Wie prüft PARITY.med eine E-Rechnung beim Versenden und beim Empfangen?
Wie prüft PARITY.med eine E-Rechnung beim Versenden und beim Empfangen?
Ausgehende E-Rechnungen prüft PARITY.med in drei Schritten: am Entwurf die Pflichtangaben, beim Erzeugen die Rechenregeln und Pflichtangaben der Norm EN 16931 sowie das XML-Schema (XSD), und vor dem Versand, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt. Das vollständige Regelwerk (Schematron) prüft ein eigener Prüfdienst, der amtliche KoSIT-Validator, sobald er für deine Umgebung bereitsteht. Eingehende E-Rechnungen liest PARITY.med, prüft Dateityp, Format und Pflichtinhalt und rechnet die Belegsummen nach; eine vollständige Regelprüfung der Datei führt es beim Empfang bewusst nicht durch.
Welche Prüfstufen gibt es bei einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung lässt sich auf vier Stufen prüfen. Jede Stufe fängt andere Fehler.
| Stufe | Frage | Beispiel für einen Fehler |
|---|---|---|
| Wohlgeformt | Ist die Datei lesbares XML? | abgeschnittene oder beschädigte Datei |
| Schema (XSD) | Stehen die richtigen Elemente an der richtigen Stelle, mit den richtigen Datentypen? | ein Datum im falschen Format |
| Regeln (Schematron) | Halten die Angaben die Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung ein? | Positionssumme passt nicht zur Nettosumme |
| Fachlich | Stimmen Preise, Mengen und Empfänger? | falscher Preis für einen richtigen Artikel |
Die ersten drei Stufen kann Software prüfen. Die vierte bleibt bei dir: Auch eine formal einwandfreie Datei kann inhaltlich falsch sein. Bei ZUGFeRD kommt eine fünfte Prüfung hinzu, die das PDF betrifft: Es muss dem Standard PDF/A-3 entsprechen, damit die Datei langfristig lesbar bleibt.
Was prüft PARITY.med beim Ausstellen und Erzeugen?
Am Entwurf prüft PARITY.med die Pflichtangaben, bevor die Rechnung ihre Nummer bekommt. Fehlt etwas, zeigt der Entwurf unter seinen Hinweisen E-Rechnung voraussichtlich nicht erzeugbar mit dem Grund. Der Hinweis informiert nur; ausstellen kannst du trotzdem. Geprüft wird unter anderem:
- Das Belegabsender-Profil ist gespeichert.
- Der Verkäufer hat eine USt-IdNr. oder eine Steuernummer. Mit Steuernummer ohne USt-IdNr braucht er zusätzlich eine Handelsregister- oder Rechtsträger-Kennung, weil die Steuernummer ihn allein nicht eindeutig ausweist.
- Der Rechnungsempfänger hat eine Anschrift; bei einer XRechnung gehören PLZ und Ort dazu.
- Bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung und bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) ist die USt-IdNr. des Leistungsempfängers hinterlegt.
- Die Rechnung hat mindestens eine abrechenbare Position. Reine Textzeilen zählen nicht.
Beim Erzeugen rechnet PARITY.med die Beträge so, dass das XML dieselben Summen ausweist wie das PDF: die Umsatzsteuer je Steuersatz stimmt mit der gedruckten Aufschlüsselung überein, und die Summe der Positionen ergibt exakt die Nettosumme. Verbleibende Cent-Differenzen weist die E-Rechnung als Rundungsbetrag aus.
Vor dem Ablegen prüft PARITY.med die Rechnungsdaten gegen die Regeln der EN 16931, die in der Praxis am häufigsten brechen: die Rechenregeln (zum Beispiel BR-CO-10, Summe der Positionen gleich Nettosumme), die Pflichtangaben im Kopf, die Steuerkategorien und bei Überweisung die IBAN. Danach prüft PARITY.med die fertige Datei gegen das XML-Schema (UBL 2.1 bei der XRechnung, CII bei ZUGFeRD) und, wenn der Prüfdienst verfügbar ist, gegen das vollständige Schematron. Ein Verstoß verhindert, dass eine fehlerhafte Datei als erzeugt abgelegt wird. Die Rechnung selbst bleibt ausgestellt; die E-Rechnung gilt als nicht erzeugt, und die Rechnung zeigt den Grund mit der Nummer der verletzten Regel. Ist der Prüfdienst gerade nicht erreichbar, wird die E-Rechnung trotzdem erzeugt und die Schematron-Prüfung vor dem Versand nachgeholt. Das PDF der ZUGFeRD-Rechnung rendert PARITY.med als PDF/A-3b und bettet das XML als factur-x.xml ein, mit dem passenden Profil in den Metadaten.
Was prüft PARITY.med vor dem Versand?
Eine ausgestellte Rechnung ohne E-Rechnung schickt PARITY.med nicht stillschweigend als einfaches PDF. Beim Versand per E-Mail erscheint stattdessen der Dialog Keine E-Rechnung vorhanden mit dem Grund. Das gilt für den Einzelversand und für „Erneut versenden". Im Dialog kannst du abbrechen oder bewusst Ohne E-Rechnung senden, etwa an Privatkunden; der Verlauf der Rechnung hält das fest. Der Sammelversand fragt nicht nach: Eine Rechnung ohne E-Rechnung verschickt er nicht und zählt sie als fehlgeschlagen. Hast du die Ursache behoben, erzeugst du die E-Rechnung über E-Rechnung neu erzeugen am Hinweis in der Rechnung und versendest dann.
Mit E-Rechnung prüfen im Versand-Dialog prüfst du vorher, ob alles stimmt. Liegt die E-Rechnung schon vor und wurde sie noch nicht vollständig geprüft, prüft der Prüfdienst die gespeicherte Datei; eine schon geprüfte Datei wird nicht noch einmal geprüft. Findet er einen Regelverstoß, verwirft PARITY.med die E-Rechnung: Der Versand ist dann gesperrt, bis du die Angabe korrigiert und die E-Rechnung neu erzeugt hast. Ist der Prüfdienst nicht erreichbar, sagt der Dialog das und lässt den Versand zu. Der genaue Ablauf steht in Wie versende ich eine Rechnung als E-Rechnung per E-Mail?.
Nicht von der Sperre erfasst sind die Wege, bei denen du die Rechnung selbst zustellst: PDF herunterladen / selbst senden liefert das einfache PDF ohne eingebettetes XML, und Nur als versendet markieren hält nur den Versand fest. Für den eigenen Versand lädst du die E-Rechnung aus ihrer Ansicht herunter.
Was prüft das Entwicklungsteam bei jeder Änderung?
Bei jeder Änderung am Erzeuger läuft eine Testpipeline, die Beispielrechnungen für beide Formate erzeugt und mit externen Prüfwerkzeugen kontrolliert:
- Der KoSIT-Validator mit der amtlichen Konfiguration für XRechnung 3.0.2 prüft das XML auf Schema und Regeln. Die KoSIT ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards der öffentlichen Verwaltung und pflegt den offiziellen Validator. Geprüft werden unter anderem Rechnungen mit mehreren Steuersätzen, Kleinunternehmer-Rechnungen, innergemeinschaftliche Lieferungen und Rechnungen mit vielen Positionen.
- veraPDF prüft das ZUGFeRD-PDF auf PDF/A-3b.
- Ein Test mit 500 zufälligen Rechnungen sichert die Rechenregeln ab.
Diese Prüfungen sichern den Erzeuger, unabhängig von deinen einzelnen Rechnungen. Sie bestätigen, dass die Software korrekte Dateien baut. Ob eine bestimmte Rechnung stimmt, hängt von deinen Stammdaten ab; das prüfen die Schritte oben bei jedem Ausstellen.
Was passiert beim Empfang einer E-Rechnung?
Beim Hochladen einer E-Rechnung unter Einkauf → Rechnungen → Rechnung erfassen → E-Rechnung hochladen durchläuft die Datei diese Prüfungen:
- Dateityp und Größe:
.xmloder.pdf, höchstens 32 MB, auch entpackt. - Sicheres Lesen: PARITY.med liest das XML ohne Nachladen externer Inhalte, damit eine manipulierte Datei keine Daten abgreifen kann.
- Format: PARITY.med erkennt am Inhalt, ob die Datei eine XRechnung (UBL oder CII) ist oder ein ZUGFeRD-PDF ab Version 2, und holt das XML aus dem PDF.
- Pflichtinhalt: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsart, Währung, Name von Lieferant und Empfänger, mindestens eine Position und der Zahlbetrag müssen vorhanden sein.
- Annahmeregeln: Gutschriften, Korrekturrechnungen und Rechnungen in anderer Währung als Euro übernimmt PARITY.med nicht.
- Zuordnung und Hinweise: PARITY.med sucht Lieferant, Bestellung und Artikel, weist auf doppelte Rechnungsnummern und auf Ab- oder Zuschläge auf Belegebene hin.
- Summen nachrechnen: PARITY.med rechnet die Summen des Belegs nach: Summe der Positionen, Nettobetrag (Positionen minus Abschläge plus Zuschläge) und Bruttobetrag (Netto plus Umsatzsteuer), jeweils auf 1 Cent genau. Geht eine Summe nicht auf, weist der Vorschlag darauf hin. Die Übernahme sperrt das nicht; die Abweichung bleibt an der Eingangsrechnung und in der Übersicht der Rechnungsabweichungen sichtbar.
Das Original legt PARITY.med mit einer SHA-256-Prüfsumme an der Eingangsrechnung ab.
Was PARITY.med beim Empfang nicht tut: Es führt keine vollständige Regelprüfung (Schematron) durch. Das ist Absicht: Eine Rechnung deines Lieferanten soll sich verarbeiten lassen, auch wenn sie formal kleine Fehler hat. Die steuerliche Prüfung, etwa für den Vorsteuerabzug, bleibt bei dir und deiner Steuerberatung. Der Ablauf Schritt für Schritt steht in Wie übernehme ich die E-Rechnung eines Lieferanten als Eingangsrechnung?, die Abweichungen beschreibt Wie finde ich Eingangsrechnungen, die nicht zur Bestellung passen?.
Welche Meldung bedeutet was?
| Meldung (sinngemäß) | Ursache | Was du tust |
|---|---|---|
| Belegabsender-Profil fehlt | Verkäuferdaten nicht gespeichert | Profil unter Einstellungen → Belege & Abrechnung → Belegabsender-Profil speichern |
| Belegabsender braucht eine USt-IdNr oder eine Steuernummer | Verkäufer nicht steuerlich identifiziert | USt-IdNr in der Mandanten-Einrichtung oder Steuernummer im Profil eintragen |
| Steuernummer identifiziert den Belegabsender nicht eindeutig | Steuernummer ohne USt-IdNr und ohne Handelsregister-Kennung | Handelsregister-Kennung im Profil ergänzen |
| Kunde hat keine Anschrift | Weder Beleg noch Kundenstamm tragen eine Anschrift | Rechnungs- oder Primäradresse beim Rechnungsempfänger erfassen |
| Käufer-Anschrift für die XRechnung unvollständig | PLZ oder Ort fehlt | Fehlende Angabe beim Rechnungsempfänger ergänzen |
| Beim Leistungsempfänger ist keine USt-IdNr. hinterlegt | Pflichtangabe bei innergemeinschaftlicher Lieferung oder § 13b | USt-IdNr. im Kundenstamm ergänzen |
| Regelverstoß mit Regelnummer (zum Beispiel BR-CO-10) | Die erzeugte Datei hält eine Regel der EN 16931 nicht ein | Prüf die Angabe, auf die die Regel zielt; hilft das nicht, melde den Fall mit der Rechnungsnummer an den Support |
Weitere Ursachen und die Behebung beschreibt Warum wurde für meine Rechnung keine E-Rechnung erzeugt?.
FAQ
F: Ist eine Rechnung, die PARITY.med erzeugt hat, automatisch rechtlich korrekt?
A: Nein. Die Prüfungen stellen sicher, dass die Datei formal gültig ist und Summen und Pflichtangaben stimmen. Ob Leistungsdatum, Steuersatz und Empfänger zum Geschäftsvorfall passen, hängt von deinen Daten ab. Offene steuerliche Fragen klärst du mit deiner Steuerberatung.
F: Kann ich eine E-Rechnung mit einem externen Werkzeug prüfen?
A: Ja. Lade die Datei aus der Ansicht der E-Rechnung herunter und prüfe sie mit dem KoSIT-Validator, den es als frei verfügbares Programm gibt. Bei ZUGFeRD ziehst du vorher das XML aus dem PDF. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a). Nutze für echte Kundendaten kein öffentliches Online-Prüfportal, solange du nicht sicher bist, wo die Datei landet.
F: Warum lehnt PARITY.med eine Lieferanten-Gutschrift oder Korrekturrechnung ab?
A: Lieferanten-Gutschriften und Korrekturrechnungen (Rechnungsart 384) lassen sich als Eingangsbeleg noch nicht übernehmen. PARITY.med sagt das beim Hochladen ausdrücklich, damit die Datei nicht verloren geht. Gib sie an die Buchhaltung weiter.
F: Liest PARITY.med auch ältere ZUGFeRD-Rechnungen?
A: ZUGFeRD ab Version 2 ja. ZUGFeRD 1.0 trägt einen älteren Aufbau und wird als unbekanntes Format gemeldet. Bitte den Lieferanten in dem Fall um eine neuere Fassung.
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Letzte Aktualisierung: 2026-10-09