Wie stelle ich ein, dass der Außendienst nur seine eigenen Kunden sieht?

Schritt für Schritt

Rolle öffnen: Gehe zu Einstellungen → Rollen und öffne die Rolle, die eingeschränkt werden soll, zum Beispiel „Außendienst“.
Recht abwählen: Im Bereich „Geschäftspartner & Basisdaten“ nimmst Du den Haken bei „Alle Kunden sehen“ heraus.
Speichern: Klicke „Speichern“. Ab der nächsten Anfrage sehen alle Benutzer mit dieser Rolle nur noch ihre eigenen Kunden.
Vertreter pflegen: Prüfe in der Kundenakte, ob bei jedem Kunden der richtige „Vertreter“ eingetragen ist. Nur darüber weiß das System, wem ein Kunde gehört.

Überblick

„Eigene Kunden“ sind die Kunden, bei denen jemand als Standard-Vertreter eingetragen ist. Wer das Recht „Alle Kunden sehen“ nicht hat, sieht in der Kundenliste, in der Suche, in Auswahllisten und in der Kundenakte nur diese Kunden. Lieferanten und Hersteller bleiben für alle sichtbar.

Ruft jemand einen fremden Kunden über einen Link auf, erscheint „Geschäftspartner nicht gefunden.“, genauso wie bei einem Kunden, den es nicht gibt. Auswertungen über alle Kunden, etwa Kundenwert, Umsatzanalyse, Kampagnen oder den Dubletten-Bericht, sind gesperrt. Statt der Auswertung erscheint dort der Hinweis „Nur mit Sicht auf alle Kunden“.

Bestehende Rollen haben das Recht schon, es ändert sich also nichts, bis Du es einer Rolle wegnimmst. Eine neu angelegte Rolle startet ebenfalls mit „Alle Kunden sehen“.

Was passiert mit neuen Kunden?

Legt jemand mit eingeschränkter Sicht einen Kunden an und trägt keinen Vertreter ein, wird er selbst Vertreter. So verschwindet der neue Kunde nicht sofort aus seiner Liste. Dasselbe gilt, wenn er einen Interessenten zum Kunden macht oder Kunden per CSV importiert.

Trägt er bei einem Kunden einen anderen Vertreter ein, fragt das System vorher nach: Nach dem Speichern sieht er diesen Kunden nicht mehr und kann die Änderung nicht selbst zurücknehmen.

Welche Belege sieht jemand mit eingeschränkter Sicht?

Angebote, Aufträge, Retouren, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge, Mahnungen und SEPA-Mandate folgen derselben Sicht. Sichtbar sind die Belege der eigenen Kunden und alle Belege, an denen der Benutzer als Vertreter steht, am Beleg oder an einer Position. Ein fremder Beleg erscheint wie ein Beleg, den es nicht gibt.

Steht jemand als Vertreter an einem Beleg eines fremden Kunden, kann er diesen Beleg wie gewohnt bearbeiten: Ansprechpartner, Anschriften, Hinweise und Preise des Kunden lädt das System für diesen Beleg. Die Kundenakte selbst bleibt ihm verborgen.

Mahnlauf, DATEV-Export, Lastschriften, Rezepte und GKV-Abrechnungen sind für eingeschränkte Benutzer gesperrt.

Was gilt für Vorgänge, Kontakte, Geräte und Termine?

Vorgänge und Kontakte im Vertrieb: sichtbar beim eigenen Kunden und überall dort, wo Du verantwortlich, beteiligt, Autor oder Teilnehmer bist.
Geräte: sichtbar, wenn der Betreiber oder der Eigentümer Dein Kunde ist. Geräte im Eigenbestand (ohne Betreiber) siehst Du immer.
Prüfungen und Protokolle: folgen dem Gerät. Bist Du als Techniker eingeteilt, siehst Du Deine Prüfung auch an einem fremden Gerät.
Serviceaufträge: sichtbar beim eigenen Kunden oder wenn Du der Techniker bist. Anliegen siehst Du beim eigenen Kunden oder wenn sie Dir zugewiesen sind.
Termine im Kalender: Deine eigenen Termine siehst Du immer. Termine anderer bei einem fremden Kunden erscheinen nicht.
Portal-Zugänge Deiner Kunden kannst Du verwalten, die fremder Kunden nicht.

Touren und der Versand von Prüferinnerungen betreffen alle Kunden und sind für eingeschränkte Benutzer gesperrt.

Was gilt im Assistenten?

Der Assistent findet per Name, Nummer oder aus der geöffneten Kundenakte nur Deine eigenen Kunden und deren Belege. Auswertungen über alle Kunden beantwortet er nicht: Kunden-ABC, Umsatz- und Kundenranglisten, den Tagesüberblick, den Mahnlauf und Datenanfragen an mehrere Kunden. Fragen zu Lager, Bestand und Einkauf beantwortet er weiter.

Was ist noch nicht eingeschränkt?

Einige Bereiche wie Lager-Rückverfolgung, Reservierungen und die Monatsmarge am Artikel folgen in einem letzten Schritt. Die Rolle „Außendienst“ behält das Recht deshalb vorerst.

Voraussetzungen

Rollen bearbeiten darf, wer das Recht „Rollen verwalten“ hat, in der Regel der Administrator.
Die Einschränkung wirkt nur, wenn bei den Kunden ein Vertreter gepflegt ist. Kunden ohne Vertreter sieht niemand mit eingeschränkter Sicht.