Wie bestätige ich einen Auftrag, dessen Ware nicht am Lager ist?

Wie bestätige ich einen Auftrag, dessen Ware nicht am Lager ist?

Schritt für Schritt

  1. Auftrag öffnen — unter Handel → Aufträge den Auftrag im Status Entwurf öffnen und im Reiter „Beleg" bleiben. Fehlt für eine Position Ware, steht im Belegkopf der Hinweis „N Punkte vor der Bestätigung offen". Ein Klick auf „Anzeigen" klappt den Lieferplan auf und springt dorthin.
  2. Lieferplan prüfen — der Abschnitt „Lieferplan" steht unter den Positionen. Die Liste „Vor der Bestätigung" zeigt je Position, ob sie aus dem eigenen Lager oder aus einer offenen Bestellung gedeckt ist oder wie viel fehlt, etwa „1 von 3 nicht gedeckt".
  3. Lieferquelle festlegen — eine Position anklicken und die Lieferquelle wählen, die Position in eine andere Spalte ziehen oder mehrere Positionen anhaken und „Auf Co-med stellen" bzw. „Auf eigenes Lager stellen" nutzen. Auf Co-med lassen sich nur Co-med-Artikel stellen.
  4. Fehlmengen bestellen — mit „Fehlmengen bestellen" im Lieferplan öffnet sich der Dialog „Bestellung aus Auftrag", nach bevorzugtem Lieferanten gruppiert. Sobald die Bestellung an den Lieferanten gesendet ist, zählt ihre offene Menge als Deckung, und der offene Punkt verschwindet.
  5. „Bestätigen" klicken — sind noch Punkte offen, beginnt der Dialog mit Schritt 1 „Lieferquelle prüfen". Für jede Zeile unter „Zu klären" die Lieferquelle ändern oder „trotzdem so bestätigen" anhaken (bei vielen Zeilen alle auf einmal über den Sammelhaken rechts neben „Zu klären"), dann „Weiter zum Versand" klicken.
  6. Versandweg wählen — in Schritt 2 wie gewohnt „Per E-Mail senden", „PDF herunterladen / selbst senden" oder „Nur bestätigen (ohne Versand)" auslösen. Der Auftrag wechselt auf Bestätigt.
  7. Ware beschaffen — was jetzt noch fehlt, bestellst Du aus dem Auftrag heraus (siehe Bestellung anlegen). Der Warenausgang bleibt gesperrt, bis die Ware eingegangen ist.

Ist jede Position gedeckt, ändert sich nichts am bisherigen Ablauf: „Bestätigen" öffnet den Dialog direkt beim Versand, und der Auftrag wechselt auf Bestätigt.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Aufträge zu bearbeiten — dasselbe Recht wie für das gewöhnliche Bestätigen. Ein eigenes Recht für das Bestätigen ohne volle Deckung gibt es nicht.

Für „Fehlmengen bestellen" brauchst Du zusätzlich das Recht „Bestellungen anlegen". Fehlt es, fehlt die Aktion im Lieferplan.

Was zeigt der Lieferplan am Auftrag?

Der Lieferplan ist ein Abschnitt im Reiter „Beleg" eines Auftrags, unter den Positionen. Er zeigt, woher die Ware jeder Position kommt und was vor der Bestätigung noch offen ist.

Die Kopfzeile des Lieferplans zählt die Positionen je Lieferquelle — Eigenes Lager, Co-med und aufgeteilt (ein Teil aus dem Lager, ein Teil über Co-med) — und nennt die Zahl der offenen Punkte oder „Alles gedeckt". Diese Zeile ist auch im eingeklappten Zustand sichtbar.

Ausgeklappt ordnet der Lieferplan die Positionen in drei Spalten nach Lieferquelle. Darunter steht im Entwurf die Liste „Vor der Bestätigung" mit einem Befund je Position:

Die offenen Punkte im Lieferplan stammen aus derselben Rechnung, die PARITY.med beim Bestätigen anwendet. Was der Lieferplan als gedeckt zeigt, meldet die Prüfung beim Bestätigen also nicht als Fehlmenge, solange sich der Bestand nicht ändert.

Im Entwurf mit offenen Punkten ist der Lieferplan beim Öffnen ausgeklappt, sonst eingeklappt. Klappst Du ihn selbst auf oder zu, merkt sich Dein Browser diese Stellung für diesen Auftrag.

Nach dem Bestätigen ist die Lieferquelle nicht mehr änderbar. Der Lieferplan zeigt dann statt „Vor der Bestätigung" den Lieferstand je Position, etwa „Lieferbar", „Teilweise lieferbar", „Wartet auf Ware" oder „Geliefert".

Wie ändere ich die Lieferquelle einer Position?

Die Lieferquelle einer Position änderst Du im Entwurf direkt im Lieferplan, auf drei Wegen:

Über Co-med kann nur ein Artikel kommen, der eine Co-med-Artikelnummer trägt. Andere Artikel lassen sich nicht auf Co-med stellen. Wie der Weg über Co-med weitergeht, steht in Wie verkaufe ich einen Co-med-Artikel an einen Kunden?.

Was zählt beim Bestätigen als gedeckt?

Ein bestätigter Auftrag ist eine Zusage an den Kunden. PARITY.med prüft deshalb beim Bestätigen, ob jede lagergeführte Position gedeckt ist — entweder durch freien Bestand oder durch die offene Menge einer bereits an den Lieferanten gesendeten Bestellung.

Ein Bestell-Entwurf zählt nicht als Deckung, weil er noch nichts beim Lieferanten ausgelöst hat. Wer eine Fehlmenge über „Fehlmengen bestellen" bestellt, muss die Bestellung deshalb an den Lieferanten senden, damit der offene Punkt verschwindet.

Die Prüfung ist eine Warnung, keine Sperre: Du siehst, was fehlt, und entscheidest selbst, ob Du den Auftrag trotzdem bestätigst.

Wie läuft das Bestätigen in zwei Schritten ab?

Hat ein Auftrag offene Punkte, öffnet „Bestätigen" einen Dialog mit zwei Schritten. Ohne offene Punkte entfällt Schritt 1, und der Dialog beginnt direkt beim Versand.

Schritt 1 „Lieferquelle prüfen" listet oben unter „Zu klären" die Positionen ohne volle Deckung und darunter unter „Ohne Befund" die gedeckten Positionen, die schon abgehakt sind. Für jede Zeile unter „Zu klären" stellst Du entweder die Lieferquelle um oder hakst „trotzdem so bestätigen" an.

Sind mehrere Zeilen offen, steht rechts neben der Überschrift „Zu klären" der Sammelhaken „alle trotzdem so bestätigen". Er hakt alle Zeilen unter „Zu klären" auf einmal ab, ein zweiter Klick nimmt die Haken wieder weg. Die Zeilen unter „Ohne Befund" bleiben davon unberührt. Sind nur einige Zeilen abgehakt, zeigt der Sammelhaken einen Strich.

Die Gruppen bleiben stehen, solange der Dialog offen ist. Wird eine Position durch das Umstellen gedeckt, rutscht sie nicht nach unten, sondern bleibt unter „Zu klären" und ist abgehakt. Stellst Du die Lieferquelle einer schon abgehakten Zeile um, entfällt dieser Haken, und die Zeile wird neu bewertet.

„Weiter zum Versand" ist erst klickbar, wenn jede Zeile abgehakt ist. Was Du in Schritt 1 bewusst mit „trotzdem so bestätigen" abgehakt hast, fragt PARITY.med beim Bestätigen nicht noch einmal mit „Trotzdem bestätigen?" ab.

Schritt 2 ist der bekannte Versanddialog mit PDF-Vorschau und den Wegen „Per E-Mail senden", „PDF herunterladen / selbst senden" und „Nur bestätigen (ohne Versand)". Eine Ergebniszeile „Lieferquelle geprüft" fasst Schritt 1 zusammen; mit „Ändern" oder „Zurück" kommst Du zu Schritt 1 zurück.

Wann erscheint noch die Rückfrage „Positionen nicht vorrätig"?

Die Rückfrage „Positionen nicht vorrätig" ist ein Sicherheitsnetz. Sie erscheint, wenn sich der Bestand zwischen Schritt 1 und dem eigentlichen Bestätigen geändert hat oder wenn kein Schritt 1 angezeigt wurde, etwa weil der Lieferplan nicht geladen werden konnte.

Die Rückfrage nennt jede betroffene Position mit Zeilennummer, benötigter Menge, verfügbarer Menge und Fehlmenge. Beispiel: „Position 1: benötigt 1, verfügbar 0 — Fehlmenge 1".

Mit „Trotzdem bestätigen" wird der Auftrag bestätigt, obwohl die Ware noch nicht da ist. Das ist der richtige Weg, wenn Du erst auf diesen Auftrag hin beim Hersteller oder Lieferanten bestellst. Mit „Abbrechen" bleibt der Auftrag im Entwurf, und Du beschaffst zuerst.

Was passiert, wenn ich ohne volle Deckung bestätige?

Ein ohne volle Deckung bestätigter Auftrag steht auf Bestätigt und verhält sich wie jeder andere bestätigte Auftrag: Du kannst ihn fakturieren, Bestellungen daraus ableiten und den Kunden informieren.

Der Warenausgang bleibt gesperrt, bis die Ware wirklich da ist. Der Versuch, einen Lieferschein ohne Bestand auszugeben, wird weiterhin abgelehnt — mit einer eigenen Meldung, die Artikel, benötigte und frei verfügbare Menge nennt. Die Bestätigung nimmt Dir also die Blockade im Vertriebsprozess, hebelt aber die Bestandsführung im Lager nicht aus.

Für die Positionen eines bestätigten Auftrags legt PARITY.med Reservierungen an. Ist kein Bestand da, bleibt die Reservierung zunächst offen und wird zugewiesen, sobald die Ware eingeht.

FAQ

Berücksichtigt die Prüfung beim Bestätigen Co-med-Zusagen?

Noch nicht. Ein Co-med-Teil einer Position zählt beim Bestätigen vorerst wie Bedarf aus dem eigenen Lager; der Lieferplan weist an solchen Positionen darauf hin.

Ich habe die Fehlmenge bestellt — warum ist der Punkt noch offen?

Vermutlich ist die Bestellung noch ein Entwurf. Als Deckung zählt nur eine Bestellung, die an den Lieferanten gesendet ist. Versende die Bestellung unter Einkauf → Bestellungen mit „Versenden", dann verschwindet der Punkt im Lieferplan.

Kann ich schon im Entwurf eine Bestellung aus dem Auftrag erzeugen?

Ja. Neben „Fehlmengen bestellen" im Lieferplan erreichst Du denselben Dialog „Bestellung aus Auftrag" im Entwurf auch über das Menü „⋯" → „Bestellung erzeugen".

Warum stand in der Meldung früher „benötigt 1.000", obwohl es nur 1 Stück war?

Mengen wurden mit drei Nachkommastellen ausgegeben, und 1.000 las sich im Deutschen als eintausend. Die Meldung nennt Mengen jetzt im deutschen Format ohne überflüssige Nullen — aus 1.000 wird 1, aus 2.500 wird 2,5.

Kann ich einen Artikel so kennzeichnen, dass er gar nicht erst als offener Punkt erscheint?

Ja — Artikel, die nicht lagergeführt sind, lösen die Prüfung nicht aus. Öffne unter Handel → Artikel den Artikel, nimm im Abschnitt Lager & Bestand den Haken bei „Lagergeführt" heraus und speichere. Schon beim Anlegen eines Artikels kannst Du den Haken im Abschnitt Allgemein entfernen.

Für Ware, die grundsätzlich nie über das eigene Lager läuft — etwa eine Dienstleistung oder ein Hilfsmittel, das Du erst auf den Kundenauftrag hin bestellst —, ist das der sauberere Weg als das wiederholte Bestätigen ohne Deckung. Ein nicht lagergeführter Artikel bekommt außerdem keine Verfügbarkeitsampel mehr, statt ohne Bestand dauerhaft rot zu stehen.

Gilt die Prüfung auch für freie Positionen ohne Artikelstammsatz?

Nein. Freie Positionen ohne Katalogartikel sind nicht bestandsgeführt und werden von der Prüfung nie erfasst. Im Lieferplan stehen sie als „Position ohne Artikel, keine Bestandsprüfung".

Der Auftrag ist schon bestätigt und der Bestand ist inzwischen gesunken — wird er rückwirkend blockiert?

Nein. Geprüft wird nur der Übergang vom Entwurf zur Bestätigung. Ein einmal bestätigter Auftrag bleibt bestätigt.

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Letzte Aktualisierung: 01.10.2026

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