Welche Auswertungen kann ich den KI-Assistenten fragen?

Welche Auswertungen kann ich den KI-Assistenten fragen?

Der KI-Assistent im Handel-Modul beantwortet in natürlicher Sprache Auswertungen rund um Umsatz, Kunden und Artikel, Belege (Angebote, Aufträge, Rechnungen), offene Posten und Mahnwesen, Lager und ABC-Klassifizierung, Einkauf und Lieferanten sowie Umsatz- und Nachfrage-Prognosen. Du fragst frei formuliert, zum Beispiel „Zeig mir unsere Top 10 Angebote", „Welche Artikel sind als A klassifiziert?" oder „Wie hoch ist unser Umsatz dieses Jahr?", und erhältst das Ergebnis als Tabelle (auf Wunsch als Diagramm) und zum Download als CSV.

Alle Auswertungen sind rein lesend: Der Assistent zeigt Zahlen an, legt aber nichts an und ändert nichts.

Welche Fragen werden heute beantwortet?

Umsatz, Kunden & Artikel

• Umsatz — als Gesamtzahl oder pro Zeitraum, z. B. „Wie hoch ist unser Umsatz dieses Jahr?" oder „Gesamtumsatz in Q2 2025".

• Umsatzverlauf & Vergleich — der Umsatz über die Zeit als Diagramm, tage- oder monatsweise, z. B. „Wie entwickelt sich unser Umsatz 2025?", „Umsatz pro Monat", „Umsatz dieses Jahr im Vergleich zum Vorjahr", „monatlicher Umsatz 2025 gegen 2024".

• Top-Kunden — die umsatzstärksten Kunden, z. B. „Top 10 Kunden nach Umsatz" oder „Wer ist unser bester Kunde?".

• Top-Artikel — nach Umsatz oder verkaufter Menge, z. B. „Welche Artikel verkaufen sich am besten?".

• Kunden oder Artikel vergleichen — zwei (oder wenige) Kunden bzw. Artikel direkt gegeneinander, z. B. „Vergleiche den Nettoumsatz von Hausarztpraxis Dr. med. Kröger & Kollegen und Hausarztpraxis Dr. med. Sabine Bauer 2025", „Absatz Hexaquart XL gegenüber terralin protect", „Umsatz von Hausarztpraxis Dr. med. Kröger & Kollegen und Hausarztpraxis Dr. med. Sabine Bauer pro Monat". Du bekommst eine Zeile je Kunde bzw. Artikel, beim Verlauf eine Linie je Kunde. Vergleichen kannst du Nettoumsatz, Absatz (bei Artikeln), Anzahl und Durchschnittswert der Rechnungen sowie Marge und Deckungsbeitrag. Für Marge und Deckungsbeitrag brauchst du das Recht „Einkaufspreis und Marge anzeigen"; die Antwort nennt dann auch, für wie viel Prozent des Umsatzes ein Einkaufspreis hinterlegt ist. Einen einzelnen Kunden mit einem Zeitraum vergleichen („… im Vergleich zum Vorjahr") geht wie bisher.

• ABC-Klasse der Kunden — welche Kunden den Umsatz tragen, nach dem Pareto-Prinzip in A, B und C eingeteilt. Es gibt hier zwei Fragen mit zwei Voraussetzungen:

  • Auswertung über den Kundenstamm — „Welche ABC-Kunden habe ich?", „Welche Kunden gehören zur ABC-Klasse A?", „Wie viele Kunden gibt es je ABC-Klasse?". Die Antwort rankt deinen gesamten Kundenstamm und braucht deshalb das Modul CRM & BI. Aus der Verteilung kommst du per Klick in die auf die jeweilige Klasse gefilterte Kundenliste.
  • Auskunft zu einem einzelnen Kunden — „Welche ABC-Klasse hat Kunde Hausarztpraxis Dr. med. Kröger & Kollegen?", „Warum ist Hausarztpraxis Dr. med. Kröger & Kollegen ein A-Kunde?". Dafür brauchst du kein zusätzliches Modul, aber das Recht „Geschäftspartner anzeigen". Die Antwort erscheint als Kundenprofil mit der Klasse und einer Begründung; hat der Kunde noch keine Klasse, sagt der Assistent das ausdrücklich statt die Frage offen zu lassen.

  Eine Grenze, die dir auffallen kann: Trägt der Kundenname selbst „ABC", versteht der Assistent die Frage als Auswertung statt als Einzelauskunft. Frag in dem Fall nach dem Kunden selbst („Zeig mir Kunde ABC Medizintechnik GmbH") — die Profilkarte nennt die Klasse ebenfalls.

Belege, offene Posten & Mahnwesen

• Beleg-Ranglisten — Angebote, Aufträge und Rechnungen nach Betrag, z. B. „Top 10 Rechnungen", „Top 3 Aufträge", „bester Auftrag", „größte Rechnung".
• Offene Posten / Forderungen — offene und überfällige Rechnungen, z. B. „Wie hoch sind unsere offenen Forderungen?", „Welche Rechnungen sind überfällig?", „Was wird diese Woche fällig?", „Welche Kunden schulden uns am meisten?".
• Offene Vorgänge je Kunde — offene Angebote, Aufträge und Rechnungen gebündelt pro Kunde, z. B. „Welche Vorgänge sind bei Kunde X offen?".
• Mahnstatus — die Mahnstufe je Kunde, z. B. „Welche Kunden stehen auf Mahnstufe 3?".
• Forderungs-Aging — offene Beträge nach Alter (0–30 / 31–60 / 61–90 / über 90 Tage), z. B. „Zeig mir die Altersstruktur unserer Forderungen".
• Angebots-Conversion-Rate — wie viele Angebote zu Aufträgen werden, z. B. „Bei welchem Kunden konvertieren die meisten Angebote?".

Artikel & Lager

• ABC-Klassifizierung der Artikel — die Artikel nach ihrer ABC-Klasse (A = umsatzstark, C = Restmenge), z. B. „Welche Artikel sind als A klassifiziert?", „Wie viele Artikel gibt es je ABC-Klasse?", „Welche Artikel haben noch keine ABC-Klasse?". Die Klasse wird automatisch aus dem Jahresumsatz berechnet. Eine ABC-Einstufung gibt es auch für Kunden — sie steht oben unter „Umsatz, Kunden & Artikel" und folgt anderen Regeln als die der Artikel.
• Kritischer Lagerbestand — Artikel unter ihrem Mindestbestand, z. B. „Welche Artikel sind unter Mindestbestand?".

Einkauf, Lieferanten & Marge (nur mit Berechtigung, siehe unten)

• Lieferanten-Steckbrief — Stammdaten, Durchlaufzeit, Sperrstatus und Ansprechpartner eines Lieferanten, z. B. „Zeig mir Lieferant NikMed Sully", „Wer ist Lieferant L-10?". Dafür reicht das Recht „Geschäftspartner anzeigen"; Zahlungsbedingung, Skonto und Mindestbestellwert siehst du nur mit dem Recht „Einkaufspreis und Marge anzeigen". Über „Zur Lieferantenakte" springst du direkt in den Lieferanten.
• Top-Lieferanten / Einkaufsvolumen — Lieferanten nach Einkaufsvolumen, z. B. „Top 10 Lieferanten nach Einkaufsvolumen", „größte Bestellung".
• Offene Vorgänge je Lieferant — offene und überfällige Bestellungen pro Lieferant, z. B. „Was ist bei Lieferant NikMed Sully noch offen?". Das ist eine Momentaufnahme des offenen Bestands, kein Zeitraum: Auch eine Bestellung von vor zwei Jahren zählt mit, solange sie offen ist.
• Bestellverhalten je Lieferant — was, wie viel und wie oft bei einem einzelnen Lieferanten bestellt wurde, z. B. „Was bestellen wir bei Lieferant NikMed Sully?", „Bestellverhalten Lieferant X", „Wie oft bestellen wir bei X?". Nennst du keinen Zeitraum, wertet der Assistent die letzten zwölf Monate aus und schreibt den Zeitraum in die Antwort. Nach den Artikeln gefragt, bekommst du die Artikel mit Menge und Wert; nach dem Volumen gefragt, die Summe.
• Einkauf je Artikel / PZN — Einkaufsvolumen und -menge pro Artikel.
• Marge / Deckungsbeitrag — je Kunde oder Artikel, z. B. „Welche Artikel sind am margenstärksten?", „Marge je Kunde". Den Deckungsbeitrag wertet der Assistent in Euro aus; willst du ihn in Prozent, frag ausdrücklich danach („… in Prozent").

Prognosen

• Umsatz-Prognose — voraussichtlicher Umsatz je Zeithorizont, z. B. „Wie wird unser Umsatz nächsten Monat?".
• Nachfrage-Prognose je Artikel — voraussichtlicher Bedarf, z. B. „Nachfrageprognose für Rollator".

Wie frage ich nach den größten Belegen?

Formuliere die Frage direkt und nenne den Belegtyp sowie optional eine Anzahl oder einen Zeitraum:

• „Zeig mir unsere Top 10 Angebote"
• „Was sind die Top 3 Aufträge?"
• „Was ist unsere größte Rechnung?"
• „Top 10 Rechnungen 2025"

Die Ergebnisliste enthält je Beleg die Belegnummer, den Kunden und den Betrag (netto und brutto). Ein Klick auf eine Zeile klappt den Beleg mit Status, Terminen und Positionen auf. Listen von Kunden oder Artikeln klappen genauso auf: beim Kunden mit offenen Rechnungen, Angeboten und Lieferungen samt Ansprechpartner, beim Artikel mit Verfügbarkeit, Bestellmenge, Verkaufspreis und Reichweite. Über „Alle Details in großer Ansicht“ siehst du alles auf einen Blick, über „Kundenakte öffnen“ bzw. „Artikel öffnen“ springst du zur Seite. In der aufgeklappten Zeile führt jede Zahl weiter: Ein Klick auf offene Rechnungen, Angebote oder Lieferungen zeigt die Belege darunter, mit „Mahnen“ bzw. „Nachfassen“ direkt in der Zeile. Ein Monatsbalken führt zu den Rechnungen dieses Monats, und „+ in Auftrag“ legt einen Auftrag mit Kunde und Artikel an. Vorschläge wie „Was kauft der Kunde weniger?“ stellen dem Assistenten die passende Folgefrage.

Nach Netto oder Brutto wird sortiert?

Ohne weitere Angabe sortiert der Assistent nach dem Nettobetrag — passend zur Umsatzbetrachtung. Beide Werte werden angezeigt (netto und brutto). Fragst du ausdrücklich nach dem Gesamt- oder Bruttobetrag („Welche Rechnung hat den größten Gesamtbetrag?"), sortiert er nach brutto.

Welche Belege zählen in die Rangliste?

Nur gültige, abgeschlossene Belege — Entwürfe, stornierte und abgelehnte Belege bleiben außen vor, gelöschte ohnehin. Damit taucht kein unfertiger Entwurf als vermeintlich „bester" Beleg auf. Für Rechnungen gilt derselbe Maßstab wie bei der Umsatz-Auswertung (ausgestellte, teilweise bezahlte, bezahlte und überfällige Rechnungen).

Warum fragt der Assistent nach, welchen Lieferanten ich meine?

Weil zwei Lieferanten mit ähnlichem Namen zwei verschiedene Geschäftspartner sind. Stehen in deinen Stammdaten zum Beispiel „NikMed Sully" und „NikMed Sully GmbH", haben beide eigene Bestellungen, eigene Konditionen und eigene Nummern. Der Assistent zeigt dir dann die passenden Lieferanten zur Auswahl, statt die Zahlen beider zu einer Summe zu addieren.

Ein Klick auf den vorgeschlagenen Lieferanten stellt deine Frage erneut — mit der eindeutigen Lieferanten-Nr. anstelle des Namens. Du kannst die Nummer auch direkt in die Frage schreiben, dann entfällt die Rückfrage.

Die Rückfrage erscheint nur bei mehreren Treffern. Ist der Name eindeutig, antwortet der Assistent sofort; Schreibweisen mit und ohne Rechtsform („NikMed Sully" und „NikMed Sully GmbH") findet er dabei gleichermaßen.

Warum sehe ich Umsatz-, Einkaufs- oder Marge-Auswertungen nicht?

Der Assistent zeigt dir dieselben Zahlen, die du auch in der Anwendung sehen darfst. Maßgeblich sind die Rechte deiner Rolle:

• „Rechnungen anzeigen" — für alles, was sich aus Rechnungen ergibt: Umsatz (gesamt, je Kunde, je Artikel, im Verlauf und im Vergleich), Top-Kunden und Top-Artikel, Rechnungs-Ranglisten, offene Posten und Gutschriften, Mahnstand, offene Vorgänge je Kunde, die Kundenhistorie, die ABC-Klassen der Artikel und die Umsatz-Prognose. Das ist dasselbe Recht, das auch die Statistikseite und das Dashboard verlangen. Alle mitgelieferten Rollen haben es; fehlen kann es nur in einer Rolle, die ihr selbst angelegt habt.
• „Einkaufspreis und Marge anzeigen" — für Einkaufsvolumen, Marge/Deckungsbeitrag und die Einkaufszahlen je Artikel. Sie enthalten Geschäftsgeheimnisse (Einkaufspreise, Lieferantenkonditionen). Marge und Deckungsbeitrag brauchen zusätzlich „Rechnungen anzeigen", weil sie auf dem Rechnungsumsatz beruhen; Einkaufsvolumen und Einkaufszahlen zusätzlich „Bestellungen anzeigen".
• „Angebote anzeigen", „Aufträge anzeigen", „Bestellungen anzeigen" — für die Auswertungen der jeweiligen Belege: Angebots-Ranglisten und Conversion-Rate, Auftrags-Ranglisten und die Kundenhistorie, Top-Lieferanten, Bestellungen und offene Vorgänge je Lieferant. Die offenen Vorgänge je Kunde brauchen „Angebote anzeigen", „Aufträge anzeigen" und „Rechnungen anzeigen" zusammen. Die Rollen Vertrieb und Servicetechniker haben „Bestellungen anzeigen" nicht und sehen die Einkaufs-Auswertungen deshalb nicht.

Fehlt dir eines der Rechte, blendet der Assistent diese Themen aus und sagt dir bei einer entsprechenden Frage, welches Recht fehlt — wende dich dann an deine Administration. Lager und Artikel ohne Umsatzbezug stehen unabhängig davon zur Verfügung.

Dasselbe gilt für Listen und Einzelansichten: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen und Kunden zeigt dir der Assistent nur mit dem Recht, das auch die jeweilige Seite verlangt — „Angebote anzeigen", „Aufträge anzeigen", „Rechnungen anzeigen", „Bestellungen anzeigen" bzw. „Geschäftspartner anzeigen". Ohne das Recht bekommst du den Hinweis „Keine Berechtigung" mit dem Namen des fehlenden Rechts. Nennst du dabei einen bestimmten Kunden oder Lieferanten („Angebote für Hausarztpraxis Dr. med. Kröger & Kollegen", „Umsatz von Hausarztpraxis Dr. med. Sabine Bauer"), braucht die Suche nach dem Namen zusätzlich „Geschäftspartner anzeigen" — genau wie der Kundenfilter auf der Listen-Seite.

Zwei weitere Grenzen laufen nicht über diese Rechte, sondern über Modul und Kundenrecht:

• Auswertungen über den Kundenstamm — die ABC-Klassen aller Kunden — gehören zum Modul CRM & BI. Ohne dieses Modul sagt der Assistent, dass die Auswertung nicht freigeschaltet ist, statt einen ungerankten Ausschnitt zu zeigen. Weil die Liste den Umsatz je Kunde zeigt, braucht sie zusätzlich „Rechnungen anzeigen".
• Auskünfte zu einem einzelnen Kunden brauchen kein zusätzliches Modul, aber das Recht „Geschäftspartner anzeigen". Ohne dieses Recht bekommst du einen Berechtigungshinweis statt der Kundendaten.

Was kann der Assistent noch nicht auswerten?

Einige Auswertungen sind im Pilot noch nicht mit Daten hinterlegt und folgen in einer der nächsten Ausbaustufen — dazu zählen der Rezept-Verfall, der Verfall von GKV-Genehmigungen sowie der Umsatz nach Kostenträger. Fragst du danach, sagt der Assistent das ehrlich, statt ein leeres oder falsches Ergebnis zu zeigen.

FAQ

Legt der Assistent bei einer Auswertung etwas an? Nein. Auswertungen sind rein lesend. Ein Angebot oder Auftrag entsteht nur, wenn du das ausdrücklich verlangst und die Anlage anschließend bestätigst.

Kann ich das Ergebnis exportieren? Ja. Jede Liste und jede Tabelle im Assistenten lässt sich über „Als CSV“ herunterladen – etwa die überfälligen Rechnungen für die Buchhaltung. Exportiert werden alle geladenen Einträge, nicht nur die sichtbare Seite. Tabellenergebnisse lassen sich zusätzlich als Diagramm anzeigen. Enthält ein Tabellenergebnis Belege – Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Bestellungen –, steht in der CSV jede Position des Belegs in einer eigenen Zeile, mit Status, Termin, Artikel, Menge und Nettobetrag. Das gilt für alle Belege der Antwort, auch für die, die du nicht aufgeklappt hast. In Listen wie „Überfällige Rechnungen“ steht dagegen ein Beleg je Zeile.

Warum sehe ich weniger Belege als erwartet? Weil nur gültige, abgeschlossene Belege zählen. Entwürfe und stornierte Belege werden bewusst ausgeblendet.

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-29