Wie halte ich einen Kundenbesuch oder ein Telefonat im Vertrieb fest?

Wie halte ich einen Kundenbesuch oder ein Telefonat im Vertrieb fest?

Schritt für Schritt

1. Kundenkarte öffnen — im Kunden die Gruppe Aktivitäten und darin Kontakte wählen. Dort stehen alle Besuche, Anrufe, Notizen und E-Mails zum Kunden, die neuesten oben.
2. Kontakt erfassen — „Kontakt erfassen“ oben rechts. Wähle die Art (Besuch, Anruf, Notiz, E-Mail, Follow-up) und wann der Kontakt war. Betreff und Bericht sind frei; über das Mikrofon neben „Bericht“ diktierst Du den Text.
3. Gesprächspartner eintragen — „Gesprächspartner hinzufügen …“ bietet die Kontaktpersonen des Kunden an. Wer dort nicht steht, trägst Du über „Andere Person eintragen …“ ein. Jeder Person gibst Du eine Rolle, etwa Ärztin/Arzt, Praxismanager:in, MFA, Hygienebeauftragte:r oder Besteller:in.
4. Klassifizieren — markiere, worum es ging: Produktvorstellung, Angebot, Hygiene, Technik, Leasymed oder eigene Werte Deines Mandanten. Mehrere gleichzeitig sind möglich.
5. Vorgang und Kolleg:innen — hängt der Kontakt an einem offenen Vorgang des Kunden, wählst Du ihn unter „Vorgang“. Unter „Teilnehmende aus dem Team“ trägst Du ein, wer noch dabei war.
6. Speichern — danach bleibt der Dialog offen, und unter Nächste Schritte planst Du einen Folgetermin, legst eine Aufgabe an oder lässt Dir eine Zusammenfassung vorschlagen.

Überblick

Ein Kundenkontakt hält fest, was mit einem Kunden besprochen wurde — ein Besuch in der Praxis, ein Telefonat, eine Notiz oder eine E-Mail. Er gehört immer zu einem Kunden und optional zu einem Vorgang. Am Vorgang steht er im Kasten „Kontakte“, und neue Kontakte von dort sind mit dem Vorgang schon vorbelegt.

Der Reiter „Änderungsverlauf“ daneben zeigt etwas anderes: welche Belege und Stammdaten des Kunden wann angelegt oder geändert wurden. Früher hieß er „Aktivitäten“.

Voraussetzungen

• Dein Mandant hat das Modul CRM & BI lizenziert. Ohne Lizenz erscheint der Reiter „Kontakte“ nicht.
• Zum Ansehen brauchst Du das Recht „Kundenkontakte (Besuche, Anrufe, Notizen) anzeigen“, zum Erfassen „Kundenkontakte erfassen und bearbeiten“. Beide stecken in den Rollen „Vertrieb“ und „Manager“.
• Das Diktat braucht das Recht „Spracheingabe transkribieren“.

Kann ich den Bericht am Handy schreiben?

Ja. Am Handy öffnet der Bericht über den ganzen Bildschirm. Oben stehen Art, Zeitpunkt und Text, darunter die übrigen Felder; „Speichern“ bzw. „Bericht erfassen“ bleibt unten immer im Bild. Das Mikrofon für das Diktat steht neben „Bericht“. Unterwegs ohne Kundenakte startest Du einen Besuch über „Neu“ → „Besuch erfassen“ in der unteren Leiste.

Woher kommen die Entwürfe in der Liste?

Für jeden Kundentermin mit Kunde, der in den letzten 14 Tagen zu Ende gegangen und nicht abgesagt ist, legt PARITY.med einmal pro Stunde genau einen Besuchs-Entwurf an. Titel, Zeitpunkt und die Teilnehmenden des Termins sind schon eingetragen; wer abgesagt hat, fehlt. Der Entwurf trägt das Badge „Entwurf“, und oben im Reiter steht, wie viele Berichte noch auf Text warten.

Öffne den Entwurf, schreib den Bericht und klick „Bericht erfassen“ — dann gilt der Besuch als erfasst. Fand der Termin nicht statt, verwirfst Du den Entwurf über „Entwurf verwerfen“. Derselbe Termin erzeugt danach keinen neuen Entwurf.

Wie plane ich aus dem Bericht einen Folgetermin oder eine Aufgabe?

Unter Nächste Schritte im gespeicherten Kontakt:

• „Folgetermin planen“ legt einen Kundentermin für diesen Kunden an, vorbelegt eine Woche später zur selben Uhrzeit. Er steht im Terminkalender und, wenn Dein Kalender verbunden ist, in Outlook. Kolleg:innen, die Du einlädst, bekommen eine Einladung.
• „Aufgabe anlegen“ schickt eine Aufgabe ins Postfach einer Kollegin oder eines Kollegen, etwa an den Innendienst für eine Bestellung. Die Aufgabe führt mit einem Klick zurück zum Kunden.

Beides steht danach im Kontakt unter „Nächste Schritte“ mit dem Datum, an dem es angelegt wurde.

Wie funktioniert die KI-Zusammenfassung?

Ab 80 Zeichen gespeichertem Berichtstext schlägt „Zusammenfassung vorschlagen“ bis zu fünf Stichpunkte vor: Anlass, Ergebnis, vereinbarte nächste Schritte. Der Vorschlag ändert nichts, bis Du ihn übernimmst; „Verwerfen“ lässt alles, wie es war. Der Berichtstext selbst bleibt immer unverändert, die Zusammenfassung steht daneben und erscheint in der Liste anstelle des Textes.

Jeder Vorschlag zählt gegen das KI-Kontingent Deines Mandanten. Die Zusammenfassung arbeitet mit dem gespeicherten Text — speichere nach dem Diktat also zuerst.

Wie pflege ich Klassifizierungen und Rollen?

Unter Einstellungen → Vertriebsprozess, Abschnitt Besuchsbericht:

• Klassifizierung — anlegen, umbenennen und deaktivieren. Dafür brauchst Du das Recht „Vertriebsprozess (Stufen und Checklisten) pflegen“.
• Rollen der Gesprächspartner — eigene Rollen anlegen, umbenennen und deaktivieren. Die Standard-Rollen sind für alle Mandanten gleich und gesperrt. Dafür brauchst Du das Recht „Stammdaten-Kataloge verwalten“.

Ein deaktivierter Eintrag ist in neuen Berichten nicht mehr wählbar. Bestehende Berichte behalten ihn; im Bericht steht er mit dem Zusatz „(inaktiv)“ und lässt sich dort abwählen.

FAQ

Zählt ein erfasster Kontakt für die Ampel am Vorgang?

Ja. Hängt ein erfasster Kontakt an einem Vorgang, gilt der Vorgang ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als ruhend. Entwürfe zählen erst, wenn der Bericht erfasst ist.

Was passiert mit den Kontakten, wenn ein Kunde gelöscht oder anonymisiert wird?

Beim Löschen und beim Anonymisieren eines Kunden entfernt PARITY.med alle seine Kontakte endgültig. Wird eine Kontaktperson gelöscht oder anonymisiert, verschwindet sie aus den Gesprächspartnern aller Berichte; der Bericht selbst bleibt.

Warum steht „Die Aktivität wurde inzwischen von jemand anderem geändert“?

Eine Kollegin hat denselben Kontakt gerade bearbeitet, etwa einen Entwurf aus einem gemeinsamen Termin. Schließ den Dialog, öffne den Kontakt neu und wiederhole Deine Änderung auf dem aktuellen Stand.

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Letzte Aktualisierung: 12.10.2026