Was mache ich, wenn der Assistent einen Artikel im Beleg-Entwurf nicht findet?

Was mache ich, wenn der Assistent einen Artikel im Beleg-Entwurf nicht findet?

Schritt für Schritt

1. Suche im Entwurf die Position mit dem gelben Hinweis nicht gefunden, mehrdeutig oder Bezeichnung weicht ab.
2. Klicke unter dieser Position auf Artikel suchen….
3. Tippe Artikelnummer, PZN oder Bezeichnung ein und wähle den richtigen Artikel aus der Liste.
4. Die Position trägt jetzt den Hinweis manuell zugeordnet und zeigt den Preis aus deinen Stammdaten. Darunter steht weiterhin, welche Bezeichnung im Dokument stand.
5. Sind mehrere Positionen offen, wiederhole die Schritte 2 und 3 für jede einzelne.
6. Sobald keine Position mehr offen ist, wird die Schaltfläche zum Anlegen des Belegs aktiv.

Überblick

Lädst du ein Kundendokument, ein Foto oder einen Scan in den KI-Assistenten, liest er die Positionen aus und ordnet jeder Zeile einen Artikel aus deinem Stamm zu. Trifft eine Bezeichnung keinen Artikel eindeutig, bleibt die Position offen und der Beleg lässt sich nicht anlegen — der Assistent rät nicht.

Du musst das Dokument dafür nicht erneut hochladen. Die Zuordnung passiert direkt im Entwurf, und der Assistent rechnet danach Preis und Summen neu.

Voraussetzungen

• Der Artikel muss in deinen Stammdaten vorhanden und aktiv sein. Fehlt er dort, lege ihn zuerst an — siehe Wie lege ich einen neuen Artikel an?.
• Du brauchst die Rechte, die der jeweilige Beleg verlangt (zum Beispiel Angebote anlegen für ein Angebot).

Warum findet der Assistent den Artikel nicht?

Drei Ursachen sind häufig:

• Abweichende Schreibweise. Steht im Dokument „Flaechendesinfektion" und im Stamm „Flächendesinfektion", greift die automatische Zuordnung nicht.
• Keine Artikelnummer im Dokument. Ohne Artikelnummer oder PZN bleibt nur die Bezeichnung, und die ist oft nicht eindeutig.
• Mehrere ähnliche Treffer. Passen zwei oder mehr Artikel gleich gut, markiert der Assistent die Position als mehrdeutig statt einen davon auszuwählen.

In allen drei Fällen ist die Artikelsuche in der Position der Weg zum Ziel.

Was bedeutet „Bezeichnung weicht ab"?

Das Dokument nennt eine Artikelnummer, die in deinem Stamm existiert — aber der Artikel dahinter heißt völlig anders als die Bezeichnung im Dokument. Steht etwa „Rollator" unter einer Nummer, hinter der ein Ultraschallgerät liegt, verwirft der Assistent den Treffer bewusst, statt still den falschen Artikel zu übernehmen. Ordne die Position dann manuell zu.

Welcher Preis wird verwendet?

Der Preis kommt aus deinen Stammdaten, nicht aus dem Dokument:

• Angebot: der im Dokument genannte Preis, sonst der ermittelte Verkaufspreis.
• Auftrag: immer der Preis aus den Stammdaten — Aufträge werden systemweit neu bepreist.
• Bestellung: der Einkaufspreis aus dem Dokument, sonst der Stammpreis des Lieferanten.
• Eingangsrechnung: die Beträge bleiben unverändert aus der Rechnung übernommen.

Deine Auswahl bestimmt also den Artikel, nicht den Preis.

Gilt das für alle Belegtypen?

Ja. Die Artikelsuche in der Position steht in Angebots-, Auftrags- und Bestellentwürfen sowie in Entwürfen für Eingangsrechnungen bereit.

Kann ich eine falsche Zuordnung korrigieren?

Im Entwurf nicht. Ist eine Position zugeordnet, gilt sie als geklärt und die Suche verschwindet. Hast du den falschen Artikel gewählt, verwirf den Entwurf und starte neu — oder lege den Beleg an und korrigiere die Position anschließend im Beleg selbst.

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Letzte Aktualisierung: 2026-08-11