Wie erstelle ich ein Präsentationsangebot mit Angebotsmappe?
Wie erstelle ich ein Präsentationsangebot mit Angebotsmappe?
Schritt für Schritt
- Angebot öffnen — im Suite-Portal unter Verkauf → Angebote das Angebot öffnen, das Du als Mappe verschicken möchtest.
- Präsentationsangebot einschalten — im Reiter „Beleg" in der Karte „Ausgabe" den Schalter „Präsentationsangebot" umlegen. Das Angebot wird ab jetzt als Mappe gedruckt: Deckblatt, Anschreiben, Produktseiten, Preisteil und Annahmeseite.
- Mappenvorlage wählen — in derselben Karte die Vorlage auswählen. „Standard" bringt alle fünf Kapitel mit fertigen Texten mit; eigene Vorlagen legst Du unter Einstellungen → Belege & Abrechnung → Mappenvorlagen an.
- Mappe gestalten — über „Mappe gestalten" öffnest Du den Editor. Links wählst Du ein Kapitel, rechts änderst Du seine Texte (Titel des Deckblatts, Anschreiben, Annahmetext), in der Mitte siehst Du die PDF-Vorschau. „Vorschau aktualisieren" speichert ungesicherte Änderungen vorher.
- Angebot wie gewohnt versenden — Druck und E-Mail-Versand liefern jetzt die Mappe. Sobald das Angebot verbindlich ausgegeben ist, wird die Mappe eingefroren: jeder Nachdruck zeigt genau diesen Stand.
Überblick
Eine Angebotsmappe ist ein Angebot mit zusätzlichen Kapiteln um den gewohnten Beleg herum. Der Preisteil der Mappe ist immer das unveränderte Standardangebot mit allen Positionen, Summen und der Umsatzsteuer — die Mappe ergänzt nur Deckblatt, Anschreiben, Produktseiten und Annahmeseite. Ein Angebot sieht im Preisteil deshalb mit und ohne Mappe gleich aus; einzig die Seitenzahl im Fuß zählt über die ganze Mappe.
Die Mappe lohnt sich bei größeren Angeboten, etwa einer Praxiseinrichtung oder einem Aufbereitungsraum. Ab einem Angebotswert von 5.000 € netto — oder wenn eine einzelne Position so viel kostet — weist PARITY.med in der Karte „Ausgabe" darauf hin. Eingeschaltet wird der Modus aber immer von Hand, nie automatisch.
Voraussetzungen
Du brauchst das aktive Modul Handel. Um den Modus einzuschalten und Kapiteltexte am Angebot zu ändern, brauchst Du das Recht „Angebote bearbeiten". Eigene Mappenvorlagen anlegen, ändern oder löschen darf, wer das Recht „Mappenvorlagen bearbeiten" hat — in der Standardeinrichtung ist das die Leitung.
Welche Kapitel hat eine Mappe?
| Kapitel | Inhalt | Woher kommt der Inhalt? |
|---|---|---|
| Deckblatt | Titel, Untertitel, Kunde, Datum, Logo, ein eigenes Titelbild oder das Bild des ersten Artikels, auf Wunsch die Ansprechpartner-Box | Vorlage, am Angebot änderbar |
| Anschreiben | persönlicher Brief mit Anrede und Unterschrift des Vertreters, auf Wunsch die Ansprechpartner-Box | Vorlage, am Angebot änderbar |
| Produkte | je Artikel ein Abschnitt mit Bild, Bezeichnung und formatierter Artikelbeschreibung | automatisch aus den Positionen |
| Preisteil | das Standardangebot — Pflicht, genau einmal, nicht löschbar | der Beleg selbst |
| Annahme | Annahmetext, Angebotsnummer, Gesamtbetrag netto, Felder für Ort, Datum und Unterschrift | Vorlage, am Angebot änderbar |
| Bild und Text | Überschrift, Text, bis zu vier Bilder in fester Anordnung, optional Zitatkasten und Tabelle; darf mehrfach vorkommen | Vorlage |
| Räume | je Positionsgruppe ein Abschnitt, z. B. „Behandlungsraum 1", mit den Artikeln der Gruppe, Bild und Beschreibung, ohne Preise | automatisch aus den Positionsgruppen |
| Service und Garantie | Text zu Aufstellung, Einweisung, Prüfungen und Garantie | Vorlage, am Angebot änderbar |
Die Reihenfolge der Kapitel legt die Mappenvorlage fest. Alle Kapitelseiten außer dem Deckblatt tragen im Fuß die Angebotsnummer und „Seite n / m" — gezählt über die ganze Mappe, wie im Preisteil. Auf den Produktseiten erscheint jeder Artikel nur einmal, auch wenn er mehrfach im Angebot steht; Text- und Gruppenzeilen sind keine Produkte und bleiben weg.
Wie zeige ich einzelne Räume in der Mappe?
Das Kapitel „Räume" baut sich aus den Positionsgruppen des Angebots: jeder Gruppenkopf wird ein Abschnitt, darunter stehen die Artikel der Gruppe mit Bild und Beschreibung. Wer ein Angebot für eine Praxiseinrichtung nach Räumen gliedert („Behandlungsraum 1", „Aufbereitung", „Empfang"), bekommt die Raumseiten ohne weitere Arbeit. Preise stehen dort bewusst nicht — die stehen im Preisteil. Hat das Angebot keine Gruppen, entfällt das Kapitel.
Wie lege ich Prospekte und Datenblätter als Anlage bei?
Herstellerprospekte und Datenblätter hängst Du als fertige PDF-Datei an die Mappe. Das geht an zwei Stellen:
- in der Mappenvorlage unter „Anlagen (PDF)" — die Anlage geht dann mit jedem Angebot dieser Vorlage mit, etwa die Imagebroschüre eines Herstellers;
- am einzelnen Angebot im Editor „Mappe gestalten" über den Eintrag „Anlagen (PDF)" unter den Kapiteln — etwa das Datenblatt genau des angebotenen Geräts.
Erlaubt sind nur PDF-Dateien bis 10 MB, höchstens fünf je Vorlage und fünf je Angebot. Beim E-Mail-Versand eines Präsentationsangebots gehen die Anlagen als eigene PDF-Anhänge mit — erst die der Vorlage, dann die des Angebots. Im Versanddialog stehen sie unter „Anlagen der Angebotsmappe", sind vorgehakt und lassen sich einzeln abwählen. Welche Anlagen mitgingen, steht danach im Verlauf des Angebots.
Die Anlagen werden bewusst nicht in das Angebots-PDF eingebettet: das Angebot bleibt ein archivtaugliches PDF (PDF/A), und fremde Prospekte tragen keine Preise. Eine Mail darf zusammen höchstens 15 MB groß sein; wird es mehr, wähle einzelne Anlagen ab.
Welche Bilder kann ich für „Bild und Text" verwenden?
Ein Kapitel „Bild und Text" trägt bis zu vier Bilder — jedes ein Artikelbild oder ein eigenes hochgeladenes Bild, zum Beispiel ein Foto Deiner Werkstatt oder einer eingerichteten Praxis. Erlaubt sind JPEG, PNG und WebP bis 10 MB; PARITY.med verkleinert das Bild für den Druck. Hochgeladene Bilder gehören zu Deinem Mandanten und bleiben erhalten, damit ein Nachdruck eines versendeten Angebots sie wiederfindet.
Unter „Anordnung" wählst Du eine von vier festen Varianten:
| Anordnung | So sieht es aus |
|---|---|
| Bilder über dem Text | Voreinstellung; mehrere Bilder stehen nebeneinander in einer Reihe |
| Bilder links neben dem Text | schmale Bildspalte links, der Text daneben |
| Bilder rechts neben dem Text | wie links, gespiegelt |
| Raster 2×2 über dem Text | zwei Bilder je Zeile |
Frei verschieben lassen sich Bilder und Texte bewusst nicht — die festen Anordnungen brechen auch bei langen Texten sauber um.
Zusätzlich kann das Kapitel einen Zitat- oder Hervorhebungskasten tragen (Text und Quelle, etwa eine Kundenstimme) und eine Tabelle, zum Beispiel einen Vergleich von Produkten und Funktionen. Die erste Zeile der Tabelle ist die Kopfzeile; bis zu 30 Zeilen und 8 Spalten.
Wie setze ich ein eigenes Titelbild aufs Deckblatt?
Im Kapitel Deckblatt der Mappenvorlage lädst Du unter „Eigenes Titelbild" ein Bild hoch. Es steht auf dem Deckblatt größer als das Artikelbild und hat Vorrang vor der Option „Titelbild aus dem Artikelbild der ersten Position" — ohne eigenes Titelbild gilt diese Option wie bisher.
Welche Platzhalter kann ich im Anschreiben verwenden?
Im Anschreiben, im Deckblatt und in den Kapiteln „Bild und Text" sowie „Service und Garantie" ersetzt PARITY.med beim Drucken diese Platzhalter:
{{Anrede}}— die Briefanrede des Kunden, z. B. „Sehr geehrte Frau Dr. Hollmann"; ohne hinterlegte Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren".{{Kundenname}}— der Name des Kunden.{{Vertreter}}— der am Angebot eingetragene Vertreter.{{VertreterFunktion}}— seine Funktion, z. B. „Medizinprodukteberater" (gepflegt an der Mappe, siehe unten).{{VertreterTelefon}}— seine Telefonnummer aus dem Benutzerprofil; ohne Festnetznummer die Mobilnummer.{{VertreterEmail}}— seine E-Mail-Adresse.{{Angebotsnummer}}— die Nummer des Angebots.
Wie zeige ich eine Ansprechpartner-Box?
Im Kapitel Deckblatt oder Anschreiben der Mappenvorlage setzt Du das Häkchen „Ansprechpartner-Box zeigen". Die Box nennt den am Angebot eingetragenen Vertreter mit Funktion, Telefon, Mobil und E-Mail. Name, Telefon, Mobil und E-Mail kommen aus dem Benutzerprofil des Vertreters — pflege sie dort, dann stimmen sie in jeder Mappe. Die Funktion führt das Benutzerprofil nicht: Du trägst sie an der Vorlage ein und kannst sie im Editor „Mappe gestalten" für ein einzelnes Angebot überschreiben. Angaben, die fehlen, lässt die Box weg; ohne Vertreter am Angebot gibt es keine Box.
Wie lege ich eine eigene Mappenvorlage an?
Unter Einstellungen → Belege & Abrechnung → Mappenvorlagen legst Du eine neue Vorlage an. Sie startet mit den fünf Standardkapiteln und ihren Texten. Du kannst Kapitel entfernen, ihre Reihenfolge ändern und die vorbelegten Texte anpassen; der Preisteil lässt sich nicht entfernen. Unter Erscheinungsbild wählst Du Schrift, Akzentfarbe und Bildstil (randlos oder gerahmt) der Kapitelseiten — der Preisteil folgt weiter Deiner Belegkonfiguration.
FAQ
Ändert eine Mappe die Positionen oder Beträge meines Angebots? Nein. Der Preisteil ist das unveränderte Standardangebot. Positionen, Summen und Umsatzsteuer kommen aus demselben Beleg, den Du auch ohne Mappe drucken würdest.
Was passiert mit einem versendeten Angebot, wenn ich danach die Vorlage ändere? Nichts. Beim ersten verbindlichen Ausgeben wird die Mappe mit Kapiteln, Texten und Erscheinungsbild eingefroren. Jeder Nachdruck zeigt diesen Stand, und die Mappe dieses Angebots lässt sich danach nicht mehr ändern.
Werden Prospekte in das Angebots-PDF eingefügt? Nein. Prospekte und Datenblätter gehen als eigene PDF-Anhänge mit der E-Mail. Das Angebot bleibt ein eigenständiges, archivtaugliches PDF. Wer das Angebot herunterlädt oder ausdruckt, bekommt die Anlagen nicht mit.
Kann ich das Logo eines Herstellers auf den Produktseiten zeigen? Noch nicht. Der Herstellerstamm führt heute kein Logo. Bis dahin kannst Du Herstellerlogos als Bild in ein Kapitel „Bild und Text" setzen.
Gibt es die Mappe auch für Auftragsbestätigungen? Nein, die Angebotsmappe gibt es nur für Angebote.
Kann ich Finanzierungsvarianten wie Miete oder Leasing als Kapitel aufnehmen? Noch nicht. Ein Finanzierungskapitel ist vorgesehen, hängt aber an den Finanzierungsvarianten im Angebot, die noch in Arbeit sind.
Gilt die Mappe auch für fremdsprachige Angebote? Die Kapiteltexte sind deutsch. Eine fremdsprachige Ausfertigung eines Angebots wird deshalb als Standardangebot ohne Mappe gedruckt.
Was ist mit dem freien Layout aus der Belegkonfiguration? Das freie Layout wird für neue Konfigurationen nicht mehr angeboten; bestehende freie Layouts drucken unverändert weiter. Für aufwendig gestaltete Angebote ist die Angebotsmappe der vorgesehene Weg.
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Letzte Aktualisierung: 2026-09-29