Wie aktiviere ich die Vier-Augen-Kontrolle für Gutschriften aus Retouren?
Wie aktiviere ich die Vier-Augen-Kontrolle für Gutschriften aus Retouren?
Schritt für Schritt
- Einstellung öffnen: im Suite-Portal unter Einstellungen → Gutschrift-Freigabe. Dort liegt die Karte „Vier-Augen-Kontrolle für Gutschriften".
- Schalter einschalten: erst dann wird das Feld „Freigabe ab Retourenwert" bedienbar. Der Standard ist „aus".
- Schwelle eintragen: der Betrag in Euro, ab dem eine Gutschrift freigegeben werden muss. 0 € heißt: jede Gutschrift braucht eine Freigabe.
- Speichern: Schalter und Schwelle werden gemeinsam gespeichert. Erst mit dem Klick auf Speichern gilt die neue Einstellung.
- Recht vergeben: unter Einstellungen → Rollen das Recht „Gutschriften aus Retouren freigeben (Vier-Augen-Kontrolle)" an die Rollen geben, die kontrollieren sollen. Manager und Buchhaltung haben es von Anfang an, der Vertrieb bewusst nicht.
- Retoure freigeben: auf der Detailseite einer eingereichten Retoure erscheint der Abschnitt Gutschrift-Freigabe mit dem Knopf Gutschrift freigeben. Danach steht dort, wer wann freigegeben hat.
Voraussetzungen
- Das Modul Handel ist aktiv.
- Recht „Modul-Lizenzen des Mandanten verwalten" für die Einstellung selbst.
- Recht „Gutschriften aus Retouren freigeben (Vier-Augen-Kontrolle)" für das Freigeben. Beide Rechte sind absichtlich getrennt: Wer die Einstellung setzt, muss nicht freigeben dürfen, und umgekehrt.
- Mindestens zwei Benutzer im Mandanten. Bei aktiver Kontrolle kann niemand die eigene Retoure freigeben.
Was die Kontrolle blockiert
Ist die Kontrolle aktiv und fehlt die Freigabe, lässt sich die Retoure nicht verarbeiten. Beim Klick auf Verarbeiten kommt eine Meldung, die den Retourenwert und die Schwelle nennt. Die Gutschrift entsteht erst, wenn eine zweite Person freigegeben hat.
Die Kontrolle greift nur, wenn beim Verarbeiten tatsächlich eine Gutschrift entsteht, also wenn der Auftrag schon berechnet ist. Eine Retoure auf einen noch nicht berechneten Auftrag läuft ohne Freigabe durch.
Ob die ursprüngliche Rechnung schon bezahlt ist, spielt keine Rolle. Eine offene Forderung zu erlassen und Geld zurückzuzahlen hat dieselbe Wirkung, deshalb gilt für beide Fälle dieselbe Regel.
Wie die Schwelle gerechnet wird
Verglichen wird der Wert der Retourenpositionen: Menge × Einzelpreis, brutto. Dazu zählt PARITY.med alle bereits eingereichten oder verarbeiteten Retouren desselben Auftrags. Eine große Rücknahme lässt sich deshalb nicht in mehrere kleine Retouren unterhalb der Schwelle zerlegen.
Rabatte der ursprünglichen Auftragsposition fließen nicht ein. Bei rabattierten Positionen liegt der Vergleichswert dadurch etwas höher als die spätere Gutschrift. Im Zweifel ist also eher eine Freigabe nötig als zu wenig.
Wer freigeben darf
Freigeben darf jeder Benutzer mit dem Recht „Gutschriften aus Retouren freigeben". Eine namentliche Vorfestlegung pro Retoure gibt es nicht.
Gesperrt sind zwei Personen: wer die Retoure angelegt hat und wer sie eingereicht hat. Für beide erscheint der Knopf nicht; stattdessen steht dort, dass eine zweite Person freigeben muss. Das gilt auch für Administratoren.
Bei Retouren aus der Zeit vor dieser Einstellung oder aus automatischen Abläufen ist kein Benutzer hinterlegt. Solche Retouren kann jede berechtigte Person freigeben.
FAQ
F: Gilt die Einstellung je Benutzer oder für den ganzen Mandanten?
A: Für den ganzen Mandanten. Eine Betragsgrenze je Benutzer gibt es nicht.
F: Kann ich eine Freigabe zurücknehmen?
A: Ja, mit Freigabe zurücknehmen auf der Retoure, solange sie noch nicht verarbeitet ist. Nach dem Verarbeiten ist die Freigabe der Nachweis für die ausgestellte Gutschrift und bleibt stehen.
F: Was passiert mit erteilten Freigaben, wenn ich die Kontrolle ausschalte?
A: Sie bleiben als Nachweis an der Retoure stehen. Ausschalten löscht nichts.
F: Muss der Wareneingang gemeldet sein, bevor ich freigeben kann?
A: Nein. Der Wareneingang ist eine Entscheidungshilfe für die freigebende Person, zusammen mit den Fotos des Kunden und den Positionen. Eine Bedingung ist er nicht: Bei einer Retoure, deren Ware entsorgt wird, kommt nie etwas zurück.
F: Kann ich die Schwelle vorbereiten, ohne die Kontrolle gleich einzuschalten?
A: Nein, das Betragsfeld ist nur bei eingeschalteter Kontrolle bedienbar. Beim Ausschalten bleibt die zuletzt gespeicherte Schwelle erhalten und gilt wieder, sobald du die Kontrolle erneut einschaltest.
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Letzte Aktualisierung: 2026-10-06