Wie aktiviere ich die Vier-Augen-Kontrolle für Aufträge?

Wie aktiviere ich die Vier-Augen-Kontrolle für Aufträge?

Schritt für Schritt

  1. Einstellung öffnen — im Suite-Portal unter Einstellungen → Auftragsfreigabe. Dort liegt die Karte „Vier-Augen-Kontrolle für alle Aufträge".
  2. Schalter umlegen — der Schalter speichert sofort. Steht er auf „ein", zeigt jeder Auftrag den Hinweis „Noch nicht kontrolliert", bis eine zweite Person ihn freigibt. Gesperrt wird dabei nichts: Packen und Ausliefern laufen auch ohne Freigabe. Der Standard ist „aus".
  3. Recht vergeben — unter Einstellungen → Rollen das Recht „Aufträge freigeben (Vier-Augen-Kontrolle)" an die Rollen geben, die kontrollieren sollen. Die Rolle Manager hat es von Anfang an.
  4. Auftrag freigeben — im Auftrag erscheint der Knopf Freigeben, solange die Freigabe fehlt, auch nach Lieferung und Rechnung. Nach dem Klick stehen Zeitpunkt und Name der freigebenden Person am Auftrag.
  5. Offene Kontrollen finden — in der Auftragsliste den Schnellfilter „Nicht kontrolliert" einschalten. Das ist die Arbeitsliste der kontrollierenden Person. Sie zeigt alle Aufträge ohne Freigabe, auch die schon ausgelieferten. Stornierte und retournierte Aufträge stehen nicht darin, die lassen sich nicht mehr freigeben.

Video: Wie ein Eilauftrag ohne Freigabe ausgeliefert wird und eine zweite Person die Kontrolle danach erteilt, zeigt das Video Vier-Augen-Kontrolle ohne Auslieferungssperre.

Voraussetzungen

Kontrolle ohne Sperre

Die Vier-Augen-Kontrolle hält keinen Auftrag auf. Ohne Freigabe kannst du packen, den Packzettel bestätigen, ausliefern und berechnen. Eilige Aufträge, etwa für Patienten, gehen damit sofort ins Lager, auch wenn gerade keine zweite Person da ist.

Bis zur Freigabe zeigt der Auftrag den Hinweis „Noch nicht kontrolliert". Fehlt der lesenden Person das Freigabe-Recht, steht das ebenfalls dort. Die Freigabe holst du jederzeit nach, vor oder nach der Lieferung. Ausgeschlossen ist sie nur bei stornierten und retournierten Aufträgen.

Wer freigeben darf

Freigeben darf jeder Benutzer mit dem Recht „Aufträge freigeben" — es gibt keine namentliche Vorfestlegung pro Auftrag.

Gesperrt sind zwei Personen: der Ersteller des Auftrags und wer den Inhalt zuletzt geändert hat. Beide bekommen beim Freigeben eine Meldung, dass die Kontrolle eine zweite Person braucht. Genau darin liegt der Zweck des Vier-Augen-Prinzips.

Wer den Auftrag nur zugewiesen oder eine interne Notiz ergänzt hat, darf freigeben — den geprüften Beleginhalt hat diese Person nicht angefasst.

Bei Aufträgen aus der b-med-Übernahme oder aus automatischen Abläufen ist kein Benutzer hinterlegt. Solche Aufträge kann jede berechtigte Person freigeben — sonst blieben sie dauerhaft unkontrolliert.

Wann eine Freigabe verfällt

Jede inhaltliche Änderung nach der Freigabe hebt sie auf: Positionen, Mengen, Preise, Liefer- und Rechnungsanschrift, Konditionen, Termine, gedruckte Belegtexte und Änderungen aus dem b-med-Abgleich. Die Freigabe bescheinigt genau den Stand, den die zweite Person gesehen hat — ohne diese Regel wäre die Kontrolle umgehbar.

Nicht auf: Zuweisung an einen Bearbeiter und interne Notiz. Beides ist Arbeitsorganisation und ändert den Beleginhalt nicht.

Jede Freigabe und jedes Zurücknehmen steht im Änderungsverlauf des Auftrags.

Stufe 2: Packzettel bestätigen

Die zweite Kontrolle findet im Lager statt, unmittelbar vor dem Warenausgang. Die packende Person bestätigt damit, dass sie den gedruckten Packzettel nachkontrolliert hat.

  1. Liste öffnen — im Suite-Portal unter Lager → Packzettel bestätigen. Sie zeigt alle Aufträge mit offener Liefermenge und je Zeile drei Zustände: freigegeben, Packzettel gedruckt und bestätigt. Der Schnellfilter „Nicht bestätigt" ist vorbelegt — die Liste ist eine Arbeitsliste.
  2. Packzettel drucken — solange kein Ausdruck existiert, ist der Knopf Bestätigen gesperrt: ohne Blatt gibt es nichts nachzukontrollieren. Gedruckt wird im Auftrag über Packausdruck; gezählt wird der jüngste Ausdruck.
  3. Bestätigen — der Knopf fragt nach einer Rückfrage nicht nach dem Kürzel, sondern zeigt, mit welchem bestätigt wird. Es ist immer das der angemeldeten Person. Kürzel und Zeitpunkt stehen danach in der Liste, am Auftrag und im Änderungsverlauf.

Es gelten dieselben Regeln wie in Stufe 1: das Recht „Aufträge freigeben", und Ersteller sowie letzter inhaltlicher Bearbeiter dürfen nicht selbst bestätigen. Die Freigabe aus Stufe 1 muss dafür nicht vorliegen — sie lässt sich auch nach dem Packen nachholen. Die Bestätigung ersetzt sie nicht.

Eine inhaltliche Änderung verwirft beide Kontrollen. Eine Bestätigung, die eine geänderte Ladung überlebt, würde eine Prüfung behaupten, die so nie stattgefunden hat.

FAQ

F: Gilt die Einstellung je Benutzer oder für den ganzen Mandanten?

A: Für den ganzen Mandanten. Sie wird einmal gesetzt und gilt für alle Aufträge.

F: Warum stehen in „Nicht kontrolliert" auch alte Aufträge?

A: Der Filter zeigt jeden Auftrag ohne Freigabe — auch die aus der Zeit, bevor du die Kontrolle eingeschaltet hast, und die aus der b-med-Übernahme. Willst du nur die neuen sehen, öffne die Profisuche und setze Bestelldatum (ab) auf den Tag, an dem du die Kontrolle eingeschaltet hast.

F: Was passiert mit erteilten Freigaben, wenn ich die Kontrolle wieder ausschalte?

A: Sie bleiben als Nachweis am Auftrag stehen. Ausschalten löscht nichts, es blendet nur den Hinweis „Noch nicht kontrolliert" und den Knopf Freigeben aus.

F: Kann ich eine Freigabe zurücknehmen?

A: Ja, mit Freigabe zurücknehmen im Auftrag — solange noch nichts geliefert ist. Zurücknehmen zählt nicht als Inhaltsänderung: dieselbe Person darf danach erneut freigeben.

F: Warum fehlt „Freigabe zurücknehmen" bei einem gelieferten Auftrag?

A: Sobald eine Position geliefert ist, ist die Freigabe der Nachweis, dass der ausgelieferte Stand kontrolliert wurde — sie lässt sich dann nicht mehr entfernen. Das gilt auch für eine Freigabe, die erst nach der Lieferung erteilt wurde. Dasselbe gilt für stornierte und retournierte Aufträge. Bei Vorkasse (Rechnung geschrieben, Ware noch nicht raus) bleibt das Zurücknehmen möglich.

F: Kann ich einen Auftrag ausliefern, bevor er freigegeben ist?

A: Ja. Die Kontrolle sperrt die Auslieferung nicht. Der Auftrag zeigt bis zur Freigabe den Hinweis „Noch nicht kontrolliert", und die zweite Person holt die Freigabe nach. Fehlt der Knopf „Ausliefern" bei einem bestätigten Auftrag, ist keine Position mehr offen.

F: Kann ich nach der Lieferung oder der Rechnung noch freigeben?

A: Ja. Der Knopf Freigeben bleibt sichtbar, solange die Freigabe fehlt, auch bei ausgelieferten und berechneten Aufträgen. Nur stornierte und retournierte Aufträge lassen sich nicht mehr freigeben.

F: Blockiert die Kontrolle das Fakturieren?

A: Nein. Die Kontrolle blockiert weder Lieferschein noch Rechnung. Ob eine Rechnung schon vor der Lieferung möglich ist, steuert eine eigene Einstellung: Standardmäßig wird erst nach der Lieferung berechnet, bei Vorkasse schaltest du das unter Einstellungen → Rechnungsregeln aus (siehe Rechnungen erst nach Lieferung einstellen).

F: Gilt die Kontrolle auch beim Kommissionieren und Verpacken?

A: Ja, als zweite Stufe — siehe „Packzettel bestätigen" weiter oben. Beide Stufen blockieren nichts, sie halten fest, wer geprüft hat.

F: Muss der Packzettel bestätigt sein, bevor ich ausliefern darf?

A: Nein. Die Packzettel-Bestätigung ist der Nachweis der Nachkontrolle — sie zur Lieferbedingung zu machen, würde das Lager bei jedem Sonderfall anhalten.

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-19

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