Wie arbeite ich mit Vorgängen und der Pipeline im Vertrieb?

Wie arbeite ich mit Vorgängen und der Pipeline im Vertrieb?

Schritt für Schritt

1. Pipeline öffnen — wechsle auf das Modul CRM & BI und wähle CRM → Pipeline. Oben wählst Du die Vorgangsart Kauf, Leasing oder Miete; jede hat ihren eigenen Vertriebsprozess mit eigenen Stufen.
2. Vorgang anlegen — „Neuer Vorgang“ oben rechts. Pflicht sind Titel und Kunde; Vorgangsart, verantwortliche Person, erwarteter Wert (netto) und Zieldatum sind optional. Lässt Du „Verantwortlich“ leer, übernimmt PARITY.med den Standard-Vertreter des Kunden, sonst Dich. Auf der Kundenkarte geht dasselbe über den Kasten „Vorgänge“, dann ist der Kunde schon eingetragen.
3. Stufe wechseln — zieh die Karte in die nächste Spalte oder öffne das Menü der Karte (⋯ → In Stufe verschieben). Im Vorgang selbst klickst Du im Stufenband auf die Zielstufe oder auf „Weiter nach …“.
4. Checkliste abhaken — hat die aktuelle Stufe eine Checkliste, hakst Du ihre Punkte im Vorgang ab, bevor der Vorgang weiterzieht. Punkte, die an einem Vorgangsfeld hängen, erledigen sich, sobald Du das Feld unter „Vorgangsfelder“ ausfüllst. Fehlt noch etwas, nennt PARITY.med beim Wechsel genau die offenen Punkte.
5. Angebot verknüpfen — im Vorgang unter Belege → „Beleg verknüpfen“. Zur Auswahl stehen die Angebote und Aufträge desselben Kunden. Ohne verknüpftes Angebot kommt ein Vorgang nicht in die Stufe „Angebot versendet“.
6. Abschließen — der Wechsel nach „Gewonnen“ schließt den Vorgang als gewonnen. „Als verloren schließen“ fragt immer nach dem Grund (z. B. Preis, Wettbewerber, Bonität abgelehnt); eine Notiz ist optional.

Überblick

Ein Vorgang ist ein konkretes Verkaufsvorhaben an einem Kunden, zum Beispiel „Ausstattung Aufbereitungsraum“. Er durchläuft die Stufen des Vertriebsprozesses von „Neu“ bis „Gewonnen“ oder „Verloren“ und hält fest, wer verantwortlich ist, welcher Wert erwartet wird und welche Belege dazugehören.

Vorgänge sind etwas anderes als die Vertriebspotenziale: Die Potenziale berechnet PARITY.med selbst aus dem Kaufverhalten, einen Vorgang legst Du bewusst an und führst ihn durch.

Die Pipeline zeigt je Stufe die Anzahl der Vorgänge, die Summe der erwarteten Werte und den gewichteten Wert — die Summe multipliziert mit der Abschlusswahrscheinlichkeit der Stufe. Die Spalten „Gewonnen“ und „Verloren“ zeigen die Vorgänge der letzten 30 Tage. Über das Symbol neben dem Schalter „Nur meine Vorgänge“ wechselst Du zwischen Kanban und Liste. Die Liste zeigt 50 Vorgänge je Seite; über das Suchfeld findest Du einen Vorgang nach Titel oder Kundenname.

Voraussetzungen

• Dein Mandant hat das Modul CRM & BI lizenziert. Ohne Lizenz erscheinen weder die Pipeline noch der Kasten „Vorgänge“ auf der Kundenkarte.
• Zum Ansehen brauchst Du das Recht „Vertriebs-Vorgänge und Pipeline anzeigen“, zum Anlegen und Verschieben „Vertriebs-Vorgänge anlegen, bearbeiten und durch die Stufen bewegen“. Beide stecken in den Rollen „Vertrieb“ und „Manager“.
• Die Stufen pflegt, wer das Recht „Vertriebsprozess (Stufen und Checklisten) pflegen“ hat — standardmäßig die Rolle „Manager“.

Wie funktionieren die Vorschläge aus Angeboten und Aufträgen?

Hängt ein Angebot am Vorgang, meldet sich der Vorgang, sobald mit dem Angebot etwas passiert:

• Angebot versendet → Vorschlag: Stufe „Angebot versendet“.
• Angebot angenommen → Vorschlag: bei Miete „Bonitätsprüfung“, bei Kauf und Leasing „Gewonnen“.
• Angebot abgelehnt → Vorschlag: „Verloren“ mit dem Grund „Angebot abgelehnt“ — aber nur, wenn am Vorgang kein weiteres offenes Angebot hängt.
• Auftrag aus dem Angebot angelegt → der Auftrag wird am Vorgang verknüpft, Vorschlag: „Gewonnen“.

Der Vorgang wechselt dabei nie von selbst. Oben im Vorgang steht der Vorschlag mit „Übernehmen“ und „Verwerfen“; auf der Karte in der Pipeline siehst Du „1 Vorschlag offen“. Ziehst Du den Vorgang vorher von Hand weiter, verschwinden Vorschläge, die nicht mehr nach vorn zeigen.

Was bedeutet die Ampel am Vorgang?

Jede offene Vorgangskarte trägt eine Ampel mit Label und einem Satz, der die Farbe begründet — etwa „Follow-up seit 9 Tagen überfällig (fällig am 08.10.2026).“

• Überfällig (rot): Das Follow-up ist mehr als 7 Tage überfällig, oder der Vorgang ruht seit mehr als 30 Tagen.
• Nachfassen (gelb): Das Follow-up ist heute fällig oder bis zu 7 Tage überfällig, oder der Vorgang ruht seit 14 bis 30 Tagen.
• Im Plan (grün): sonst.

„Ruht“ heißt: Seit so vielen Tagen ist am Vorgang nichts passiert — kein erfasster Kundenkontakt, kein Stufenwechsel, kein verknüpfter Beleg, kein abgehakter Punkt, keine Bearbeitung. Das Follow-up ist der früheste dieser Termine: das Nachfassen der aktuellen Stufe (Eintritt plus die Tage aus dem Vertriebsprozess) und die Wiedervorlage eines verknüpften offenen Angebots.

In der Pipeline-Liste filterst Du nach der Ampel. Die Angebotsliste zeigt die Ampel ebenfalls — für versendete Angebote ohne Vorgang zählt dort die Zeit seit dem Versand. Hängt ein Angebot an einem Vorgang, steht dort „am Vorgang“; die Ampel trägt dann der Vorgang.

Welche Aufgabe bekomme ich im Postfach?

Kommt ein Vorgang in eine Stufe mit Nachfassen nach … Tagen, legt PARITY.med eine Aufgabe im Postfach an — für die verantwortliche Person und den Standard-Vertreter des Kunden, fällig nach genau diesen Tagen. Verlässt der Vorgang die Stufe vorher, ist die Aufgabe automatisch erledigt. Fällt die Aufgabe auf denselben Tag wie die Wiedervorlage eines verknüpften Angebots, entsteht keine zweite — die Wiedervorlage erinnert bereits.

Was passiert bei einem Lieferverzug?

Hängt ein Auftrag am Vorgang, zeigt der Vorgang unter Belege den zugesagten Liefertermin. Verschiebt der Lieferant eine Bestellung für diesen Auftrag, steht dort und im Zeitstrahl der Hinweis mit altem und neuem Termin, zum Beispiel „Lieferverzug: 01.10.2026 → 15.10.2026“. Stufe und Ampel bleiben davon unberührt — ob Du den Kunden informierst, entscheidest Du.

Wie wechsle ich die Vorgangsart?

Im Vorgang über ⋯ → „Vorgangsart wechseln“, zum Beispiel von Miete auf Kauf, wenn die Bonitätsprüfung negativ war und der Kunde direkt kauft. Du wählst die neue Art und die Stufe, in der der Vorgang weiterläuft. Der Zeitstrahl bleibt vollständig erhalten; abgehakte Checklisten-Punkte gehören zum bisherigen Vertriebsprozess und entfallen.

Wie richte ich den Vertriebsprozess ein?

Unter Einstellungen → Vertriebsprozess pflegst Du die Stufen je Vorgangsart:

• Umbenennen, ergänzen, umsortieren (Pfeile) und ausblenden. Eine ausgeblendete Stufe nimmt keine neuen Vorgänge mehr auf, bestehende bleiben sichtbar.
• Wahrscheinlichkeit in Prozent (für den gewichteten Wert) und Nachfassen nach … Tagen.
• Checkliste je Stufe — Punkte, die vor dem Weiterziehen erledigt sein müssen. Ein Punkt wird von Hand abgehakt oder hängt an einem eigenen Feld des Vorgangs und ist dann erledigt, sobald das Feld ausgefüllt ist.
• Nur mit verknüpftem Angebot und Beleg-Ereignis (an welcher Stufe der Vorschlag „Angebot versendet“ bzw. „Angebot angenommen“ landet).

„Gewonnen“ und „Verloren“ stehen fest am Ende; Du kannst sie umbenennen, aber nicht löschen oder ausblenden. Eine Stufe, in der noch Vorgänge stehen, lässt sich nicht löschen — blende sie aus oder verschiebe die Vorgänge vorher.

FAQ

Warum kann ich einen Vorgang nicht in die nächste Stufe ziehen?

In der aktuellen Stufe (oder einer übersprungenen) sind noch Checklisten-Punkte offen, oder die Zielstufe verlangt ein verknüpftes Angebot. Die Meldung nennt, was fehlt. Zurück in eine frühere Stufe geht jederzeit.

Kann ich einen verlorenen Vorgang wieder öffnen?

Ja. Wähle im Vorgang eine reguläre Stufe — der Vorgang ist dann wieder offen, Verlustgrund und Notiz entfallen. Direkt von „Verloren“ nach „Gewonnen“ geht es nicht; hol ihn erst in eine Stufe zurück.

Warum steht „Der Vorgang wurde inzwischen von jemand anderem geändert“?

Eine Kollegin hat denselben Vorgang gerade bearbeitet. Die Seite lädt neu; danach wiederholst Du Deine Änderung auf dem aktuellen Stand.

Kann ich mich automatisch erinnern lassen, wenn ein Vorgang zu lange in einer Stufe steht?

Ja. Unter Einstellungen → Automatisierungen gibt es den Auslöser „Vorgang seit n Tagen in Stufe“ (Bereich Vertrieb). Mit einer Bedingung wie „Tage in der Stufe größer gleich 10“ und der Aktion „Aufgabe“ entsteht einmal je Stufeneintritt eine Aufgabe.

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Letzte Aktualisierung: 06.10.2026 (Pipeline-Liste blättert, Suche nach Titel oder Kunde)