Was muss ich bei der E-Rechnung zum 01.01.2027 beachten?

Bild: KI-generiert (gemini-2.5-flash-image, 08.10.2026), bearbeitet von PARITY Software.

Was gilt bei der E-Rechnung 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 musst du Rechnungen an inländische Unternehmer als E-Rechnung ausstellen, wenn dein Betrieb im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte (§ 27 Abs. 38 UStG). Dafür kannst du XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 verwenden, allerdings nicht die Profile MINIMUM und BASIC WL. Ein einfaches PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Für alle anderen Betriebe beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2028. E-Rechnungen empfangen können müssen bereits seit 2025 alle.

Auf einen Blick (Stand 02.10.2026)

• Empfehlung für den Alltag: Verwende ZUGFeRD im Profil EN 16931. Dieses Profil enthält alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, und das FeRD stuft seinen Empfang als verpflichtend ein.
• Öffentliche Auftraggeber erhalten die XRechnung mit Leitweg-ID, alle anderen Kunden die ZUGFeRD-Rechnung.
• Eine Datei mit Formatfehler zählt als sonstige Rechnung. Lass deshalb jede E-Rechnung vor dem Versand durch einen Validator prüfen.
• Dezember-Falle: Wenn du eine Rechnung für eine Lieferung aus dem Dezember 2026 erst im Januar 2027 ausstellst und übermittelst, greift nach dem Wortlaut des § 27 Abs. 38 UStG keine Übergangsregelung. Das gilt auch, wenn dein Betrieb im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte. Du brauchst dann eine E-Rechnung, sofern keine dauerhafte Ausnahme gilt, etwa für Rechnungen bis 250 Euro. Diese Einschätzung beruht auf einer Auslegung des Gesetzestextes; eine ausdrückliche Aussage der Finanzverwaltung zu diesem Jahreswechselfall haben wir nicht gefunden. Rechne Lieferungen vom Dezember 2026 deshalb vorsichtshalber noch im Dezember 2026 ab, übermittle die Rechnungen im selben Monat und besprich diesen Fall mit deiner Steuerberatung.

Was ändert sich zum 1. Januar 2027?

Die Pflicht wird schrittweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Für deinen Betrieb genügt ein E-Mail-Postfach; ein zusätzliches Postfach nur für E-Rechnungen brauchst du nicht (UStAE 14.1 Abs. 5, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Für das Ausstellen von Rechnungen gilt die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG:

Kurz: Prüfe deinen Gesamtumsatz des Vorjahres: Liegt er über 800.000 Euro, musst du 2027 E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle.

Papierrechnungen kannst du während der Übergangszeit immer verwenden. Für ein PDF brauchst du die Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung ist formlos möglich, zum Beispiel über die AGB oder durch widerspruchslose Annahme (UStAE 14.1 Abs. 7). Eine E-Rechnung kannst du einem inländischen Unternehmer dagegen jederzeit ohne seine Zustimmung schicken.

Zum Gesamtumsatz gehören nach § 19 Abs. 2 UStG die vereinnahmten Entgelte aus steuerbaren Umsätzen. Du rechnest also netto und lässt bestimmte steuerfreie Umsätze sowie den Verkauf von Anlagevermögen außen vor. Für Umsätze im Jahr 2027 ist dein Gesamtumsatz aus 2026 entscheidend. Gehört dein Betrieb zu einem Organkreis, zählt der Umsatz des gesamten Organkreises (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 64).

Die Dezember-Falle: Achte zum Jahreswechsel sowohl auf den Zeitpunkt der Leistung als auch auf die Frist für die Rechnung. Für Lieferungen bis zum 31.12.2026 darfst du die Rechnung nur noch bis zum 31.12.2026 als PDF oder auf Papier übermitteln (Nr. 1; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63). Die Erleichterung für kleine Betriebe nach Nr. 2 gilt nur für Leistungen ab dem 1. Januar 2027.

Wenn du eine Rechnung für eine Dezember-Lieferung erst im Januar 2027 ausstellst und übermittelst, passt sie nach dem Wortlaut unter keine der drei Übergangsregeln: Nr. 1 verlangt die Übermittlung bis zum 31.12.2026, während Nr. 2 und 3 einen erst 2027 ausgeführten Umsatz voraussetzen. Für die Lieferung gilt bereits das seit 2025 geltende Recht; ausgelaufen ist lediglich die Ausnahme für Papier und PDF. Deshalb brauchst du eine E-Rechnung, auch bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, sofern keine dauerhafte Ausnahme greift. Es reicht nicht, die Rechnung auf den 31. Dezember zu datieren, wenn du sie erst im Januar übermittelst. Die Randnummern 63 und 64 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 ziehen dieselbe zeitliche Grenze wie das Gesetz, enthalten aber kein Beispiel für diesen Fall. Eine ausdrückliche Aussage der Finanzverwaltung zu diesem Jahreswechselfall haben wir nicht gefunden. Besonders wichtig ist das, wenn du monatlich oder per Sammelrechnung abrechnest. Rechne Lieferungen vom Dezember 2026 deshalb vorsichtshalber noch im Dezember 2026 ab und übermittle die Rechnungen im selben Monat. Besprich deine Vorgehensweise mit deiner Steuerberatung.

Ob es bei dieser Frist bleibt, ist offen: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Pflicht für Betriebe über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben (ZDH-Kompakt, Stand 26.08.2026). Eine entsprechende Gesetzesänderung gibt es bislang nicht (Stand 07.10.2026; im Lobbyregister des Bundestags steht dazu nur der Eintrag eines Landeshandwerkstags, kein Gesetzentwurf). Plane deshalb mit dem geltenden Recht.

Wer muss 2027 eine E-Rechnung ausstellen, und wer nicht?

Die Pflicht betrifft dich, wenn du Waren oder Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen lieferst und beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Dazu gehören auch deine typischen Kunden: Arztpraxen, MVZ, Labore, Kliniken und Pflegeeinrichtungen.

Auch wenn eine Praxis überwiegend steuerfreie Heilbehandlungen ausführt oder keine Vorsteuer abzieht, gelten diese Regeln. Sie beziehen ausdrücklich auch Empfänger ein, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen oder Kleinunternehmer sind (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17).

In diesen Fällen brauchst du keine E-Rechnung auszustellen:

• bei Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV); entscheidend ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der einzelne Posten,
• bei Rechnungen eines Kleinunternehmers (§ 34a UStDV),
• bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,
• bei Rechnungen an Privatpersonen und an Empfänger im Ausland.

Wenn eine Rechnung zusätzlich steuerpflichtige Leistungen enthält, gilt die Pflicht für die gesamte Rechnung (UStAE 14.1 Abs. 4 Satz 10).

Möchtest du in einem Ausnahmefall trotzdem eine E-Rechnung versenden, achte auf die Zustimmung: Ohne Zustimmung des Empfängers ist das nur bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen und Rechnungen von Kleinunternehmern an inländische Unternehmer möglich. Bei Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Rechnungen an Privatpersonen und bei Auslandsbezug muss der Empfänger zugestimmt haben (UStAE 14.1 Abs. 6). E-Rechnungen empfangen können müssen auch Betriebe, die selbst keine ausstellen müssen.

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, riskiert eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 UStG). Ob bereits ein falsches Format darunter fällt, ist nicht geklärt. Wenn du nicht erkennen konntest, dass dein Kunde Unternehmer ist, beanstandet die Finanzverwaltung das nicht (UStAE 14.1 Abs. 6).

Was ist eine E-Rechnung, und was ist keine?

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dieses Format ermöglicht es einer Software, die Daten elektronisch zu verarbeiten (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Alles andere zählt als sonstige Rechnung: Papier, ein gescanntes PDF und auch ein PDF aus deiner Warenwirtschaft (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Ein einfaches PDF bleibt also eine sonstige Rechnung, selbst wenn deine Software es erstellt und per E-Mail verschickt.

Für die Praxis sind zwei Punkte besonders wichtig. Erstens kommt es auf den Dateiinhalt an: Erfüllt eine Datei wegen eines Formatfehlers die technischen Vorgaben nicht, zählt sie als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Zweitens müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link reicht nicht aus (Rn. 35).

Wenn dein Betrieb zur E-Rechnung verpflichtet ist und stattdessen eine sonstige Rechnung ausstellt, ist diese dem Grunde nach nicht ordnungsgemäß. Dadurch ist der Vorsteuerabzug deines Kunden gefährdet (UStAE 15.2a Abs. 1, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Kunden, die Vorsteuer abziehen, werden deshalb auf einer ordnungsgemäßen E-Rechnung bestehen.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Die verschiedenen Begriffe lassen sich leichter einordnen, wenn du ihre Aufgaben auseinanderhältst:

Die EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie beschreibt, welche Angaben eine Rechnung enthält, wie diese heißen und welche Rechenregeln gelten. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei unterschiedliche Verpackungen für dieselben Angaben.

XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie besteht aus einer reinen XML-Datei ohne Bildteil und baut auf der EN 16931 auf. Hinzu kommen deutsche Pflichtangaben wie die Leitweg-ID. Die Leitweg-ID hilft dem öffentlichen Auftraggeber, deine Rechnung dem richtigen Empfänger zuzuordnen. Du trägst sie in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) ein. Der Bund verlangt für seine Rechnungen seit dem 27.11.2020 grundsätzlich die XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung oder einen anderen Standard nach der EN 16931 (§ 3, § 4 Abs. 1 und § 11 Abs. 3 ERechV). Der Bund prüft eingehende Rechnungen automatisch auf formale Fehlerlosigkeit (§ 4 Abs. 3 ERechV). Eine XRechnung kann in UBL oder CII geschrieben sein; beide Syntaxen sind gleichwertig.

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten im XML-Format. In Frankreich heißt derselbe Standard Factur-X; technisch sind beide identisch. Das PDF zeigt die Rechnung für Menschen an, während das eingebettete XML die Rechnung für die elektronische Verarbeitung enthält. Weichen beide voneinander ab, haben die Daten des strukturierten Teils Vorrang (UStAE 14.4 Abs. 3, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Für deinen Kunden ist das praktisch: Er öffnet die Datei wie ein gewohntes PDF, und seine Software kann zusätzlich die Daten auslesen.

Peppol ist ein Übertragungsnetz für E-Rechnungen, kein Rechnungsformat im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Das dazu passende Format heißt Peppol BIS Billing 3.0 und basiert auf UBL. In Deutschland musst du Peppol nicht nutzen: Format und Übermittlungsweg vereinbarst du mit deinem Vertragspartner. Auch E-Mail ist zulässig (UStAE 14.1 Abs. 4).

XRechnung oder ZUGFeRD im Vergleich

Kurz: Verwende für öffentliche Auftraggeber die XRechnung und für alle anderen Kunden die ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931.

Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig?

Bei ZUGFeRD kannst du zwischen sechs Profilen unterscheiden. Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, „ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL“ (UStAE 14.1 Abs. 14, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025). In MINIMUM und BASIC WL fehlen die Rechnungspositionen. Da die Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen müssen, reichen diese beiden Profile nicht aus.

Für deinen Alltag lautet die Empfehlung: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) stuft den Empfang und die Verarbeitung dieses Profils als Pflicht für den Käufer ein. Es bildet alle Pflichtangaben ab und verwendet die reine Normkennung ohne nationale Sonderregeln.

EXTENDED ist zwar zulässig, aber kein Standard. Das FeRD bestätigt es als gültiges Format nach § 14 UStG, nennt für den Empfang beim Käufer jedoch eine „bilaterale Vereinbarung“ (FeRD-FAQ). Prüft dein Kunde nur nach EN 16931 oder XRechnung, kann die Datei bei der Prüfung durchfallen: Der Validator der KoSIT hat kein Szenario für die EXTENDED-Kennung. Auch die Rechnungseingangsplattform des Landes Rheinland-Pfalz liest bei ZUGFeRD nur das eingebettete XML und nimmt laut eigener Auskunft ausschließlich die Profile XRechnung und EN 16931 an; Extended lehnt sie ausdrücklich ab (ZRE Rheinland-Pfalz). Verwende EXTENDED deshalb nur, wenn dein Kunde es ausdrücklich verlangt.

EXTENDED brauchst du seltener, als der Name vermuten lässt. Lieferschein- und Bestellnummer gehören nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Beide kannst du bereits mit EN 16931 im Rechnungskopf angeben: die Bestellnummer des Kunden als BT-13 und einen Lieferschein als BT-16. Mehrere Lieferscheine lassen sich als Belegverweise (BG-24) aufführen. Erst wenn du jeder einzelnen Position einen Lieferschein, eine Bestellung und eine Lieferanschrift zuordnen möchtest, brauchst du EXTENDED. Die Vorversion der XRechnung 4.0 vom 15.09.2026 führt Bestellung, Lieferschein und Lieferanschrift je Position im Kern ein; sie gilt aber noch nicht.

Welche Version brauche ich?

Die Versionsnummern bedeuten für dich meist weniger Arbeit, als es auf den ersten Blick wirkt. Neue Versionen ändern in der Regel Prüfregeln und Codelisten; der Aufbau der Datei ändert sich dagegen selten.

Kurz: Die aktuellen Versionen sind ZUGFeRD 2.5.2 und XRechnung 3.0.2. ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 bleiben gültig.

Nur wenige ältere Stände reichen nicht aus: ZUGFeRD 1.0 ist keine E-Rechnung, und ZUGFeRD 2.0 ohne den Zusatz .1 ist vom BMF-Schreiben nicht abgedeckt. XRechnung 2.x ist für öffentliche Auftraggeber seit dem 01.02.2024 außer Kraft.

Welches Format passt zu welchem Kunden?

Welches zulässige Format du verwendest, klärst du mit deinem Kunden. Das ist eine zivilrechtliche Frage (UStAE 14.1 Abs. 12). Für die Praxis hat sich diese Zuordnung bewährt:

Kurz: Schick Behörden die XRechnung mit Leitweg-ID und allen anderen Kunden ZUGFeRD im Profil EN 16931. Bei Großkunden richtest du dich nach deren Vorgabe.

Öffentliche Träger gehen dabei unterschiedlich vor. Nach dem Branchenfokus des BVMed akzeptieren viele öffentliche Rechnungseingangsportale nur strukturierte XML-Daten. Bestehende EDI-Anbindungen im öffentlichen Bereich laufen dagegen weiter (BVMed, Stand 16.12.2024). Der Bund nimmt keine Sammelrechnungen an, die sich auf verschiedene Aufträge beziehen (FAQ E-Rechnung Bund). Erstelle für öffentliche Auftraggeber deshalb im Zweifel eine Rechnung je Auftrag. Verlass dich nicht allein auf die Rechtslage, sondern frag die Einkaufsabteilung nach ihren Anforderungen.

Wenn du eine E-Rechnung ausstellen musst, reichen MINIMUM und BASIC WL nicht aus. Ebenso wenig genügen ein PDF ohne eingebettetes XML oder eine Rechnung, die lediglich auf Daten verlinkt.

Zum Sprechstundenbedarf: Für die Abrechnung über eine Abrechnungsstelle oder Kasse gelten eigene Vorschriften und Verträge. Wir haben keine Quelle gefunden, die diese Abrechnung der Umsatzsteuer-E-Rechnungspflicht unterstellt oder davon ausnimmt. Lass dir deinen konkreten Fall deshalb bei der Abrechnungsstelle bestätigen. Für Rechnungen an die Praxis gelten die allgemeinen Regeln.

Wenn dein Kunde die E-Rechnung nicht annimmt, hat er keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung. Deine Pflichten gelten als erfüllt, sobald du eine E-Rechnung ausgestellt und dich nachweislich um die Übermittlung bemüht hast, zum Beispiel mit einem Sendeprotokoll (UStAE 14.1 Abs. 5). Bewahre den Versandnachweis deshalb auf.

Wie prüfe ich, ob eine E-Rechnung gültig ist?

Du kannst eine E-Rechnung in vier Stufen prüfen. Die ersten drei kann eine Software für dich übernehmen:

1. Wohlgeformt: Lässt sich die Datei als XML lesen?
2. Schema: Sind die richtigen Elemente mit den passenden Datentypen an der vorgesehenen Stelle enthalten?
3. Regeln: Erfüllen die Angaben die Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung? Stimmen zum Beispiel Summen und Steuerkategorien?
4. Fachlich: Sind Preis, Menge, Empfänger und Steuersatz richtig? Diese Prüfung übernimmt ein Mensch.

Bei ZUGFeRD musst du zusätzlich das PDF prüfen lassen: Es muss dem Standard PDF/A-3 entsprechen.

Eine Validierung ist nicht vorgeschrieben, wird vom BMF aber empfohlen, auch zur Prüfung der Zulässigkeit des Formats (UStAE 15.2a Abs. 6, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Wenn du mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns vorgehst, darfst du dich auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen. Das BMF hält es außerdem für naheliegend, den Validierungsbericht aufzubewahren (Rn. 35a). Die inhaltliche Prüfung deiner Rechnung ersetzt die Validierung allerdings nicht.

Ein gängiges Werkzeug ist der kostenlose Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards der öffentlichen Verwaltung. Du verwendest ihn mit der amtlichen XRechnung-Konfiguration. Bei ZUGFeRD musst du vorher das XML aus dem PDF herausziehen. Das Open-Source-Projekt Mustang und das Werkzeug veraPDF prüfen zusätzlich das PDF. Lade echte Kundenrechnungen nicht in öffentliche Online-Prüfportale hoch, solange du nicht weißt, wo die Datei landet.

Wie prüft PARITY.med E-Rechnungen beim Versenden und Empfangen?

PARITY.med ist ein Branchen-ERP für den Fachhandel Medizinprodukte. Beim Ausstellen einer Rechnung erzeugt die Fakturierung die E-Rechnung automatisch. Diesen Ablauf beschreiben wir etwas ausführlicher, damit du einschätzen kannst, welche Aufgaben die Software übernimmt und wo ihre Grenzen liegen. Die Einzelheiten findest du in der Wissensdatenbank.

Zu den Formaten: PARITY.med erzeugt ZUGFeRD im Profil EN 16931. EXTENDED wird nur auf Wunsch je Kunde eingestellt, wenn dieser die Lieferbedingung (Incoterm) maschinenlesbar benötigt. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erzeugt PARITY.med nicht. Für Empfänger mit Leitweg-ID entsteht eine XRechnung (UBL, Version 3.0.2). Die Bestellnummer des Kunden und die Lieferscheine einer Rechnung trägt PARITY.med bei beiden Formaten im Rechnungskopf ein: die Bestellnummer als Bestellreferenz (BT-13), einen Lieferschein als BT-16 und mehrere als Belegverweise (BG-24).

Beim Versenden prüft PARITY.med in vier Stufen:

1. Am Entwurf kontrolliert PARITY.med die Pflichtangaben. Fehlende Angaben werden dir als Hinweis angezeigt, bevor du die Rechnung ausstellst. Geprüft werden das gespeicherte Belegabsender-Profil, die USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers, die Anschrift des Empfängers (bei der XRechnung mit PLZ und Ort) und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die USt-IdNr. des Leistungsempfängers.
2. Beim Erzeugen berechnet PARITY.med die Daten so, dass XML und PDF dieselben Summen enthalten. Die Umsatzsteuer je Steuersatz entspricht der gedruckten Aufschlüsselung, und die Positionen ergeben exakt die Nettosumme.
3. Vor dem Ablegen prüft PARITY.med die Rechnungsdaten anhand der Regeln der EN 16931, gegen die in der Praxis am häufigsten verstoßen wird: Rechenregeln, Pflichtangaben im Kopf und Steuerkategorien. Bei einem Verstoß wird die Datei nicht als erzeugt abgelegt. Die Rechnung bleibt ausgestellt und zeigt dir den Grund zusammen mit der Nummer der verletzten Regel.
4. Vor dem Versand hält PARITY.med eine Rechnung an, wenn keine E-Rechnung vorliegt. Sie wird nicht unbemerkt als einfaches PDF verschickt. Die Meldung nennt dir den Grund; nach der Korrektur kannst du die E-Rechnung mit einem Klick neu erzeugen. Möchtest du bewusst ohne E-Rechnung senden, etwa an Privatkunden, bestätigst du das ausdrücklich. Diese Bestätigung wird im Verlauf der Rechnung festgehalten.

Auf Knopfdruck: Im Versanddialog findest du zusätzlich „E-Rechnung prüfen“. Damit prüft PARITY.med anhand der aktuellen Stammdaten, ob die E-Rechnung erzeugt werden kann. Verletzte Regeln werden dir einzeln angezeigt, bevor du sendest. Diese Funktion ist keine Prüfung mit dem KoSIT-Validator: Schema und Schematron werden dabei nicht geprüft.

Bei jeder Änderung am Erzeuger läuft zusätzlich eine Testpipeline. Dabei werden Beispielrechnungen in beiden Formaten durch den KoSIT-Validator mit Schema und vollständigem Regelwerk geprüft. Zu den Beispielen gehören auch Sonderfälle wie Kleinunternehmer, innergemeinschaftliche Lieferungen und Rechnungen mit vielen Positionen. Das ZUGFeRD-PDF prüft veraPDF auf PDF/A-3b. Diese Tests sichern den Erzeuger ab, nicht die einzelne Rechnung.

Beim Empfangen liest PARITY.med die Datei, die du unter Einkauf hochlädst. Anhand ihres Inhalts erkennt es, ob eine XRechnung (UBL oder CII) oder ein ZUGFeRD-PDF ab Version 2 vorliegt. Das XML wird aus dem PDF herausgeholt und gelesen, ohne externe Inhalte nachzuladen. Anschließend prüft PARITY.med den Pflichtinhalt: Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsart, Währung, Namen von Lieferant und Empfänger, mindestens eine Position und Zahlbetrag.

Danach ordnet PARITY.med Lieferant, Bestellung und Artikel zu, macht dich auf doppelte Rechnungsnummern aufmerksam und rechnet die Belegsummen nach. Stimmt eine Summe nicht oder berechnet der Lieferant einen nicht bestellten Zuschlag, erscheint die Rechnung in einer Übersicht der Rechnungsabweichungen. Du prüfst und bestätigst den Vorschlag; vorher wird nichts gebucht. Das Original bleibt mit Prüfsumme an der Eingangsrechnung erhalten.

Die Grenzen:

• Nicht jede einzelne ausgehende Rechnung wird gegen das XML-Schema und das vollständige Regelwerk (Schematron) geprüft. Das gilt auch für „E-Rechnung prüfen“. Die Prüfung vor dem Ablegen deckt die wichtigsten Rechenregeln und Pflichtangaben ab; Schema und Schematron prüft die Testpipeline.
• Beim Empfang verzichtet PARITY.med bewusst auf eine Regelprüfung. So scheitert eine formal unsaubere, aber lesbare Lieferantenrechnung nicht an dieser Prüfung. Auch ein Rechenfehler sperrt die Übernahme nicht; er bleibt als Abweichung sichtbar.
• Lieferanten-Gutschriften und Rechnungen in anderen Währungen als Euro kann der Eingang noch nicht annehmen.
• Die Versandsperre gilt nur für E-Mails. Wenn du das PDF im Versanddialog herunterlädst und selbst verschickst, erhältst du ein einfaches PDF ohne eingebettetes XML. Die E-Rechnung lädst du stattdessen aus ihrer Ansicht herunter.
• PARITY.med versendet per E-Mail und stellt die Dateien zum Download bereit. Einen Peppol-Direktversand gibt es nicht. E-Rechnungen aus deinem Postfach werden ebenfalls nicht automatisch abgeholt.
• PARITY.med bietet heute keine GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnung, die dein Archiv ersetzt. Was du zur Aufbewahrung beachten musst, steht weiter unten.
• Lieferschein, Bestellnummer oder Lieferanschrift lassen sich nicht je Position zuordnen. Diese Möglichkeit gehört zum ZUGFeRD-Profil EXTENDED, das PARITY.med nur für den strukturierten Incoterm einsetzt.
• Wenn ein privatwirtschaftlicher Kunde ausdrücklich eine XRechnung verlangt, kannst du das nicht einfach einstellen: PARITY.med erzeugt XRechnungen nur für Empfänger mit Leitweg-ID. XRechnung 4.0 ist noch nicht endgültig; aktuell erzeugt PARITY.med 3.0.2.

Wie du das Format je Kunde festlegst und eine Rechnung versendest, zeigen dir diese Anleitungen: Format je Kunde einstellen, E-Rechnung per E-Mail versenden und E-Rechnung eines Lieferanten einlesen. Deine Verkäuferdaten, die in jeder E-Rechnung stehen, pflegst du einmal im Belegabsender-Profil. Falls keine E-Rechnung entsteht, hilft dir die Anleitung Warum wurde für meine Rechnung keine E-Rechnung erzeugt?.

Was solltest du für die E-Rechnung 2027 bis Jahresende erledigen?

1. Gesamtumsatz 2026 abschätzen. Prüfe, ob er über 800.000 Euro liegt. Dann gilt die Pflicht für dich ab dem 1. Januar 2027, sonst ab 2028. Bei einem Organkreis zählt der Umsatz des gesamten Kreises.
2. Dezember-Rechnungen planen. Stelle Rechnungen für Lieferungen bis zum 31.12.2026 noch im Jahr 2026 aus und übermittle sie ebenfalls in diesem Jahr. Alternativ erstellst du sie gleich als E-Rechnung.
3. Eigene Stammdaten prüfen. Kontrolliere USt-IdNr. oder Steuernummer, Bankverbindung, Ansprechpartner und Anschrift auf Vollständigkeit. Ohne diese Angaben entsteht keine gültige Datei.
4. Kunden abfragen. Frag deine umsatzstärksten Kunden nach ihrer Adresse für E-Rechnungen und dem gewünschten Format. Bei öffentlichen Auftraggebern brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID.
5. Testrechnungen verschicken. Lass für jeden Formattyp eine Rechnung vorab durch einen Validator prüfen. Schick sie anschließend an einen Kunden und lass dir den Erhalt bestätigen.
6. Eingang klären. Lege fest, wer die E-Rechnungen deiner Lieferanten liest und speichert. Bitte deine Lieferanten um XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 und um die unveränderte Originaldatei.
7. Aufbewahrung regeln. Bewahre Rechnungen acht Jahre auf. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben (§ 14b Abs. 1 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Ein Ausdruck des PDF reicht nicht aus. Für die Umsatzsteuer allein ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems kein Verstoß; für die Abgabenordnung gelten die GoBD trotzdem.
8. Wartungsverträge ansehen. Dauerrechnungen, die du vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt hast, musst du nicht zusätzlich als E-Rechnung ausstellen, solange sich die Angaben nicht ändern (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 46).
9. Steuerberatung und DATEV abstimmen. Kläre gemeinsam, wie die Datei dort ankommt.

Besprich mit deiner Steuerberatung, wie du diese Schritte in deinem konkreten Fall umsetzt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027

Reicht nach 2026 ein PDF per E-Mail noch aus?

Nur noch in bestimmten Fällen: für 2027 ausgeführte Leistungen, wenn dein Betrieb 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte und der Kunde dem PDF zustimmt, bei Rechnungen bis 250 Euro, bei Rechnungen eines Kleinunternehmers sowie bei Kunden im Ausland oder Privatpersonen. In den übrigen Fällen brauchst du ab dem 1. Januar 2027 beziehungsweise 2028 eine E-Rechnung.

Welches ZUGFeRD-Profil soll ich nehmen?

Verwende das Profil EN 16931. Das FeRD empfiehlt es, es enthält alle Pflichtangaben, und der Käufer muss es nach der Einordnung des FeRD verarbeiten können. MINIMUM und BASIC WL kommen nicht infrage. EXTENDED ist nur nach Absprache sinnvoll.

Brauche ich das Profil EXTENDED für Lieferschein oder Bestellnummer?

Nein. Die Bestellnummer des Kunden (BT-13) und ein Lieferschein (BT-16) sind bereits in der EN 16931 vorgesehen. Mehrere Lieferscheine kannst du als Belegverweise (BG-24) aufführen. Erst für die Zuordnung zu einzelnen Positionen brauchst du EXTENDED; der Empfänger muss dieses Profil nach Absprache lesen können. PARITY.med trägt Bestellnummer und Lieferscheine im Profil EN 16931 ein.

Muss ich meine E-Rechnungen validieren?

Eine Pflicht dazu gibt es nicht. Das BMF empfiehlt die Validierung aber, und ein Formatfehler macht aus einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung. Lass deshalb jede Datei vor dem Versand prüfen, am besten automatisch durch deine Software.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Vor allem öffentliche Auftraggeber verlangen dieses Format. ZUGFeRD ist dagegen ein PDF mit eingebettetem XML, sodass Menschen die Rechnung ansehen und Software die Daten verarbeiten kann. Inhaltlich bauen beide auf der europäischen Norm EN 16931 auf.

Gilt die E-Rechnung auch für Gutschriften und Stornorechnungen?

Ja. Für Gutschriften gelten dieselben Regeln (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Wenn du eine E-Rechnung berichtigst, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen (UStAE 14.11 Abs. 1). Bei Skonto oder Nachlässen brauchst du keine Berichtigung auszustellen (Rn. 51a).

Brauche ich Peppol?

Nein. Du bist nicht verpflichtet, ein bestimmtes Netz zu nutzen. E-Mail ist ein zulässiger Übermittlungsweg. Peppol ist vor allem dann sinnvoll, wenn deine Kunden es verlangen oder du viele Rechnungen an Behörden schickst.

Ab welcher ZUGFeRD-Version ist die Rechnung gültig?

Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL. Die Version 1.0 zählt nicht als E-Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Technisch gibt es keinen Unterschied. ZUGFeRD ist die deutsche und Factur-X die französische Bezeichnung desselben Standards. ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2.

Was ist eine Leitweg-ID?

Mit der Leitweg-ID ordnet ein öffentlicher Auftraggeber deine Rechnung dem richtigen Empfänger zu, etwa einer Behörde oder einem kommunalen Krankenhaus. Du erhältst die Kennung vom Auftraggeber und trägst sie in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) ein. Ohne Leitweg-ID findet die Rechnung ihren Adressaten nicht.

Muss ich Arztpraxen, MVZ und Kliniken eine E-Rechnung schicken?

Ja, sobald die Pflicht für deinen Betrieb gilt. Sie betrifft Lieferungen an inländische Unternehmer, auch wenn die Praxis überwiegend steuerfreie Heilbehandlungen ausführt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag und Rechnungen an Privatpersonen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Bewahre bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. Ein Ausdruck des PDF reicht nicht aus (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60).

Kann PARITY.med E-Rechnungen für den Fachhandel Medizinprodukte erzeugen?

Ja. Wenn du eine Rechnung ausstellst, erzeugt PARITY.med automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931. Für Kunden mit Leitweg-ID entsteht eine XRechnung (UBL, Version 3.0.2). Wie die Dateien beim Versenden und Empfangen geprüft werden, erfährst du im Abschnitt „Wie prüft PARITY.med E-Rechnungen beim Versenden und Empfangen?“.

So probierst du es aus

In zwei Minuten erhältst du einen Testzugang mit einer eigenen Umgebung und einem Demo-Sortiment. Trage anschließend dein Belegabsender-Profil ein, stelle eine Rechnung aus und lade die E-Rechnung zur Prüfung herunter. Mit dem KoSIT-Validator kannst du die Datei selbst kontrollieren. Deine eigenen Artikeldaten importierst du in rund zehn Minuten – oder später, wenn du dir zunächst einen Eindruck verschaffen möchtest. Falls PARITY.med nicht zu deinem Betrieb passt, weißt du das nach einer halben Stunde. Auch diese Klarheit ist ein gutes Ergebnis. Testzugang anfragen

Quellen

• § 14 UStG, § 14b UStG, § 19 UStG, § 26a UStG und § 27 UStG, Absatz 38, abgerufen am 02.10.2026
• §§ 3, 4 und 11 ERechV, abgerufen am 02.10.2026
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, abgerufen am 02.10.2026
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (BStBl I S. 1320, GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007), Kopie der Bundesarchitektenkammer, abgerufen am 02.10.2026
• ZUGFeRD beim FeRD, abgerufen am 02.10.2026
• XRechnung bei der KoSIT: Versionen und Bundles, abgerufen am 02.10.2026
• KoSIT-Validator auf GitHub, abgerufen am 02.10.2026
• BVMed: Branchenfokus Elektronische Rechnung, Stand 16.12.2024
• ZDH: Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028, abgerufen am 02.10.2026
• FeRD: Häufige Fragen zu ZUGFeRD (Profile, Empfang, Zulässigkeit von EXTENDED), abgerufen am 02.10.2026
• E-Rechnung in der Bundesverwaltung: häufige Fragen (Sammelrechnungen), abgerufen am 02.10.2026
• Zentrale Rechnungseingangsplattform Rheinland-Pfalz: Einreichung der E-Rechnung, abgerufen am 02.10.2026
• KoSIT: XRechnung 4.0.0, Vorversion vom 15.09.2026 (Bestellung, Lieferschein und Lieferanschrift je Position: BT-188, BT-198, BG-38), abgerufen am 02.10.2026

Autor: Dominik Wild, Geschäftsführer der PARITY Software GmbH.

Stand: 02.10.2026. Die Fristen werden bei Änderungen angepasst; ältere Fassungen bleiben nachvollziehbar.