Woher weiß der Assistent, was heute wichtig ist?

Woher weiß der Assistent, was heute wichtig ist?

Frag den KI-Assistenten „Was ist heute wichtig?" — er antwortet mit einer Karte „Heute wichtig": zwei Sätzen Einordnung und darunter einer kurzen Liste von Punkten, jeder mit Zahl, Begründung und einem Klick, der Dich direkt dorthin bringt, wo Du ihn bearbeitest. Bei manchen Punkten steht darunter zusätzlich ein Knopf, mit dem Du das Naheliegende gleich anstoßen kannst — siehe „Kann ich direkt aus einem Punkt handeln?“.

Diese Punkte sind keine neue Auswertung. Jeder zeigt eine Zahl, die PARITY.med ohnehin schon berechnet — überfällige und demnächst fällige Prüftermine, überfällige Rechnungen, kritische Stammdaten, fällige Wiederbestellungen, auffällige Kaufpausen, Artikel nahe am Meldebestand. Neu ist die Reihenfolge über die Bereiche hinweg: Der Assistent beantwortet, womit Du anfangen solltest, wenn alles gleichzeitig ansteht.

Die Reihenfolge folgt der fachlichen Blockade, nicht der Größe der Zahl:

  1. Versäumte Betreiberpflicht — ein Prüfstichtag ist verstrichen, und das Gerät ist weiter im Einsatz.
  2. Gefährdete Liquidität — Geld ist fällig und nicht da.
  3. Blockierte Kernprozesse — ohne rechnungsfähige Anschrift lässt sich nicht fakturieren, ohne Kontaktweg nicht nachfragen.
  4. Umsatzchance mit Frist — der übliche Bestellzyklus eines Kunden ist überschritten, die Chance verfällt mit jedem Tag.
  5. Umsatzchance ohne Frist — ein wichtiger Kunde kauft auffällig lange nicht, aber es gibt keinen Tag, an dem es zu spät ist.
  6. Frühwarnung mit Frist — ein Prüfstichtag liegt in den nächsten sieben Tagen. Noch ist nichts versäumt, aber der Tag steht fest.
  7. Frühwarnung ohne Frist — Artikel nähern sich dem Meldebestand. Noch ist nichts passiert, es ist Zeit zu handeln.
  8. Datenpflege — wichtig für die Datenlage, aber nichts steht deswegen still.

Dass die beiden Frühwarnungen getrennt stehen, hat denselben Grund wie Platz 1: Ein verpasster Meldebestand kostet eine Nachbestellung, ein verpasster Prüfstichtag lässt sich gar nicht mehr einholen.

Dass die versäumte Prüfung vor dem Geld steht, ist Absicht: Eine überfällige Rechnung wird bezahlt, nur später. Eine verstrichene Prüfperiode lässt sich nicht nachholen — sie bleibt versäumt, auch wenn Du den Termin morgen vereinbarst.

Wie frage ich?

Diese Formulierungen erkennt der Assistent:

Nennst Du einen Gegenstand, bekommst Du etwas anderes — und zwar absichtlich. „Welche Rechnungen stehen noch an?" beantwortet die Mahnliste, „Was steht bei Kunde Mustermann an?" das Kundenprofil. Diese Antworten sind genauer als ein Überblick, der die Frage nur einordnet. Der Tagesüberblick greift nur, wenn Du ohne Gegenstand fragst.

Für die Prüftermine kannst Du den Überblick einschränken: „Was ist bei meinen Prüfterminen wichtig?", „Worauf muss ich bei den Prüfterminen achten?", „Gib mir den Prüftermin-Überblick". Dann erscheinen ausschließlich die Prüftermin-Punkte — keine Rechnungen, keine Stammdaten. Das ist kein Widerspruch zur Regel oben: „Prüftermine" benennt hier den Ausschnitt, nicht das Gesuchte. Fragst Du dagegen „Welche Prüftermine stehen diese Woche an?", willst Du eine Liste, und die bekommst Du auch. Für die anderen Bereiche gibt es diese Einschränkung noch nicht.

Nach der Antwort kannst Du nach der Reihenfolge fragen: „Warum steht das oben?", „Wonach sortierst Du?", „Warum diese Reihenfolge?". Der Assistent zählt dann dieselben Punkte noch einmal auf und schreibt zu jedem, warum er an dieser Stelle steht. Auch hier gilt der Gegenstand: „Wie sortierst Du die Rechnungen?" ist eine Frage an die Rechnungsliste, keine an den Tagesüberblick.

Wer bestimmt die Reihenfolge?

Eine feste, nachlesbare Rangfolge — kein Punktesystem und keine gewichtete Kennzahl. Die Ordnung ist genau die Liste oben, und sie verschiebt sich nicht mit Deinen Daten. Zwei Fragen hintereinander liefern dieselben Punkte in derselben Reihenfolge.

Das Sprachmodell sortiert nicht. Es formuliert nur die zwei Sätze am Anfang. Welche Punkte erscheinen, in welcher Reihenfolge und mit welchen Zahlen, steht fest, bevor das Modell überhaupt gefragt wird. Das ist eine bewusste Entscheidung: eine Rangfolge, die niemand nachrechnen kann, ist keine Transparenz.

Du musst das nicht hier nachlesen. Frag den Assistenten „Warum steht das oben?" — er nennt Dir zu jedem Punkt die Begründung seines Rangs. Diese Antwort entsteht wie die Antwort „Nichts Dringendes" ohne Sprachmodell: die Begründungen stehen fest, es gibt nichts zu formulieren.

Warum sehe ich nicht alles auf einmal?

Die Karte ist eine Arbeitsliste für den Moment, keine Vollständigkeitsanzeige. Sie zeigt deshalb nur die dringendsten Punkte je Bereich — Prüftermine, Handel und CRM & BI zählen dabei getrennt.

Getrennt gezählt wird aus einem bestimmten Grund: Wer zwei Module einsetzt, soll von jedem etwas sehen. Bei einem gemeinsamen Deckel hätten die Punkte des einen Moduls die des anderen verdrängt, sobald in einem Bereich mehr anliegt — und dann entschiede nicht mehr die Dringlichkeit, sondern der Zufall der Mengen. Nutzt Du nur einen Bereich, wird gar nicht gedeckelt: Es gibt dann nichts, wovor man ihn schützen müsste.

Punkte, die es nicht auf die Karte schaffen, sind nicht verschwunden — sie stehen wie immer in ihrem Bereich.

Warum passt die Zahl auf einem Punkt nicht immer zur Liste dahinter?

Weil ein Punkt und sein Ziel nicht in jedem Fall dieselbe Menge meinen. Es gibt genau drei Fälle:

Gleiche Menge. Bei überfälligen Prüfterminen, überfälligen Rechnungen und den beiden Datenqualitäts-Punkten ist die Zahl dieselbe wie die Gesamtzahl der Liste, in die Du springst. Der Prüftermin-Punkt führt Dich dafür in die Fälligkeitsliste mit der Ansicht „Nur überfällig" — die übrigen Zeitfenster zeigen zusätzlich die kommenden Termine und wären deshalb länger als die Zahl auf dem Punkt. Weichen Zahl und Liste ab, ist das ein Fehler und keine Feinheit — melde ihn.

Zwei Zahlen. Bei den Wiederbestellungen steht „8 deutlich überfällig · 5 noch offen". Die erste Zahl ist die fachliche Menge, die zweite der Arbeitsstand. Die Arbeitsliste am Ziel zeigt nur das Offene, also die 5. Die fachliche Zahl sinkt bewusst nicht, wenn jemand einen Punkt bearbeitet — es gibt dann nicht weniger Potenzial, es hat nur jemand hingeschaut.

Andere Menge. Drei Punkte führen an ein Ziel, das ihre Zahl nicht wiederholen kann:

Warum sehe ich einen bestimmten Punkt nicht?

Weil ein Punkt nur erscheint, wenn Du sein Ziel auch öffnen darfst. Geprüft wird beides, und beides muss zusammenkommen:

Ein Recht ohne die passende Lizenz schaltet also nichts frei — und umgekehrt. Nutzt Du nur die Prüftermine, siehst Du die Prüftermin-Punkte und sonst nichts; das ist kein Fehler, sondern genau der gebuchte Umfang.

Ein Punkt, der auf eine gesperrte Seite verlinkt, wäre eine Sackgasse. Deshalb entsteht er nicht — statt einen Klick anzubieten, der in einer Fehlermeldung endet.

Warum bekomme ich keine Punkte?

Der Assistent antwortet in diesem Fall auf zwei verschiedene Arten, und der Unterschied sagt Dir, ob sich Nachfragen morgen lohnt.

„Aus Deinen Auswertungen liegt gerade kein Handlungsbedarf vor." Es gibt Bereiche, aus denen Punkte entstehen könnten — heute meldet keiner etwas. Dafür gibt es zwei Gründe:

Der Satz nennt Dir dabei nur die Bereiche, die Du auch wirklich nutzt — er kündigt nichts an, was Dein Zugang gar nicht umfasst.

„Einen Tagesüberblick kann ich Dir gerade nicht zusammenstellen." Hier fehlt der Zugang selbst: keiner der Bereiche, aus denen die Karte entsteht, ist für Dich freigeschaltet — Lizenz, Recht oder beides (siehe Abschnitt oben). Anders als im ersten Fall ändert sich das nicht von allein. Wende Dich an die Administration Deines Mandanten, und frag den Assistenten in der Zwischenzeit direkt nach dem, was Du brauchst.

Zählt die Frage gegen mein KI-Abfragekontingent?

Ja. Der Tagesüberblick ist eine Frage an den Assistenten und zählt wie jede andere Abfrage gegen Dein monatliches Kontingent.

Eine Feinheit: liegt nichts an, wird kein Sprachmodell gefragt — beide Antworten aus dem Abschnitt oben entstehen ohne Modellaufruf und kosten keine Token. Dasselbe gilt für die Rückfrage „Warum steht das oben?". Die Abfrage selbst zählt trotzdem, weil das Kontingent Abfragen zählt und nicht Token — die Rückfrage ist also eine zweite Abfrage.

Dasselbe gilt für die Handlungsknöpfe „Mahnungen vorbereiten“ und „Datenanfragen vorbereiten“: auch sie kommen ohne Sprachmodell aus, sind aber je eine eigene Abfrage. Überblick plus Klick sind zusammen zwei Abfragen. Das anschließende Bestätigen zählt nicht mehr mit — es ist keine Frage an den Assistenten, sondern die Ausführung dessen, was Du schon vor Dir hast.

Kann ich direkt aus einem Punkt handeln?

An drei Punkten ja. Ein Klick löst dort nie sofort etwas aus — er legt Dir vor, was passieren würde, und erst Dein Bestätigen führt es aus. Willst Du doch nicht, verwirfst Du den Entwurf.

Bei überfälligen Rechnungen: der Knopf „Mahnungen vorbereiten“. Er zeigt Dir die Mahnungen, die ausgestellt würden — mit Rechnungsnummer, Kunde, Mahnstufe und offenem Betrag.

Bei den beiden Datenqualitäts-Punkten: der Knopf „Datenanfragen vorbereiten“. Er zeigt Dir die Kunden, die eine Anfrage bekommen würden, mit der Adresse, an die sie geht. Beide Punkte nutzen denselben Weg, fragen aber verschiedene Kunden: einmal die mit kritischem Befund, einmal die, an die noch nie eine Anfrage ging.

Warum steht auf den Knöpfen keine Zahl? Weil die Zahl daneben eine andere Menge meint — bei beiden Knöpfen, aber aus verschiedenen Gründen.

Beim Mahnen zählt der Punkt alle überfälligen Rechnungen. Gemahnt wird nur, was heute auch eine fällige Mahnstufe hat — nicht gemahnt wird also, wofür die nächste Stufe noch nicht dran ist, wessen Kunde gesperrt ist oder wofür schon eine Mahnung raus ist. Aus „12 Rechnungen überfällig“ können deshalb fünf Mahnungen werden.

Bei den Datenanfragen liegt es am Kontaktweg: angeschrieben wird nur, wer per E-Mail erreichbar ist. Das trifft hier besonders oft zu, denn eine unbrauchbare E-Mail-Adresse ist selbst einer der kritischen Befunde — manche Kunden stehen also genau deswegen auf der Liste und können trotzdem keine Mail bekommen. Wie viele das sind, sagt Dir die Vorschau; diese Kunden musst Du anrufen.

In beiden Fällen gilt: Die Liste, die Du bestätigst, nennt ihre eigene Zahl — und genau das passiert dann, ohne Nachschlagen im Hintergrund. Beide Zahlen stimmen, sie beantworten nur verschiedene Fragen.

Ist gerade nichts zu tun — nichts mahnbar, niemand erreichbar —, sagt der Assistent das und legt Dir nichts vor.

Bei sehr vielen Empfängern bricht der Assistent ab und verweist auf die Datenqualitäts-Übersicht. Ein Knopf im Tagesüberblick ist für den Griff zwischendurch gedacht, nicht für eine Aussendung an den halben Kundenstamm.

Warum sehe ich einen Knopf nicht? Er erscheint nur, wenn Du die Aktion auch ausführen darfst. Nötig sind jeweils zwei Rechte aus der Rollenverwaltung: Angebote anlegen bei beiden, weil im Assistenten jede vorbereitete Aktion über denselben Weg bestätigt wird, dazu Mahnlauf manuell starten für die Mahnungen bzw. Geschäftspartner bearbeiten für die Datenanfragen. Fehlt eines, zeigen wir den Knopf gar nicht erst — statt Dich in eine Absage laufen zu lassen. Den Punkt und den Sprung in die Liste siehst Du weiterhin. Wende Dich an Deine Administration, wenn Du die Aktion brauchst.

Und die anderen fünf Punkte? Die tragen keinen Knopf, und das ist kein Rückstand. Bei den Prüfterminen gibt es keine Sammel-Terminplanung, die sich sinnvoll auslösen ließe. Bei der überfälligen Wiederbestellung und den auffälligen Kaufpausen ist die nächste Handlung ein Anruf — dafür braucht es keinen Knopf. Und beim Meldebestand gibt es zwar einen Bestellvorschlag, der aber die Artikel unterhalb der Schwelle bearbeitet, während der Punkt die oberhalb zählt. Ein Knopf, der eine andere Menge anfasst als die Zahl daneben, wäre schlechter als gar keiner.

Was passiert, wenn ich einen Punkt bearbeite?

Er verschwindet, sobald sein Bereich ihn nicht mehr meldet — also wenn Du dort gehandelt hast: Rechnung bezahlt, Anschrift ergänzt, Angebot geschrieben. Frag danach erneut, und die Karte ist kürzer.

Der Tagesüberblick hat kein eigenes Gedächtnis. Einen Punkt „für heute wegklicken" gibt es nicht. Wo ein Bereich einen Arbeitsstand führt — etwa die Vertriebspotenziale mit „bearbeitet" und „zurückstellen" — setze ihn dort; der Punkt liest ihn und zeigt ihn als zweite Zahl.

FAQ

Kann ich die Reihenfolge ändern?Nein, sie ist bewusst fest. Was sich ändern lässt, sind die Schwellen in den einzelnen Bereichen — zum Beispiel die Prüfintervalle der Datenqualität.

Stehen die Punkte auch außerhalb des Assistenten?Auf dem Dashboard von CRM & BI ja: die Sektion „Heute wichtig in CRM & BI" zeigt dieselben Punkte — allerdings nur die aus diesem Modul, weil das Dashboard eines Moduls nicht für die anderen sprechen soll. Von dort führt ein Link „Ganzer Tagesüberblick im Assistenten" auf die vollständige, über alle Bereiche geordnete Antwort.

Auf dem Handel-Dashboard bewusst nicht: dort gibt es für Handlungsbedarf schon die Sektion „Proaktive Hinweise", und eine zweite Kachelreihe daneben würde dieselbe Aussage doppelt behaupten. Was nur der Assistent kann, bleibt in beiden Fällen dasselbe: die Punkte über die Bereiche hinweg ordnen und in zwei Sätzen einordnen.

Sagt mir der Assistent auch, was sich gegenüber letzter Woche verändert hat?Noch nicht. Ein Verlauf braucht fortgeschriebene Werte über Wochen; solange die nicht vollständig vorliegen, wird keine Veränderung behauptet.

Erfindet das Modell etwas dazu?Es soll nicht: Reihenfolge, Zahlen und Begründungen sind ihm vorgegeben, und es ist ausdrücklich angewiesen, nichts umzusortieren, wegzulassen, zu ergänzen oder umzurechnen. Fällt Dir trotzdem eine Abweichung auf — eine Zahl, die in keinem Bereich so steht — melde sie über den Daumen-runter-Knopf unter der Antwort.

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Letzte Aktualisierung: 2026-09-15

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