Wie ordne ich Umsätze einem Vertreter zu?
Wie ordne ich Umsätze einem Vertreter zu?
Hinterlege am Kunden einen Standard-Vertreter. Er wird in Angebot, Auftrag und Rechnung automatisch als Umsatzträger vorbelegt und ist dort überschreibbar. Einzelne Positionen können abweichen — auch auf „Kein Vertreter", damit z. B. Portokosten keinem Mitarbeiter als Umsatz zugerechnet werden.
Für Innendienst und Vertriebsleitung · Schwierigkeit: Einsteiger
Schritt für Schritt
- Standard-Vertreter am Kunden hinterlegen — im Suite-Portal unter Handel → Kunden. Öffne den Kunden, wechsle in die Basisdaten und wähle im Feld „Vertreter" den zuständigen Mitarbeiter. „— keiner —" lässt das Feld leer.
- Kunden speichern — ab dem nächsten Angebot bzw. Auftrag für diesen Kunden ist der Vertreter im Belegkopf vorbelegt.
- Am Beleg prüfen oder ändern — im Angebot findest Du das Feld „Vertreter" im Kopfformular neben der Zahlungsbedingung. In Auftrag und Rechnung steht es in den Kopfdaten; das Stift-Symbol öffnet die Auswahl.
- Einzelne Position abweichend zuordnen — öffne die Position über das Stift-Symbol (Detail-Panel) und wähle im Feld „Vertreter" eine der drei Optionen (siehe unten).
Die drei Optionen an einer Position
Eine Position kennt bewusst drei Zustände — die ersten beiden sehen ähnlich aus, bedeuten aber Gegenteiliges:
| Auswahl | Bedeutung |
|---|---|
| Vom Beleg übernehmen (Name) | Die Position erbt den Vertreter des Belegkopfs. Wechselt der Kopf-Vertreter, wechselt die Position mit. Das ist der Regelfall. |
| Kein Vertreter | Die Position wird bewusst keinem Mitarbeiter zugerechnet — auch dann nicht, wenn der Belegkopf einen Vertreter trägt. Für Positionen, die kein Vertriebsumsatz sind. |
| Konkrete Person | Diese Position zählt zum Umsatz der gewählten Person, unabhängig vom Belegkopf. |
Typischer Fall für „Kein Vertreter" sind Portokosten oder andere Nebenkosten: sie stehen als Position auf dem Beleg, sollen aber in der Umsatzauswertung keinem Mitarbeiter gutgeschrieben werden.
Wie der Vertreter über die Belegkette wandert
Die Zuordnung wird bei jedem Schritt weitergegeben — Du musst sie nicht erneut erfassen:
- Angebot → Auftrag (Umwandeln): Kopf-Vertreter und alle Positions-Abweichungen werden übernommen.
- Auftrag → Rechnung (Fakturieren): ebenso. Die Rechnung ist der Beleg, auf dem die Umsatzauswertung am Ende zählt.
- Sammelrechnung aus mehreren Aufträgen: der Rechnungskopf übernimmt den Vertreter des ältesten Auftrags. Aufträge mit anderem Vertreter bekommen an ihren Positionen automatisch eine abweichende Zuordnung — es geht also keine Zuordnung verloren.
- Storno: die Storno-Rechnung wird demselben Vertreter gegengebucht wie das Original. Ohne diese Gegenbuchung bliebe der Umsatz zu hoch.
- Beleg kopieren auf einen anderen Kunden: hier gilt der Standard-Vertreter des Zielkunden — die Zuordnung des Quellkunden passt fachlich nicht. Positionen mit „Kein Vertreter" behalten diese Einstellung; Positionen mit einer konkreten Person fallen auf „Vom Beleg übernehmen" zurück.
Aufträge und Angebote eines Vertreters finden
In der Angebots- und Auftragsliste kannst Du nach dem Vertreter filtern. Der Filter greift auf den Belegkopf — bewusst nicht auf einzelne Positions-Abweichungen, weil sonst Belege erschienen, die dem Vertreter überwiegend gar nicht zugeordnet sind.
Voraussetzungen
- Aktives Modul Handel.
- Der Vertreter muss ein Benutzer des Mandanten sein. Neue Mitarbeiter legst Du vorher an — siehe Mitarbeiter einladen.
- Recht, Kunden zu bearbeiten (für den Standard-Vertreter) bzw. Belege zu ändern (für die Zuordnung am Beleg).
Nach einer Migration von b-med
Migrierte Kunden haben zunächst keinen Standard-Vertreter. Die b-med-Datenübernahme liefert dieses Feld nicht mit, es muss nach der Migration am Kundenstamm nachgepflegt werden. Bereits migrierte Belege tragen ebenfalls keine Zuordnung. Siehe Von b-med zu PARITY.med migrieren.
FAQ
F: Warum heißt das Feld „Vertreter" und nicht „Außendienstmitarbeiter"?
A: Weil „Vertreter" der Begriff ist, den der Fachhandel in der Praxis nutzt. „Außendienstmitarbeiter" bzw. „ADM" ist fachlich präziser, wird im Alltag aber kaum verwendet.
F: Kann ich den Vertreter an einer bereits ausgestellten Rechnung noch korrigieren?
A: Ja. Anders als die übrigen Rechnungsdaten bleibt die Umsatzzuordnung auch nach dem Ausstellen änderbar — sie ist ein interner Auswertungs-Marker und erscheint nicht auf dem Beleg. Eine Fehlzuordnung erfordert also kein Storno mit Neuausstellung. Nur Rechnungen im Papierkorb sind gesperrt.
F: Ich habe den Vertreter im Belegkopf gewechselt — warum steht bei einer Position noch der alte Name?
A: Diese Position hat eine eigene Zuordnung („Konkrete Person"). Nur Positionen mit „Vom Beleg übernehmen" folgen dem Kopf. Öffne die Position und stelle sie auf „Vom Beleg übernehmen", wenn sie mitwechseln soll.
F: Erscheint der Vertreter auf dem Beleg-PDF?
A: Nein. Die Zuordnung ist rein intern und dient der Umsatzauswertung.
F: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
A: Bereits erfasste Belege behalten ihre Zuordnung — die Umsatzhistorie bleibt damit korrekt. Für neue Belege pflegst Du am Kunden einen anderen Standard-Vertreter.
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Letzte Aktualisierung: 2026-08-04