Wie informiere ich Praxen gesammelt über offene Lieferungen?

Wie informiere ich Praxen gesammelt über offene Lieferungen?

Schritt für Schritt

1. Liefertermine je Position führen: Öffne Einstellungen → Lieferverzögerungen und stell bei „Liefertermine“ auf „je Position“. Im Modus „je Auftrag“ ist die Karte „Sammel-E-Mail“ ausgegraut.
2. Sammel-E-Mail einstellen: Wähl in der Karte „Sammel-E-Mail“ den Modus „Vorschlag“, dazu Takt, Wochentag und Uhrzeit. Betreff und Text kannst du übernehmen oder anpassen. Speichere die Einstellungen.
3. Liste öffnen: Öffne Verkauf → Lieferverzögerungen und wechsle in den Reiter „Sammelmeldungen“. Je Kunde steht dort eine Zeile mit der Zahl der Positionen und Aufträge, der Art (später, neu, überfällig) und dem Status.
4. Nicht bis zum Termin warten? Klick auf „Jetzt zusammenstellen“. PARITY.med legt sofort Vorschläge an und sendet nichts, auch im Modus „Automatisch“ nicht. Ein zweiter Klick bringt die offenen Vorschläge auf den neuesten Stand.
5. „Vorschau & senden“ klicken: Der Dialog zeigt die Mail genau so, wie der Kunde sie bekommt. Die Vorschau verändert nichts. Prüf Empfänger und Positionen; für diese eine Mail kannst du eine andere Adresse eintragen.
6. Senden: Schick die Mail im Dialog ab. Die Positionen gelten danach als mitgeteilt, und im Verlauf jedes betroffenen Auftrags steht „Sammel-E-Mail zu offenen Lieferungen an den Kunden“.
7. Kunde soll diesmal nichts bekommen? Verwirf die Sammel-E-Mail und gib einen Grund an.

Überblick

Die Sammel-E-Mail ergänzt die Einzelmeldung je Auftrag. Die Einzelmeldung entsteht, sobald sich der Termin eines Auftrags verschiebt. Die Sammel-E-Mail gibt jeder Praxis in einem festen Takt einen freundlichen Überblick über alle offenen Artikel, deren Termin sich verschoben hat, die neu einen Termin haben oder deren Termin verstrichen ist.

Voraussetzungen

• Das Modul Handel ist für deinen Mandanten freigeschaltet.
• Die Liefertermine werden je Position geführt (Einstellungen → Lieferverzögerungen, „Liefertermine“).
• Zum Ansehen der Liste und der Vorschau brauchst du das Recht „Lieferverzögerungen anzeigen“, zum Zusammenstellen und Senden „Lieferverzögerung an Kunden senden“, zum Verwerfen „Lieferverzögerung verwerfen“.
• Die Einstellungen änderst du mit dem Recht „Einstellungen zu Lieferverzögerungen verwalten“.
• Der Mandant kann Mails versenden (Mail-Versand eingerichtet).

Welche Einstellungen hat die Karte „Sammel-E-Mail“?

• Modus: Aus (Standard), Vorschlag oder Automatisch.
• Takt: jede Woche bis alle 8 Wochen.
• Wochentag und Uhrzeit: volle Stunde, deutsche Zeit. Ab Werk Montag, 8 Uhr.
• Betreff: ab Werk „Ihre offenen Lieferungen im Überblick“.
• Text: steht in der Mail direkt nach der Anrede.
• „Termin-Info nennen (z. B. „KW 46“)“: ab Werk aus.
• „Überfällige Positionen mit „Termin folgt“ aufnehmen“: ab Werk an.

Ein verpasster Termin wird nicht nachgeholt. Läuft PARITY.med am eingestellten Wochentag nicht, kommt der nächste passende Wochentag dran.

Was ist der Unterschied zwischen „Vorschlag“ und „Automatisch“?

Im Modus Vorschlag stellt PARITY.med zum eingestellten Termin je Kunde einen Vorschlag zusammen. Gesendet wird erst, wenn jemand im Innendienst auf „Vorschau & senden“ klickt und die Mail abschickt.

Im Modus Automatisch stellt PARITY.med die Sammel-E-Mails zum Termin zusammen und sendet sie selbst. „Jetzt zusammenstellen“ sendet auch in diesem Modus nie; die Vorschläge daraus schickst du von Hand.

Starte mit Vorschlag und prüf ein paar Wochen lang, was rausgehen würde. Passt das, stell auf Automatisch.

Welche Positionen kommen in die Sammel-E-Mail?

PARITY.med nimmt offene Artikel aus Aufträgen, die weder Entwurf noch storniert oder retourniert sind, und davon nur diese:

• später: Der angekündigte Termin liegt um mindestens „Melden ab (Tage Verschiebung)“ später als der Termin, den der Kunde zuletzt erfahren hat.
• neu: Die Position hat einen Termin, den der Kunde noch nie erfahren hat.
• überfällig: Der angekündigte Termin ist verstrichen. In der Mail steht dann „Termin folgt“, und zwar je verstrichenem Termin nur einmal. Das gilt nur, wenn „Überfällige Positionen mit „Termin folgt“ aufnehmen“ eingeschaltet ist.

Nicht dabei sind:

• Aufträge mit einer offenen Einzelmeldung, denn die Einzelmeldung hat Vorrang,
• Positionen, über die der Kunde in den letzten 24 Stunden informiert wurde,
• Positionen ohne angekündigten Termin,
• Leistungen ohne Lieferung wie Versand, Fracht oder Arbeitszeit,
• Positionen mit „wird nicht geliefert“.

Vergleichsmaßstab ist immer der zuletzt mitgeteilte Termin. Was die letzte Sammel-E-Mail schon gesagt hat, kommt deshalb nicht jede Woche wieder.

An wen geht die Mail?

PARITY.med nimmt die erste gültige Adresse in dieser Reihenfolge:

1. Adresse des Kunden für Lieferungen
2. Adresse des Kunden für Aufträge
3. allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden

Im Dialog „Vorschau & senden“ kannst du für diese eine Mail eine andere Adresse angeben. Ohne hinterlegte Adresse lässt sich die Sammel-E-Mail nur mit einer solchen Adresse senden.

Was steht in der Mail und was nie?

Die Mail beginnt mit der Anrede und deinem Text. Darunter folgt je Auftrag die Auftragsnummer, bei vorhandener Bestellnummer der Praxis auch diese, und je Position der Artikel, die offene Menge und der Termin. Ein verschobener Termin erscheint als „21.10.2026 (bisher 14.10.2026)“, ein verstrichener als „Termin folgt – wir melden uns, sobald wir ihn kennen.“ Am Ende steht deine Signatur.

Die Termin-Info ist der Hinweis zum Eingangstermin an der Auftragsposition, den du in der Kundenakte als „Termin-Info (intern)“ siehst. In der Mail erscheint sie nur, wenn „Termin-Info nennen“ eingeschaltet ist.

Lieferant, Bestellnummer beim Lieferanten und „Co-med“ stehen nie in der Mail. PARITY.med prüft die Termin-Info zweimal; nennt sie Co-med, einen Lieferanten oder eine Bestellnummer, lässt PARITY.med sie weg.

FAQ

Warum ist die Karte „Sammel-E-Mail“ ausgegraut?

Die Liefertermine werden je Auftrag geführt. Die Sammel-E-Mail braucht Termine je Position; stell unter Einstellungen → Lieferverzögerungen bei „Liefertermine“ auf „je Position“.

Warum steht in der Vorschau „Für diesen Kunden gibt es nichts mehr zu melden“?

Die Vorschau prüft die Positionen frisch. Ist eine Position inzwischen geliefert oder wurde der Kunde schon informiert, fällt sie heraus. Bleibt nichts übrig, entfällt die Sammel-E-Mail beim Senden, und der Kunde bekommt keine Mail.

Bekommt der Kunde dieselbe Verzögerung zweimal mitgeteilt?

Nein. Ein Auftrag mit offener Einzelmeldung bleibt aus der Sammel-E-Mail draußen, und eine Position, über die der Kunde in den letzten 24 Stunden informiert wurde, ebenfalls. Nach dem Senden gelten die Positionen als mitgeteilt wie nach einer Einzelmeldung; in der Kundenakte steht am offenen Artikel „informiert am …“.

Wo sehe ich später, was der Kunde bekommen hat?

Im Verlauf jedes betroffenen Auftrags steht der Eintrag „Sammel-E-Mail zu offenen Lieferungen an den Kunden“ mit Empfänger und den gemeldeten Positionen samt Termin. Den Status der Sammel-E-Mail selbst zeigt der Reiter „Sammelmeldungen“.

Verwandte Themen

• Wie informiere ich Kunden über eine Lieferverzögerung?: die Einzelmeldung je Auftrag und die übrigen Einstellungen zu Lieferverzögerungen.
• Wie sehe ich, welche Artikel einem Kunden noch zu liefern sind?: offene Artikel, Termine und „informiert am …“ in der Kundenakte.
• Wie mahne ich eine überfällige Lieferantenbestellung?: wenn der Lieferant seinen Termin nicht hält.

Letzte Aktualisierung: 2026-10-14