Wie schreibe ich dem Kunden eine Anmerkung auf den Beleg?
Wie schreibe ich dem Kunden eine Anmerkung auf den Beleg?
Schritt für Schritt
- Beleg öffnen — Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung im Suite-Portal aufrufen.
- Feld „Notizen" füllen — im Belegkopf findest Du das Feld „Notizen (optional)". Trage dort den Text ein, den der Kunde auf dem Beleg lesen soll, z. B. die Bestellnummer des Kunden, „Lieferung erfolgt in zwei Teilsendungen" oder „Bitte an der Rampe Süd anliefern". Zeilenumbrüche bleiben erhalten.
- Speichern — die Notiz gehört zum Beleg und wandert nicht automatisch in Folgebelege.
- Vorschau prüfen — über Drucken / PDF siehst Du das gerenderte Ergebnis. Die Notiz erscheint mit dem Präfix „Anmerkung:" unterhalb der Positionen bzw. der Summe.
Überblick
Jeder Verkaufsbeleg hat ein kundensichtbares Freitextfeld. Was Du dort einträgst, steht auf dem Beleg, den Dein Kunde bekommt — im PDF genauso wie in der Druckansicht (beides ist dasselbe Dokument).
Die Notiz gehört zum einzelnen Beleg. Sie ist damit etwas anderes als der Kopf- und Fußtext aus der Belegkonfiguration: der gilt mandantenweit für alle Belege einer Belegart. Auf dem Beleg steht die belegindividuelle Notiz vor dem allgemeinen Fußtext.
Welche Notiz sieht der Kunde?
Es gibt zwei Notizfelder, und nur eines davon verlässt das Haus:
| Feld | Sieht der Kunde es? | Wofür |
|---|---|---|
| Notizen (Belegkopf) | Ja — steht auf dem Beleg | Hinweise an den Kunden: Lieferabsprachen, Teilsendungen, Anlieferhinweise |
| Interne Notiz | Nein — bleibt im Haus | Vermerke für Kollegen: Rückfragen, Bonität, Bearbeitungsstand, „Dringend“ für das Lager |
Wenn Du unsicher bist, ob ein Vermerk beim Kunden landen darf, nutze die Interne Notiz. Sie erscheint auf keinem Beleg, der an Kunden oder Lieferanten geht.
Einzige Ausnahme ist der Packausdruck des Auftrags. Er ist fürs Lager bestimmt, deshalb steht die interne Notiz dort hervorgehoben im Kopfbereich, neben dem Hinweis für den Packer. So kommt ein „Dringend“ oder „Kühlakku beilegen“ beim Packen an.
Schreibst Du in die interne Notiz auch Vertrauliches, etwa zur Bonität, schalte sie für den Packausdruck ab: Einstellungen → Belegkonfiguration, Belegart Packliste, Bereich Texte, Schalter „Interne Notiz des Auftrags drucken“. Voreingestellt ist er an. Das lohnt sich, weil ein Packausdruck versehentlich ins Paket rutschen kann.
Auf welchen Belegarten funktioniert das?
| Belegart | Notiz auf dem Beleg |
|---|---|
| Angebot | ja |
| Auftragsbestätigung | ja |
| Lieferschein | ja |
| Rechnung | ja |
| Mahnung | ja — dort erscheint die Notiz der gemahnten Rechnung |
Die Mahnung hat kein eigenes Notizfeld. Sie führt die Notiz der gemahnten Rechnung weiter, damit ein Kundenbezug (z. B. die Bestellnummer) über die ganze Belegkette sichtbar bleibt.
Wo genau steht die Notiz?
Immer an derselben Stelle, damit Deine Kunden sie wiederfinden:
- unterhalb der Positionsliste bzw. des Summen-Blocks (beim Lieferschein direkt unter den Positionen, weil er keine Summe zeigt; bei der Mahnung unter der Forderungsaufstellung),
- oberhalb des mandantenweiten Fußtexts aus der Belegkonfiguration,
- eingeleitet durch das fett gesetzte Wort „Anmerkung:".
Bei fremdsprachigen Belegen wird das Label mit übersetzt (englisch „Note:", französisch „Remarque :", italienisch „Nota:"). Der Notiztext selbst wird nicht übersetzt — er erscheint so, wie Du ihn eingegeben hast.
FAQ
F: Warum erscheint meine Notiz nicht auf dem Beleg?
A: Prüfe zuerst, ob der Text wirklich im Feld „Notizen" steht und nicht in der Internen Notiz — letztere erscheint auf keinem Beleg für Kunden oder Lieferanten, nur auf dem internen Packausdruck (und dort nur, solange „Interne Notiz des Auftrags drucken“ an ist). Ein leeres Feld (oder ein Feld, das nur Leerzeichen enthält) erzeugt bewusst keinen Block, damit auf dem Beleg keine leere Lücke entsteht.
F: Wandert die Notiz vom Angebot in den Auftrag?
A: Nein. Die Notiz gehört zum einzelnen Beleg. Wandelst Du ein Angebot in einen Auftrag um, trage die Notiz am Auftrag erneut ein, wenn der Kunde sie auch auf der Auftragsbestätigung sehen soll.
F: Kann ich mehrere Absätze schreiben?
A: Ja. Zeilenumbrüche aus dem Eingabefeld bleiben auf dem Beleg erhalten.
F: Wie unterscheidet sich die Notiz vom Fußtext in der Belegkonfiguration?
A: Der Fußtext gilt mandantenweit für alle Belege einer Belegart (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen"). Die Notiz gilt nur für diesen einen Beleg. Beide können gleichzeitig erscheinen — die Notiz steht dann oberhalb des Fußtexts.
F: Ich brauche denselben Satz auf jedem Beleg eines Kunden — muss ich ihn jedes Mal neu tippen?
A: Nein. Dafür gibt es Textbausteine: einmal als Stammdatum pflegen, dem Kunden zuordnen, und jeder neue Beleg ist vorbelegt. Typischer Fall ist der bei Auslandskunden verpflichtende Steuerhinweis. Siehe Wie nutze ich Textbausteine auf meinen Belegen?.
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Letzte Aktualisierung: 2026-10-12