Wie zeige und mahne ich überfällige Rechnungen per KI-Assistent?

Wie zeige und mahne ich überfällige Rechnungen per KI-Assistent?

Schritt für Schritt

  1. Öffne den KI-Assistenten und frage getippt, zum Beispiel: „Welche Rechnungen sind überfällig?"
  2. Der Assistent zeigt dir die überfälligen Rechnungen als Liste — je Rechnung mit Rechnungsnummer, Kunde, offenem Betrag, Fälligkeitsdatum, Tagen im Verzug und aktueller Mahnstufe.
  3. Willst du eine einzelne Rechnung mahnen, sag z.B. „Mahne R-1042". Willst du alle überfälligen auf einmal mahnen, sag „Mahne alle überfälligen Rechnungen".
  4. Der Assistent führt zunächst den Mahnlauf aus und zeigt dir eine Bestätigungskarte mit den betroffenen Rechnungen, je Rechnung mit Kunde, fälliger Mahnstufe und offenem Betrag. Prüfe die Liste.
  5. Klicke auf Jetzt mahnen. Die betroffenen Mahnungen werden ausgestellt und die Mahnstufe an den Rechnungen fortgeschrieben. Anschließend meldet dir der Assistent, wie viele erfolgreich ausgestellt wurden — und nennt ehrlich, welche übersprungen wurden.

Überblick

Der Assistent kombiniert zwei Schritte: Er zeigt dieselbe Mahnliste wie Verkauf → Mahn-Übersicht, und er stellt auf Zuruf die fälligen Mahnungen aus. Welche Rechnungen gemahnt werden, löst PARITY.med serverseitig auf — der Assistent erfindet keine Rechnungsnummern. Was auf der Bestätigungskarte steht, ist genau das, was gemahnt wird.

Versendet der Assistent auch die Mahn-E-Mail?

Nein. Anders als beim KI-Mahnen von Lieferantenbestellungen versendet der Assistent aktuell keine E-Mail. Eine Bestätigung auf Jetzt mahnen stellt die Mahnung aus (Status Versendet, Mahnstufe an der Rechnung wird fortgeschrieben) — den PDF-Versand per Mail erledigst du weiterhin manuell über Verkauf → Mahn-Übersicht.

Was heißt „nur fällige Stufen"?

Ausgestellt wird nur, was laut den Mahn-Einstellungen tatsächlich fällig ist. PARITY.med prüft je Rechnung die Tage nach Fälligkeit gegen die drei konfigurierten Mahnstufen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, Letzte Mahnung) und legt nur die fälligen Stufen als Mahnung an. Ist noch keine Stufe fällig, meldet der Assistent das ehrlich statt eine leere Bestätigungskarte zu zeigen.

Was heißt „übersprungen" in der Ergebnismeldung?

Für Kunden mit aktiver Mahnsperre wird keine Mahnung ausgestellt — sie zählen in der Rückmeldung als übersprungen. Ebenso übersprungen wird eine Rechnung, deren Mahnung sich zwischenzeitlich (etwa durch einen parallelen Lauf) nicht mehr im Entwurf-Status befindet.

Voraussetzungen

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Letzte Aktualisierung: 2026-07-23

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