Wie erlaube oder verbiete ich Überlieferungen im Wareneingang?
Wie erlaube oder verbiete ich Überlieferungen im Wareneingang?
Schritt für Schritt
- Lager-Einstellungen öffnen — im Suite-Portal unter Einstellungen → Lager-Einstellungen. Dort findest Du die Karte „Überbuchen im Wareneingang“.
- Stufe wählen — im Auswahlfeld „Überlieferung“ stehen drei Optionen:
- Verbieten — mehr als die offene Restmenge kann nicht vereinnahmt werden, auch nicht mit Freigabe.
- Mit Bestätigung erlauben — der Standard: Wer überliefert, muss die Buchung im Wareneingang ausdrücklich freigeben.
- Erlauben — die Menge wird nicht gegen die Bestellung geprüft.
- Speichern — mit Speichern unten auf der Seite übernehmen. Die Stufe gilt mandantenweit und wirkt sofort beim nächsten Wareneingang.
Die offene Restmenge einer Bestellposition ist bestellte Menge minus bereits vereinnahmte Menge. Eine Buchung darüber hinaus ist eine Überlieferung.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zur Verwaltung der Mandanten-Einstellungen — standardmäßig in der Rolle „Administrator“. Ohne dieses Recht ist das Auswahlfeld ausgegraut.
Was die drei Stufen im Wareneingang bewirken
Der Wareneingang zur Bestellung prüft die gebuchte Menge gegen die offene Restmenge. Was dann passiert, entscheidet die gewählte Stufe:
- Verbieten: Die Buchung wird abgewiesen und es erscheint der Hinweis, dass Überbuchen nicht zugelassen ist. Ein Freigabe-Häkchen wird nicht angeboten. Wer wirklich mehr Ware bekommen hat, passt die Bestellmenge an — oder ein Administrator stellt die Einstellung um.
- Mit Bestätigung erlauben: Übersteigt die Menge die Restmenge, erscheint ein gelber Hinweis mit dem Häkchen „Überlieferung bewusst buchen“. Ohne Häkchen wird die Buchung abgewiesen. So bleibt eine Mehrlieferung möglich, ein Zahlendreher aber nicht unbemerkt.
- Erlauben: Die Mehrmenge wird ohne Rückfrage gebucht. Der Hinweis erscheint weiter, damit die Abweichung sichtbar ist. Die Klärung läuft dann über die Eingangsrechnung, wo Bestellung, Wareneingang und Rechnung je Artikel abgeglichen werden.
Für welche Buchungen gilt die Einstellung?
Nur für den Wareneingang mit Bestellbezug — also für Buchungen, die Du aus einer Bestellung heraus erfasst. Ohne Bestellung gibt es keine Sollmenge, an der sich eine Überlieferung messen ließe. Unberührt bleiben in jeder Stufe:
- die freie Einlagerung per Scan,
- die Bestandskorrektur,
- der Import von Anfangsbeständen.
Das ist bewusst so: Ware, die real im Regal liegt, muss erfassbar bleiben.
Welche Stufe passt zu meinem Betrieb?
Verbieten passt, wenn Bestellung und Lieferung mengenmäßig übereinstimmen müssen und eine Abweichung erst im Einkauf geklärt wird — der häufigste Wunsch im Pilotbetrieb. Mit Bestätigung erlauben ist der Standard und der Kompromiss: Mehrlieferungen sind erfassbar, aber nie versehentlich. Erlauben passt, wenn Lieferanten regelmäßig mehr liefern und die Prüfung ohnehin über die Eingangsrechnung läuft.
FAQ
F: Gilt die Einstellung je Lager oder für den ganzen Mandanten?
A: Für den ganzen Mandanten. Sie wird einmal gesetzt und gilt für alle Lager, Lagerplätze und Bestellungen.
F: Was bedeutet die Meldung, dass Überbuchen nicht zugelassen ist?
A: Die gebuchte Menge übersteigt die offene Restmenge der Bestellposition und die Einstellung steht auf Verbieten. Korrigiere die Menge, oder passe die Bestellmenge an, wenn der Lieferant real mehr geliefert hat.
F: Kann ich das Verbot im Einzelfall umgehen?
A: Nein. In der Stufe Verbieten wird eine Überlieferung immer abgewiesen — auch über die Schnittstelle. Für einen Einzelfall stellt ein Administrator auf Mit Bestätigung erlauben um.
F: Wirkt die Einstellung auch auf Teillieferungen?
A: Ja, aber nur auf die Menge. Teillieferungen bleiben in jeder Stufe möglich: Solange die Summe der vereinnahmten Mengen die bestellte Menge nicht übersteigt, greift die Prüfung nicht.
F: Ändert die Einstellung bereits gebuchte Wareneingänge?
A: Nein. Sie wirkt auf neue Buchungen. Bereits vereinnahmte Mengen bleiben unverändert, auch wenn eine Position früher über die Bestellmenge hinaus gebucht wurde.
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Letzte Aktualisierung: 2026-08-03