Wie nutze ich Textbausteine auf meinen Belegen?
Wie nutze ich Textbausteine auf meinen Belegen?
Schritt für Schritt
- Textbaustein anlegen — unter Einstellungen → Belege → Textbausteine auf Anlegen klicken. Vergib eine Bezeichnung (danach suchst Du den Baustein später aus, z. B. „Steuerhinweis Ausland") und trage den Textinhalt ein — genau den Wortlaut, der auf dem Beleg stehen soll. Über die Sortierung bestimmst Du die Reihenfolge in der Auswahlliste.
- Einem Kunden zuordnen (optional) — im Kundenstammsatz im Abschnitt „Konditionen" das Feld Textbaustein setzen. Jeder neue Auftrag, Lieferschein und jede Rechnung für diesen Kunden ist damit vorbelegt.
- Einem Lieferanten zuordnen (optional) — im Lieferantenstammsatz im Abschnitt Lieferanten-Konditionen das Feld Textbaustein setzen. Neue Bestellungen an diesen Lieferanten sind damit vorbelegt.
- Am Beleg prüfen oder ändern — im Belegkopf steht die Zeile Textbaustein. Über das Stift-Symbol wählst Du einen anderen Baustein aus oder überschreibst den Text für genau diesen einen Beleg.
- Ergebnis ansehen — über Drucken / PDF siehst Du das gerenderte Dokument. Der Text erscheint als eigener Absatz unterhalb der Anmerkung und oberhalb des allgemeinen Fußtexts.
Voraussetzungen
- Zum Anlegen und Bearbeiten von Textbausteinen brauchst Du die Berechtigung „Stammdaten-Kataloge verwalten". Ohne sie zeigt die Seite einen Hinweis statt der Liste.
- Zum Auswählen am Beleg genügt das Bearbeitungsrecht für die jeweilige Belegart (z. B. „Aufträge bearbeiten").
Überblick
Ein Textbaustein ist ein wiederverwendbarer Belegtext, den Du einmal pflegst und danach beliebig oft verwendest. Typische Fälle:
- der bei Auslandskunden rechtlich verpflichtende Steuerhinweis („Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG."),
- eine abweichende Lieferanschrift bei Bestellungen („Lieferung an X, Rechnung an Y"),
- eine Vorgabe des Lieferanten („Anlieferung bitte nur freitags bis 12:00 Uhr").
Ohne Textbausteine tippst Du solche Sätze auf jedem Beleg neu — mit dem Risiko, sie einmal zu vergessen oder unterschiedlich zu formulieren.
Der Textinhalt darf bis zu 2000 Zeichen lang sein. Absätze bleiben erhalten.
Auf welchen Belegarten erscheint der Textbaustein?
| Belegart | Auswahl am Beleg | Ausgabe im PDF |
|---|---|---|
| Auftragsbestätigung | ja | ja |
| Lieferschein | ja | ja |
| Rechnung | ja | ja |
| Bestellung | ja | noch nicht |
| Angebot | nein | nein |
| Mahnung | nein | nein |
Die Bestellung führt den Textbaustein bereits mit und belegt ihn aus dem Lieferantenstamm vor — sie hat aber noch keine PDF-Ausgabe. Der Text wird dort erfasst und ist sichtbar, sobald die Bestellung ein Druckdokument bekommt.
Was passiert, wenn ich einen Textbaustein später ändere?
Bereits erstellte Belege bleiben unverändert. Der Beleg speichert den Text zum Zeitpunkt der Auswahl als eigene Kopie. Änderst Du den Baustein in den Stammdaten, wirkt das nur auf neue Belege.
Das ist bewusst so: ein bereits ausgegebener Beleg mit einem rechtlich verpflichtenden Steuerhinweis darf sich nicht rückwirkend ändern. Soll ein bestehender Entwurf den neuen Wortlaut bekommen, wähle den Baustein am Beleg einfach erneut aus.
Wie wird ein Textbaustein vererbt?
Der Baustein wandert entlang der Belegkette weiter:
- Auftrag → Lieferschein und Auftrag → Rechnung: der Text wird übernommen.
- Rechnung → Storno: der Text wird übernommen, damit auch der Storno-Beleg den Hinweis trägt.
- Beleg für einen anderen Kunden kopieren: der Baustein kommt vom Zielkunden, nicht aus dem kopierten Beleg — der Hinweis des alten Kunden wäre fachlich falsch.
Das unterscheidet den Textbaustein von der Anmerkung im Feld „Notizen", die bewusst nur zum einzelnen Beleg gehört.
Textbaustein, Anmerkung oder Fußtext — was nehme ich wann?
| Element | Gilt für | Typischer Inhalt |
|---|---|---|
| Textbaustein | wiederverwendbar, je Kunde/Lieferant vorbelegt | Steuerhinweis, Lieferanschrift, Anlieferzeitfenster |
| Notizen (Anmerkung) | genau diesen einen Beleg | Bestellnummer des Kunden, Hinweis zur Teilsendung |
| Fußtext (Belegkonfiguration) | mandantenweit, alle Belege einer Belegart | „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" |
Alle drei können gleichzeitig erscheinen. Reihenfolge auf dem Beleg: Anmerkung, dann Textbaustein, dann Fußtext.
FAQ
F: Warum kann ich einen Textbaustein nicht bearbeiten?
A: Bausteine mit dem Kennzeichen Standard sind mandantenübergreifende Vorlagen und deshalb gesperrt. Lege stattdessen einen eigenen Baustein mit Deinem Wortlaut an — er erscheint danach in derselben Auswahlliste.
F: Kann ich einen Textbaustein löschen?
A: Nein, Du deaktivierst ihn. Er verschwindet dann aus der Auswahl, während Belege, die ihn bereits verwenden, unverändert bleiben. Über Reaktivieren holst Du ihn zurück.
F: Kann ich den Text für einen einzelnen Beleg abweichend formulieren?
A: Ja. Wähle am Beleg den Baustein aus und ändere den Text anschließend im Textfeld darunter. Der geänderte Wortlaut gilt nur für diesen Beleg; das Stammdatum bleibt unberührt.
F: Wird der Textbaustein bei fremdsprachigen Belegen übersetzt?
A: Nein. Der Text erscheint genau so, wie Du ihn eingegeben hast. Für fremdsprachige Kunden lege einen eigenen Baustein in der jeweiligen Sprache an und ordne ihn dem Kunden zu.
F: Kann ein Beleg mehrere Textbausteine tragen?
A: Nein, ein Beleg trägt genau einen Textbaustein. Brauchst Du mehrere Hinweise gemeinsam, schreibe sie als Absätze in einen Baustein.
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Letzte Aktualisierung: 2026-08-07