Wie erstelle ich aus einer Excel- oder CSV-Tabelle einen Auftrag?

Wie erstelle ich aus einer Excel- oder CSV-Tabelle einen Auftrag?

Schritt für Schritt

1. Assistenten öffnen und die Tabelle über das Plus-Symbol links im Eingabefeld anhängen. Erlaubt sind .xlsx und .csv, bis 10 MB, bis zu 3 Dateien pro Nachricht.
2. Auftrag anfordern — schreibe dazu, was entstehen soll, zum Beispiel „erstell mir hieraus einen Auftrag". Ohne diesen Zusatz legt der Assistent einen Angebotsentwurf an.
3. Entwurf prüfen. Der Assistent zeigt eine Karte mit dem erkannten Kunden und je Position Menge, Bezeichnung, Einzelpreis und Positionsbetrag. Gespeichert ist noch nichts — unten steht ausdrücklich „Der Auftrag wurde noch nicht gespeichert."
4. Offene Positionen klären. Trägt eine Position den Hinweis nicht gefunden, mehrdeutig oder Bezeichnung weicht ab, ordne den Artikel über Artikel suchen… zu — siehe Was mache ich, wenn der Assistent einen Artikel im Beleg-Entwurf nicht findet?.
5. Warnungen unten lesen. Dort steht, was der Assistent angenommen hat, zum Beispiel der Umsatzsteuersatz oder dass nur das erste Tabellenblatt gelesen wurde.
6. Auf „Auftrag anlegen" klicken. Erst damit entsteht der Beleg. Verwerfen wirft den Entwurf weg, ohne etwas zu speichern.

Der Knopf zum Anlegen bleibt gesperrt, solange eine Position keinen Artikel, keine gültige Menge oder keinen Preis hat. Der Assistent rät an dieser Stelle nicht.

Wie muss die Tabelle aussehen?

Es braucht nur zwei Angaben pro Zeile: welcher Artikel und welche Menge. Alles andere ist optional.

• Vorspann und Kopfzeile sind erlaubt. Eine Zeile wie „Bestellung vom Kunden: Muster GmbH" oder eine Überschriftenzeile „Position | Artikel | Menge" darf über den Daten stehen. Der Assistent erkennt, wo die Positionen beginnen, und zählt solche Zeilen nicht als Position mit. Reicht der Vorspann über die ersten Zeilen weit hinaus, lösche ihn besser vor dem Hochladen.
• Leerzeilen zwischen Vorspann und Tabelle stören nicht.
• Artikel benennen kannst Du per Artikelnummer, PZN oder Bezeichnung. Eine Artikelnummer trifft zuverlässiger als eine Bezeichnung — bei „Flaechendesinfektion" ohne Umlaut bleibt die Position offen.
• Mengen dürfen Text enthalten. „3", „3 mal" und „3 x 1000 ml" werden alle als Menge 3 gelesen: der Assistent nimmt die führende Zahl.
• Preis- und Rabattspalte sind optional. Ein Prozentzeichen in der Rabattspalte stört nicht.
• Nur das erste Tabellenblatt wird ausgewertet. Enthält die Datei mehrere Blätter, sagt das eine Warnung — verteile die Positionen dann nicht über mehrere Blätter.
• Höchstens 100 Positionen je Datei. Bei mehr Positionen meldet der Entwurf „Dokument enthält mehr Positionen als verarbeitet" und lässt sich nicht anlegen; sehr lange Zeilenlisten quittiert er zusätzlich mit dem Hinweis, die Datei aufzuteilen. Teile die Bestellung dann in mehrere Dateien.
• Bei CSV erkennt der Assistent Semikolon, Komma und Tabulator selbst. Speichere als UTF-8, sonst gehen Umlaute verloren. Bei Semikolon als Trennzeichen gilt das Komma als Dezimalzeichen (19,99).

Warum steht im Auftrag ein anderer Preis als in meiner Datei?

Bei Aufträgen ignoriert der Assistent den Preis aus dem Dokument und setzt immer den Preis aus Deinen Stammdaten, inklusive kundenspezifischer Preise und Staffeln. Der Grund: beim Anlegen bepreist das System die Positionen ohnehin neu — die Vorschau zeigt deshalb, was wirklich entsteht, und nicht den Wunschpreis des Kunden. Jede so bepreiste Position trägt den Hinweis „Auftragspreis aus den Stammdaten ermittelt".

Bei Angeboten ist es umgekehrt: dort übernimmt der Assistent einen Preis aus dem Dokument, weil Du ihn vor dem Versand prüfst.

Weicht ein Kundenpreis dauerhaft ab, pflege ihn in den Stammdaten statt im Dokument.

Was bedeutet die Warnung über übersprungene Zeilen?

Der Hinweis „… sahen wie Kopf- oder Vorspannzeilen aus und wurden nicht als Position übernommen" heißt: der Assistent hat Zeilen als Überschrift oder Vorspann eingeordnet und weggelassen. Zähle die Positionen im Entwurf gegen Deine Tabelle. Fehlt eine echte Position, war ihre Zeile ziffernlos und ihre Bezeichnung ein typisches Überschriftswort — schreibe dort eine Menge dazu und lade die Datei erneut hoch.

Voraussetzungen

• Du brauchst das Recht, den jeweiligen Beleg anzulegen — für einen Auftrag also Aufträge anlegen. Fehlt es, meldet der Assistent das beim Anlegen ausdrücklich.
• Der Kunde muss in den Stammdaten eindeutig auffindbar sein. Steht er nicht in der Tabelle, nenne ihn im Chat mit.
• Die Artikel müssen angelegt und aktiv sein. Fehlt einer, lege ihn zuerst an — siehe Wie lege ich einen neuen Artikel an?.

FAQ

Kann ich auch ein Foto oder PDF der Bestellung hochladen?

Ja. Der Assistent liest auch PDF-Bestellungen und Fotos beziehungsweise Scans, und der Entwurf sieht danach genauso aus. Die Regeln zur Tabellenform auf dieser Seite betreffen nur Excel- und CSV-Dateien.

Wird die Verschreibungspflicht erkannt?

Nein. Ob eine Position verschreibungspflichtig ist, prüft der Assistent nicht automatisch — eine Warnung weist darauf hin. Prüfe das im angelegten Auftrag.

Kann ich Menge oder Preis direkt im Entwurf ändern?

Nein. Klärbar ist derzeit nur die Artikelzuordnung. Fehlt eine Menge, korrigiere sie in der Tabelle und lade erneut hoch — oder lege den Auftrag an und passe ihn danach im Beleg an.

Verwandte Themen

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• Wie importiere ich Artikel per CSV? — für den Artikelstamm, nicht für Belege

Letzte Aktualisierung: 2026-08-11