Wie richte ich das Belegabsender-Profil für die E-Rechnung ein?

Wie richte ich das Belegabsender-Profil für die E-Rechnung ein?

Öffne Einstellungen → Belege & Vorlagen → Belegabsender-Profil, erfasse die Verkäufer-Anschrift sowie Steuernummer, Bankverbindung und – für öffentliche Auftraggeber – den Ansprechpartner und klicke auf Speichern. Erst nach dem Speichern erzeugt PARITY.med beim Ausstellen einer Rechnung automatisch die elektronische Rechnung (ZUGFeRD bzw. XRechnung). Dasselbe Profil liefert außerdem die Verkäuferdaten für die GKV-Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen. Solange nichts gespeichert ist, zeigt die Seite den Hinweis „Noch nicht gespeichert".

Überblick

Eine konforme E-Rechnung (Norm EN 16931) muss die vollständige Verkäufer-Identität enthalten: Anschrift, Steuer-Identifikation und Bankverbindung. Diese Stammdaten pflegst Du einmalig im Belegabsender-Profil – ein Profil pro Mandant. Ist das Profil hinterlegt, baut PARITY.med die E-Rechnung beim Ausstellen jeder Rechnung automatisch im passenden Format. Fehlt das Profil, bleibt diese Automatik still inaktiv: Es entsteht zwar die normale PDF-Rechnung, aber keine E-Rechnung.

Dasselbe Profil ist auch die Quelle der Verkäuferdaten für die GKV-Abrechnung (elektronische Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen, §300 SGB V plus XRechnung). Du pflegst die Verkäufer-Identität also einmal und nutzt sie für beide Belegarten – ohne Doppelerfassung.

Voraussetzungen

Schritt für Schritt

  1. Seite öffnen – im Suite-Portal unter Einstellungen → Belege & Vorlagen → Belegabsender-Profil.
  2. Anschrift prüfen/erfassen – Straße, PLZ und Ort sind Pflicht. Hattest Du im Onboarding bereits einen Briefkopf erfasst, sind diese Felder daraus vorbefüllt (Hinweis „aus dem Briefkopf vorbefüllt"). Vorbefüllt heißt noch nicht gespeichert – bitte ergänzen und speichern.
  3. Steuer- und Zahlungsdaten ergänzen – Steuernummer, IBAN/BIC, Handelsregister und (bei Drittland-Ausfuhren) die EORI-Nummer. Diese Felder sind optional, für eine vollständige E-Rechnung aber empfohlen.
  4. Ansprechpartner erfassen – Name, Telefon und E-Mail. Für eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G) sind diese Felder Pflicht; für ZUGFeRD an gewerbliche Kunden sind sie optional.
  5. Speichern – ab jetzt erzeugt PARITY.med beim Ausstellen einer Rechnung automatisch die E-Rechnung. Der Hinweis „Noch nicht gespeichert" verschwindet.

belegabsender-profil-01-einstellungsseite.png — Seite „Belegabsender-Profil" mit dem Hinweis-Banner „Noch nicht gespeichert", der read-only angezeigten USt-IdNr und den Formularfeldern für Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und Ansprechpartner.

Auch für die GKV-Abrechnung genutzt

Wenn Du gesetzliche Krankenkassen elektronisch abrechnest (Handel → GKV-Abrechnungen → Datei bauen), zieht PARITY.med die Verkäufer-Identität (Firma, Anschrift, Steuernummer, Kontakt, Bankverbindung) automatisch aus demselben Belegabsender-Profil. Du erfasst diese Daten nicht mehr je Abrechnung – sie werden serverseitig aus dem Profil aufgelöst und im Bau-Dialog nur noch read-only angezeigt.

Zusätzlich braucht die GKV-Abrechnung die Sender-IK (Institutionskennzeichen) des Leistungserbringers. Diese ist – wie die USt-IdNr – eine Mandanten-Stammangabe und wird in der Mandanten-Einrichtung gepflegt (Feld „IK-Nummer", 9 Ziffern), nicht im Belegabsender-Profil.

Beim „Datei bauen" prüft PARITY.med Profil und IK-Nummer gemeinsam. Fehlt etwas, bleibt der Bau gesperrt: Der Dialog listet die noch fehlenden Pflichtfelder auf (z. B. „Anschrift", „Kontakt-Telefon", „IBAN", „Sender-IK (Institutionskennzeichen)") und verlinkt direkt aufs Belegabsender-Profil. So kannst Du die Verkäuferdaten vervollständigen, bevor eine Abrechnung an die Kasse entsteht.

Warum sind USt-IdNr und Sender-IK nicht im Profil änderbar?

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und IK-Nummer (Institutionskennzeichen) sind zentrale Mandanten-Stammangaben und werden in der Mandanten-Einrichtung gepflegt. Im Belegabsender-Profil wird die USt-IdNr nur read-only gespiegelt, damit sie an genau einer Stelle bearbeitet wird und nicht versehentlich abweicht. Die Steuernummer dagegen pflegst Du hier im Profil.

Was bedeutet „aus dem Briefkopf vorbefüllt"?

Adresse, Handelsregister und EORI hast Du eventuell schon beim Briefkopf in der Mandanten-Einrichtung erfasst. Damit Du sie nicht erneut eintippen musst, zeigt die Seite sie als Vorschlag an, falls noch kein Profil existiert. Dieser Vorschlag ist aber noch nicht gespeichert – erst Dein Klick auf Speichern legt das Profil an und aktiviert die E-Rechnung.

FAQ

F: Warum wird trotz Rechnung keine E-Rechnung erzeugt?

A: Mit hoher Wahrscheinlichkeit ist das Belegabsender-Profil noch nicht gespeichert. Vorbefüllte Felder allein genügen nicht – die Seite muss einmal aktiv gespeichert worden sein (Hinweis „Noch nicht gespeichert" darf nicht mehr erscheinen).

F: Welche Felder sind Pflicht?

A: Nur die Anschrift (Straße, PLZ, Ort) ist Pflicht. Steuernummer, IBAN/BIC, EORI, Handelsregister und Ansprechpartner sind optional – für eine vollständige bzw. B2G-taugliche E-Rechnung aber dringend empfohlen.

F: Brauche ich die Ansprechpartner-Felder immer?

A: Für eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G) ja (Name, Telefon, E-Mail sind dort Pflicht). Für eine ZUGFeRD-Rechnung an gewerbliche Kunden sind sie optional.

F: Warum lässt sich meine GKV-Abrechnung nicht bauen?

A: Der Bau ist gesperrt, solange die Verkäuferdaten unvollständig sind. Der Dialog „Datei bauen" zeigt die konkret fehlenden Felder. Prüfe zwei Stellen: das Belegabsender-Profil (Anschrift, Kontakt-Telefon, IBAN, Steuernummer bzw. USt-IdNr) und die Mandanten-Einrichtung (IK-Nummer). Sind beide vollständig, wird der Bau-Button aktiv.

F: Wo pflege ich die Sender-IK (Institutionskennzeichen)?

A: In der Mandanten-Einrichtung unter den Firmenstammdaten (Feld „IK-Nummer", genau 9 Ziffern) – nicht im Belegabsender-Profil. Von dort greift die GKV-Abrechnung automatisch darauf zu, analog zur USt-IdNr.

F: Entscheidet dieses Profil, ob XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt wird?

A: Nein. Das Belegabsender-Profil liefert nur die Verkäuferdaten. Welches Format ein Beleg bekommt, hängt vom Empfänger ab: öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID erhalten eine XRechnung, alle übrigen Kunden eine ZUGFeRD-Rechnung. Gepflegt wird das je Kunde über das Feld „XRechnung-Leitweg-ID", Schritt für Schritt beschrieben in Wie stelle ich ein, ob ein Kunde eine ZUGFeRD- oder eine XRechnung bekommt?.

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-02

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