Wie hänge ich zusätzliche Dokumente an ein Angebot oder eine Rechnung an?
Wie hänge ich zusätzliche Dokumente an ein Angebot oder eine Rechnung an?
Schritt für Schritt
- Beleg öffnen — Angebot oder Rechnung im Suite-Portal aufrufen und auf Versenden klicken.
- Abschnitt „Zusätzliche Anhänge" suchen — er steht im Versand-Dialog unter den Artikeldokumenten, links neben der PDF-Vorschau.
- Datei hochladen — Knopf „Datei hochladen" klicken und eine Datei vom Rechner wählen. Erlaubt sind PDF, PNG und JPEG bis 10 MB. Die hochgeladene Datei ist danach automatisch angehakt.
- Oder ein Dokument aus der Kundenakte anhaken — liegen beim Kunden Dokumente (z. B. ein Rahmenvertrag), erscheinen sie in derselben Liste mit dem Kennzeichen „Kundenakte". Anhaken genügt, kein erneutes Hochladen.
- Gesamtgröße prüfen — unter der Liste steht, wie groß alle Anhänge zusammen sind. Steht dort eine rote Warnung, ist das Limit von 15 MB pro E-Mail überschritten: einzelne Anhänge abwählen.
- Versenden — „Per E-Mail senden" klicken. Die Anhänge gehen mit der Mail raus und werden im Verlauf des Belegs mit Dateinamen festgehalten.
Überblick
Es gibt zwei Wege, ein Dokument an einen Kunden mitzuschicken, und sie lösen unterschiedliche Probleme:
| Weg | Wo gepflegt | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Artikeldokumente | Artikelpflege, Reiter „Dokumente" | Das Dokument gehört dauerhaft zum Artikel — Sicherheitsdatenblatt, Gebrauchsanweisung, Zertifikat. Geht bei jedem Beleg mit, der diesen Artikel enthält. |
| Zusätzliche Anhänge | Versand-Dialog des Belegs | Das Dokument gehört zu diesem einen Vorgang — „diesem Angebot noch das Datenblatt beilegen", eine Skizze, ein Foto vom Typenschild. |
Vor dieser Funktion war nur der erste Weg möglich. Wer einmalig etwas beilegen wollte, musste es am Artikel hinterlegen — wo es dann bei jedem weiteren Beleg mitgeschickt wurde.
Welche Dateitypen und Größen sind erlaubt?
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Dateitypen | PDF, PNG, JPEG |
| Pro Datei | 10 MB |
| Alle Anhänge einer E-Mail zusammen | 15 MB |
| Anzahl Zusatz-Anhänge pro Beleg | 10 |
Das Gesamt-Limit von 15 MB gilt für alles, was in der Mail steckt: das Beleg-PDF, bei Rechnungen zusätzlich die E-Rechnung, die Artikeldokumente und die Zusatz-Anhänge. Es liegt bewusst unter den 25 MB, die viele Mailserver zulassen — E-Mail-Anhänge werden beim Versand technisch umkodiert und wachsen dabei um etwa ein Drittel.
Office-Dateien wie Word oder Excel sind bewusst nicht erlaubt. Wandle sie vorher in ein PDF um; das ist auch für den Empfänger die verlässlichere Variante, weil er kein Office braucht.
Bleiben die Anhänge am Beleg gespeichert?
Ja — die Datei bleibt am Beleg liegen, auch nach dem Versand. Beim nächsten Versand desselben Belegs steht sie wieder in der Liste und muss nicht erneut hochgeladen werden.
Die Auswahl wird dagegen bei jedem Öffnen des Versand-Dialogs zurückgesetzt. Das ist Absicht: sonst würde ein Neuversand ungefragt alle früheren Beilagen mitschicken. Was mitgehen soll, hakst Du also pro Versand neu an.
Nicht mehr gebrauchte Dateien entfernst Du über das Papierkorb-Symbol in der Liste.
FAQ
F: Warum sehe ich die Meldung „Die Anhänge sind zusammen zu groß"?
A: Die Summe aller Anhänge überschreitet 15 MB. Die Meldung nennt die drei größten Anhänge mit ihrer Größe — meist reicht es, den größten abzuwählen oder als kleineres PDF neu zu erzeugen. Gescannte Dokumente sind oft unnötig groß; ein Scan mit 150 dpi statt 600 dpi genügt für Datenblätter.
F: Warum wird meine Datei mit „Dateityp nicht erlaubt" abgelehnt, obwohl sie ein PDF ist?
A: Es wird nicht nur die Dateiendung geprüft, sondern der tatsächliche Inhalt. Eine Datei, die auf .pdf endet, aber in Wahrheit etwas anderes ist (typisch bei umbenannten Dateien oder Downloads, die eine Fehlerseite enthalten), wird abgelehnt. Öffne die Datei kurz zur Kontrolle und exportiere sie notfalls neu als PDF.
F: Funktioniert das auch beim Sammelversand von Rechnungen?
A: Nein. Der Sammelversand schickt weiterhin nur die Rechnung selbst und die pflichtmäßigen Artikeldokumente. Zusätzliche Anhänge sind pro Beleg gedacht — ein einzelnes Dokument gleichzeitig an alle offenen Rechnungen zu hängen, ist ein anderer Vorgang. Wenn Du einer bestimmten Rechnung etwas beilegen willst, versende sie einzeln.
F: Kann ich Zusatz-Anhänge an eine Auftragsbestätigung oder einen Lieferschein hängen?
A: Noch nicht. Die Funktion steht derzeit bei Angebot und Rechnung zur Verfügung; Auftragsbestätigung und Lieferschein folgen.
F: Sieht der Kunde, wer die Datei hochgeladen hat?
A: Nein. Der Name des Mitarbeiters wird intern am Anhang vermerkt und ist nur im Suite-Portal sichtbar. Beim Kunden kommt allein die Datei an, unter ihrem ursprünglichen Dateinamen.
F: Woran sehe ich später, welche Anhänge tatsächlich rausgegangen sind?
A: Im Verlauf des Belegs. Gingen Zusatz-Anhänge mit, steht dort ein eigener Eintrag mit den Dateinamen und dem Zeitpunkt.
F: Was ist mit Dokumenten, die bei jedem Beleg dieses Kunden mitgehen sollen?
A: Die legst Du in der Kundenakte ab — dann stehen sie im Versand-Dialog jedes Belegs dieses Kunden zur Auswahl. Automatisch mitgeschickt werden sie nicht; angehakt werden müssen sie weiterhin pro Versand.
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Letzte Aktualisierung: 2026-08-11