Wie erfasse ich eine Lieferantenrechnung mit dem KI-Assistenten?

Wie erfasse ich eine Lieferantenrechnung mit dem KI-Assistenten?

Schritt für Schritt

1. Öffne den KI-Assistenten und hänge das Rechnungs-PDF an.
2. Schreibe dazu, zu welcher Bestellung die Rechnung gehört, zum Beispiel: „Erfasse diese Lieferantenrechnung zu B-1042."
3. Der Assistent liest aus dem PDF: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Positionen und Beträge.
4. Du bekommst eine Prüfkarte mit dem Lieferanten, den Positionen, dem Betrag, der gebucht wird, und dem zugeordneten Bestellbezug. Weicht der Betrag von der Bestellung oder vom PDF ab, zeigt die Karte eine Warnung.
5. Prüfe die Angaben gegen das PDF und klicke auf Erfassen. Die Eingangsrechnung wird angelegt und mit der Bestellung verknüpft.

Überblick

Der Assistent liest die Beträge direkt aus dem PDF — er rechnet sie nicht selbst aus. Deshalb steht auf der Prüfkarte „Aus dem PDF gelesen — bitte prüfen": Der letzte Abgleich liegt bei dir. Gebucht wird nichts, bevor du die Karte bestätigt hast. Der angezeigte Betrag ist exakt der, der auch gebucht wird.

Voraussetzungen

• Du brauchst das Recht Eingangsrechnungen erfassen.
• Die genannte Bestellung muss existieren — der Bestellbezug ist Pflicht. Lässt sich die Bestellnummer nicht eindeutig zuordnen, blockiert der Assistent und sagt dir, was fehlt.
• Die Artikel der Rechnung sollten im Stamm hinterlegt sein; nicht zuordenbare Positionen weist der Assistent aus.

Warum ist der Bestellbezug Pflicht?

Der Nutzen dieser Funktion ist der Abgleich der Rechnung gegen die Bestellung. Ohne zugeordnete Bestellung gibt es nichts zu vergleichen — eine Rechnung ohne Bestellbezug erfasst du weiterhin manuell. Nennst du eine Bestellnummer, die sich nicht eindeutig auflösen lässt, wird die Erfassung blockiert, statt die Rechnung falsch zu verknüpfen.

Was passiert, wenn der Betrag von der Bestellung abweicht?

Die Prüfkarte zeigt eine Warnung, wenn der Rechnungsbetrag vom Bestellwert oder vom Betrag laut PDF abweicht. Die Erfassung wird dadurch nicht blockiert — du entscheidest, ob die Abweichung in Ordnung ist (etwa bei Teillieferungen oder Rundungen) und bestätigst dann bewusst.

Wird der Steuersatz aus der Rechnung übernommen?

Ja. Der Assistent übernimmt den je Position ausgewiesenen Steuersatz aus dem PDF. Ist bei einer Position kein Steuersatz erkennbar, nimmt der Assistent 19 % an und weist dich mit einem Hinweis darauf hin — prüfe diese Positionen besonders.

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Letzte Aktualisierung: 2026-07-16