Wie hinterlege ich wiederkehrende Versandkosten?

Wie hinterlege ich wiederkehrende Versandkosten?

Schritt für Schritt

  1. Konditionen öffnen — im Suite-Portal unter Einstellungen → Konditionen, dort der Tab „Versandkosten". Beim ersten Öffnen ist die Liste leer: PARITY.med liefert bewusst keine Beispiel-Vorlagen mit, weil „DHL Paket 6,90 €" der Preis Deines Vertrags ist und keine Zahl, die wir für Dich raten könnten.
  2. „Anlegen" klicken und die Vorlage ausfüllen — Bezeichnung (z. B. „DHL Paket bis 5 kg"), optional den Frachtführer (z. B. DHL), den Netto-Betrag und die Seite. Die Bezeichnung ist das, was später auf der Rechnung steht, also formuliere sie so, wie der Kunde sie lesen soll.
  3. Den USt-Satz leer lassen — das ist der Normalfall. Leer heißt „die Steuerermittlung des Belegs entscheidet", und die kennt Steuerklasse, Bestimmungsland und Belegdatum. Trag hier nur dann etwas ein, wenn Du es im Einzelfall besser weißt als diese Kette — typisch bei einer ausländischen Frachtrechnung im Einkauf.
  4. Die Seite wählen — „Beide Seiten", „Verkauf" oder „Einkauf". Eine Verkaufs-Vorlage taucht nur in Angebot, Auftrag und Rechnung auf, eine Einkaufs-Vorlage nur im Versandkosten-Beleg zur Bestellung. Die wenigsten Pauschalen taugen für beides: „DHL Paket 6,90 €" ist Dein Verkaufsaufschlag, „Spedition Sperrgut Wareneingang" die Einkaufsseite.
  5. Einen Standard je Seite festlegen (optional) — sobald mindestens eine Vorlage existiert, erscheint über der Liste der Block „Standard je Seite" mit je einem Feld für Verkauf und Einkauf. Wähle aus und klicke „Standard speichern". Kein Standard ist ein völlig normaler Zustand — dann bleibt die Erfassung eben leer.
  6. Abweichende Vorlagen am Kunden oder Lieferanten hinterlegen (optional) — in den Basisdaten eines Kunden bzw. Lieferanten gibt es das Feld „Versandkosten". Was dort steht, schlägt den Mandanten-Standard.

Wo die Vorlage anschließend auftaucht

Im Verkauf steht in Angebot, Auftrag und Rechnung neben „Benutzerdefinierte Position" ein Knopf „Versandkosten". Ein Klick setzt die passende Vorlage als Position: Menge 1, Bezeichnung und Netto-Preis aus der Vorlage. Aus einer Versandpauschale wird dabei nie ein Stammartikel. Findet PARITY.med keine passende Vorlage, öffnet der Knopf stattdessen die Erfassungsmaske, damit Du selbst auswählen kannst.

Im Einkauf hat der Dialog „Versandkosten erfassen" oberhalb des Belegdatums ein Auswahlfeld „Vorlage". Die Auswahl füllt Frachtführer, Netto-Betrag und — falls hinterlegt — den USt-Satz. Wechselst Du die Bestellung, wird für deren Lieferanten neu vorgeschlagen.

Alle vorbelegten Felder bleiben überschreibbar. Die Vorlage ist ein Vorschlag, kein Zwang: was Du im Feld stehen lässt oder änderst, landet auf dem Beleg.

Welche Vorlage vorgeschlagen wird

PARITY.med geht diese Reihenfolge durch und nimmt den ersten Treffer:

  1. Was Du am Beleg selbst eingetragen hast — Deine Eingabe wird nie überschrieben.
  2. Die Vorlage am Kunden bzw. Lieferanten, falls dort eine hinterlegt ist.
  3. Der Mandanten-Standard der jeweiligen Seite.
  4. Keine Vorbelegung — die Felder bleiben leer.

Zwei Fälle werden dabei still übersprungen, statt einen Fehler zu erzeugen: Eine Vorlage, deren Seite nicht zum Beleg passt (etwa eine Einkaufs-Vorlage am Kunden), und eine deaktivierte Vorlage. In beiden Fällen rückt die Suche einfach eine Stufe weiter.

Voraussetzungen

Zum Anlegen und Bearbeiten brauchst Du das Recht „Stammdaten-Kataloge verwalten". Fehlt es Dir, bleibt die gesamte Konditionen-Seite gesperrt und zeigt statt der Tabs einen Hinweis. Für die Auswahl am Beleg reicht dagegen die normale Anmeldung: wer Belege schreibt, kann Vorlagen nutzen, auch ohne sie pflegen zu dürfen.

Der Katalog gehört vollständig Deinem Mandanten. Andere Mandanten sehen Deine Beträge nicht, und es gibt keine mitgelieferten Standard-Vorlagen.

Wie werde ich eine Vorlage wieder los?

Über „Deaktivieren" in der Zeile. Gelöscht wird nichts: Deaktivierte Vorlagen verschwinden aus allen Auswahlfeldern, bleiben in der Verwaltung aber sichtbar und lassen sich über „Reaktivieren" zurückholen. Bereits geschriebene Belege ändern sich dadurch nicht — sie tragen die Werte, die beim Erfassen galten.

FAQ

Ändert sich eine bestehende Rechnung, wenn ich die Vorlage anpasse?

Nein. Der Beleg friert Bezeichnung und Betrag beim Erfassen ein. Eine Preiserhöhung in der Vorlage wirkt nur auf Belege, die Du danach anlegst.

Warum steht in der Spalte „USt." meistens „automatisch"?

Weil in der Vorlage kein fester Satz hinterlegt ist — der Normalfall. Der Satz ergibt sich am Beleg aus Steuerklasse, Bestimmungsland und Datum. Ein fest eingetragener Satz wäre in dem Moment falsch, in dem derselbe Versand an einen Auslandskunden geht.

Ich sehe den Knopf „Versandkosten" im Angebot nicht.

Dann gibt es für den Verkauf noch keine aktive Vorlage. Lege unter Einstellungen → Konditionen → Versandkosten eine mit Seite „Verkauf" oder „Beide Seiten" an. Der Knopf erscheint bewusst nicht, solange er nichts anbieten kann.

Kann ich denselben Namen zweimal vergeben?

Nein — pro Mandant ist die Bezeichnung eindeutig. Legst Du eine Vorlage mit einem bereits vorhandenen Namen an, aktualisiert PARITY.med die bestehende Zeile, statt ein Duplikat anzulegen. Eine deaktivierte Vorlage wird dabei wieder aktiv.

Gilt der Betrag netto oder brutto?

Netto. Die Umsatzsteuer kommt über den USt-Satz dazu — entweder aus der Vorlage oder aus der Steuerermittlung des Belegs.

Hängen die Vorlagen mit den Versandarten zusammen?

Nein. Die Versandarten (Einstellungen → System → Versandarten) beantworten „mit wem versende ich" und steuern die Label-Erstellung. Die Versandkosten-Vorlagen beantworten „was kostet das". Der Frachtführer in der Vorlage ist freier Text und nicht mit dem Versandarten-Katalog verknüpft.

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Letzte Aktualisierung: 18.09.2026

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