Wie informiere ich Kunden über eine Lieferverzögerung?

Wie informiere ich Kunden über eine Lieferverzögerung?

Schritt für Schritt

  1. Liste öffnen: Öffne im Suite-Portal Verkauf → Lieferverzögerungen. Der Reiter „Offen“ zeigt alle Aufträge, deren Liefertermin sich verschoben hat oder überfällig ist und deren Kunde noch nicht informiert ist.
  2. Meldung prüfen: Je Zeile siehst du Auftrag, Kunde, betroffene Artikel, den bisherigen und den neuen Termin („Termin folgt“, wenn es noch keinen gibt), den Anlass und die Bestellung beim Lieferanten.
  3. „Vorschau & senden“ klicken: Der Dialog zeigt links Empfänger, Betreff und Zusatztext, rechts die Mail so, wie der Kunde sie bekommt.
  4. Empfänger und Text prüfen: Die Adresse ermittelt PARITY.med selbst. Du kannst sie für diese eine Mail überschreiben und einen Zusatztext ergänzen, etwa „Teillieferung möglich“.
  5. „Senden“ klicken: Die Mail geht raus, die Meldung wandert in den Reiter „Gemeldet“, und der Verlauf des Auftrags zeigt „Lieferverzögerung an den Kunden gemeldet“.
  6. Kunden angerufen? Wähl im Dialog oben „Telefonisch informiert“ statt „Per E-Mail“, trag ein, mit wem du gesprochen hast, und klick auf „Als gemeldet speichern“. Es geht keine Mail raus; die Meldung steht danach ebenfalls unter „Gemeldet“.
  7. Mehrere auf einmal: Markiere im Reiter „Offen“ die Meldungen und klick auf „Ausgewählte senden“. Auswählbar sind nur Meldungen mit direktem Bezug und Empfänger-Adresse; das Ergebnis steht danach an jeder Zeile.

Am Auftrag selbst erscheint oben ein Hinweis „Lieferverzögerung erkannt – neuer Termin …“, solange der Kunde noch nicht informiert ist. Über „Kunden informieren“ öffnest du denselben Dialog direkt aus dem Auftrag. Ist der Auftrag nur indirekt betroffen, heißt der Hinweis „Lieferung möglicherweise betroffen – Nachschub verzögert“ und hat keine Aktion. Führst du Liefertermine je Position und sind Positionen schon verzögert, geht der Hinweis im roten Hinweis „… Positionen verzögert …“ auf, der denselben Knopf „Kunden informieren“ trägt. Ohne offene Meldung mit direktem Bezug hat der rote Hinweis keinen Knopf, etwa wenn eine Position aus dem Lager überfällig ist oder der Auftrag nur indirekt betroffen ist. Am Auftrag lässt sich dann nicht festhalten, dass der Kunde informiert ist.

Voraussetzungen

Wann entsteht eine Meldung?

Eine Meldung entsteht, wenn sich der Liefertermin einer Bestellung nach hinten verschiebt und der Kunde das merken würde: durch eine Bestätigung des Lieferanten, eine Co-med-Rückmeldung, eine Terminänderung von Hand an der Bestellung oder einen Co-med-Storno. Maßgeblich ist der Termin, den der Kunde zuletzt kennt. Liegt der neue Termin samt Vorlauftagen nicht später als dieser, meldet PARITY.med nichts.

Bleibt die Ware einfach aus, meldet PARITY.med die Bestellung als überfällig: Ist der Liefertermin der Bestellung plus die eingestellte Karenz („Überfällig nach (Tage)“, Standard 2) verstrichen und noch Ware offen, entsteht eine Meldung mit dem Anlass „Überfällig“ und dem neuen Termin „Termin folgt“. Das prüft PARITY.med jeden Tag ab 06:00 Uhr, einmal je Liefertermin. Nennt der Lieferant einen neuen Termin, und auch der verstreicht, entsteht eine neue Meldung. Eine Überfällig-Meldung geht nie ohne Freigabe an den Kunden.

Bestellungen ohne Liefertermin meldet PARITY.med nicht als überfällig. Dasselbe gilt für Termine, deren Karenz schon länger als 14 Tage abgelaufen ist: Solche Fälle sind meist längst geklärt und gehören in die Mahnliste des Einkaufs.

Hängt ein Auftrag nur über eine Reservierung an der verschobenen Bestellung, etwa bei Lager-Nachschub, steht er als „indirekt“ mit dem Status „Nur Liste“ in der Liste. Der Wareneingang verteilt die Ware in der Reihenfolge der Reservierungen, älteste zuerst; ob gerade dieser Auftrag die Ware aus der Bestellung bekommt, steht deshalb nicht fest. Eine indirekte Meldung geht nie an den Kunden, auch nicht von Hand und auch nicht im Modus Automatisch. Du kannst sie nur verwerfen. Ist die Reservierung schon voll aus dem Lager gedeckt, ist der Auftrag nicht betroffen.

Je Auftrag gibt es höchstens eine offene Meldung. Verschiebt sich der Termin erneut, auch über eine zweite Bestellung, schreibt PARITY.med die offene Meldung fort; der spätere Termin gilt. Der Kunde bekommt so eine Mail je Auftrag, nicht eine je Bestellung.

An wen geht die Mail?

PARITY.med nimmt die erste gültige Adresse in dieser Reihenfolge:

  1. Ansprechpartner am Auftrag
  2. Adresse des Kunden für Lieferungen
  3. Adresse des Kunden für Aufträge
  4. allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden

Der Außendienst bekommt keine Kopie. Findet PARITY.med keine Adresse, steht in der Liste „keine Adresse“, und die Meldung lässt sich nur über „Vorschau & senden“ mit einer von Hand eingetragenen Adresse senden.

Was steht in der Mail — und was nie?

Die Mail nennt deinen Auftrag, die Bestellnummer des Kunden, die betroffenen Artikel mit offener Menge sowie den bisherigen und den neuen Termin. Den Verzögerungsgrund nennt sie nur, wenn du das in den Einstellungen einschaltest.

Lieferant, Bestellnummer beim Lieferanten und „Co-med“ stehen nie in der Mail. Ein Grund, der Co-med nennt, bleibt auch mit eingeschaltetem Schalter draußen.

Was passiert beim Senden mit dem Auftrag?

Ist in den Einstellungen „Termin am Auftrag nachziehen“ eingeschaltet (Standard), bekommt der Auftrag den gemeldeten Termin als zugesagten Liefertermin, dazu den Verzögerungsgrund. So stimmen Auftragsliste und Auftragsbestätigung mit dem überein, was der Kunde gehört hat. Eine bereits erteilte Auftragsfreigabe muss danach erneut erteilt werden.

Wie halte ich fest, dass ich den Kunden angerufen habe?

Hast du den Kunden telefonisch informiert, wähl im Dialog „Telefonisch informiert“ oder in der Zeile im Menü „…“ den Eintrag „Telefonisch informiert …“. Pflicht ist, mit wem du gesprochen hast; eine Notiz ist optional. Mit „Termin am Auftrag nachziehen“ (vorbelegt) bekommt der Auftrag den neuen Termin und den Verzögerungsgrund wie nach einer Mail; nimm den Haken heraus, wenn du am Telefon etwas anderes vereinbart hast. Die Meldung steht danach unter „Gemeldet“ mit „telefonisch · Name“, und der Verlauf des Auftrags zeigt „Lieferverzögerung telefonisch gemeldet“ mit Gesprächspartner und Notiz.

Wie verwerfe ich eine Meldung?

Öffne in der Zeile das Menü „…“ und wähle „Verwerfen …“. Ein Grund ist Pflicht, zum Beispiel „Auftrag wird storniert“. Der Kunde bekommt dann keine Mail, und der Grund steht im Verlauf des Auftrags. Verworfene Meldungen findest du im Reiter „Erledigt/verworfen“. Hast du den Kunden angerufen, nimm statt „Verwerfen“ den Weg „Telefonisch informiert“: Beim Verwerfen bleibt der Termin am Auftrag unverändert.

Was bedeuten die Hinweise an einer Meldung?

Welche Einstellungen gibt es?

Unter Einstellungen → Lieferverzögerungen legst du fest:

FAQ

Warum bekommt der Kunde keine zweite Mail, obwohl sich der Termin wieder verschoben hat?

Nach dem Senden entsteht eine neue Meldung nur, wenn der neue Termin für den Kunden spürbar später liegt als der zuletzt gemeldete. Eine Verschiebung innerhalb der eingestellten Schwelle löst keine zweite Mail aus.

Warum meldet PARITY.med eine Bestellung als überfällig, obwohl der Lieferant noch liefern will?

PARITY.med kennt nur den Liefertermin, der an der Bestellung steht. Ist er samt Karenz verstrichen, ohne dass die Ware da ist, entsteht die Meldung. Hat der Lieferant dir inzwischen einen neuen Termin genannt, trag ihn an der Bestellung über „Liefertermin ändern“ ein. Liegt er für den Kunden später als der Termin, den er kennt, übernimmt die offene Meldung den neuen Termin statt „Termin folgt“. Sonst, oder wenn du den Kunden gar nicht informieren willst, verwirf die Meldung mit einem Grund.

Was passiert im Modus „Automatisch“?

Im Modus Automatisch schickt PARITY.med die Mail selbst, sobald die Wartezeit abgelaufen ist, ohne dass jemand im Innendienst freigibt. Das gilt nur für einen neuen, späteren Liefertermin bei einem Auftrag, für den die Bestellung ausdrücklich angelegt ist. Ein Storno, eine überfällige Bestellung, eine fehlende Adresse oder ein Versandfehler machen aus der Meldung einen Vorschlag, den du prüfst. An denselben Auftrag geht höchstens eine automatische Mail in 24 Stunden. Im Verlauf des Auftrags steht dann „Lieferverzögerung automatisch an den Kunden gemeldet“.

Warum kann ich eine Meldung nicht senden?

Steht in der Spalte „Bezug“ „indirekt“, ist der Auftrag nur möglicherweise betroffen: Er wartet über eine Reservierung auf Ware, die auch bei einem anderen Auftrag landen kann. Solche Meldungen gehen nie an den Kunden. Willst du ihn trotzdem informieren, tu das selbst und verwirf die Meldung mit einem Grund. Trifft später eine Bestellung genau diesen Auftrag, wird aus der Meldung eine normale, die du senden kannst. Im Modus Automatisch ist sie dann ein Vorschlag, den du prüfst und von Hand sendest.

Wo sehe ich später, dass der Kunde informiert wurde?

Im Reiter „Gemeldet“ der Liste, mit Empfänger (bei einem Anruf „telefonisch · Name“) und Datum, und im Reiter „Verlauf“ des Auftrags.

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-19 (Knopf am roten Positions-Hinweis nur mit direkter Meldung)

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