Wie führe ich Mietverträge und die Mietverlängerung im Vertrieb?

Schritt für Schritt

Mietvertrag anlegen — öffne die Kundenakte und darin die Verträge. Über „Vertrag anlegen“ wählst Du als Art „Miete“. Dann erscheinen zusätzlich „mit Versicherung“, „mit Dienstleistung“, der Dienstleister und die Mietgeräte. Verleihst Du ein Gerät kostenlos, wählst Du stattdessen „Leihe“ (siehe Abschnitt „Leihgeräte (Leihe)“ weiter unten).
Mietgeräte wählen — unter „Mietgeräte“ suchst Du die Geräte des Kunden. Jedes Gerät wird eine Position des Vertrags; in der Geräteakte erscheint der Vertrag dann im Kasten „Verträge“.
Dienstleister eintragen — wähle einen Lieferanten, der die Dienstleistung erbringt, zum Beispiel die Prüfungen. Zur Auswahl stehen nur Geschäftspartner mit der Lieferantenrolle.
Vertrag aktivieren — der Vertrag entsteht als Entwurf. Mit „Aktivieren“ gilt er. Ist er „mit Dienstleistung“, bekommt der Vertreter des Kunden im Postfach die Aufgabe „Dienstleister informieren“. Eine Mail an den Dienstleister schickt PARITY.med nicht.
Mietobjekte im Blick behalten — unter CRM → Miet- und Leihgeräte stehen bei „Miete“ alle laufenden Mietverträge mit Kunde, Geräten, Laufzeit und Restlaufzeit, die zuerst endenden oben. Über „Endet in 3 Monaten“ und die anderen Schaltflächen grenzt Du die Liste ein.
Verlängerung angehen — vor dem Vertragsende legt PARITY.med einen Vorgang „Verlängerung VT-…“ in der Pipeline Miete an und gibt dem Vertreter eine Aufgabe im Postfach. Im Vorgang besprichst Du mit dem Kunden, ob der Vertrag verlängert, angepasst oder gekündigt wird.

Überblick

Ein Mietvertrag ist ein Vertrag der Art „Miete“ an einem Kunden. Er hält Laufzeit, Betrag je Abrechnungsintervall, die gemieteten Geräte und zwei Merkmale fest: ob die Miete eine Versicherung einschließt und ob sie eine Dienstleistung wie Prüfungen umfasst.

Die Mietverlängerung läuft von allein. Einmal am Tag prüft PARITY.med die aktiven Mietverträge. Liegt das Laufzeitende innerhalb des eingestellten Vorlaufs (Standard: 9 Monate), entsteht genau ein Vorgang „Verlängerung“ mit Bezug zum Vertrag. Gibt es schon einen offenen Miet-Vorgang zu diesem Vertrag, nutzt PARITY.med ihn weiter. Verschiebst Du das Vertragsende, meldet sich der Vertrag zum neuen Ende noch einmal.

Gekündigte und beendete Verträge sowie Verträge ohne Laufzeitende bekommen keine Verlängerung.

Miete im Betrieb

Geräte kommen mit der Lieferung — stammt der Mietvertrag aus einem Auftrag (Umwandeln eines Angebots mit der Variante Miete), hängt PARITY.med die Geräte mit Seriennummer beim Ausgeben des Lieferscheins an den Vertrag. Zubehör ohne Seriennummer steht in der Inventarliste.
Prüfung an Mietgeräten — ist ein Mietvertrag „mit Dienstleistung“, bekommt der Vertreter des Kunden im Postfach die Aufgabe „Prüfung an Mietgerät fällig“, sobald die nächste Prüfung eines Mietgeräts in die Vorwarnzeit für Prüftermine fällt. Die Aufgabe nennt Gerät, Prüfung und Dienstleister. Unter CRM → Miet- und Leihgeräte steht bei jedem Gerät die nächste Prüfung; eine überfällige ist rot markiert.
Unterlagen für den Mietpartner — im Vertrag siehst Du den Leasing- oder Mietpartner und die Unterlagen, die er verlangt. Hake jede Unterlage ab, sobald Du sie eingereicht hast; PARITY.med merkt sich den Tag. Welche Unterlagen ein Partner verlangt, pflegst Du in seinen Basisdaten unter „Rollen & Status“ im Feld „Geforderte Unterlagen“, eine je Zeile. Beim Setzen der Rolle schlägt PARITY.med eine Liste vor. Fehlt der Partner am Vertrag, ordnest Du ihn mit „Partner zuordnen“ zu.
Inventarliste — der Vertrag zeigt die ausgelieferten Artikel ohne Seriennummer mit Menge und Lieferschein, Retouren sind abgezogen. Über „PDF“ lädst Du die Liste herunter, etwa zum Einreichen beim Partner.
Rechnung über 0,00 € — zahlt der Partner die Miete, stellst Du dem Kunden eine Rechnung über 0,00 € als Leistungsnachweis aus. Sie zählt nicht als offen und wird nicht gemahnt. Auf dem PDF steht „Leistungsnachweis – kein Zahlbetrag“ statt Fälligkeit und Zahlungsbedingung. Artikel mit „Leistung ohne Lieferung“ kannst Du dabei auch ohne Lieferschein berechnen.

Leihgeräte (Leihe)

Leihst Du einem Kunden ein Gerät kostenlos aus, etwa einen Rollstuhl während der Reparatur, legst Du in den Verträgen der Kundenakte einen Vertrag der Art „Leihe“ an.

Kein Betrag — eine Leihe ist kostenfrei. Abrechnung, Betrag und Kündigungsfrist entfallen.
Geplante Rückgabe ist Pflicht. Bis zu diesem Tag soll das Gerät zurück sein.
Leihgeräte — wähle mindestens ein Gerät des Kunden. Ohne Gerät lässt sich die Leihe nicht anlegen und nicht „Aktivieren“.
Rückgabe buchen — kommt das Gerät zurück, klickst Du in der Zeile der Leihe auf „Rückgabe buchen“ und trägst das Datum ein (vorbelegt mit heute). Damit ist die Leihe abgeschlossen; in der Übersicht unten steht sie dann nicht mehr. Liegt der Ausgabetag noch in der Zukunft, erscheint der Knopf erst ab diesem Tag. Kündigen oder Beenden gibt es bei einer Leihe nicht.
Geräteakte — beim „Aktivieren“ und beim „Rückgabe buchen“ schreibt PARITY in die Historie jedes Leihgeräts eine Zeile, etwa „Verliehen an Sanitätshaus Nord (Leihvertrag VT-00000007), Rückgabe geplant am 17.11.2026“. So siehst Du auch am Gerät, wann es bei wem war.
Überblick — unter CRM → Miet- und Leihgeräte schaltest Du oben von „Miete“ auf „Leihe“. Dort siehst Du alle verliehenen Geräte mit Kunde und geplanter Rückgabe und in der Spalte „Überfällig“, seit wie vielen Tagen ein Gerät zu spät ist.
Überfällige Rückgabe — ist der Tag der geplanten Rückgabe vorbei und das Gerät noch nicht zurück, bekommt der Vertreter des Kunden im Postfach die Aufgabe „Leihgerät zurückholen“. Hat der Kunde keinen Vertreter, geht sie an die Person, die unter Einstellungen → Vertriebsprozess → Mietverlängerung als „Zuständig, wenn der Kunde keinen Vertreter hat“ eingetragen ist.

Wer bekommt den Vorgang?

Der Vorgang gehört dem Standard-Vertreter des Kunden. Hat der Kunde keinen, bekommt ihn die Person, die unter Einstellungen → Vertriebsprozess → Mietverlängerung als „Zuständig, wenn der Kunde keinen Vertreter hat“ eingetragen ist. Ist dort niemand eingetragen, entsteht kein Vorgang. Sobald jemand zuständig ist, holt der nächste tägliche Lauf die Verlängerung nach.

Wo stelle ich den Vorlauf ein?

Unter Einstellungen → Vertriebsprozess → Mietverlängerung. Der Vorlauf liegt zwischen 1 und 24 Monaten. Die Einstellung gilt für den ganzen Mandanten; ändern kann sie nur, wer Mandanten-Einstellungen pflegen darf. Alle anderen sehen sie schreibgeschützt.

Voraussetzungen

Verträge siehst Du mit dem Recht „Verträge anzeigen“, anlegen und aktivieren mit den Vertragsrechten Deiner Rolle.
Die Mietverlängerung und die Mietobjekte gibt es mit dem Modul CRM & BI.
Mit der Einschränkung „Nur eigene Kunden“ siehst Du nur die Mietverträge Deiner eigenen Kunden (Nur eigene Kunden sehen).

Mehr zu Vorgängen und Stufen: Vorgänge und Pipeline im Vertrieb.