Prüftermine für Kundengeräte: STK, MTK und Protokolle beim Dienstleister
PARITY.med plant und dokumentiert Sicherheits- und messtechnische Kontrollen an Medizinprodukten aus Sicht des Dienstleisters: Gerätebestand je Kunde, Prüfvorlagen je Geräteart mit Intervall und Rechtsgrundlage, Protokoll-Erfassung vor Ort mit Foto und Unterschrift, PDF und automatisch berechneter Folgetermin.
Warum Betreiber-Werkzeuge hier nicht passen
Die meiste Software für Medizinprodukte-Prüfungen ist für den Betreiber gebaut: eine Praxis oder Klinik verwaltet ihre eigenen Geräte und erinnert sich an Fristen. Ein Fachhändler oder technischer Dienstleister hat das gespiegelte Problem — viele Kunden, tausende fremde Geräte, Techniker unterwegs und eine Dokumentationspflicht, die beim Kunden liegt und deren Nachweis trotzdem von uns kommen muss.
- Der Gerätebestand gehört dem Kunden, gepflegt wird er beim Dienstleister
- Fristen laufen je Gerät, nicht je Kunde — eine Liste pro Kunde reicht nicht
- Das Protokoll entsteht vor Ort am Gerät, nicht abends im Büro
- Prüfergebnis, Messwerte und Unterschrift müssen zusammen an einer Stelle liegen und Jahre später auffindbar sein
So läuft es ab
1. Geräte je Kunde führen
Hersteller, Modell, Seriennummer, Auslieferdatum, Kategorie und Kundenzuordnung stehen am Gerät. Der Bestand kommt beim Wechsel aus b-med mit — der Import legt Hersteller, Kategorien, Gerätearten, Geräte und Prüfpläne in FK-sicherer Reihenfolge an, nicht als Rohdatenhaufen.
2. Prüfvorlagen je Geräteart einstellen
Eine Vorlage trägt den Prüfartcode (STK, MTK, DGUV V3), das Intervall in Monaten, die nötige Messausrüstung und die Rechtsgrundlage als Quellenangabe. Jeder Mandant startet mit einem Katalog und passt ihn an: eigene Codes, eigene Intervalle, Vorlagen abschalten, die er nicht braucht.
3. Prüfung vor Ort erfassen
Der Techniker öffnet das Gerät per QR-Code am Gerät und erfasst Ergebnis, Befunde, Fotos und die Unterschrift des Kunden auf dem Tablet. Fehlt bei einem Ergebnis „nicht bestanden“ der Befund, geht das Protokoll nicht durch — die Pflichtfelder hängen am Ergebnis, nicht am guten Willen.
4. PDF, Norm-Check und Folgetermin
Aus dem Protokoll entsteht das PDF mit eingebetteter Signatur und den Fotos. Der Norm-Check prüft es gegen die Vorlage: fehlt die verlangte Unterschrift, blockt die PDF-Erzeugung; fehlt ein Beleg-Foto zur verlangten Messausrüstung, gibt es eine Warnung statt einer Blockade. Das nächste Prüfdatum leitet das System aus dem Intervall der Vorlage ab und prüft es gegen die gesetzliche Obergrenze.
5. Fällige Geräte im Blick behalten
Jedes Gerät trägt seinen Status — in Ordnung, bald fällig, überfällig. Was „bald“ heißt, stellt der Mandant ein. Aus der Fälligkeitsliste entsteht der Termin mit Datum, Techniker und geschätzter Dauer, und aus mehreren Terminen eine Tour: Adressen werden geokodiert, die Reihenfolge nach Postleitzahl vorsortiert, die Feinplanung bleibt beim Disponenten.
Was der Kunde davon sieht
Das Protokoll ist der Nachweis, den der Betreiber für seine eigene Pflicht nach der Medizinprodukte-Betreiberverordnung braucht. Es liegt als PDF am Gerät und lässt sich herausgeben, ohne dass jemand einen Ordner durchsucht. Für einweisungspflichtige Geräte gibt es zusätzlich das Übergabeprotokoll nach § 10 MPBetreibV: Protokoll am Gerät anlegen, von jeder eingewiesenen Person einzeln bestätigen lassen, abschließen — danach ist es unveränderlich und erzeugt den ersten Prüftermin.
- Prüfprotokoll als PDF, mit Fotos und Unterschrift
- Übergabe- und Einweisungsprotokoll mit mehreren Eingewiesenen, je eigene Bestätigung
- Eigener Nummernkreis, Momentaufnahme der Stammdaten beim Abschluss
Warum das im selben System steht wie der Handel
Verkauf und Service sind beim Fachhandel dieselbe Kundenbeziehung: das Gerät, das ihr geliefert habt, prüft ihr in zwei Jahren wieder. In PARITY.med teilen sich beide Module den Kundenstamm — ein Kunde, eine Adresse, ein Ansprechpartner. Die Lizenz gilt trotzdem je Modul: wer nur prüft, bucht nur Prüftermine.
Was heute noch nicht geht
Stand 17. September 2026. Diese Punkte ändern sich; das Datum sagt dir, wie frisch die Auskunft ist.
- Die Tourenreihenfolge entsteht aus einer groben Sortierung nach Postleitzahl, nicht aus einer echten Routenoptimierung über Fahrzeiten. Für eine Mehrtagestour mit engem Zeitfenster bleibt die Feinplanung Handarbeit.
- Erinnerungen entstehen automatisch: ein nächtlicher Lauf legt die fälligen Erinnerungen an und stellt sie ins interne Postfach. Was fehlt, ist der Transport nach außen — die E-Mail an den Kunden ist noch nicht gebaut, der Versand bleibt bis dahin ein Arbeitsschritt im Innendienst.
- Im Kundenportal sieht der Endkunde seine Geräte mit Hersteller, Modell, Seriennummer, Standort, Status und nächstem Prüftermin. Was dort noch fehlt: das Prüfprotokoll zum Herunterladen und die Terminanfrage aus dem Portal heraus.
- Beim Einweisungsprotokoll sind Anlage, Bestätigung vor Ort und Abschluss gebaut; das PDF nach eurer Vorlage, die Fernbestätigung per Link und die Anzeige im Kundenportal fehlen noch.
- Ob eine einfache digitale Unterschrift für § 10 MPBetreibV rechtlich trägt, ist nicht abschließend geklärt. Wir halten Name, Zeitpunkt und Bestätigungsweg fest — das braucht jede Variante. Ob damit das Papier entfällt, entscheidet ihr mit eurer Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Bring einen echten Prüffall mit, wir gehen ihn im System durch
30 Minuten Bildschirmtermin: ein Gerät, eine Prüfart, ein Protokoll. Wir zeigen die Erfassung auf dem Tablet, die PDF-Erzeugung mit Signatur und die Berechnung des Folgetermins — und sagen dir an der Stelle, an der es heute endet, dass es dort endet. Tourenplanung und automatische Erinnerungen siehst du in dieser Demo nicht, weil sie noch nicht laufen.