 16931. Nur der Schalter „Incoterm strukturiert in E-Rechnung" stellt einen Kunden auf EXTENDED um, und das nur für Rechnungen, die eine gültige Lieferbedingung tragen.
F: Kann ich Lieferschein, Bestellnummer oder Lieferanschrift je Position senden?
A: Nein, die E-Rechnung nennt sie im Kopf: eine Bestellnummer, ein oder mehrere Lieferscheine und, wenn sie abweicht, die Lieferanschrift. Eine Zuordnung je Position kennt erst das ZUGFeRD-Profil EXTENDED. Ein Empfänger muss es nur nach Absprache lesen können, und manche lehnen es ab: Die Rechnungseingangsplattform des Landes Rheinland-Pfalz nimmt bei ZUGFeRD nur die Profile XRECHNUNG und EN 16931 an. Verlangt ein Empfänger die Zuordnung je Position schriftlich, melde dich bei uns.
F: Ein öffentlicher Auftraggeber lehnt meine Sammelrechnung ab. Warum?
A: Manche öffentliche Auftraggeber nehmen keine Rechnung an, die mehrere Aufträge bündelt. Die Bundesverwaltung schließt sie in ihrer FAQ ausdrücklich aus. Stell für Kunden mit Leitweg-ID je Auftrag eine Rechnung aus und frag im Zweifel den Auftraggeber.
F: Was passiert mit einer Stornorechnung?
A: Sie bekommt dasselbe Format wie die Rechnung, die sie aufhebt. In der E-Rechnung ist sie eine Korrekturrechnung (Rechnungsart 384) mit Verweis auf die Originalrechnung, und ihre Mengen und Beträge haben das umgekehrte Vorzeichen der Originalrechnung, wie auf dem PDF. Das gilt auch für eine Teil-Gutschrift aus einer Retoure. Eine Storno-E-Rechnung, die in einer früheren Version von PARITY.med erzeugt wurde, bleibt unverändert und trägt noch die Rechnungsart 381 (Gutschrift).
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Letzte Aktualisierung: 2026-10-09