Warum kommen meine Mails nicht an — und wie hebe ich eine gesperrte Adresse wieder auf?
Schritt für Schritt: Gesperrte Adresse freigeben
Steht eine Adresse zu Unrecht in der Sperrliste, gibst Du sie so wieder frei:
- Mail-Provider-Status öffnen — im Suite-Portal unter Einstellungen → Mail-Provider Status.
- Zur Liste „Bounces" scrollen und in der Ansicht „Aktiv gesperrt" den betroffenen Empfänger suchen.
- Vorher kurz prüfen, ob der Sperrgrund wirklich weg ist — Postfach wieder frei? Spam-Filter nachjustiert? Adresse korrigiert? (Faustregel weiter unten.)
- Rechts am Eintrag auf „Aufheben" klicken. PARITY.med bestätigt kurz „Sperre für
max@example.deaufgehoben.", und die Adresse wird beim nächsten Versand wieder angeschrieben.
Voraussetzungen
Zum Lesen der Seite brauchst Du das Recht „Mail-Provider-Status anzeigen" (in der Standard-Admin-Rolle enthalten). Zum Aufheben einer Sperre brauchst Du zusätzlich das Recht „Bounce-Suppression manuell aufheben" — typischerweise in der Rolle Manager. Fehlt Dir dieses Recht, siehst Du die Liste zwar, aber ohne den „Aufheben"-Button.
Warum kommen meine Mails nicht an — und wie hebe ich eine gesperrte Adresse wieder auf?
Wenn eine Mail aus PARITY.med zurückkommt (Postfach voll, Adresse existiert nicht, als Spam markiert), merkt sich PARITY.med diese Adresse und sendet vorerst nicht mehr dorthin — das schützt den Ruf Deines Mandanten beim Mail-Versand. Diese gesperrten Adressen findest Du im Suite-Portal unter Einstellungen → Mail-Provider Status in der Liste „Bounces". Ein „Bounce" ist genau so eine zurückgekommene Mail. Ist eine Adresse zu Unrecht gesperrt (z. B. weil das Postfach wieder frei ist), gibst Du sie dort mit „Aufheben" wieder frei.
Die Seite Einstellungen → Mail-Provider Status hat zwei Bereiche, die für Dich wichtig sind: oben siehst Du welcher Anbieter gerade aktiv ist, weiter unten die Liste zurückgekommener Mails („Bounces"). Eine zurückgekommene Mail führt dazu, dass die betroffene Adresse gesperrt wird — beim nächsten Versand wird sie übersprungen. Das verhindert, dass PARITY.med wieder und wieder an eine kaputte Adresse sendet und dadurch der Ruf Deiner Versanddomäne leidet.
PARITY.med verschickt automatisch Mails — etwa Mitarbeiter-Einladungen, Mahnstufen oder Audit-Reports. Über welchen Mail-Anbieter das läuft und welche Empfänger-Adressen gerade Probleme machen, siehst Du an dieser einen Stelle.
Welcher Mail-Anbieter ist gerade aktiv?
Im oberen Bereich der Seite siehst Du, über welchen Anbieter PARITY.med im Moment Mails versendet. Möglich sind:
| Anbieter | Bedeutung |
|---|---|
| Brevo | Produktiver Versand über Brevo (Rechenzentrum EU, DSGVO-konform). Das ist der Stand auf der Pilot-Stage. |
| mailcow | Produktiver Versand über die selbst gehostete Mail-Lösung von PARITY.med. |
| Test-Server (Entwicklung) | Kein echter Versand — die Mails landen in einem internen Test-Postfach. Das ist in der Entwicklung gewollt. |
Dazu siehst Du den Absender (Anzeigename + Adresse, mit der versendet wird, z. B. PARITY.med <noreply@parity.med>) und ob die Zugangsdaten zum Anbieter hinterlegt sind („konfiguriert" mit grünem Hinweis, sonst „nicht gesetzt").
⚠️ Wichtig zu wissen: Steht hier „Test-Server (Entwicklung)", gehen Mails nicht an echte Empfänger. Das ist auf der Test-Umgebung gewollt. Im Produktivbetrieb muss hier Brevo oder mailcow stehen — alles andere ist ein Konfigurations-Fehler, bei dem keine Mails herausgehen.
Den Anbieter wechselt der PARITY-Betrieb für Dich — Du musst dafür nichts tun. Diese Seite zeigt anschließend sofort den neuen Stand.
Was bedeutet die Liste „Bounces"?
„Bounce" ist die zurückgekommene Mail. Kommt eine Mail nicht an, trägt PARITY.med die Empfänger-Adresse in die Sperrliste ein, und beim nächsten Versand wird diese Adresse übersprungen. So bleibt der Ruf Deiner Versanddomäne geschützt.
Diese Sperrliste gilt pro Mandant: Eine in Deinem Mandanten gesperrte Adresse bleibt bei einem anderen Mandanten erlaubt. Begründung: Dieselbe Adresse kann für den einen Mandanten eine kaputte Adresse sein und für den anderen ein funktionierendes Sammelpostfach.
Die Liste hat zwei Ansichten:
- Aktiv gesperrt (Standard-Ansicht): Adressen, an die aktuell nicht mehr gesendet wird. Diese Liste solltest Du regelmäßig durchsehen — kaputte Adressen gehören aus dem Datenbestand korrigiert oder entfernt.
- Alle zurückgekommenen Mails: die Komplettliste, inklusive Adressen mit nur kurzzeitigen Problemen, die noch nicht zur Sperre geführt haben — gut zur Diagnose ungewöhnlicher Muster.
Pro Eintrag siehst Du den Empfänger, die Art des Problems (siehe nächster Abschnitt), den meldenden Anbieter, wie oft die Adresse schon zurückkam, wann das erstmals und zuletzt war, sowie den Status (gesperrt oder noch erlaubt). Bei gesperrten Einträgen steht rechts der „Aufheben"-Button — sichtbar nur, wenn Du das Recht „Bounce-Suppression manuell aufheben" hast.
Welche Arten von zurückgekommenen Mails gibt es?
Nicht jede Rückläufer-Mail ist gleich. PARITY.med unterscheidet, ob das Problem dauerhaft oder nur vorübergehend ist:
| Art | Was bedeutet das | Was tun |
|---|---|---|
| Adresse existiert nicht (Hard Bounce) | Postfach existiert nicht oder wird dauerhaft abgewiesen — typisch bei Tippfehler oder ausgeschiedenen Mitarbeitern | Adresse korrigieren oder aus dem Datenbestand entfernen. Wird sofort ab der ersten Rückläufer-Mail gesperrt. |
| Ungültige Adresse | Format-Fehler, den der Anbieter schon vor dem Versand erkennt | Adresse korrigieren. Wird sofort gesperrt. |
| Als Spam markiert | Der Empfänger oder dessen Mail-Server hat die Mail als Spam eingestuft | Adresse und Mail-Inhalt prüfen — vielleicht ist der Mahn-Text bei diesem Empfänger umstritten. Wird sofort gesperrt. |
| Aktiv abgelehnt (Blocked) | Der Empfänger-Server hat die Mail abgewiesen — z. B. weil der Versand-Ruf kurzfristig schlecht ist | Versand-Ruf prüfen (siehe FAQ). Wird sofort gesperrt. |
| Vorübergehendes Problem (Soft Bounce) | Zeitweiliges Problem beim Empfänger — Postfach voll, Server kurz nicht erreichbar, Speichergrenze überschritten | Erst nach 5 solchen Rückläufern in Folge wird die Adresse gesperrt. So vermeiden wir falsche Sperren bei kurzen Störungen. Vorher steht der Eintrag in „Alle zurückgekommenen Mails" mit steigender Anzahl. |
Die angezeigte Anzahl ist nur eine Information darüber, wie oft die Adresse schon zurückkam. Für die Sperre selbst zählt allein, ob der Eintrag als gesperrt markiert ist.
Wann sollte ich „Aufheben" klicken — und wann nicht?
Du hebst eine Sperre auf, wenn der Grund weggefallen ist:
- Ein Mitarbeiter hat sein Postfach wieder freigeschaltet (war voll, neuer Speicher angefordert).
- Ein Spam-Filter wurde nachjustiert, und Eure Mails sollen wieder durchkommen.
- Eine Adresse wurde korrigiert (z. B. Tippfehler
mueler→mueller). Die alte falsche Adresse bleibt dann gesperrt (und das ist gut so); die neue Adresse braucht in der Regel keinen Klick, weil sie noch nie zurückkam. - Ein vorübergehendes Problem ist vorbei — etwa nach einer großen Mail-Server-Störung beim Empfänger.
Du hebst eine Sperre nicht auf, wenn:
- die Adresse gar nicht existiert (dauerhafter Rückläufer). Aufheben führt nur zu erneuten Rückläufern, die den Versand-Ruf wieder schädigen.
- der Empfänger die Mail als Spam markiert hat — er will offenbar nicht angeschrieben werden. Das ist auch rechtlich heikel (möglicher DSGVO-Widerspruch).
Welche typischen Muster gibt es — und wie reagiere ich?
Einzelne „Adresse existiert nicht"-Fälle nach der Datenübernahme aus b-med
Situation: Nach der Migration tauchen 5–10 dauerhafte Rückläufer auf — Adressen aus alten Kundendaten.
Reaktion: im Vertrieb prüfen lassen — Kunden kontaktieren, ob die Adresse noch stimmt, neue Adresse pflegen. Die alte bleibt gesperrt.
Plötzlich viele vorübergehende Rückläufer auf einmal
Situation: über Nacht 30+ vorübergehende Rückläufer auf verschiedene Empfänger-Domänen.
Reaktion: wahrscheinlich eine Störung beim Mail-Anbieter oder ein Routing-Problem im Internet. Erst einmal abwarten — die meisten dieser Rückläufer lösen sich nach Stunden von selbst. Steigt die Anzahl einzelner Einträge auf 5 und werden sie gesperrt, lohnt ein Blick auf die Status-Seite des Anbieters (z. B. https://status.brevo.com).
Viele Rückläufer auf Krankenkassen-Adressen
Situation: GKV-Abrechnungs-Mails kommen massiv zurück.
Reaktion: Für die GKV gibt es keinen Mail-Weg — die Kassen werden über das §300-Datenträgerverfahren bzw. die XRechnung-Dateiübermittlung beliefert, nicht per Mail. Rückläufer auf solchen Adressen deuten auf einen Konfigurations-Fehler hin (jemand hat einen Mail-Empfänger statt des Datei-Versands gewählt). Korrigiere das im Suite-Portal unter GKV-Abrechnungen.
Ein einzelner Mitarbeiter ist gesperrt, sollte aber Mails bekommen
Situation: Ein Kollege ruft an: „Ich bekomme keine Mahn-Erinnerungen mehr" — und sein Account steht in der Liste der gesperrten Adressen.
Reaktion: kurz mit ihm prüfen (Postfach voll? Spam-Filter? IT etwas geändert?), dann „Aufheben". Beim nächsten Mahn-Lauf sollte er wieder Mails bekommen.
Häufige Fragen (FAQ)
F: Woher weiß PARITY.med, dass eine Mail zurückgekommen ist?
A: Das passiert automatisch. Kommt eine Mail nicht an, meldet der Mail-Anbieter (Brevo bzw. mailcow) das an PARITY.med, und der Eintrag landet in der Sperrliste des betroffenen Mandanten. Du musst dafür nichts einrichten.
F: Werden gesperrte Adressen zwischen Mandanten geteilt?
A: Nein. Jeder Mandant hat seine eigene Sperrliste. Ist info@example.de in Mandant A gesperrt, kann Mandant B (sofern er die Adresse auch hat) trotzdem dorthin senden. Begründung: Dieselbe Adresse kann für den einen Mandanten eine kaputte Adresse und für den anderen ein Sammelpostfach sein.
F: Verfällt eine Sperre irgendwann von selbst?
A: Aktuell nicht. Ein automatisches Verfallen ist als spätere Erweiterung geplant — vorgesehen ist, vorübergehende Rückläufer nach 90 Tagen wieder freizugeben, während dauerhaft kaputte Adressen gesperrt bleiben. Willst Du heute eine alte Sperre loswerden, klicke „Aufheben".
F: Wie sehe ich, an welche Adressen PARITY.med überhaupt versendet hat?
A: Heute nur indirekt — über das Dashboard Deines Mail-Anbieters (bei Brevo unter Statistiken → Transactional → Logs), dort sind alle ausgehenden Mails mit Empfänger, Betreff und Status gelistet. Eine eigene Versand-Historie in PARITY.med ist als spätere Erweiterung vorgesehen.
F: Eine Adresse ist gesperrt, aber im Anbieter-Dashboard sehe ich keinen Rückläufer. Wie kann das sein?
A: Sieh in der Liste nach, welcher Anbieter den Rückläufer gemeldet hat. Steht dort mailcow, wirst Du im Brevo-Dashboard nichts finden, weil der Rückläufer über den selbst gehosteten Mail-Server kam. Steht ein Anbieter, der gar nicht aktiv ist, stammt der Eintrag vermutlich aus einem Test oder einer Datenübernahme.
F: Kann ich die Sperre für eine große Versand-Aktion (z. B. Pilot-Onboarding) komplett abschalten?
A: Nicht abschalten — sonst beschädigst Du den Versand-Ruf. Gleiche stattdessen vorab Deine Versand-Liste mit der Sperrliste ab und sortiere die gesperrten Adressen aus.
F: Was passiert mit der Sperrliste, wenn der Anbieter gewechselt wird (Brevo → mailcow)?
A: Die Sperrliste hängt nicht am Anbieter — eine als dauerhaft kaputt gemeldete info@example.de bleibt auch nach einem Wechsel gesperrt. Den Wechsel selbst übernimmt der PARITY-Betrieb.
F: Eine Adresse zeigt eine hohe Rückläufer-Anzahl. Was sagt mir das?
A: Die Adresse kam entsprechend oft mit einem Problem zurück — entweder weil bei vorübergehenden Rückläufern die Schwelle von 5 erreicht wurde und danach noch weitere eintrudelten, oder weil mehrere Versand-Anlässe (z. B. aufeinanderfolgende Mahnstufen) jeweils einen Rückläufer erzeugten. Die Zahl ist nur informativ — für die Sperre zählt allein, ob die Adresse als gesperrt markiert ist.
F: Wer darf „Aufheben" klicken?
A: Nur Benutzer mit dem Recht „Bounce-Suppression manuell aufheben" — typischerweise die Rolle Manager. Alle anderen sehen die Liste, aber ohne Aktions-Button.
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Letzte Aktualisierung: 2026-06-26