Was zeigt der Mengenabgleich auf der Eingangsrechnung?
Was zeigt der Mengenabgleich auf der Eingangsrechnung?
Der Mengenabgleich vergleicht je Artikel, was Dir für eine Bestellung berechnet wurde, mit dem, was im Wareneingang tatsächlich vereinnahmt ist. Gewarnt wird nur in einer Richtung: wenn alle Rechnungen zur Bestellung zusammen mehr berechnen als angekommen ist. Dann würdest Du Ware bezahlen, die nie eingegangen ist. Ist dagegen mehr vereinnahmt als bisher berechnet, zeigt der Abgleich das als neutralen Hinweis „noch nicht berechnet". Das ist bei Teilrechnungen der Normalfall.
Wo finde ich den Mengenabgleich?
Im Suite-Portal unter Einkauf → Rechnungen die Eingangsrechnung öffnen. Unter den Positionen steht die Karte „Mengenabgleich zum Wareneingang". Sie erscheint nur, wenn die Rechnung mit einer Bestellung verknüpft ist — ohne Bestellung gibt es keinen Wareneingang, gegen den sich prüfen ließe.
Was bedeuten die Spalten?
- Diese Rechnung: die Menge, die diese Eingangsrechnung für den Artikel berechnet.
- Andere Rechnungen: die Menge aller übrigen Eingangsrechnungen zur selben Bestellung, ohne stornierte.
- Bestellt: die bestellte Menge, zur Einordnung.
- Vereinnahmt: die Menge, die im Wareneingang zu dieser Bestellung gebucht ist.
- Abweichung: diese Rechnung plus andere Rechnungen minus vereinnahmt.
Abgeglichen wird je Artikel, nicht je Position. Rechnungs- und Bestellpositionen sind unabhängig voneinander nummeriert, und derselbe Artikel darf auf beiden Belegen mehrfach vorkommen. Die Mengen eines Artikels werden deshalb je Beleg zusammengezählt.
Wann warnt der Abgleich?
Die rote Warnung oben auf der Rechnung und die rot markierte Abweichung erscheinen, wenn die Abweichung positiv ist: Alle Rechnungen zur Bestellung zusammen berechnen mehr, als vereinnahmt wurde. Kleinste Rundungsreste unter 0,005 zählen nicht als Abweichung.
Ein Beispiel: Bestellt und vereinnahmt sind 10 Packungen Handschuhe. Die erste Rechnung berechnet 8, die zweite 5. Jede Rechnung für sich liegt unter 10, zusammen sind es aber 13 — auf beiden Rechnungen steht eine Abweichung von +3 und die Warnung.
Eine Warnung heißt nicht, dass die Rechnung falsch ist. Sie heißt, dass vor der Zahlung geklärt werden sollte, ob Ware fehlt, ein Wareneingang noch nicht gebucht ist oder der Lieferant doppelt berechnet hat.
Warum ist „noch nicht berechnet" keine Warnung?
Ist weniger berechnet als vereinnahmt, steht in der Abweichung ein negativer Wert mit dem Zusatz „noch nicht berechnet", in grauer Schrift. Bezahlt wird in diesem Fall nichts, was nicht angekommen wäre. Meist folgt die Rechnung für den Rest noch — etwa, wenn der Lieferant eine Bestellung in mehreren Teilrechnungen abrechnet.
Ein Beispiel: 10 Packungen sind vereinnahmt, die erste Teilrechnung berechnet 5. Der Abgleich zeigt −5 „noch nicht berechnet". Sobald die zweite Teilrechnung über 5 erfasst ist, zeigen beide Rechnungen eine Abweichung von 0.
Wie zählen stornierte Rechnungen?
Gar nicht. Eine stornierte Eingangsrechnung trägt zu keinem Abgleich bei, und auf der stornierten Rechnung selbst entfällt die Karte „Mengenabgleich zum Wareneingang". Wird eine doppelt erfasste Rechnung storniert, verschwindet damit auch die Warnung auf der verbleibenden Rechnung.
Worin unterscheidet sich der Mengenabgleich vom Wertabgleich?
Der Wertabgleich vergleicht Beträge mit der Bestellsumme, der Mengenabgleich Mengen mit dem Wareneingang. Beide Prüfungen laufen unabhängig voneinander: Eine Rechnung kann preislich stimmen und trotzdem mehr Menge berechnen als angekommen ist.
Wie der Mengenabgleich zählt auch der Wertabgleich alle nicht stornierten Rechnungen zur Bestellung zusammen. Die rote Warnung oben auf der Rechnung erscheint, wenn diese Summe die Bestellsumme um mehr als 1 Cent übersteigt. Liegt die Summe darunter, steht dort ein grauer Hinweis „Noch nicht voll berechnet" mit dem bisher berechneten Betrag.
Ein Beispiel: Die Bestellung kostet 47,60 €. Zwei Teilrechnungen über je 23,80 € ergeben zusammen genau 47,60 € — keine Warnung. Nach der ersten Teilrechnung zeigt die Rechnung den Hinweis „bisher 23,80 € von 47,60 €".
Alle Rechnungen mit einer Mengen-, Wert- oder Preisabweichung sammelt die Übersicht unter Einkauf → Rechnungsabweichungen, siehe Wie finde ich Eingangsrechnungen, die nicht zur Bestellung passen?.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht „Eingangsrechnungen anzeigen". Die Rechnung muss mit einer Bestellung verknüpft sein, und für die Bestellung muss ein Wareneingang gebucht werden, damit der Abgleich eine vereinnahmte Menge hat.
FAQ
F: Warum steht bei allen Artikeln „noch nicht berechnet"?
A: Die Rechnung berechnet weniger, als bisher vereinnahmt ist. Häufig ist das die erste von mehreren Teilrechnungen. Erfasse die weiteren Rechnungen des Lieferanten zur selben Bestellung — der Abgleich rechnet sie automatisch mit ein.
F: Die Warnung erscheint, obwohl die Ware vollständig da ist. Woran liegt das?
A: Meist ist eine Lieferung zwar im Lager angekommen, aber noch nicht als Wareneingang zur Bestellung gebucht. Der Abgleich kennt nur gebuchte Wareneingänge. Die zweite häufige Ursache ist eine doppelt erfasste Rechnung — dann die Dublette stornieren.
F: Ändert sich der Abgleich, wenn später noch Ware eingeht?
A: Ja. Der Abgleich wird bei jedem Öffnen der Rechnung neu berechnet. Eine Teillieferung, die nach der Rechnungserfassung eingeht, ist sofort berücksichtigt.
F: Gibt es den Mengenabgleich auch für Rechnungen ohne Bestellung?
A: Nein. Ohne verknüpfte Bestellung gibt es keinen Wareneingang, gegen den sich die Menge prüfen ließe.
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Letzte Aktualisierung: 2026-10-02