Wie drucke ich die formatierte Artikelbeschreibung auf Angebot und Auftrag?
Wie drucke ich die formatierte Artikelbeschreibung auf Angebot und Auftrag?
Schritt für Schritt
- Schalter einschalten — öffne Einstellungen → Belegkonfiguration, wähle die Belegart (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Proformarechnung oder Lieferschein) und schalte im Bereich Positionen die Option „Artikelbeschreibung je Position ausgeben" ein. Der Schalter ist im Standard aus und gilt je Belegart getrennt.
- Beschreibung am Artikel pflegen — im Artikel unter Basisdaten → Artikel das Feld „Beschreibung" füllen. Fett, kursiv, unterstrichen, Aufzählungen, Nummerierungen, Schriftfarbe und Schriftgröße werden übernommen.
- Position anlegen — füge den Artikel wie gewohnt im Angebot oder Auftrag hinzu. Die Beschreibung wird dabei automatisch in die Position übernommen.
- Bei Bedarf anpassen — öffne die Position über den Stift. Im Block „Artikelbeschreibung für den Beleg" kannst Du den Text für genau diese Position ändern, entfernen oder über „Aus Artikelstamm übernehmen" neu laden.
- Vorschau prüfen — über Drucken / PDF siehst Du das Ergebnis: die Beschreibung steht direkt unter der Bezeichnung der Position.
Überblick
Die Bezeichnung einer Position ist eine Zeile. Für erklärungsbedürftige Produkte — ein Blutdruckmessgerät mit Lieferumfang, ein Hilfsmittel mit Maßangaben — reicht das oft nicht. Die Artikelbeschreibung bringt den formatierten Produkttext aus dem Artikelstamm auf Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferschein, ohne dass Du ihn je Position abtippen musst.
Die Beschreibung ist eine Kopie: Sie wird beim Anlegen der Position aus dem Artikel übernommen und gehört danach zur Position. Änderst Du später den Artikel, bleibt ein bereits erstellter Beleg unverändert — er zeigt, was Du dem Kunden angeboten hast.
Voraussetzungen
- Recht „Belegkonfiguration bearbeiten", um den Schalter einzuschalten.
- Recht „Angebote bearbeiten" bzw. „Aufträge bearbeiten", um die Beschreibung an einer Position zu ändern.
- Recht „Artikel bearbeiten", um die Beschreibung am Artikel zu pflegen.
Artikelbeschreibung oder Positions-Freitext?
| Artikelbeschreibung | Freitext je Position | |
|---|---|---|
| Herkunft | automatisch aus dem Artikelstamm | von Hand je Position |
| Formatierung | ja (fett, Listen, Farbe …) | nein, reiner Text |
| Länge | bis etwa eine Seite | bis 500 Zeichen |
| Typischer Inhalt | Produkttext, Lieferumfang, Maße | „Alternativartikel geliefert", „Menge reduziert" |
| Schalter | „Artikelbeschreibung je Position ausgeben" (Standard aus) | „Freitext je Position ausgeben" (Standard an) |
Beides kann gleichzeitig an einer Position stehen: zuerst die Beschreibung, darunter der Freitext.
FAQ
F: Warum erscheint die Beschreibung nicht auf meinem Beleg?
A: Meist ist einer dieser Punkte der Grund:
- Der Schalter „Artikelbeschreibung je Position ausgeben" ist für diese Belegart aus. Im Detailbereich der Position steht dann ein gelber Hinweis.
- Die Position wurde vor der Einführung der Funktion angelegt und trägt noch keine Beschreibung. Öffne sie und klicke „Aus Artikelstamm übernehmen".
- Der Beleg ist fremdsprachig. Die Beschreibung wird nicht übersetzt und deshalb auf fremdsprachigen Belegen weggelassen.
- Der Artikel hat keine Beschreibung, oder es ist eine freie Position ohne Stammartikel.
F: Ändert eine spätere Änderung am Artikel meine bestehenden Angebote?
A: Nein. Jede Position hat ihre eigene Kopie. Willst Du den neuen Text in einem offenen Angebot haben, öffne die Position und klicke „Aus Artikelstamm übernehmen".
F: Wird die Beschreibung vom Angebot in den Auftrag übernommen?
A: Ja. Wandelst Du ein Angebot in einen Auftrag um oder kopierst Du einen Beleg, nimmt jede Position ihre Beschreibung mit.
F: Erscheint die Beschreibung auch auf Rechnung und Lieferschein?
A: Ja. Rechnung, Proformarechnung und Lieferschein übernehmen die Beschreibung aus der Auftragsposition — gedruckt wird sie, wenn der Schalter für die jeweilige Belegart an ist. In der E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) steht sie als Klartext in der Artikelbeschreibung der Position.
F: Was passiert, wenn ich eine Position auf einen Ersatzartikel umstelle?
A: Die Beschreibung des alten Artikels wird entfernt, weil sie nicht mehr passt. Über „Aus Artikelstamm übernehmen" holst Du die Beschreibung des Ersatzartikels.
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Letzte Aktualisierung: 2026-09-24