Wie erstelle ich eine Gutschrift für eine Retoure?
Wie erstelle ich eine Gutschrift für eine Retoure?
Schritt für Schritt
- Retoure erfassen — Du erfasst die Retoure zum passenden Auftrag und reichst sie ein.
- Freigabe abwarten (falls eingeschaltet) — hat dein Mandant unter Einstellungen → Gutschrift-Freigabe die Vier-Augen-Kontrolle für Gutschriften aktiviert, gibt eine zweite Person die Gutschrift auf der Retoure frei. Wer die Retoure angelegt oder eingereicht hat, kann das nicht selbst.
- Retoure verarbeiten — beim Verarbeiten sucht PARITY.med automatisch die zur Retoure gehörende ursprüngliche Rechnung des Auftrags heraus.
- Gutschrift entsteht automatisch — es wird eine Gutschrift über die zurückgegebenen Positionen ausgestellt, und der fakturierte Betrag des Auftrags wird entsprechend zurückgeführt. Ihre Nummer steht danach auf der Retoure im Feld „Gutschrift" und führt mit einem Klick auf den Beleg.
Du musst die Gutschrift also nicht separat anlegen — sie entsteht direkt beim Verarbeiten der Retoure und bleibt exakt an die Retoure und die ursprüngliche Rechnung gekoppelt.
Überblick
Anders als das Voll-Storno einer Rechnung betrifft die Retouren-Gutschrift nur die tatsächlich zurückgegebenen Mengen. Sie ist damit eine Teil-Gutschrift und ideal bei Teilrücknahmen.
Voraussetzungen
- Das Modul Handel ist aktiv.
- Du hast das Recht „Retoure verarbeiten". Fehlt es Dir, sprich den Inhaber des Administrator-Accounts an.
- Ist die Vier-Augen-Kontrolle für Gutschriften aktiv, muss die Retoure ab der eingestellten Schwelle freigegeben sein. Sonst weist PARITY.med das Verarbeiten mit einer Meldung ab, die Retourenwert und Schwelle nennt.
Teil-Gutschrift statt Voll-Storno
- Retouren-Gutschrift: nur die zurückgegebenen Positionen/Mengen — ideal bei Teilrücknahmen.
- Voll-Storno einer Rechnung: neutralisiert die gesamte Rechnung (siehe Wie erstelle ich eine Gutschrift?).
Wo finde ich die Gutschrift?
Du musst sie nicht in der Rechnungsliste suchen — die Belegkette ist in beide Richtungen verlinkt:
- Auf der Retoure: in den Kopfdaten steht das Feld „Gutschrift" mit der Belegnummer. Die Kopfdaten sind beim Öffnen zugeklappt; ein Klick auf die Leiste klappt sie auf. Ein Klick darauf öffnet die Gutschrift. Ist noch keine erstellt, steht dort „—".
- Auf der Gutschrift: unter der Belegnummer steht „aus Retoure <Nummer>" und führt zurück auf die Retoure. Darunter steht, welche ursprüngliche Rechnung sie aufhebt.
- Auf dem Auftrag: der Abschnitt „Retouren zu diesem Auftrag" listet alle Retouren zum Auftrag — auch die noch laufenden — und springt in die jeweilige Retoure.
Grenzen
- Hat ein Auftrag mehrere Teilrechnungen, geht die Gutschrift auf die Rechnung, deren Ware zurückkam. Bei mehreren passenden Rechnungen beginnt PARITY.med mit der jüngsten.
- Betrifft eine Retoure mehrere Rechnungen, verarbeitet PARITY.med sie nicht und nennt die Rechnungsnummern. Eine Gutschrift gehört immer zu genau einer Rechnung: Erfasse die Retoure dann je Rechnung einzeln.
- Kam Ware zurück, die schon geliefert, aber noch nicht berechnet war, entsteht dafür keine Gutschrift. Die Menge steht danach einfach nicht mehr zur Berechnung bereit.
- Bei Rechnungen aus einem Import oder einem früheren Stand, die sich keiner Auftragsposition zuordnen lassen, funktioniert die Retoure nur bei genau einer Rechnung je Auftrag. Bei mehreren erstellst du die Gutschrift direkt an der Rechnung.
- Für bereits bezahlte Rechnungen ist der Rückerstattungs-Workflow noch nicht abgebildet.
FAQ
F: Muss ich die Gutschrift manuell anlegen?
A: Nein. Sie wird beim Verarbeiten der Retoure automatisch ausgestellt.
F: Bekommt die Gutschrift eine eigene Belegnummer?
A: Ja, aus der Rechnungsnummern-Sequenz — sie ist fachlich ein eigener Beleg.
F: Steht die Retoure auf der Gutschrift?
A: Ja. In den Kopfdaten der Gutschrift steht „Retouren-Nr.:" mit der Nummer der Retoure, dazu die Nummer des Auftrags und die ursprüngliche Rechnung. So ordnet dein Kunde die Gutschrift seiner Rücksendung zu. Die Option dafür heißt „Auftrag und Retoure anzeigen" und ist in der Belegkonfiguration für Rechnungen standardmäßig an (siehe Wie erstelle ich eine Rechnung?).
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Letzte Aktualisierung: 2026-10-27