Wie übernehme ich die E-Rechnung eines Lieferanten als Eingangsrechnung?
Wie übernehme ich die E-Rechnung eines Lieferanten als Eingangsrechnung?
Schritt für Schritt
- Datei sichern: Speichere die E-Rechnung aus der E-Mail deines Lieferanten unverändert ab: entweder die XRechnung (eine
.xml-Datei) oder das ZUGFeRD-PDF (eine.pdf-Datei). Öffne ein ZUGFeRD-PDF nicht in einem PDF-Programm, um es neu zu speichern; dabei geht das eingebettete XML häufig verloren. - Erfassen öffnen: Gehe zu Einkauf → Rechnungen und klick auf Rechnung erfassen. Es öffnet sich der Dialog Eingangsrechnung erfassen.
- Datei hochladen: Klick auf E-Rechnung hochladen und wähle die Datei. PARITY.med liest sie und speichert dabei noch nichts.
- Vorschlag prüfen: Der Dialog zeigt oben Dateiname, Format und Zahlbetrag laut Rechnung und füllt Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellbezug und Positionen vor. Lies die Hinweise im gelben Rahmen; sie sagen, was du noch klären musst.
- Zuordnungen ergänzen: Wähle den Lieferanten, falls PARITY.med ihn nicht eindeutig gefunden hat. Wähle für jede Position ohne Artikel den passenden Artikel; solange eine Position keinen Artikel hat, ist die Übernahme gesperrt.
- Übernehmen: Klick auf E-Rechnung übernehmen. PARITY.med legt die Eingangsrechnung an und öffnet sie.
- Original ansehen: Klick in der Eingangsrechnung bei Original auf E-Rechnung anzeigen. Dort siehst du die Werte aus der Datei des Lieferanten und lädst bei Bedarf das Original herunter.
Überblick
Die Übernahme erspart dir das Abtippen. PARITY.med liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Bestellbezug und Positionen aus der Datei und schlägt sie vor; gebucht wird erst, wenn du bestätigst. Die Originaldatei legt PARITY.med mit einer SHA-256-Prüfsumme an der Eingangsrechnung ab, damit du später belegen kannst, was angekommen ist.
PARITY.med liest XRechnung in beiden XML-Syntaxen (UBL und CII) sowie ZUGFeRD ab Version 2 (ein PDF mit eingebettetem XML). Das Format erkennt es am Inhalt der Datei, nicht am Dateinamen. Jede Position muss einem Artikel zugeordnet sein; PARITY.med sucht ihn über die Lieferanten-Artikelnummer, die Bestellposition oder die Bezeichnung der Bestellposition und markiert, wo es nichts gefunden hat.
Voraussetzungen
- Du brauchst das Recht „Eingangsrechnungen erfassen + mit Bestellung verknüpfen".
- Der Lieferant ist als Lieferant angelegt, siehe Wie lege ich einen Lieferanten an?. PARITY.med ordnet ihn zu über USt-IdNr., Leitweg-ID, E-Mail-Adresse oder Firmennamen, in dieser Reihenfolge.
- Die Artikel der Rechnung sind im Artikelstamm vorhanden.
- Die Rechnung ist in Euro ausgestellt und weder eine Gutschrift noch eine Korrekturrechnung.
Was prüft PARITY.med beim Hochladen?
PARITY.med lehnt die Datei ab oder weist dich darauf hin, wenn etwas nicht stimmt. Die Meldungen sind auf Deutsch und nennen den Grund:
| Meldung (sinngemäß) | Bedeutung | Was du tust |
|---|---|---|
| Datei ist weder XML noch PDF | Falscher Dateityp | Lade die XRechnung (.xml) oder das ZUGFeRD-PDF (.pdf) hoch |
| Datei ist größer als 32 MB | Vermutlich falsche Datei; eine E-Rechnung ist deutlich kleiner | Prüf, ob du die richtige Datei gewählt hast |
| PDF enthält keine lesbare E-Rechnung | Das PDF ist eine gewöhnliche Rechnung ohne eingebettetes XML | Fordere beim Lieferanten die XRechnung oder das ZUGFeRD-PDF an, oder erfasse die Rechnung von Hand |
| Datei ist kein gültiges XML-Dokument | Die Datei ist beschädigt oder verändert | Lade die unveränderte Originaldatei hoch |
| Datei ist keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2 | Anderes oder zu altes Format | Fordere eine E-Rechnung in einem dieser Formate an, oder erfasse von Hand |
| In der E-Rechnung fehlen Pflichtangaben | Zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsart, Währung, Name von Lieferant oder Empfänger, Positionen oder Zahlbetrag | Fordere eine vollständige E-Rechnung beim Lieferanten an |
| Datei ist eine Gutschrift | Lieferanten-Gutschriften lassen sich hier noch nicht übernehmen | Gib die Gutschrift an die Buchhaltung weiter |
| Datei ist eine Korrekturrechnung | Lieferanten-Korrekturrechnungen (Rechnungsart 384) lassen sich hier noch nicht übernehmen | Gib die Korrekturrechnung an die Buchhaltung weiter |
| E-Rechnung ist nicht in Euro | Eingangsrechnungen werden in Euro geführt | Erfasse die Rechnung von Hand und rechne die Beträge um |
Beim Übernehmen prüft PARITY.med zusätzlich, ob die Rechnungsnummer dieses Lieferanten schon erfasst ist. Eine doppelte Nummer wird abgelehnt, damit dieselbe Rechnung nicht zweimal verbucht wird.
Was prüft PARITY.med nicht?
PARITY.med liest die Datei, um sie zu verarbeiten, und führt dabei keine vollständige Regelprüfung der E-Rechnung durch (die sogenannte Schematron-Prüfung). Eine Datei, die formal kleine Fehler hat, aber alle Pflichtangaben enthält, lässt sich also lesen und übernehmen. Ob die Rechnung steuerlich in Ordnung ist, bleibt deine Prüfung. Die Summen des Belegs rechnet PARITY.med nach (Positionen, Netto, Brutto, jeweils auf 1 Cent). Geht eine Summe nicht auf, weist der Vorschlag darauf hin; übernehmen kannst du die Rechnung trotzdem, und die Eingangsrechnung zeigt die Karte Belegwerte laut E-Rechnung mit Beleg, nachgerechnetem Wert und Differenz. Der Abgleich der Positionen läuft über den Soll-Ist-Vergleich mit der Bestellung. Mehr dazu in Wie prüft PARITY.med eine E-Rechnung beim Versenden und beim Empfangen?.
Ab- und Zuschläge auf Belegebene, etwa Fracht, übernimmt PARITY.med als Belegwerte und zeigt sie auf der Eingangsrechnung neben den Versandkosten der Bestellung. In die Positionssumme gehen sie nicht ein; die erfasste Summe ist deshalb nicht der Zahlbetrag der Rechnung. Rechenfehler im Beleg und nicht bestellte Zuschläge findest du gesammelt unter Wie finde ich Eingangsrechnungen, die nicht zur Bestellung passen?.
FAQ
F: Kann ich die E-Rechnung auch aus einer Bestellung heraus hochladen?
A: Nein. Der Upload steht nur im Dialog unter Einkauf → Rechnungen → Rechnung erfassen zur Verfügung. Verweist die E-Rechnung auf eine Bestellung (Bestellreferenz), findet PARITY.med die Bestellung des Lieferanten selbst und belegt den Bestellbezug vor.
F: Holt PARITY.med E-Rechnungen aus meinem E-Mail-Postfach?
A: Nein. Du speicherst die Datei aus der E-Mail und lädst sie hoch. Ein automatischer Abruf aus dem Postfach ist noch nicht Teil von PARITY.med.
F: Reicht das PDF, das ich vom Lieferanten bekomme?
A: Nur wenn es ein ZUGFeRD-PDF ist. Ob dein PDF eingebettetes XML enthält, siehst du in einem PDF-Programm unter „Anhänge" oder „Dateianlagen": Dort steht eine Datei wie factur-x.xml. Fehlt sie, ist das PDF eine einfache Rechnung. Für die Erfassung von Hand siehe Wie erfasse ich eine Lieferantenrechnung mit dem KI-Assistenten?.
F: Muss ich die E-Rechnung aufbewahren, und wie lange?
A: Ja. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also das XML, unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen; der Ausdruck des PDF genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). PARITY.med legt das Original an der Eingangsrechnung ab und hält die Prüfsumme fest. Ein Archiv, das die GoBD-Anforderungen nachweisbar erfüllt, ersetzt das derzeit nicht. Wie du aufbewahrst, klärst du mit deiner Steuerberatung.
F: Warum steht bei einer Position „kein Artikel gefunden"?
A: PARITY.med hat weder über die Lieferanten-Artikelnummer noch über die Bestellposition einen Artikel gefunden. Wähle den Artikel selbst. Hinterlegst du bei dem Artikel die Artikelnummer des Lieferanten, findet PARITY.med ihn bei der nächsten Rechnung von allein.
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Letzte Aktualisierung: 2026-10-09