Wie finde ich Eingangsrechnungen, die nicht zur Bestellung passen?

Wie finde ich Eingangsrechnungen, die nicht zur Bestellung passen?

Schritt für Schritt

1. Öffne im Suite-Portal Einkauf → Rechnungsabweichungen. Die Liste zeigt alle erfassten Lieferantenrechnungen mit mindestens einer Abweichung, die größte zuerst.
2. Wähl oben bei „Alle Abweichungsarten" eine Art, wenn Du nur Preis-, Mengen-, Wert- oder Bezugsabweichungen sehen willst, oder bei E-Rechnungen nur Rechenfehler im Beleg („Summe laut Beleg") und nicht bestellte Zuschläge.
3. Öffne die Profisuche, um nach Lieferant oder Rechnungsdatum zu filtern, eine Bagatellgrenze in Euro zu setzen oder nur Rechnungen mit offenem Klärfall zu zeigen.
4. Klick auf den Pfeil vor einer Zeile. Darunter erscheinen die abweichenden Positionen mit Soll, Ist und dem Stand des Klärfalls.
5. Klick auf „Rechnung öffnen und klären" und eröffne auf der Rechnung je Position einen Klärfall, etwa „Reklamiert", wenn Du beim Lieferanten nachfragst.
6. Klick auf CSV-Export, um genau die gefilterte Liste in derselben Reihenfolge als Datei herunterzuladen.

Überblick

Die Abweichungsübersicht ist die Gegenrichtung zur einzelnen Rechnung: Sie beantwortet, welche Lieferantenrechnungen nicht zu Bestellung und Wareneingang passen. Geprüft wird bei jedem Öffnen neu. Bucht jemand später einen Wareneingang oder erfasst die nächste Teilrechnung, ist das sofort berücksichtigt. Stornierte Rechnungen erscheinen nie, denn sie werden nicht bezahlt.

Welche Abweichungsarten gibt es?

• Preis: Der Einkaufspreis auf der Rechnung weicht vom bestellten Preis um mehr als die Toleranz Deines Mandanten ab (Standard 2 %). Der Betrag daneben ist die Differenz je Stück mal Menge, über alle abweichenden Positionen. Beispiel: bestellt zu 4,00 €, berechnet zu 4,50 €, 10 Stück — Abweichung +5,00 €.
• Menge: Alle Rechnungen zu einer Bestellung zusammen berechnen mehr, als im Wareneingang vereinnahmt ist. Daneben steht die Mehrmenge und ihr Wert zum Einkaufspreis der Rechnungen. Beispiel: 6 Stück vereinnahmt, 10 berechnet zu 4,00 € — +4 Stück, 16,00 €.
• Wert: Alle Rechnungen zu einer Bestellung zusammen übersteigen die Bestellsumme um mehr als 1 Cent. Teilrechnungen zählen zusammen: Zwei Rechnungen über je die Hälfte einer Bestellung sind keine Abweichung.
• Ohne Bestellbezug: Die Rechnung ist mit keiner Bestellung verknüpft, oder eine Position berechnet einen Artikel, der auf der verknüpften Bestellung nicht steht. Das kann richtig sein, etwa bei einer Dienstleistung ohne Bestellung, und ist deshalb grau statt gelb markiert.
• Summe laut Beleg (nur E-Rechnungen): Die Beträge, die der Lieferant in der E-Rechnung nennt, gehen nicht auf. Geprüft wird, ob die Summe der Positionen, der Nettobetrag (Positionen minus Abschläge plus Zuschläge) und der Bruttobetrag (Netto plus Umsatzsteuer) zu den Angaben im Beleg passen, jeweils auf 1 Cent genau. Daneben steht die größte Differenz. Beispiel: Der Beleg nennt 360,00 € als Summe der Positionen, die Positionen ergeben aber 350,00 €. Abweichung: 10,00 €.
• Zuschlag nicht bestellt (nur E-Rechnungen): Die E-Rechnung berechnet Zuschläge auf den ganzen Beleg, etwa Fracht, und diese liegen über den Versandkosten, die zur Bestellung erfasst sind. Teilrechnungen zählen zusammen. Ohne Bestellung ist jeder Zuschlag nicht bestellt. Beispiel: 12,50 € Fracht auf der Rechnung, keine Versandkosten an der Bestellung. Abweichung: 12,50 €.

Preis-, Mengen- und Wertabweichungen, Rechenfehler im Beleg und nicht bestellte Zuschläge sind Geld, das vor der Zahlung geklärt werden sollte. Sie stehen deshalb gelb in der Liste.

Was bedeutet „Größte Abweichung"?

Die Spalte zeigt den größten Einzelbetrag einer Rechnung in Euro, egal aus welcher Art. Danach sortiert die Liste, und darauf greift die Bagatellgrenze. Die Arten werden nicht addiert: Eine zu teure Position erhöht auch die Rechnungssumme, eine Summe würde dasselbe Geld doppelt zählen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Eingangsrechnungen anzeigen". Preis-, Mengen- und Wertabweichungen gibt es nur für Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind. Für die Mengenabweichung muss zur Bestellung ein Wareneingang gebucht sein. „Summe laut Beleg" und „Zuschlag nicht bestellt" gibt es nur für Rechnungen, die als E-Rechnung hochgeladen wurden; nur sie bringen eigene Summen mit. Für „Zuschlag nicht bestellt" brauchst Du zusätzlich das Recht „Einkaufs-Versandkosten anzeigen", weil die Zuschläge mit den Versandkosten der Bestellung verglichen werden.

FAQ

F: Warum steht eine Rechnung in der Liste, obwohl sie für sich genommen stimmt?

A: Menge und Wert werden über alle Rechnungen einer Bestellung geprüft. Berechnen zwei Teilrechnungen zusammen mehr als bestellt oder geliefert, stehen beide in der Liste. Ist eine der Rechnungen doppelt erfasst, storniere die Dublette — dann verschwinden beide Einträge.

F: Warum taucht eine Rechnung nicht mehr auf, die gestern noch drinstand?

A: Die Übersicht rechnet bei jedem Öffnen neu. Wurde inzwischen ein Wareneingang gebucht, eine Rechnung storniert oder die Bestellung geändert, kann die Abweichung weggefallen sein.

F: Wie blende ich Kleinstbeträge aus?

A: In der Profisuche bei „Abweichung ab (EUR)" einen Betrag eintragen, zum Beispiel 5 oder 2,50. Rechnungen, deren größte Abweichung darunter liegt, werden ausgeblendet. Komma und Punkt sind beide erlaubt.

F: Warum steht eine E-Rechnung mit Rechenfehler in der Liste, obwohl ich sie übernommen habe?

A: Ein Rechenfehler im Beleg sperrt die Übernahme nicht. Schon beim Hochladen weist der Vorschlag darauf hin, übernommen wird trotzdem. Die Rechnung bleibt so lange als „Summe laut Beleg" in der Liste, bis die Beträge zusammenpassen. Auf der Rechnung zeigt die Karte „Belegwerte laut E-Rechnung" Beleg, nachgerechneten Wert und Differenz. Was Du tun kannst, hängt davon ab, welche Prüfung anschlägt:

• Summe der Positionen: Die erfassten Positionen ergeben einen anderen Betrag als der Beleg. Oft fehlt eine Position oder ein Preis ist falsch übernommen. Korrigierst Du die Position, rechnet die Prüfung beim nächsten Öffnen neu, und die Rechnung verschwindet aus der Liste, sobald die Summe passt.
• Nettobetrag oder Bruttobetrag: Der Fehler steckt im Beleg selbst, zwischen den Summen, die der Lieferant angibt. Diese Beträge bleiben stehen, wie er sie geschickt hat; eine Korrektur an den Positionen ändert daran nichts. Fordere beim Lieferanten eine korrigierte E-Rechnung an, storniere die fehlerhafte Rechnung und lade die neue hoch.

F: Warum fehlt bei mir die Art „Zuschlag nicht bestellt"?

A: Dir fehlt das Recht „Einkaufs-Versandkosten anzeigen". Ohne dieses Recht vergleicht die Übersicht die Zuschläge nicht mit den Versandkosten der Bestellung, sonst ließen sich die Versandkosten daraus ablesen. Die Zuschläge selbst siehst Du weiterhin auf der Rechnung.

F: Kann ich den Klärfall direkt in der Liste setzen?

A: Nein. Die Liste zeigt den Stand des Klärfalls je Position. Gesetzt wird er auf der Rechnung, über „Rechnung öffnen und klären".

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-06