Wie fasse ich mehrere Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammen?

Wie fasse ich mehrere Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammen?

Schritt für Schritt

1. Bestellliste öffnen — im Suite-Portal Einkauf → Bestellungen. Wechsle auf den Reiter Aktiv (im Papierkorb ist das Bündeln nicht möglich).
2. Entwürfe markieren — setze links in der Zeile die Häkchen bei den Bestellungen, die zusammengefasst werden sollen. Es müssen mindestens zwei Bestellungen im Status Entwurf und beim selben Lieferanten sein.
3. „Sammelbestellung erstellen" klicken — der Knopf erscheint in der Auswahl-Leiste über der Liste, sobald Du etwas markiert hast. Ist er grau, sagt Dir der Mauszeiger-Hinweis den Grund (siehe Warum ist der Knopf grau?).
4. Auswahl im Dialog prüfen — der Dialog listet jede markierte Bestellung mit ihrer Nummer und Summe und darunter die Gesamtsumme. Prüfe hier, ob es wirklich die Belege sind, die Du meinst: die markierten Entwürfe werden beim Bestätigen verworfen.
5. Bestätigen — es entsteht eine neue Bestellung im Status Entwurf mit einer eigenen Bestellnummer (B-…), die alle Positionen der markierten Entwürfe enthält. Du landest direkt auf der neuen Bestellung.
6. Prüfen und versenden — die Sammelbestellung geht denselben Weg wie jede andere Bestellung: Positionen und Wunschtermin prüfen, dann Versenden. Erst damit geht der Beleg an den Lieferanten.

Überblick

Eine Sammelbestellung fasst mehrere Bestell-Entwürfe an einen Lieferanten in einem Beleg zusammen. Der Nutzen liegt außerhalb der Software: Der Lieferant bekommt einen Beleg statt mehrere, Frachtkosten und Mindestbestellwert fallen nur einmal an, und der Wareneingang wird einmal abgearbeitet statt mehrfach.

Typischer Anlass sind mehrere Kundenaufträge, die denselben Lieferanten treffen — jeder erzeugt für sich eine eigene Bestellung. Statt drei Belege zu verschicken, bündelst Du sie zu einem.

Jede Position der Sammelbestellung merkt sich, aus welcher Bestellung sie stammt — und damit auch, zu welchem Kundenauftrag sie gehört. Die Zuordnung geht beim Zusammenfassen also nicht verloren.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Bestellungen anlegen". Fehlt der Knopf ganz, fehlt Dir dieses Recht.

Außerdem brauchst Du mindestens zwei Bestellungen, die alle drei Bedingungen erfüllen:

• Status Entwurf — noch nicht an den Lieferanten versendet,
• derselbe Lieferant in allen Bestellungen,
• mindestens eine Position je Bestellung.

Warum ist der Knopf grau?

Der Knopf „Sammelbestellung erstellen" ist erst aktiv, wenn die Auswahl bündelbar ist. Fahre mit dem Mauszeiger darüber — der Hinweis nennt den Grund:

• „Mindestens zwei Bestellungen markieren." — Eine einzelne Bestellung zu „bündeln" würde nur eine Kopie erzeugen und das Original verwerfen.
• „Nur Entwürfe lassen sich bündeln — B-… nicht." — Eine versendete Bestellung liegt beim Lieferanten; eine teilweise gelieferte trägt Wareneingangs-Mengen, die ihre Zeilenzuordnung beim Zusammenfassen verlören.
• „Die Auswahl umfasst mehrere Lieferanten." — Eine Sammelbestellung geht an genau einen Lieferanten. Markiere die Bestellungen je Lieferant getrennt und wiederhole den Vorgang.
• „Die Auswahl reicht über mehrere Seiten." — Markiere die Bestellungen auf einer Seite; setze notfalls vorher einen Lieferanten-Filter oder erhöhe die Zeilen pro Seite.

Versuchst Du es trotzdem über die Schnittstelle, antwortet der Server mit einem Konflikt und nennt die Lieferanten und Bestellnummern, die nicht zusammenpassen. Die Auswahl wird dabei nicht stillschweigend auf die passenden Belege gekürzt — Du bekommst den Widerspruch zu sehen, statt ein Ergebnis, das Du nicht gemeint hast.

Warum steht meine alte Bestellung jetzt auf „Storniert"?

Weil sie gebündelt wurde — nicht, weil sie beim Lieferanten abgesagt worden wäre. Diese Entwürfe waren nie versendet; der Lieferant hat sie nie gesehen. Für einen nie versendeten Entwurf ist „verworfen" der zutreffende Zustand.

Damit das erkennbar bleibt, steht in Bestellliste und Detailseite neben dem Status der Zusatz „gebündelt in B-…" mit der Nummer der Sammelbestellung. Ein Klick darauf öffnet sie.

Eine gebündelte Bestellung lässt sich nicht mehr versenden, nicht mehr bearbeiten und nimmt keinen Wareneingang an. Alles, was fachlich noch passiert, passiert an der Sammelbestellung.

Warum steht derselbe Artikel zweimal in der Sammelbestellung?

Das ist Absicht. Stammt ein Artikel aus zwei Quellbestellungen, bleiben es zwei Positionen — sie werden nicht zu einer Zeile zusammengerechnet.

Der Grund ist der Preis: Derselbe Artikel kann je Bestellung einen anderen Einkaufspreis, Rabatt oder Steuersatz tragen — etwa durch eine Mengenstaffel oder eine Aktion. Würden die Zeilen verdichtet, müsste einer der beiden Preise gewinnen und der andere verschwinden, ohne dass es jemand sieht. Spätestens beim Abgleich mit der Lieferantenrechnung fehlt dann ein Betrag.

Zwei getrennte Zeilen halten außerdem die Herkunft auseinander und machen eine Teillieferung korrekt zuteilbar: Der Wareneingang bucht auf Positionen, nicht auf Artikel.

Woher weiß ich, aus welcher Bestellung eine Position stammt?

Auf der Detailseite der Sammelbestellung an zwei Stellen:

• Der Abschnitt „Zusammengeführt aus N Bestellungen" über den Positionen listet alle Quellbestellungen mit Bestelldatum, Summe und — falls vorhanden — dem zugehörigen Kundenauftrag. Alle Einträge sind klickbar.
• Die Positionstabelle hat eine Spalte Herkunft mit der Quell-Bestellnummer und der Positionsnummer, die die Zeile dort hatte (z. B. B-00000001 · Pos. 2), darunter der Auftrag der Quelle. Auch das ist klickbar.

Die Spalte erscheint nur bei gebündelten Bestellungen. Bei einer normal erfassten Bestellung gibt es keine Herkunft und damit keine Spalte.

Kann ich eine Sammelbestellung wieder auflösen?

Nein. Die Quellbestellungen sind verworfen und lassen sich nicht reaktivieren.

Hast Du versehentlich die falschen Belege gebündelt, gibt es zwei Wege: Die Sammelbestellung noch im Entwurf bearbeiten — Positionen ändern, ergänzen oder löschen — oder sie löschen und die benötigten Bestellungen neu anlegen. Weil ausschließlich nie versendete Entwürfe betroffen sind, geht dabei nichts verloren, was beim Lieferanten schon angekommen war.

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Letzte Aktualisierung: 21. September 2026