Wie ordne ich Umsätze einem Vertreter zu?

Wie ordne ich Umsätze einem Vertreter zu?

Hinterlege am Kunden einen Standard-Vertreter. Er wird in Angebot, Auftrag und Rechnung automatisch als Umsatzträger vorbelegt und ist dort überschreibbar. Einzelne Positionen können abweichen — auch auf „Kein Vertreter", damit z. B. Portokosten keinem Mitarbeiter als Umsatz zugerechnet werden.

Für Innendienst und Vertriebsleitung · Schwierigkeit: Einsteiger

Schritt für Schritt

  1. Standard-Vertreter am Kunden hinterlegen — im Suite-Portal unter Handel → Kunden. Öffne den Kunden, wechsle in die Basisdaten und wähle im Feld „Vertreter" den zuständigen Mitarbeiter. „— keiner —" lässt das Feld leer.
  2. Kunden speichern — ab dem nächsten Angebot bzw. Auftrag für diesen Kunden ist der Vertreter im Belegkopf vorbelegt.
  3. Am Beleg prüfen oder ändern — im Angebot findest Du das Feld „Vertreter" im Kopfformular neben der Zahlungsbedingung. In Auftrag und Rechnung steht es in den Kopfdaten; das Stift-Symbol öffnet die Auswahl. Ist die Karte Kopfdaten zugeklappt, steht an ihrer Stelle nur eine schmale Leiste mit dem Kunden; ein Klick auf die Leiste (nicht auf den Kundennamen) klappt sie auf. Beim Öffnen eines Belegs ist sie immer zugeklappt.
  4. Einzelne Position abweichend zuordnen — in Angebot und Auftrag öffnest Du die Position über das Stift-Symbol (Detail-Panel) und wählst im Feld „Vertreter" eine der drei Optionen (siehe unten). In der Rechnung steht die Auswahl direkt in der Positionstabelle in der Spalte „Vertreter" — die Rechnung hat kein Positions-Detail-Panel. Fehlt die Spalte, blende sie über das Zahnrad-Symbol rechts oben an der Positionen-Karte wieder ein.

Die drei Optionen an einer Position

Eine Position kennt bewusst drei Zustände — die ersten beiden sehen ähnlich aus, bedeuten aber Gegenteiliges:

Auswahl Bedeutung
Name (vom Beleg übernommen) Die Position erbt den Vertreter des Belegkopfs. Wechselt der Kopf-Vertreter, wechselt die Position mit. Das ist der Regelfall.
Kein Vertreter Die Position wird bewusst keinem Mitarbeiter zugerechnet — auch dann nicht, wenn der Belegkopf einen Vertreter trägt. Für Positionen, die kein Vertriebsumsatz sind.
Konkrete Person Diese Position zählt zum Umsatz der gewählten Person, unabhängig vom Belegkopf.

Typischer Fall für „Kein Vertreter" sind Portokosten oder andere Nebenkosten: sie stehen als Position auf dem Beleg, sollen aber in der Umsatzauswertung keinem Mitarbeiter gutgeschrieben werden.

Wie der Vertreter über die Belegkette wandert

Die Zuordnung wird bei jedem Schritt weitergegeben — Du musst sie nicht erneut erfassen:

Belege eines Vertreters finden

In der Angebots-, Auftrags- und Rechnungsliste kannst Du nach dem Vertreter filtern — jeweils über die Auswahl „Alle Vertreter" in der Filterleiste. Der gesetzte Filter erscheint als Chip über der Liste und lässt sich dort einzeln wieder entfernen.

Für die Umsatzauswertung ist die Rechnungsliste die richtige: Umsatz zählt auf der Rechnung, nicht auf Angebot oder Auftrag.

Der Filter greift auf den Belegkopf — bewusst nicht auf einzelne Positions-Abweichungen, weil sonst Belege erschienen, die dem Vertreter überwiegend gar nicht zugeordnet sind.

Voraussetzungen

Nach einer Migration von b-med

Migrierte Kunden haben zunächst keinen Standard-Vertreter. Die b-med-Datenübernahme liefert dieses Feld nicht mit, es muss nach der Migration am Kundenstamm nachgepflegt werden. Bereits migrierte Belege tragen ebenfalls keine Zuordnung. Siehe Von b-med zu PARITY.med migrieren.

FAQ

F: Warum heißt das Feld „Vertreter" und nicht „Außendienstmitarbeiter"?

A: Weil „Vertreter" der Begriff ist, den der Fachhandel in der Praxis nutzt. „Außendienstmitarbeiter" bzw. „ADM" ist fachlich präziser, wird im Alltag aber kaum verwendet.

F: Kann ich den Vertreter an einer bereits ausgestellten Rechnung noch korrigieren?

A: Ja — am Belegkopf und an jeder einzelnen Position. Anders als die übrigen Rechnungsdaten bleibt die Umsatzzuordnung auch nach dem Ausstellen änderbar; sie ist ein interner Auswertungs-Marker und erscheint nicht auf dem Beleg. Eine Fehlzuordnung erfordert also kein Storno mit Neuausstellung. Nur Rechnungen im Papierkorb sind gesperrt.

F: Ich habe den Vertreter im Belegkopf gewechselt — warum steht bei einer Position noch der alte Name?

A: Diese Position hat eine eigene Zuordnung („Konkrete Person"). Nur Positionen mit „… (vom Beleg übernommen)" folgen dem Kopf. Öffne die Position und wähle den Eintrag mit „(vom Beleg übernommen)", wenn sie mitwechseln soll.

F: Erscheint der Vertreter auf dem Beleg-PDF?

A: Nein. Die Zuordnung ist rein intern und dient der Umsatzauswertung.

F: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

A: Bereits erfasste Belege behalten ihre Zuordnung — die Umsatzhistorie bleibt damit korrekt. Für neue Belege pflegst Du am Kunden einen anderen Standard-Vertreter.

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-09

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