Wie lade ich einen Mitarbeiter ein?

Wie lade ich einen Mitarbeiter ein?

Schritt für Schritt

1. Benutzer-Übersicht öffnen — im Suite-Portal unter Einstellungen → Allgemein → Benutzer & Lizenzen. Hier siehst Du alle Mitarbeiter Deines Mandanten mit ihrem Status (Aktiv / Eingeladen / Gesperrt), den Rollen und dem Datum der ersten Anmeldung.
2. „Mitarbeiter einladen" klicken — der Button sitzt oben rechts im Kopfbereich. Im Dialog trägst Du E-Mail-Adresse, Anzeigename und mindestens eine Rolle ein. Alle drei sind Pflicht — eine Einladung ganz ohne Rolle wird abgelehnt, sonst könnte der Empfänger sich zwar anmelden, aber nichts tun.
3. „Einladung versenden" — der Mitarbeiter wird mit Status „Eingeladen" angelegt, die Einladung im Audit-Log protokolliert und die Einladungsmail automatisch verschickt. Ein Hinweis oben rechts bestätigt den Versand.
4. Der Mitarbeiter aktiviert sein Konto selbst — er erhält eine Mail mit einem einmaligen, sicheren Link: Mail-Adresse bestätigen → Passwort setzen → fertig. Nach der ersten erfolgreichen Anmeldung wechselt sein Status auf „Aktiv", und Du siehst das Anmeldedatum in der Liste. Der Link läuft nach 30 Tagen ab.

Du als Administrator setzt also kein Passwort — niemand muss Initial-Passwörter über unsichere Kanäle wie Chat oder Telefon weitergeben.

Überblick

Das Einladen ist ein zweistufiger Prozess: Du legst den Benutzer an, der Mitarbeiter aktiviert sich anschließend selbst über den Link in der Einladungsmail. Die Mail kommt vom Mail-Provider Deines Mandanten (siehe Mail-Provider-Status verstehen) — auf der Pilot-Stage ist das Brevo (Rechenzentrum Frankreich, EU-DSGVO-konform), langfristig die selbst gehostete Mail-Lösung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Mitarbeiter einladen". Es steckt standardmäßig in der Rolle „Administrator". Wenn der Button oben rechts fehlt oder ausgegraut ist, fehlt Dir genau dieses Recht — sprich dann den Inhaber des Administrator-Accounts an. Dasselbe Recht deckt auch „Erneut einladen" ab.

Wie verschicke ich die Einladung erneut (Resend)?

Wenn die Einladung nicht ankommt — Spam-Filter, Tippfehler in der Adresse, abgelaufener Link — wiederholst Du den Versand:

1. Einstellungen → Benutzer öffnen.
2. Bei einem Eintrag mit Status „Eingeladen" rechts auf „Erneut einladen" klicken.
3. Es geht eine neue Einladungsmail mit frischem Link raus. Wie oft schon erneut eingeladen wurde, zeigt das Status-Badge: „Eingeladen (2×)", „(3×)" usw.

Der ursprüngliche Eintrag bleibt erhalten — Du verlierst keinen Verlauf, und der Link aus der alten Mail wird automatisch ungültig. „Erneut einladen" ist nur sichtbar, solange der Empfänger sich noch nie eingeloggt hat — danach wechselt der Status auf „Aktiv" und der Button verschwindet (ein aktiver Account nutzt bei Bedarf „Passwort vergessen?").

Häufige Fehlerbilder

„Ein Benutzer mit der E-Mail-Adresse '…' ist in diesem Mandanten bereits angelegt."

Du hast versucht, dieselbe Adresse zweimal in den gleichen Mandanten einzuladen. Prüfe die Benutzer-Liste — der Account existiert bereits, nutze ggf. „Erneut einladen" statt neu anzulegen.

„Ein Benutzer mit der E-Mail-Adresse '…' existiert bereits in PARITY.med."

Die Adresse ist in einem anderen Mandanten schon vergeben. Aktuell darf eine E-Mail-Adresse nur einem Mandanten gehören. Lösung: andere Adresse verwenden — z. B. mit +tag im Adressteil (kollege+kunde2@firma.de). Solche Adressen landen beim selben Postfach, gelten für PARITY.med aber als eigenständig.

Mail kommt nicht an

1. Spam-Ordner prüfen — der häufigste Grund.
2. Mail-Provider-Status öffnen (Einstellungen → Mail-Provider Status): Steht der Empfänger in der Bounce-Liste? Dann ist die Adresse gesperrt — über den Aufheben-Button freigeben und erneut einladen.
3. Adresse auf Tippfehler prüfen und ggf. korrigiert neu einladen.

Empfänger klickt den Link, sieht aber „Link abgelaufen"

Der Link ist älter als 30 Tage, oder es wurde inzwischen erneut eingeladen (dann ist der alte Link ungültig). Löse einfach erneut „Erneut einladen" aus.

Empfänger ist eingeloggt, sieht aber keine Inhalte

Dem Account fehlen Rollen mit Leserechten. Öffne unter Einstellungen → Benutzer über „Rollen" die Zuordnung und prüfe sie. Für die Sichtbarkeit im Suite-Portal braucht der Benutzer eine Rolle mit Dashboard-Zugriff (z. B. Vertrieb, Buchhaltung oder Servicetechniker).

FAQ

F: Kann ich mehrere Mitarbeiter auf einmal einladen (Bulk-Invite)?

A: Aktuell nicht — pro Klick eine Einladung. Ein Sammel-Import ist in Vorbereitung. Für die typischen 5–20 Mitarbeiter ist die Einzel-Einladung gut handhabbar.

F: Muss der Empfänger vorher ein Benutzerkonto haben, das ich anlege?

A: Nein. Das Konto wird beim Einladen automatisch erzeugt — Du musst nichts vorbereiten.

F: Was passiert, wenn der Empfänger das Passwort vergisst?

A: „Passwort vergessen?"-Link auf der Login-Seite. Es geht automatisch ein Reset-Link an die hinterlegte Mail-Adresse — das regelt der Mitarbeiter selbst, ohne dass ein Admin eingreifen muss.

F: Kann ich einen Mitarbeiter sperren oder wieder entsperren?

A: Als Mandanten-Admin kannst Du Benutzer einladen, erneut einladen und ihre Rollen ändern. Das Sperren/Entsperren und das endgültige Löschen (DSGVO-Löschanfrage) erledigt aktuell der PARITY-Betrieb, nicht der Self-Service. Ein Self-Service-Pfad ist in Entwicklung.

F: Sehe ich, wann jemand zuletzt eingeloggt war?

A: Ja. Das Datum der letzten Anmeldung siehst Du in der Detail-Ansicht des Benutzers.

F: Kann ich die Einladungs-Mail anpassen (Logo, Begrüßungstext)?

A: Aktuell noch nicht — die Einladungsmail nutzt ein neutrales PARITY.med-Layout. Mandantenspezifisches Branding (Logo, Absendername, Footer) ist in Vorbereitung.

F: Wie oft darf ich eine Einladung erneut verschicken?

A: Technisch beliebig oft. Praktisch lohnt es sich, nach 3–4 erfolglosen Versuchen die Adresse zu prüfen (Bounce-Liste!), bevor weitere Mails den Ruf Deiner Versanddomäne belasten.

F: Was, wenn der eingeladene Mitarbeiter die Firma vor seinem ersten Login verlässt?

A: Lade ihn einfach nicht erneut ein — der Link läuft nach 30 Tagen ab, ein nie aktiviertes Konto kann sich nie anmelden. Soll das Konto vorher entfernt werden, übernimmt das der PARITY-Betrieb (DSGVO-Löschpfad).

F: Kann ich einen Mitarbeiter zwei Mandanten gleichzeitig zuordnen?

A: Aktuell nicht. Wenn ein Mitarbeiter Zugang zu zwei Mandanten braucht, lädst Du ihn mit zwei separaten E-Mail-Adressen ein (siehe +tag-Tipp oben).

Sicherheit

• Der Einladungslink ist einmalig und sicher — nach der ersten Verwendung nicht erneut nutzbar.
• Das Passwort wird auf der geschützten Login-Seite gesetzt, nicht im Suite-Portal — es fließt nie durch die Anwendung (Phishing-Schutz).
• Die Einladung steht im Audit-Log (Zeitpunkt + einladender Admin), sichtbar unter Einstellungen → Audit-Log.
• Die Mail-Bestätigung ist Pflicht — ohne sie keine Erst-Anmeldung. Das schützt vor versehentlich falsch eingegebenen Adressen.

Verwandte Themen

• Mail-Provider-Status verstehen + Bounce aufheben — wenn Einladungen nicht ankommen, ist die Bounce-Liste der erste Anlauf.
• Welche Alarm-Triggers gibt es — der Mail-Bounce-Trigger meldet, wenn auffallend viele Einladungsmails zurückkommen.

Letzte Aktualisierung: 2026-06-26