Wie richte ich die automatische Nachbestellung für einen Artikel ein?

Wie richte ich die automatische Nachbestellung für einen Artikel ein?

Schritt für Schritt

1. Artikel öffnen — im Suite-Portal unter Artikel den gewünschten Artikel wählen und den Reiter Stammdaten öffnen.
2. Nachbestell-Werte pflegen — im Block Nachbestellung den Meldebestand (Schwelle, ab der nachbestellt wird), optional den Höchstbestand (Auffüllziel) und die Bestellmenge (Rundungs-/Bestelleinheit) eintragen. Ohne Meldebestand ist der Artikel nicht nachbestell-relevant.
3. Bevorzugten Lieferanten mit Einkaufspreis hinterlegen — im Reiter Lieferanten einen Lieferanten als bevorzugt markieren und seinen Einkaufspreis (netto) eintragen. An diesen Lieferanten geht die automatische Bestellung.
4. Automatik wählen — im Feld Automatik einen der drei Werte setzen:
   • Aus — nichts passiert automatisch (Voreinstellung). Der Artikel erscheint weiterhin im manuellen Bestellvorschlag.
   • Entwurf erzeugen — der nächtliche Lauf legt bei Unterschreitung eine Bestellung im Entwurf an. Der Einkauf prüft sie und versendet sie manuell.
   • Direkt versenden — der nächtliche Lauf erzeugt die Bestellung und versendet sie an den bevorzugten Lieferanten.
5. Speichern — die Einstellung greift ab dem nächsten nächtlichen Lauf.

Überblick

Die automatische Nachbestellung nutzt denselben Regelkreis wie der manuelle Bestellvorschlag: Ein Artikel wird nachbestellt, sobald der effektiv verfügbare Bestand (Lagerbestand plus bereits offene Bestellungen) den Meldebestand erreicht oder unterschreitet. Die Vorschlagsmenge füllt bis zum Höchstbestand auf, aufgerundet auf die Bestellmenge.

Neu ist, dass ein nächtlicher Lauf diesen Vorschlag nicht nur anzeigt, sondern je nach Modus selbst handelt. Die Berechnung bleibt tagesaktuell — es gibt keine vorab gespeicherte Vorschlagsliste, die veralten könnte.

Voraussetzungen

• Meldebestand am Artikel gepflegt (sonst ist der Artikel nicht nachbestell-relevant).
• Ein bevorzugter Lieferant am Artikel. Ohne ihn kann keine Bestellung erzeugt werden.
• Für Direkt versenden zusätzlich ein Einkaufspreis am bevorzugten Lieferanten sowie ein vollständiger Belegabsender/Briefkopf (Adresse + Bank) des Mandanten — fehlt der Versandweg, bleibt die Bestellung als Entwurf stehen.
• Das Recht zum Bearbeiten von Artikeln, um das Automatik-Feld zu ändern.

Was ist der Unterschied zwischen „Entwurf erzeugen" und „Direkt versenden"?

Entwurf erzeugen ist die vorsichtige Variante: Die Bestellung entsteht im Status Entwurf, niemand beim Lieferanten sieht sie. Der Einkauf kontrolliert Menge, Preis und Lieferant und löst den Versand selbst aus. Das ist der empfohlene Einstieg.

Direkt versenden erzeugt die Bestellung und schickt sie ohne weiteren Handgriff an den bevorzugten Lieferanten. Sinnvoll für verlässliche C-Teile mit stabilem Lieferanten und gepflegtem Preis. Fehlt ein belastbarer Einkaufspreis, lässt der Lauf den Artikel im Modus „Direkt versenden" bewusst aus — eine automatisch versendete Bestellung darf keinen 0-€-Preis tragen. Im Modus „Entwurf erzeugen" entsteht der Entwurf trotzdem, damit der Einkauf den Preis ergänzen kann.

Wann läuft die automatische Nachbestellung?

Der Lauf ist ein Hintergrunddienst mit einem festen Rhythmus (einmal pro Tag). Er prüft alle Artikel mit gepflegtem Meldebestand und Automatik-Modus und handelt je Modus. Eine manuelle Auslösung durch den Anwender gibt es nicht.

Warum wird ein Artikel nicht automatisch nachbestellt?

• Der Meldebestand ist nicht erreicht — der effektiv verfügbare Bestand liegt noch darüber (siehe Lagerbestand im Blick).
• Es existiert bereits eine offene automatische Bestellung für den Artikel (Entwurf, versendet oder teilweise geliefert). Solange diese offen ist, legt der Lauf keine zweite an — das verhindert doppelte Bestellungen an aufeinanderfolgenden Tagen.
• Es ist kein bevorzugter Lieferant hinterlegt.
• Im Modus Direkt versenden fehlt der Einkaufspreis (die Zeile wird übersprungen).
• Die Automatik steht auf Aus.

Wie verhindere ich doppelte Bestellungen?

Das erledigt das System: Pro Artikel merkt es sich die zuletzt automatisch erzeugte Bestellung. Solange diese noch offen ist (Entwurf, versendet oder teilweise geliefert), wird der Artikel im nächtlichen Lauf übersprungen. Erst wenn die Bestellung vollständig eingegangen oder storniert ist, kann bei erneuter Unterschreitung wieder automatisch bestellt werden.

FAQ

F: Ändert die Automatik etwas am manuellen Bestellvorschlag?

A: Nein. Der manuelle Bestellvorschlag zeigt weiterhin alle unterschrittenen Artikel — unabhängig vom Automatik-Modus. Die Automatik ergänzt nur das selbsttätige Handeln.

F: Kann ich den Modus je Lieferant unterschiedlich setzen?

A: Nein, die Automatik hängt am Artikel und nutzt dessen bevorzugten Lieferanten. Ein Artikel hat genau einen Automatik-Modus.

F: Was passiert mit einer automatisch versendeten Bestellung, wenn der Versand scheitert?

A: Die Bestellung bleibt als Entwurf stehen und wird nicht verworfen — der Einkauf kann den Versand später manuell nachholen (z. B. nachdem der Briefkopf ergänzt wurde).

F: Sehe ich, dass eine Bestellung automatisch entstanden ist?

A: Ja, über die Bestellliste im Einkauf — die automatisch erzeugten Bestellungen erscheinen dort wie manuelle, mit dem hinterlegten bevorzugten Lieferanten. Überfällige Eingänge lassen sich über Lieferantenbestellung mahnen nachverfolgen.

Verwandte Themen

• Wie lege ich eine Bestellung an? — der manuelle Bestellvorschlag und die Bestellerfassung, auf denen die Automatik aufsetzt.
• Lagerbestand im Blick — Meldebestand, Verfügbarkeit und Bestandsampel verstehen.
• Einkaufspreis und Marge am Artikel sehen — Einkaufspreis am bevorzugten Lieferanten pflegen (Voraussetzung für „Direkt versenden").
• Lieferantenbestellung mahnen — offene und überfällige Eingänge im Blick behalten.

Letzte Aktualisierung: 2026-07-10