Warum muss ich die USt-IdNr. eines EU-Kunden bestätigen?
Warum muss ich die USt-IdNr. eines EU-Kunden bestätigen?
Weil ohne gültige USt-IdNr. des Abnehmers keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung möglich ist. Seit dem 1. Januar 2020 ist die vom anderen Mitgliedstaat erteilte, gültige USt-IdNr. eine materielle Voraussetzung der Steuerbefreiung (§ 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG, eingeführt mit den „Quick Fixes"). Kurz:
- Vor 2020 galt die USt-IdNr. als reines Formkriterium — ein Fehler war heilbar.
- Seit 2020 kippt die Steuerbefreiung ohne gültige Nummer. Du schuldest die Umsatzsteuer und kannst sie in der Regel nicht mehr vom Kunden nachfordern.
- Maßgeblich ist der Lieferzeitpunkt — nicht das Rechnungs- und nicht das Zahlungsdatum.
Zweite materielle Voraussetzung ist die korrekte Zusammenfassende Meldung (ZM). Eine fehlende oder falsche ZM kann die Befreiung rückwirkend kippen.
Was ist der Unterschied zwischen Prüfziffer und Bestätigung?
Das sind zwei verschiedene Prüfungen, und nur eine davon zählt gegenüber dem Finanzamt.
Die Prüfziffer ist rechnerisch in der Nummer enthalten. Eine deutsche USt-IdNr. besteht aus DE und neun Ziffern, wobei die neunte aus den ersten acht berechnet wird. Vertauschst Du zwei Ziffern, stimmt die Rechnung nicht mehr. Die Prüfziffer erkennt also Tippfehler — sie sagt aber nichts darüber aus, ob die Nummer überhaupt vergeben wurde oder noch gültig ist. Eine frei erfundene Nummer kann eine korrekte Prüfziffer haben.
Die Bestätigung ist die Abfrage bei einer Behörde: Existiert diese Nummer, ist sie aktuell gültig, und gehört sie zu diesem Unternehmen? Nur sie ist der Nachweis, den Du für die Steuerbefreiung brauchst.
Was prüft eine einfache, was eine qualifizierte Bestätigung?
Das Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG kennt zwei Stufen.
Einfache Bestätigung: Ist die USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat gültig, der sie erteilt hat? Antwort ist ja oder nein.
Qualifizierte Bestätigung: Zusätzlich wird abgeglichen, ob Firmenname einschließlich Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße mit den Daten übereinstimmen, die im Unternehmerregister des jeweiligen EU-Mitgliedstaats hinterlegt sind. Jedes Feld wird einzeln gekennzeichnet: stimmt überein, stimmt nicht überein, nicht angefragt, oder der Mitgliedstaat übermittelt diese Angabe nicht.
Für die Steuerbefreiung ist die qualifizierte Bestätigung die belastbare Variante — sie belegt, dass Du die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns angewendet hast.
Wer bestätigt: BZSt oder EU-VIES?
Es gibt zwei Dienste, und sie haben unterschiedliche Aufgaben.
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigt deutschen Unternehmern ausländische USt-IdNrn. Das ist die für Dich rechtlich relevante Auskunft. Zu beachten: Das BZSt bestätigt ausschließlich ausländische Nummern — die eigene deutsche USt-IdNr. Deines Betriebs kannst Du dort nicht bestätigen lassen.
Das EU-System VIES der Europäischen Kommission spiegelt die nationalen Register aller 27 Mitgliedstaaten und kann jede EU-USt-IdNr. abfragen, auch eine deutsche. VIES begründet für deutsche Unternehmer aber keinen Vertrauensschutz — es ersetzt die BZSt-Bestätigung nicht.
Eine technische Änderung, die Betriebe mit eigener Schnittstellenanbindung betrifft: Die alte XML-RPC-Schnittstelle des BZSt wurde zum 30. November 2025 abgeschaltet. Seit dem 1. Juli 2025 steht stattdessen eine REST-Schnittstelle bereit. Wer noch über XML-RPC abfragt, erhält seither keine gültige Auskunft mehr.
Wie oft muss ich die Nummer prüfen?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht, und die Finanzgerichte urteilen unterschiedlich streng — von „bei jeder Lieferung" über „vor der ersten Lieferung, danach alle zwei Wochen" bis „mindestens alle zwei Monate". Der Bundesfinanzhof verlangt die Prüfung zeitnah vor der ersten Lieferung und danach in regelmäßigen Abständen, ohne ein starres Intervall vorzugeben. Die Finanzverwaltung tendiert zur Prüfung je Geschäftsvorfall.
TODO: Quelle prüfen — genaue Fundstellen der zitierten FG- und BFH-Entscheidungen vor Veröffentlichung durch die Steuerberatung ergänzen lassen.
Praktikabler Umgang für den Fachhandel:
- Neukunde: qualifiziert bestätigen lassen, bevor die erste Lieferung rausgeht.
- Dauerkunde: in regelmäßigen Abständen erneut prüfen, das Ergebnis jeweils ablegen.
- Anlassbezogen: immer dann, wenn Firmenname, Rechtsform oder Anschrift sich ändern.
Der Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG greift nur, wenn die Nummer zum Lieferzeitpunkt gültig war und die spätere Ungültigkeit auch bei kaufmännischer Sorgfalt nicht erkennbar war. War die Nummer schon bei Lieferung ungültig, hilft er nicht.
Wie muss ich den Nachweis aufbewahren?
Der Nachweis der durchgeführten qualifizierten Bestätigungsanfrage ist nach Abschnitt 18e.1 UStAE zu führen — durch Aufbewahrung eines Ausdrucks oder durch Übernahme des vom BZSt übermittelten Ergebnisses in einem gängigen Format oder als Bildschirmfoto in das eigene System. Bei Sammelabfragen über die Schnittstelle gilt der empfangene Datensatz selbst als Nachweis.
Wichtig für die Praxis: Das BZSt-Portal bietet keine Druckfunktion mehr an. Das Ergebnis muss also aktiv im eigenen System abgelegt werden — eine Abfrage ohne Ablage ist kein Nachweis. Bewahre die Bestätigung zusammen mit der zugehörigen Rechnung auf.
TODO: Quelle prüfen — konkrete Aufbewahrungsfrist (§ 14b UStG) vor Veröffentlichung bestätigen lassen.
Wo steht die USt-IdNr. in PARITY.med?
Die USt-IdNr. eines Geschäftspartners liegt im Kundenstamm.
Schritt für Schritt: USt-IdNr. beim Kunden hinterlegen
- Öffne Geschäftspartner und wähle den Kunden aus.
- Gehe zum Abschnitt Steuern & Recht.
- Trage die Nummer im Feld USt-IdNr. ein — im Format
DE123456788,ATU13585627oderCHE-116.281.710. - Speichere. PARITY.med prüft Format und Prüfziffer und weist einen Zahlendreher direkt am Feld aus.
Unter dem Feld zeigt PARITY.med den VIES-Status des Kunden an. Solange kein Bestätigungsergebnis hinterlegt ist, steht dort „noch nicht über VIES geprüft" — die Bestätigung führst Du dann über das BZSt-Portal durch und legst den Nachweis zur Rechnung ab.
Die eigene USt-IdNr. Deines Betriebs pflegst Du getrennt davon im Briefkopf der Mandanten-Einrichtung; von dort zieht sie in Rechnungen und E-Rechnungen ein.
FAQ
Reicht es, wenn die USt-IdNr. auf der Rechnung des Kunden steht? Nein. Eine Nummer, die Dir der Kunde nennt, ist keine Bestätigung. Erst die Auskunft des BZSt belegt, dass sie zum Lieferzeitpunkt gültig war.
Was passiert, wenn die Nummer ungültig ist? Die Steuerbefreiung für die innergemeinschaftliche Lieferung entfällt. Du schuldest die deutsche Umsatzsteuer auf den Umsatz und kannst sie in der Regel nicht mehr vom Kunden nachfordern.
Gilt das auch für Lieferungen in die Schweiz?
Nein. Die Schweiz ist kein EU-Mitgliedstaat — dorthin ist es eine Ausfuhrlieferung nach § 6 UStG mit Ausfuhrnachweis statt USt-IdNr.-Bestätigung. Eine Schweizer UID (CHE-…) lässt sich über VIES nicht prüfen.
Warum meldet PARITY.med bei einer Nummer einen Fehler, obwohl sie richtig aussieht? Dann stimmt die Prüfziffer nicht. Das ist fast immer ein Zahlendreher. Vergleiche die Nummer noch einmal Ziffer für Ziffer mit dem Original des Kunden.
Brauche ich die Bestätigung auch bei Lieferungen an Privatpersonen in der EU? Nein. Privatpersonen haben keine USt-IdNr.; solche Lieferungen sind keine innergemeinschaftlichen Lieferungen im Sinne des § 6a UStG.
Verwandte Themen
- Belegabsender-Profil für die E-Rechnung einrichten — wo die eigene USt-IdNr. für Rechnungen und E-Rechnungen hinterlegt wird
- Lieferbedingung (Incoterm) für Kunden hinterlegen — welche Lieferbedingung bei Auslandslieferungen greift
- ATLAS-Ausfuhranmeldung: Rechnung exportieren — der Weg für Lieferungen ins Drittland
- Wie lege ich einen neuen Kunden an? — Grundlagen des Kundenstamms
Letzte Aktualisierung: 2026-07-29