Wie erfasse ich den Ausfuhr- oder Gelangensnachweis zu einer Rechnung?
Wie erfasse ich den Ausfuhr- oder Gelangensnachweis zu einer Rechnung?
Schritt für Schritt
- Rechnung öffnen — unter Verkauf → Rechnungen die Rechnung der Auslandslieferung anklicken.
- Reiter „Nachweise" wählen — er steht neben Beleg, Mahnungen und Verlauf. Zeigt die Rechnung den Hinweis „Ausfuhrnachweis fehlt", führt Dich „Nachweise öffnen" direkt dorthin.
- „Nachweis hinzufügen" klicken.
- Nachweisart wählen — Ausfuhr-Ausgangsvermerk / MRN bei Lieferungen ins Drittland, Gelangensbestätigung bei Lieferungen an EU-Firmenkunden, Sonstiger Nachweis für alles andere (z. B. eine Spediteurbescheinigung).
- Status, Belegnummer und Datum eintragen — als Belegnummer die MRN aus dem Ausgangsvermerk oder die Nummer der Bestätigung.
- Speichern. Der Zähler am Reiter erhöht sich.
Überblick
Eine Lieferung ins Ausland ist nur dann umsatzsteuerfrei, wenn Du nachweisen kannst, dass die Ware Deutschland tatsächlich verlassen hat. Ohne diesen Nachweis kann das Finanzamt die Steuerbefreiung versagen — dann schuldest Du die Umsatzsteuer auf eine Rechnung, die Du ohne Umsatzsteuer gestellt hast.
Es gibt zwei Fälle:
- Ausfuhr ins Drittland (z. B. Schweiz, Norwegen, Großbritannien) nach § 6 UStG: Nachweis ist der Ausgangsvermerk aus dem Zollsystem ATLAS, erkennbar an der MRN (Movement Reference Number).
- Innergemeinschaftliche Lieferung an einen EU-Firmenkunden mit gültiger USt-IdNr. nach § 6a UStG: Nachweis ist in der Regel die Gelangensbestätigung des Empfängers, alternativ eine Spediteurbescheinigung.
Im Reiter Nachweise hältst Du fest, welcher Nachweis zu welcher Rechnung gehört und wie weit er ist. Das Dokument selbst bewahrst Du wie bisher auf; PARITY.med ersetzt die Aufbewahrung nicht.
Wann erscheint der Reiter „Nachweise"?
Der Reiter erscheint nur, wenn die Rechnung ihn braucht. Maßgeblich ist das Steuer-Szenario der Rechnung, das PARITY.med aus Kundenland und USt-IdNr. ableitet:
| Rechnung | Reiter „Nachweise" |
|---|---|
| Inland | nein |
| EU-Fernverkauf an Privatkunden (steuerpflichtig) | nein |
| EU-Firmenkunde mit USt-IdNr. (innergemeinschaftliche Lieferung) | ja |
| Drittland, z. B. Schweiz (Ausfuhr) | ja |
| Beliebige Rechnung, zu der schon ein Nachweis erfasst ist | ja |
Bei Inlandsrechnungen fehlt der Reiter also bewusst. Die Rechnungsseite bleibt dadurch auf Positionen und Beträge konzentriert.
Was bedeuten die Status?
- Ausstehend — Du hast den Nachweis angefordert, er liegt aber noch nicht vor.
- Eingegangen — der Nachweis liegt vor.
- Geprüft — der Nachweis liegt vor und ist inhaltlich kontrolliert.
Den Status änderst Du direkt in der Liste. Solange zu einer steuerfreien Auslandsrechnung kein Nachweis mit Eingegangen oder Geprüft existiert, zeigt die Rechnung den Hinweis „Ausfuhrnachweis fehlt". Ein Nachweis mit Ausstehend lässt den Hinweis also stehen.
Voraussetzungen
- Zum Anlegen, Ändern und Löschen brauchst Du das Recht „Rechnungen bearbeiten". Ohne das Recht siehst Du die Nachweise nur.
- Damit das Steuer-Szenario stimmt, müssen Land und — bei EU-Firmenkunden — die USt-IdNr. im Kundenstamm gepflegt sein.
FAQ
F: Sperrt ein fehlender Nachweis die Rechnung?
A: Nein. Der Hinweis „Ausfuhrnachweis fehlt" ist eine Erinnerung. Ausstellen, Versenden und Buchen bleiben möglich, denn der Nachweis kommt oft erst Tage oder Wochen nach der Lieferung.
F: Kann ich mehrere Nachweise zu einer Rechnung erfassen?
A: Ja. Erfasse zum Beispiel die Gelangensbestätigung und zusätzlich eine Spediteurbescheinigung. Der Zähler am Reiter zeigt, wie viele Nachweise erfasst sind.
F: Holt PARITY.med den Ausgangsvermerk automatisch aus ATLAS?
A: Nein. Den Ausgangsvermerk erhältst Du vom Zoll bzw. von Deinem Spediteur oder Zolldienstleister und trägst die MRN selbst ein. PARITY.med liefert für die Ausfuhranmeldung eine CSV-Datei, siehe unten.
F: Was ist bei der Lieferbedingung EXW (Abholung durch den Käufer)?
A: Bei EXW organisiert der Käufer den Transport, und damit liegt auch der Nachweis bei ihm. Fordere ihn aktiv beim Käufer an. Ohne Nachweis kann die Steuerbefreiung trotzdem versagt werden.
F: Warum sehe ich bei einer Auslandsrechnung keinen Reiter „Nachweise"?
A: Dann ist die Rechnung nicht als steuerfreie Auslandslieferung eingestuft — etwa weil beim EU-Kunden die USt-IdNr. fehlt (dann ist es ein steuerpflichtiger Fernverkauf) oder das Land im Kundenstamm nicht stimmt. Prüfe Land und USt-IdNr. des Kunden.
Verwandte Themen
- Wie exportiere ich die ATLAS-Ausfuhranmeldung einer Rechnung? — die Anmeldung, aus der später der Ausgangsvermerk mit MRN entsteht.
- Warum muss ich die USt-IdNr. eines EU-Kunden bestätigen? — die zweite Voraussetzung der steuerfreien EU-Lieferung.
- Wie hinterlege ich eine Lieferbedingung (Incoterm) für einen Kunden? — bei EXW liegt der Nachweis beim Käufer.
Letzte Aktualisierung: 2026-10-28