Was zeigt mir die Kundenakte, wenn ein Kunde anruft?

Was zeigt mir die Kundenakte, wenn ein Kunde anruft?

Die Übersicht der Kundenakte ist so aufgebaut, dass du ein Telefonat führen kannst, ohne den Reiter zu wechseln. Oben steht, wer der Kunde ist und ob du liefern darfst. Ohne eigene Einstellung folgen darunter eine Leiste mit vier Kennzahlen (offene Posten, Gesamtumsatz, Ø Auftragswert, Marge) und zwei Spalten:

• links das Tagesgeschäft: „Offen bei diesem Kunden", „Stammartikel" und darunter nebeneinander „Zuletzt bestellt" und „Termine & Geräte",
• rechts Vertrieb und Kundenbeziehung: „Fürs Gespräch", „Daten im Gespräch prüfen", „Kundenwert", „Empfehlungen", „Angebote nachfassen", „Vorgänge" und „Letzte Kontakte".

Auf breiten Bildschirmen (ab etwa 1.280 Pixel Breite) stehen die zwei Spalten nebeneinander, auf schmaleren untereinander. Eine Karte ohne Inhalt, etwa „Zuletzt bestellt“ bei einem neuen Kunden, zeigt nur ihren Titel, einen kurzen Hinweis und ihre Aktion. So rückt der Rest der Übersicht nach oben. Sobald es etwas zu zeigen gibt, erscheint die Karte wieder in voller Größe. Du öffnest die Übersicht über Kunden → Kunde auswählen; sie ist der erste Reiter der Kundenakte. Welche Karten du siehst und in welcher Reihenfolge, legst du selbst fest (siehe unten, „Kann ich die Übersicht an meine Arbeit anpassen?").

Was steht im Kopf der Kundenakte?

Der Kopf beantwortet die ersten Fragen eines Anrufs:

• Liefer-Ampel und Konditionen in einer Zeile: Die Ampel sagt „Lieferung möglich“, „Mit Vorsicht liefern“ (gelb) oder „Nicht liefern“ (rot), jeweils mit dem Grund, etwa eine überfällige Rechnung. Bei Gelb und Rot klickst du auf das Badge, dann fasst ein Satz die Lage in Worten zusammen. Es ist dieselbe Bewertung wie im KI-Assistenten. Daneben stehen Zahlungsziel, Preisgruppe und Rabatt, das Kreditlimit mit einem Balken, wie weit es ausgeschöpft ist (ab 80 % gelb, ab 100 % rot), und ob Werbung erlaubt ist.
• Kontakt: die Rufnummer zum Anrufen mit einem Knopf zum Kopieren, der Hauptansprechpartner mit Funktion, seine E-Mail-Adresse, die Adresse und der zuständige Vertreter. Ein Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet eine neue Mail in deinem Mailprogramm. Hat der Hauptansprechpartner keine Adresse, steht dort die E-Mail-Adresse der Firma. Faxnummern und vertrauliche Nummern erscheinen hier nie.
• Hinweise: stehen als Badges in derselben Zeile, etwa ein offenes Anliegen, ein Datenqualitäts-Befund oder ein auffälliger Kaufrhythmus. Ein Klick zeigt den Grund und führt weiter, etwa zum Anliegen. Eine eigene Hinweiszeile unter dem Kopf gibt es nicht.
• Kundenhinweise: Die Notizen aus dem Reiter Hinweise („Nur vormittags anliefern“) stehen zusammen in einem Badge, etwa „2 Kundenhinweise“, in der Farbe des wichtigsten. Ein Klick zeigt alle Texte vollständig, Hinweise bearbeiten öffnet den Reiter.
• Gesperrter Kunde: Das rote Badge „Nicht liefern · Kunde gesperrt“ steht vorn in der Zeile. Ein Klick zeigt Grund und Notiz der Sperre und den Knopf Entsperren. Entsperren geht außerdem über das Menü „⋯“ oben rechts.

Fehlt ein Wert, wird er weggelassen, statt einen Platzhalter zu zeigen.

Wie schicke ich dem Kunden die Werbe-Einwilligung während des Telefonats?

Steht im Kopf „Keine Werbe-Einwilligung“, kannst du sie direkt im Gespräch anfragen:

1. Fahre mit der Maus über „Keine Werbe-Einwilligung“ oder klicke darauf. Eine kleine Karte zeigt, an welche E-Mail-Adresse die Anfrage geht. Es ist dieselbe Adresse wie in der Kontaktzeile.
2. Klicke Zusenden. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in).
3. Der Chip zeigt danach „Werbe-Einwilligung angefragt“. Bestätigt der Kunde den Link, steht dort „Werbung erlaubt“.

Hat der Kunde die Mail nicht bekommen, findest du an „Werbe-Einwilligung angefragt“ den Knopf Erneut zusenden. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, bleibt der Knopf gesperrt, bis eine Adresse in den Basisdaten steht. Mit einer Werbesperre gibt es nichts zu senden; dann steht dort „Keine Werbung (Werbesperre)“.

Welche Kennzahlen stehen über den Spalten?

Die Kennzahlen stehen in einer schmalen Leiste. Ein Betrag von 0 € ist grau, damit die Beträge auffallen, die etwas sagen. Ein Klick auf „Offene Posten“ oder „Gesamtumsatz“ öffnet die Rechnungen des Kunden, ein Klick auf „Ø Auftragswert“ seine Aufträge.

• Offene Posten: was der Kunde noch zu zahlen hat, brutto. Ist davon etwas überfällig, steht der überfällige Betrag dabei und die Kennzahl ist gelb.
• Gesamtumsatz: der Nettoumsatz der ganzen Kundenbeziehung.
• Ø Auftragswert: der durchschnittliche Nettowert je Auftrag; daneben steht, aus wie vielen Aufträgen er sich ergibt.
• Marge: die indikative Marge mit dem Anteil des Umsatzes, für den ein Einkaufspreis vorliegt. Ohne gepflegte Einkaufspreise steht dort „—“.

Was hat der Kunde zuletzt bestellt?

Die Karte „Zuletzt bestellt" zeigt die letzten fünf Aufträge mit Datum, Nummer, Status und Betrag. Jeder Auftrag steht zugeklappt mit einer Kurzzeile seiner Artikel. Ein Klick klappt ihn auf und nennt seine Positionen mit Menge und dem, was davon noch offen ist. „Alle Aufträge" wechselt in den Reiter mit der vollständigen Liste.

Welche Artikel kauft der Kunde regelmäßig?

Die Karte „Stammartikel" listet die zehn Artikel, die der Kunde in den letzten 4 Jahren am häufigsten gekauft hat: Anzahl der Käufe, letzter Kauf, typische Menge, eine noch offene Menge, der Kundenpreis und ob der Artikel wieder fällig ist. Der Zeitraum steht neben der Überschrift („Käufe der letzten 4 Jahre"). Der Kundenpreis ist derselbe Netto-Preis wie im Reiter Sortiment: Er gilt für eine Einheit und den heutigen Tag, eine Mengenstaffel ist nicht eingerechnet. Findet die Preisfindung keinen Preis, steht dort „kein Preis". Über das Suchfeld findest du jeden Artikel aus diesen vier Jahren, nicht nur die ersten zehn. Ältere Käufe stehen im Reiter Sortiment, erreichbar über „Ganzes Sortiment". Deshalb kann das Sortiment mehr Artikel zeigen als die Stammartikel.

Hinter jedem Artikel steht, ob er zum Sprechstundenbedarf gehört (SSB) oder aus dem Co-med-Sortiment stammt (Co-med). Braucht der Kunde einen Artikel nicht mehr, klickst du in seiner Zeile auf das Auge-Symbol links neben dem „+" und bestätigst mit Entfernen. Der Artikel verschwindet dann aus Stammartikeln, Sortiment und Wiederbestell-Hinweisen, bis der Kunde ihn wieder kauft. Wie du ihn von Hand zurückholst, steht in Welche Artikel hat ein Kunde bisher gekauft (Kundensortiment)?.

Schritt für Schritt: einen Auftrag am Telefon zusammenstellen

Mit dem Schnellauftrag klickst du die Bestellung direkt in der Kundenakte zusammen, ohne die Seite zu verlassen.

1. Klicke oben auf Auftrag erstellen (oder drücke A) oder in der Karte „Stammartikel" auf Schnellauftrag erfassen. Rechts öffnet sich der Schnellauftrag.
2. Links wählst du die Artikel:
   • Sortiment zeigt, was der Kunde schon gekauft hat, mit seinem Preis. „+" übernimmt die zuletzt gekaufte Menge.
   • Gesamter Katalog durchsucht den ganzen Artikelstamm. Hinter jedem Treffer steht, wie der Artikel zum Kunden steht: „im Sortiment" (schon berechnet), „bestellt, noch nicht berechnet" (steht in einem bestätigten Auftrag, für den die Rechnung noch fehlt) oder „noch nie gekauft".
3. Rechts passt du je Position die Menge und den Rabatt an. Mit Rabatt für alle Positionen setzt du einen Rabatt auf einmal für alle.
4. Trage bei Bedarf einen Wunschtermin und die Bestellnummer des Kunden ein.
5. Steht der Kunde auf „Mit Vorsicht liefern" oder „Nicht liefern", hakst du den Hinweis ab.
6. Klicke Auftrag bestätigen. Der Auftrag wird angelegt, danach öffnet sich der Dialog der Auftragsbestätigung: per E-Mail senden, als PDF herunterladen oder nur bestätigen. Mit Als Entwurf anlegen legst du den Auftrag an, ohne ihn zu bestätigen.

Auch das „+" in den Stammartikeln und „In Auftrag" an einer fälligen Wiederbestellung legen den Artikel in den Schnellauftrag und öffnen ihn gleich. Schließt du den Schnellauftrag, bevor du ihn angelegt hast, steht oben in der Karte „Stammartikel" „Auftrag in Arbeit" mit der Zahl der Positionen und der Summe. Weiter bearbeiten öffnet ihn wieder, Verwerfen leert ihn nach einer Rückfrage.

Die Summen im Schnellauftrag sind eine Vorschau. Die verbindlichen Preise und Steuern ermittelt PARITY.med beim Anlegen über die Preisfindung.

Was läuft gerade beim Kunden?

Die Liste „Offen bei diesem Kunden" zeigt alles Offene auf einen Blick, das Dringendste zuerst: überfällige Artikel und Rechnungen, dann was heute oder bald fällig ist, dann zu berechnende Aufträge und offene Angebote, zuletzt Artikel mit späterem Termin und ohne Termin. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Beleg. Ohne Filter stehen die ersten zehn Einträge da, der Rest hinter „… weitere Einträge".

• Offene Artikel stehen je Position: Jeder Artikel, der dem Kunden noch zu liefern ist, hat eine eigene Zeile. So beantwortest du „Wann kommt mein Artikel?" ohne Umweg über den Auftrag. Die Zeile nennt Artikelnummer, Bezeichnung und offene Menge, den angekündigten Termin mit Stand („überfällig" rot, „bald fällig" gelb) und darunter, woher der Termin kommt, etwa „Zusage am Auftrag", sowie „informiert am …", wenn bekannt ist, wann der Kunde den Termin erfahren hat. Steht der Artikel in einer Lieferantenbestellung, folgt „beim Lieferanten bestellt am … · erwartet …", ein noch nicht bestätigter Termin mit „(unbestätigt)". Eine interne Notiz zum Eingangstermin erscheint als „Termin-Info (intern)". Rechts steht die Auftragsnummer.
• Rechnungen zeigen die Tage, die eine Rechnung überfällig ist, und die Mahnstufe. Darunter steht das Zahlungsverhalten der letzten zwölf Monate, wenn gemahnt wurde.
• Zu berechnen sind Aufträge, die geliefert, aber noch nicht vollständig berechnet sind. Mehrere davon fasst die Liste zu einer Zeile zusammen, damit sie das Dringende nicht verdrängen.

Alle Einzelheiten zu Terminen, Herkunft und Lieferantenstand stehen in Wie sehe ich, welche Artikel einem Kunden noch zu liefern sind?.

Wie finde ich einen offenen Artikel während des Telefonats?

Tippe Artikelnummer oder Bezeichnung in „Artikel suchen" über der Liste. Solange etwas im Feld steht, zeigt die Liste nur die passenden offenen Positionen; Rechnungen, Angebote und zu berechnende Aufträge treten zurück. Passt nichts, steht dort „Kein offener Artikel passt zur Suche."

Daneben schaltest du mit „nach Auftrag" auf die Sicht je Auftrag um: Ein Auftrag mit zwölf offenen Positionen ist dann eine Zeile, und mehrere Aufträge ohne Termin stehen zusammengefasst. „Offene Artikel" bringt dich zurück. Umschalter und Suche erscheinen nur, wenn dem Kunden mindestens ein Artikel offen ist.

Wie filtere ich die Liste?

Über der Liste steht je Art eine Zahl, etwa „12 offene Artikel · davon 3 überfällig" oder „3 Rechnungen · 2 überfällig". In der Sicht „nach Auftrag" heißt die erste Zahl etwa „4 Lieferungen · 1 überfällig". Ein Klick auf die Zahl zeigt nur diese Art, jeden Eintrag einzeln. Ein zweiter Klick oder Alle anzeigen hebt den Filter wieder auf. Auch ein Klick auf eine zusammengefasste Zeile filtert auf ihre Art. Gefiltert auf „zu berechnen" kannst du direkt eine Sammelrechnung erstellen.

Arten, in denen nichts offen ist, stehen als Text daneben, etwa „keine offenen Artikel" oder „keine Angebote". Die Summen der offenen Posten stehen in der Kennzahl „Offene Posten" darüber, nicht noch einmal in der Liste.

Außerdem:

• Termine & Geräte (links): die nächsten zwei Termine und, wenn der Kunde Geräte hat, wie viele Prüfungen überfällig oder bald fällig sind. Mit Termin vereinbaren öffnest du direkt die Maske „Termin erstellen", in der der Kunde schon als Teilnehmer eingetragen ist.
• Angebote nachfassen (rechts): versendete Angebote, die seit mindestens sieben Tagen ohne Antwort sind. Über Nachfassen schickst du dem Kunden eine Erinnerung per E-Mail.
• Letzte Kontakte (rechts): die fünf jüngsten Kontakte aus vergangenen Terminen, Anliegen und Kontaktprotokollen der Prüftermine, mit Datum und wer den Kontakt hatte.

Wie prüfe ich die Kundendaten während des Telefonats?

Die Karte „Daten im Gespräch prüfen" steht rechts direkt unter „Fürs Gespräch". Sie zeigt je Bereich (Kontaktdaten, Rechnungsadresse, Lieferadresse) die aktuellen Werte und unter dem Bereichsnamen, wann er zuletzt bestätigt wurde, etwa „bestätigt am 12.03.2026 · fällig". Eine Adresse steht in einer Zeile. Gleicht die Lieferadresse der Rechnungsadresse, steht dort „wie Rechnungsadresse“.

1. Frag den Kunden nach den Angaben. Fehlt ein Wert oder ist er auffällig, etwa eine Postleitzahl mit sechs Stellen, steht er direkt als Eingabefeld da.
2. Stimmt ein Bereich, klicke rechts neben seinem Namen auf Stimmt so. Hat sich eine Angabe geändert, etwa die Mobilnummer oder der Ansprechpartner, klicke in ihre Zeile. Nur diese Zeile wird zum Eingabefeld. Fehlt eine Mobilnummer, klicke auf + Mobil ergänzen. Trag den neuen Wert ein und klicke unter dem Bereich auf Speichern & bestätigen; Abbrechen verwirft die Eingabe.
3. Unter Vertriebsdaten stehen die leeren eigenen Felder, etwa „Hygieneplan vorhanden". Ja/Nein-Fragen beantwortest du mit einem Klick, andere Felder mit Speichern. Über Alle Vertriebsdaten siehst du auch die schon gepflegten Werte.
4. Passt der Rest, klicke Alles andere stimmt – Datencheck bestätigen. Solange du noch ungespeicherte Eingaben hast, ist der Knopf gesperrt.

Befunde, die sich nicht in einem Feld beheben lassen, etwa ein fehlender Ansprechpartner oder ein Dublettenverdacht, stehen als Hinweis mit ihrer Aktion in der Karte. Alle Befunde öffnet die vollständige Datenqualität mit Ruhigstellen und Datenanfrage per E-Mail.

Was spreche ich im Gespräch an?

Die Karte „Fürs Gespräch" nennt bis zu drei Punkte, das Dringendste zuerst: überfällige Rechnungen, überfällige Geräteprüfungen, fällige Wiederbestellungen, Angebote zum Nachfassen und ein auffälliges Kaufverhalten. Beträge nennt sie bewusst nicht; die stehen in der Kennzahlen-Leiste. Gibt es keinen Anlass, bleibt die Karte weg.

Was kann ich dem Kunden anbieten?

Die Karte „Empfehlungen" beruht auf dem tatsächlichen Kaufverhalten, nicht auf einer Prognose:

• Wiederbestellung fällig: bis zu fünf Artikel, deren üblicher Kaufabstand überschritten ist. „In Auftrag" legt den Artikel mit seiner typischen Menge in den Schnellauftrag.
• Cross-Selling: bis zu drei Artikel, die Kunden mit ähnlichen Käufen häufig zusätzlich kaufen, mit Begründung. „Ins Angebot" öffnet die Angebotsanlage mit diesem Artikel. „Nicht passend" vermerkt den Vorschlag als nicht relevant, danach verschwindet er aus der Liste.

Ein Klick auf eine Empfehlung öffnet die Einzelheiten samt Kaufhistorie. Darunter zeigt „Kundenwert" die Wertklasse, den Trend und den Monatsumsatz der letzten zwölf Monate als Verlauf.

Geht das auch mit der Tastatur?

Ja, auf der Übersicht gibt es drei Tastenkürzel:

• A öffnet den Schnellauftrag für den Kunden,
• O legt ein neues Angebot an,
• / springt in die Suche der Stammartikel, solange die Stammartikel eingeblendet sind.

Die Kürzel wirken nicht, solange du in einem Eingabefeld schreibst, ein Dialog offen ist oder du Strg, Alt oder ⌘ gedrückt hältst.

Kann ich die Übersicht an meine Arbeit anpassen?

Ja. Oben rechts neben dem Stern steht Meine Boxen, aber nur im Reiter Übersicht. Ein Klick öffnet die Liste aller Karten:

• Haken setzen oder entfernen zeigt oder versteckt eine Karte oder Kennzahl.
• Die Pfeile ändern die Reihenfolge innerhalb ihrer Spalte bzw. der Kennzahl-Zeile. Die Spalten selbst lassen sich ebenfalls tauschen.
• Auf Standard zurücksetzen stellt die ursprüngliche Anordnung wieder her.

Die Einstellung gilt für alle Kunden gleich, nur für dich und auf jedem Gerät, an dem du dich anmeldest. Die Liste zeigt nur Karten, für die du die nötigen Rechte hast. Die linke Spalte bleibt die breite, auch wenn du die rechte nach vorn stellst. Stehen „Zuletzt bestellt" und „Termine & Geräte" direkt untereinander, teilen sie sich eine Zeile.

Voraussetzungen

Die Übersicht zeigt nur, wofür du Rechte hast; fehlt ein Recht, bleibt die Karte weg:

• „Geschäftspartner anzeigen" für die Kundenakte selbst,
• „Aufträge anzeigen" für „Zuletzt bestellt",
• „Rechnungen anzeigen" für Stammartikel, Empfehlungen, Kundenwert sowie offene Artikel, Rechnungen und „zu berechnen" in „Offen bei diesem Kunden",
• „Angebote anzeigen" für die Angebote in „Offen bei diesem Kunden" und für „Angebote nachfassen"; zum Versenden der Erinnerung zusätzlich „Belege als PDF rendern",
• „Geräte-Stammdaten anzeigen" für die Geräteprüfungen; „Termin vereinbaren" braucht kein eigenes Recht,
• „Geschäftspartner bearbeiten" zum Eintragen und Bestätigen in „Daten im Gespräch prüfen", ohne dieses Recht siehst du die Werte nur, und zum Entfernen eines Artikels aus den Stammartikeln; für die Vertriebsdaten „Vertriebs-Vorgänge und Pipeline anzeigen", zum Eintragen „Kundenkontakte erfassen und bearbeiten",
• das Recht, Anliegen zu sehen, für „Letzte Kontakte",
• „Aufträge anlegen" für den Schnellauftrag, „+" und „In Auftrag"; zum Bestätigen im Schnellauftrag zusätzlich „Aufträge bearbeiten" (ohne dieses Recht legst du einen Entwurf an),
• „Angebote anlegen" für „Ins Angebot" und das Recht „Vertriebschancen bearbeiten" für „Nicht passend",
• „Kunden-Einwilligungen (Tracking/Marketing) anzeigen" für den Einwilligungsstatus im Kopf; zum Zusenden zusätzlich „Kunden-Einwilligungen erteilen und widerrufen". Die Einwilligungsverwaltung muss für deinen Mandanten eingeschaltet sein.

FAQ

Wird beim Klick auf „+" schon ein Auftrag angelegt? Nein. Der Klick legt den Artikel nur in den Schnellauftrag und öffnet ihn. Gespeichert wird erst, wenn du dort „Auftrag bestätigen" oder „Als Entwurf anlegen" klickst. Verlässt du vorher die Kundenakte, sind die gesammelten Positionen weg.

Ich habe 0 % Rabatt eingetragen, trotzdem wird ein Rabatt berechnet. Warum? Hat der Kunde eine Rabatt-Kondition, gilt sie, solange du keinen eigenen Rabatt einträgst. Eine 0 zählt dabei als „kein eigener Rabatt". Der Schnellauftrag zeigt die Kondition unter der Position an.

Kann ich einen Rabatt auf den ganzen Auftrag geben? Einen Rabatt auf den Auftrag als Ganzes gibt es nicht. Mit „Rabatt für alle Positionen" setzt du denselben Rabatt auf jede Position.

Warum steht „bestellt, noch nicht berechnet" und nicht „im Sortiment"? Das Sortiment zählt nur berechnete Käufe. Steht der Artikel in einem bestätigten oder gelieferten Auftrag, den du noch nicht vollständig berechnet hast, zeigt der Schnellauftrag „bestellt, noch nicht berechnet". Entwürfe und stornierte Aufträge zählen nicht mit. Sobald die Rechnung ausgestellt ist, steht der Artikel im Sortiment.

Warum fehlt ein Artikel in den Stammartikeln, obwohl der Kunde ihn gekauft hat? Die Stammartikel werten nur berechnete Käufe der letzten 4 Jahre aus. Wurde ein Artikel zuletzt vor mehr als vier Jahren gekauft oder bisher nur geliefert, steht er im Reiter „Sortiment". Fehlt er auch dort, wurde er womöglich aus dem Sortiment entfernt; im Reiter „Sortiment" zeigt Ausgeblendete anzeigen alle ausgeblendeten Artikel.

Warum sehe ich keine Liefer-Ampel? Die Ampel braucht die Zahlen aus dem Handel: Sperren, Kreditlimit und offene Beträge. Ohne das Recht, diese zu sehen, lässt die Kundenakte die Ampel weg, statt eine Freigabe zu behaupten.

Warum steht die Karte „Fürs Gespräch" nicht da? Dann gibt es gerade keinen Anlass: nichts überfällig, nichts fällig und kein Angebot, das nachgefasst werden sollte.

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Letzte Aktualisierung: 15.10.2026