Wie lasse ich mir vom KI-Assistenten überfällige Bestellungen zeigen und mahnen?

Wie lasse ich mir vom KI-Assistenten überfällige Bestellungen zeigen und mahnen?

Schritt für Schritt

  1. Öffne den KI-Assistenten und frage getippt, zum Beispiel: „Welche Bestellungen sind überfällig?"
  2. Der Assistent zeigt dir die überfälligen Bestellungen als Liste — je Bestellung mit Lieferant, Fälligkeitsdatum, Tagen im Verzug (farblich nach Band: über 30 · 8–30 · 1–7 Tage) und Betrag.
  3. Willst du eine einzelne Bestellung mahnen, sag „Mahne B-1042". Willst du alle überfälligen auf einmal mahnen, sag „Mahne alle überfälligen".
  4. Der Assistent zeigt dir eine Bestätigungskarte mit den betroffenen Bestellungen und der Anzahl der Lieferanten, die eine Mahnung bekommen. Prüfe die Empfänger.
  5. Klicke auf Jetzt mahnen. Mit dieser einen Bestätigung gehen die Mahn-E-Mails sofort an die Lieferanten raus. Anschließend meldet dir der Assistent, wie viele gemahnt wurden — und nennt ehrlich, welche übersprungen wurden (etwa weil sich der Status geändert hat oder beim Lieferanten keine E-Mail hinterlegt ist).

Überblick

Der Assistent kombiniert zwei Schritte: Er zeigt dieselbe Mahnliste wie Einkauf → Überfällige Eingänge, und er versendet auf Zuruf die Mahnungen. Welche Bestellungen gemahnt werden, löst PARITY.med serverseitig auf — der Assistent erfindet keine Bestellnummern. Was auf der Bestätigungskarte steht, ist genau das, was gemahnt wird. Die Empfänger-Adressen zieht das System automatisch aus dem Einkaufs-Kontakt des jeweiligen Lieferanten.

Voraussetzungen

Werden die Mahnungen sofort versendet?

Ja. Anders als beim Erzeugen von Bestellungen ist Mahnen außenwirksam: Eine Bestätigung auf Jetzt mahnen verschickt die Mahn-E-Mails unmittelbar an die Lieferanten. Prüfe deshalb die Empfängerliste auf der Bestätigungskarte, bevor du bestätigst. Bestätige nicht mehrmals — jede Bestätigung würde erneut Mahnungen versenden.

Was heißt „übersprungen" in der Ergebnismeldung?

Weil die Empfängerliste beim Anzeigen eingefroren wird, kann sich bis zur Bestätigung einzelnes ändern. Der Assistent meldet das je Grund: „Status geändert" (die Bestellung ist inzwischen nicht mehr mahnbar), „keine Lieferanten-Mail" (beim Lieferanten ist keine Einkaufs-E-Mail hinterlegt) oder „fehlgeschlagen". Ist der Mail-Versand systemseitig gesperrt, wird nichts versendet und der Assistent weist gesondert darauf hin.

Was zählt als überfällig?

Überfällig sind offene Bestellungen, deren zugesagtes oder gewünschtes Lieferdatum überschritten ist, sowie Bestellungen ohne hinterlegten Termin. Sag „mahne alle überfälligen", wird genau die angezeigte Menge gemahnt. Bei sehr vielen überfälligen Bestellungen weist dich der Assistent darauf hin, wenn nicht alle in einem Durchgang erfasst wurden.

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Letzte Aktualisierung: 2026-07-16

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