Wie erfasse ich das Verfallsdatum beim Wareneingang?

Wie erfasse ich das Verfallsdatum beim Wareneingang?

Schritt für Schritt

1. Artikel als verfallspflichtig markieren — öffne den Artikel unter Stammdaten → Artikel und aktiviere im Abschnitt Rückverfolgbarkeit den Schalter Verfallspflichtig. Der Schalter ist unabhängig von Chargenpflichtig: ein Gerät kann chargengeführt sein, ohne ein Verfallsdatum zu tragen.
2. Wareneingang zur Bestellung buchen — unter Handel → Einkauf → Bestellungen die Bestellung öffnen und „Wareneingang erfassen" wählen. Trage Position, Lagerort, Lagerplatz, Menge, ggf. Charge und das Verfallsdatum ein. Bei einem verfallspflichtigen Artikel ist das Feld mit * markiert und Pflicht; der Kalender lässt kein Datum in der Vergangenheit zu.
3. Beim Scannen einlagern — unter Handel → Lager → Einlagerung bringt ein GS1-Code das Verfallsdatum aus dem Barcode mit und belegt das Feld vor. Ein einfacher Barcode oder ein HIBC-Code enthält kein Verfallsdatum — dann trägst Du es selbst ein.
4. Bei einer positiven Bestandskorrektur — unter Handel → Lager → Bestand über „Bestand korrigieren". Das Verfallsfeld erscheint nur bei einer positiven Menge, weil nur ein Zugang ein neues Los positioniert. Bei einem Abgang trägt das Los sein bereits erfasstes Datum weiter.
5. Ergebnis prüfen — unter Handel → Lager → Chargennummern siehst Du den Bestand je Artikel und Charge samt frühestem Verfallsdatum. Unter Handel → Lager → Verfallskontrolle stehen alle Bestände nach Fälligkeit.

Überblick

Beim Verfallsdatum wirken zwei getrennte Regeln, die oft verwechselt werden.

Die Verfallspflicht legst Du je Artikel fest. Ist sie aktiv, verlangt jeder Zugang ein Verfallsdatum. Sie wirkt nur vorwärts: Bestand, der vor dem Einschalten des Schalters ohne Verfallsdatum eingebucht wurde, bleibt gültig und lässt sich weiter entnehmen.

Die Sperre für abgelaufene Ware gilt immer und ist nicht abschaltbar. Ein Verfallsdatum, das vor dem heutigen Tag liegt, wird bei jedem Zugang abgewiesen — unabhängig davon, ob der Artikel verfalls-, chargen- oder seriennummernpflichtig ist. Damit kann abgelaufene Ware gar nicht erst in den Bestand gelangen.

Voraussetzungen

• Der Artikel ist angelegt, und es gibt mindestens einen Lagerort mit Lagerplatz.
• Recht Wareneingang einbuchen für den Wareneingang und die Scan-Einlagerung.
• Recht Bestand korrigieren für die Bestandskorrektur.
• Recht Verfallskontrolle anzeigen für die Fälligkeitsliste.
• Zum Setzen des Schalters Verfallspflichtig das Bearbeitungsrecht am Artikelstamm.

Welche Buchungen sind von der Sperre betroffen?

Die Sperre greift dort, wo neuer Bestand positioniert wird:

• Wareneingang zur Bestellung — abgelaufenes Datum wird abgewiesen.
• Scan-Einlagerung — abgelaufenes Datum wird abgewiesen, der Buchen-Button ist gesperrt.
• Positive Bestandskorrektur — abgelaufenes Datum wird abgewiesen.
• Anfangsbestand-Import (CSV) — die betroffene Zeile wird als Zeilenfehler abgelehnt, die übrigen Zeilen laufen durch.

Nicht betroffen sind Buchungen, die keinen neuen Bestand anlegen:

• Umlagerung — dasselbe physische Los wandert nur den Lagerplatz. Bereits erfasste, inzwischen abgelaufene Lose lassen sich damit weiterhin auf einen Sperrplatz räumen.
• Inventur — die Zählung erfasst den Ist-Bestand und wird nicht durch das Verfallsdatum blockiert.
• Warenausgang — hier greift eine eigene, ältere Sperre: abgelaufene Ware wird nicht ausgeliefert.

Häufige Fehlerbilder

„Das Verfallsdatum … liegt in der Vergangenheit — abgelaufene Ware kann nicht eingebucht werden."

Das gelieferte Los ist abgelaufen. Die Meldung ist ein harter Stopp und lässt sich nicht übergehen. Separiere die Ware physisch und kläre die Lieferung mit dem Lieferanten. Prüfe zuvor, ob es ein Tippfehler ist — bei zweistelligen Jahresangaben auf der Verpackung wird leicht das falsche Jahr erfasst.

„Verfallspflichtiger Artikel: beim Zugang ist ein Verfallsdatum zu erfassen."

Der Artikel trägt den Schalter Verfallspflichtig, im Buchungsdialog fehlt aber das Datum. Trage das Verfallsdatum von der Verpackung ein. Steht dort keines, ist der Schalter am Artikel vermutlich falsch gesetzt — dann gehört er deaktiviert, statt ein Datum zu erfinden.

Das Verfallsfeld fehlt in der Bestandskorrektur

Das Feld erscheint nur bei einer positiven Menge. Bei einem Abgang gibt es nichts zu erfassen: das Los behält sein bereits gespeichertes Datum.

FAQ

F: Warum kann ich abgelaufene Ware nicht mehr einbuchen?

A: Weil abgelaufene Medizinprodukte nicht mehr abgegeben werden dürfen und im Bestand nur Risiko erzeugen. Früher war die Einbuchung in der Scan-Einlagerung mit einer Warnung möglich, um abgelaufene Ware in Quarantäne zu nehmen — dieser Weg ist entfallen. Abgelaufene Lieferungen werden jetzt gar nicht angenommen.

F: Muss ich „Verfallspflichtig" einschalten, wenn der Artikel chargenpflichtig ist?

A: Nein. Die Schalter sind unabhängig. Chargenpflicht ohne Verfallspflicht ist bei Geräten und Implantaten der Normalfall: sie sind rückverfolgbar, laufen aber nicht ab.

F: Was passiert mit Ware, die genau heute verfällt?

A: Sie wird angenommen. Erst ein Datum vor dem heutigen Tag gilt als abgelaufen — ein Los, das heute verfällt, ist heute noch verwendbar. In der Verfallskontrolle erscheint es mit dem Hinweis „heute".

F: Wie gehe ich mit abgelaufener Ware um, die schon im Lager liegt?

A: Diese Bestände bleiben in Deinem Lager sichtbar und lassen sich per Umlagerung auf einen Sperr- oder Quarantäne-Lagerplatz räumen. Die Aussonderung selbst nimmst Du über eine negative Bestandskorrektur vor. Beim Warenausgang sind solche Bestände ohnehin gesperrt.

F: Gilt die Verfallspflicht auch für vorhandenen Bestand?

A: Nein. Der Schalter wirkt nur auf neue Zugänge. Bestand ohne Verfallsdatum, der vor dem Einschalten eingebucht wurde, bleibt gültig und lässt sich normal entnehmen.

F: Kann ich das Verfallsdatum nachträglich korrigieren?

A: Innerhalb einer Charge gilt „eine Charge = ein Verfallsdatum". Ein abweichendes Datum zur selben Charge weist das System als Konflikt ab. Eine Korrektur des hinterlegten Datums läuft daher über die Chargen-Ansicht unter Handel → Lager → Chargennummern, nicht über eine erneute Buchung mit anderem Datum.

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Letzte Aktualisierung: 2026-07-30 Pflege: Beschreibt die Verfallsdatum-Erfassung und die Einbuch-Sperre für abgelaufene Ware (UC-02, Epic #3929 Slice 1, #3930): Artikel-Schalter „Verfallspflichtig", Pflichtfeld im Wareneingang, harter Block gegen abgelaufene Datumsangaben an allen Zugangspfaden. Die konfigurierbare Mindestrestlaufzeit (#3932) und definierbare Warnstufen (#3933) sind noch nicht umgesetzt — bei deren Auslieferung ergänzen.