ERP für den Medizinprodukte-Fachhandel auswählen: die Kriterien, die im Vergleich fehlen

Warum ein Standard-ERP im Medizinprodukte-Fachhandel scheitert

Ein Fachhändler für Medizinprodukte verkauft nicht nur Ware. Er rechnet Teile davon mit gesetzlichen Krankenkassen ab, haftet nach der Medizinprodukte-Verordnung für die Rückverfolgbarkeit jeder Charge und prüft beim Kunden Geräte, die er vor Jahren geliefert hat. Drei Geschäftsvorfälle, die ein Standard-ERP nicht kennt — und jeder einzelne davon ist ein Ausschlusskriterium, wenn er fehlt.

Die üblichen Auswahllisten für ERP-Software helfen dabei wenig. Sie fragen nach Modulen, Lizenzmodellen und Cloud-Fähigkeit. Was sie nicht fragen: ob das System weiß, dass dieselbe Verbandmittel-Packung in einer KV-Region abrechenbar ist und in der nächsten nicht.

Die zehn Kriterien, an denen eine Einführung im Fachhandel hängt

Die Reihenfolge ist keine Rangfolge nach Wichtigkeit, sondern nach dem Zeitpunkt, an dem das Kriterium im Projekt weh tut.

Was in den üblichen Vergleichen fehlt

Wer heute nach Auswahlkriterien für ein Medizinprodukte-ERP sucht — bei Google oder in einem Chatbot —, bekommt einen Katalog, der für Hersteller gebaut ist: Validierung nach GAMP 5, Computerized System Validation, 21 CFR Part 11, FDA-Registrierung, Reinraum-Chargendokumentation. Das ist fachlich richtig für einen Produzenten und für einen Händler weitgehend irrelevant.

Die vier Kriterien, die im deutschen Fachhandel tatsächlich über das Projekt entscheiden — Sprechstundenbedarf, GKV-Abrechnung, Prüftermine an Kundengeräten und die Ablösung des Altsystems —, tauchen in diesen Katalogen nicht auf. Das ist kein Vorwurf an die Listen: sie sind aus internationalen Quellen zusammengesetzt, und keine dieser vier Anforderungen existiert außerhalb des deutschen Systems in dieser Form.

Für die eigene Auswahl heißt das: Eine Anforderungsliste, die aus einem allgemeinen Vergleich stammt, ist unvollständig, bevor sie benutzt wird.

Fünf Fragen, die einen Anbieter schnell einordnen

1. „Zeigt mir eine Position, die nachträglich von Sprechstundenbedarf auf Praxisbedarf umgestellt wird — für eine Teilmenge.“ Wer das nicht zeigen kann, hat SSB als Kennzeichen, nicht als Prozess.
2. „Wie sieht die § 300-Datei aus, die bei der Annahmestelle ankommt?“ Die Antwort ist entweder eine Datei nach der Technischen Anlage oder ein Zwischenformat. Beides ist zulässig — aber man sollte wissen, welches man kauft.
3. „Was passiert bei einem Rückruf einer Charge?“ Die gute Antwort nennt beide Richtungen: von wem kam sie, an wen ging sie.
4. „Wie kommen unsere Bestandsdaten herüber, und was bleibt zurück?“ Die belastbare Antwort benennt, was nicht mitkommt.
5. „Was kann euer System heute noch nicht?“ Wer darauf keine Antwort hat, hat die Frage noch nie gestellt bekommen — oder sie im Vertrieb wegtrainiert.

Migration: der Punkt, an dem Projekte kippen

Der Wechsel scheitert selten an einer Funktion und oft am Datenbestand. Vier Dinge sind vor dem Umschalttag zu klären, und zwar schriftlich:

• Welche Belege kommen historisch mit — nur Stammdaten, oder auch abgeschlossene Aufträge und Rechnungen?
• Was passiert mit offenen Vorgängen am Umschalttag: laufen sie im Altsystem aus oder werden sie übernommen?
• Bleiben die Belegnummern erhalten? Ein Bruch im Nummernkreis ist erklärbar, aber er muss dem Steuerberater vorher bekannt sein.
• Gibt es einen Parallelbetrieb, und wie lange?

Ein Anbieter, der den Altbestand kennt und benennen kann, was daran unsauber ist, hat die Migration schon einmal gemacht.

Kosten realistisch ansetzen

Der Monatspreis je Nutzer ist der kleinere Teil. Zur ehrlichen Rechnung gehören Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und die interne Zeit — und die interne Zeit ist meistens der größte Posten. Wer nach Kostenrahmen sucht, findet Spannen zwischen 300 und 2.500 € je Monat und Einführungskosten zwischen 2.000 und 150.000 €; diese Zahlen stammen aus Anbieter- und Agenturblogs und sind in aller Regel unbelegt. Sie taugen als Größenordnung, nicht als Budget.

Belastbar wird die Rechnung erst mit der eigenen Zahl: Anzahl Nutzer, Anzahl Standorte, Menge der zu migrierenden Belege, Zahl der Schnittstellen.

Was dieser Leitfaden bewusst nicht tut

Er nennt keinen Sieger. Eine Rangliste, an deren Spitze der Autor steht, ist in dieser Branche schnell geschrieben und ebenso schnell durchschaut — und sie beantwortet die Frage nicht, die am Anfang stand: welche Kriterien gelten für unseren Betrieb.

PARITY.med ist eine ERP-Software für genau dieses Segment, und die Kriterien oben sind aus der Arbeit daran entstanden. Was PARITY.med im Einzelnen kann und wo es heute endet, steht auf den Produktseiten — mit den Grenzen im selben Absatz wie die Funktionen.