Wie bereinige ich meinen b-med-Export nach Aufbewahrungsfristen?

Wie bereinige ich meinen b-med-Export nach Aufbewahrungsfristen?

Schritt für Schritt

1. Prüfen, ob eine Außenprüfung läuft — die Bereinigung ist nur zulässig, wenn keine Betriebsprüfung läuft und keine Steuerfestsetzung offen ist (§ 147 Abs. 3 S. 5 AO). Im Zweifel den Steuerberater fragen, bevor Du weitermachst.
2. BMed.Exporter starten und den Modus „Vollständig PARITY.med Handel" wählen — die Bereinigung gibt es nur für den vollständigen Handel-Export, nicht für den Beispiel-Export mit zehn Kunden.
3. Haken „Datenbereinigung" setzen. Der Block steht direkt unter der Modus-Auswahl und ist ab Version 1.5.3 standardmäßig aus. Ohne Haken übernimmt der Exporter alles.
4. Stichtag als Kalenderjahr eintragen — alle Belege bis einschließlich dieses Jahres gelten als Altdaten, soweit ihre gesetzliche Frist abgelaufen ist. Der Exporter schlägt das jüngste Jahr vor, dessen Buchungsbelege heute frei sind (im Jahr 2026 ist das 2017).
5. Pflicht-Bestätigung „Es läuft keine Außenprüfung und keine Steuerfestsetzung ist offen" anhaken. Sie steht als erste Option unter dem Haken „Datenbereinigung". Ohne sie lässt „Weiter" dich nicht passieren und springt zum Hinweis direkt darunter.
6. Optional „Vorschau berechnen" klicken — der Exporter zählt je Belegart, was ins Migrationspaket und was ins Archiv geht, ohne ein Paket zu schreiben. Verfügbar, wenn Deine b-med-Datenbank auf SQL Server liegt; beim Dateiweg für b-med 3 gibt es keine Vorschau.
7. Im Schritt „PARITY.med-Ziel" den Pfad für das Archivpaket wählen — zum Beispiel bmed-archiv-2017.zip. Der Pfad ist Pflicht; das Archiv bleibt bei Dir und wird nicht hochgeladen.
8. Export starten — es entstehen zwei ZIP-Dateien: das Migrationspaket für PARITY.med und das Archivpaket für Deine Ablage.
9. Archivpaket sichern — auf ein Medium, das Du für die Restlaufzeit der Fristen aufbewahrst (Backup-Regel Deines Hauses). Das Migrationspaket lädst Du wie gewohnt in PARITY.med hoch.

Überblick

Ohne Bereinigung nimmt der BMed.Exporter jeden Datensatz mit, den b-med kennt. Bei einem Fachhändler mit zehn Jahren Historie sind das schnell über eine Million Sätze, darunter Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und Kunden mit Gesundheitsdaten, zu denen seit Jahren kein Vorgang mehr existiert. Für solche Kunden verlangt die DSGVO die Löschung (Art. 17), sobald kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht.

Die Bereinigung teilt den Bestand in zwei Pakete:

• Migrationspaket — alles, was Du in PARITY.med weiter brauchst: laufende Vorgänge, Belege innerhalb der Frist, aktive Kunden und Artikel, Bestände, Kataloge.
• GoBD-Archivpaket — Belege nach Fristablauf samt der Stammdaten, die nur sie noch referenzieren. Das Archiv ist ein Datenträger nach § 147 Abs. 6 AO: pro Kalenderjahr eine Datei je Belegart, als JSON und als CSV, dazu eine Indexdatei mit Rechtsgrundlage, Vernichtungsdatum und Prüfsumme je Datei. So kannst Du nach Ablauf einer Frist einen Jahrgang einzeln vernichten.

Der Import in PARITY.med lehnt das Archivpaket ab. Es ist nicht zum Hochladen gedacht, sondern für Prüfer, Steuerberater und Deine eigene Nachschau.

Voraussetzungen

• BMed.Exporter ab Version 1.5.0 (Version steht oben rechts im Fenster).
• Für die Vorschau und die vollständige Belegketten-Prüfung: b-med-Datenbank auf SQL Server. Der Dateiweg für b-med 3 versteht dieselben Einstellungen, rechnet aber ohne Vorschau und behandelt Angebote und Stornos vorsichtiger.
• Keine laufende Außenprüfung, keine offene Steuerfestsetzung.
• Speicherplatz für zwei ZIP-Dateien; das Archiv ist meist deutlich kleiner als das Migrationspaket.

Welche Fristen der Exporter anwendet

Der Stichtag ist eine Obergrenze. Je Belegart gilt das frühere Datum aus Stichtag und gesetzlicher Frist, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres:

Ein Beispiel: Du wählst Stichtag 2019. Rechnungen aus 2019 sind erst Ende 2027 frei, also bleiben sie im Migrationspaket; Aufträge aus 2019 sind seit Ende 2025 frei und wandern ins Archiv. Der Exporter rechnet das selbst, Du musst die Tabelle nicht anwenden.

Die Belegkette bleibt zusammen: Wird eine Rechnung behalten, bleiben auch ihre Lieferscheine, Aufträge und Angebote. Storno und stornierte Rechnung gehen immer gemeinsam. Offene Aufträge und offene Bestellungen bleiben unabhängig vom Alter im Migrationspaket.

Die drei Zusatzoptionen

• Implantierbare Medizinprodukte im Sortiment — verlängert die Frist für Lieferscheine und Chargen auf 15 Jahre. Setzen, wenn Du implantierbare Produkte führst oder geführt hast.
• Angebote ohne Folgeauftrag bis zum Stichtag archivieren — Angebote, aus denen nie ein Auftrag wurde, unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Ohne Haken behandelt der Exporter sie vorsichtig wie Handelsbriefe.
• Stichtag darf laufende Fristen unterschreiten — hebt die gesetzliche Untergrenze auf. Nur zulässig, wenn b-med für den Datenzugriff der Finanzverwaltung verfügbar bleibt (§ 147 Abs. 6 AO, fünf Kalenderjahre nach dem Systemwechsel). Im Normalfall aus lassen.

Was nach dem Import in PARITY.med gilt

PARITY.med merkt sich den Stichtag eines bereinigten Imports je Mandant. Lädst Du danach versehentlich einen unbereinigten Vollexport hoch, weist der Import ihn ab, statt die archivierten Jahrgänge zurückzuholen. Willst Du den Stichtag später anheben, exportierst Du mit dem neuen, höheren Stichtag; ein niedrigerer Stichtag oder ein Vollexport braucht die Aufhebung der Sperre durch den PARITY-Support.

Damit Vorjahresvergleiche nicht abreißen, legt der Exporter dem Migrationspaket eine Umsatz-Verdichtung über den archivierten Zeitraum bei (Umsatz je Monat, Warengruppe und Kundengruppe). Der Import ins Reporting ist in Vorbereitung; bis dahin meldet das Import-Protokoll die Datei als bekannt, aber noch nicht verarbeitet.

FAQ

F: Muss ich bereinigen?

A: Nein. Der Vollexport bleibt der Standard, und viele Fachhändler wollen zehn Jahre Belege im neuen System auswerten. Die Bereinigung lohnt sich, wenn Du die DSGVO-Löschpflicht für Altkunden umsetzen oder abgelaufene Belege bewusst aus dem Arbeitsbestand nehmen willst.

F: Was passiert mit Kunden, die noch nie einen Beleg hatten?

A: Sie bleiben im Migrationspaket. b-med führt kein Kontaktdatum, deshalb kann der Exporter nicht beurteilen, ob der letzte Kontakt länger als drei Jahre zurückliegt, und entscheidet im Zweifel für Behalten.

F: Kann ich das Archivpaket später doch in PARITY.med importieren?

A: Nein. Der Import erkennt das Archiv am Paketkopf und lehnt es ab. Brauchst Du einen Jahrgang doch im System, exportierst Du erneut mit einem höheren Stichtag.

F: Der Export bricht mit „Bereinigung nicht berechenbar" ab. Was heißt das?

A: Die Eingaben reichen nicht für eine Bereinigung: Meist fehlt die Pflicht-Bestätigung zur Außenprüfung, oder der Stichtag ist unplausibel (in der Zukunft oder jünger als die gesetzliche Frist, ohne dass die Option „Stichtag darf laufende Fristen unterschreiten" gesetzt ist). Die Meldung nennt den Grund im Klartext. Ein anderes Bild ist „Schema-Fehler": Dann fehlt in Deiner b-med-Version eine Tabelle oder Spalte, die der Exporter für die Behaltens-Menge braucht. Er bricht absichtlich ab, statt stillschweigend Belege zu archivieren, die bleiben müssen. Melde die Protokollzeile in diesem Fall dem PARITY-Support.

F: Wie lange muss ich das Archivpaket aufbewahren?

A: Bis zum Vernichtungsdatum, das in der Indexdatei je Datei steht (retainUntil). Für Rechnungen aus 2019 ist das zum Beispiel der 31.12.2027. Danach darfst Du den Jahrgang vernichten.

F: Kann der Steuerberater oder Prüfer das Archiv lesen?

A: Ja. Jede Belegart liegt als CSV mit Semikolon und UTF-8 vor, öffnen lässt sie sich in Excel, IDEA oder ACL. Eine Hinweisdatei im Paket erklärt Herkunft, Spalten und die angewandten Fristen.

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Letzte Aktualisierung: 2026-09-29